如何加強(qiáng)采油廠檔案室管理工作

王楠

摘要：檔案是見證采油廠變遷與發(fā)展的重要憑證，也是采油廠管理工作中不可或缺的組成部分;檔案管理是完整呈現(xiàn)采油廠管理深度與幅度的重要途徑之一，檔案管理具有牽涉范圍廣，標(biāo)準(zhǔn)要求高等特點(diǎn)，檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到采油廠日常生產(chǎn)經(jīng)營的效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：采油廠;檔案室管理

1.前言：

檔案管理是油田勘探、開發(fā)、生產(chǎn)等信息的記錄、保存、追溯的一種重要形式，確保檔案完整，規(guī)范資料管理是檔案管理的重要任務(wù)之一，檔案資料整理的規(guī)范程度、檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)方案、檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是否健全、檔案管理制度是否完善直接關(guān)系到采油廠的管理成果，通過技術(shù)與制度兩手抓，全面提升檔案管理工作水平，為采油廠的可持續(xù)經(jīng)營發(fā)展保駕護(hù)航。

2.檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

管理人員素質(zhì)水平的高低與檔案管理成果之間有著必然的聯(lián)系，目前采油廠具有專業(yè)檔案管理背景的管理人員比例小，從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，且對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍培訓(xùn)力度不夠全面及時(shí)，培訓(xùn)形式與渠道單一化;再由于檔案管理從業(yè)者的準(zhǔn)入門檻和整體素養(yǎng)水平要求不高，相關(guān)的績效激勵(lì)機(jī)制不夠健全，導(dǎo)致管理人員工作積極性不高。

2.2對(duì)資料整理工作的重視度不夠

資料整理工作是將采油廠從始至今所產(chǎn)生的所有文本文件、數(shù)據(jù)信息、圖紙圖片、技術(shù)資料、人事檔案、往來憑證等大量資料集中分類、歸檔整理的系統(tǒng)工程，是聯(lián)系各部門的重要紐帶，是推動(dòng)和提升檔案管理質(zhì)量的有效保障，但部分領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的重視度不夠，放在首要位置的往往是各種日常的行政事務(wù)管理的發(fā)展和改進(jìn)上，檔案管理工作得不到有效發(fā)揮。

2.3管理創(chuàng)新力不足

隨著信息數(shù)據(jù)化的時(shí)代特征越來越明顯，檔案管理的綜合性也越來越強(qiáng);然而，目前檔案管理制度缺乏彈性，還是延用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資料整理過程，機(jī)械重復(fù)的工作模式和流程一成不變;甚至為了規(guī)避改革創(chuàng)新可能帶來的麻煩與不利影響，檔案管理工作者變得謹(jǐn)小慎微、循規(guī)蹈矩，創(chuàng)新意識(shí)淡漠，日復(fù)一日的重復(fù)消磨了工作熱情，扼殺了他們的積極性和創(chuàng)造性，工作積極性和效率低，無法滿足檔案管理要求。

2.4檔案管理信息化水平有待提高

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)，采油廠自身的發(fā)展也在不斷加快，各方面的改革與管理范圍不斷擴(kuò)大，大量資料與信息需要更新，而檔案管理缺乏有效的信息技術(shù)支撐體系，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)，在資料整理工作開展時(shí)存在信息收集不完整、不準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑不一致等問題，大大阻礙了檔案管理工作的開展，進(jìn)而影響了資料的有效應(yīng)用;且信息化管理軟件功能相對(duì)單一，導(dǎo)致在具體操作過程中錄入、收集、分析等工作有不能及時(shí)快速有效完成，資料整理不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

3.提高檔案管理水平的措施

3.1提高認(rèn)知，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)層首先要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)可檔案管理的重要性，從檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進(jìn)行探索性研究，落實(shí)與加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)內(nèi)容;其次要清除檔案管理工作中的攔路虎;最后要建立健全規(guī)范的檔案管理制度，完善相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出的檔案管理工作者給予精神上的鼓勵(lì)與物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，營造良好的工作氛圍，激發(fā)工作人員的積極性與主動(dòng)性，全面促進(jìn)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。

3.2加大培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

為了使檔案管理更好的適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，必須從理論與實(shí)踐兩方面來提高管理人員的能力素質(zhì)，首先要有目的組織檔案管理人員進(jìn)行各種交流培訓(xùn)，頭腦風(fēng)暴，以此來促進(jìn)理念更新，加大對(duì)相關(guān)檔案管理法規(guī)的學(xué)習(xí)，積極借鑒優(yōu)秀同行的管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理更具實(shí)效性;其次要進(jìn)一步強(qiáng)化和鞏固檔案管理技能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)操作和電子檔案系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的實(shí)操能力;最后要科學(xué)評(píng)估人才，合理地引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作更好的保證入庫檔案質(zhì)量，使檔案管理發(fā)揮出最大的價(jià)值，將整體管理水平提升到一個(gè)新高度。

3.3加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

采油廠檔案管理工作的信息化建設(shè)必須要跟上數(shù)字油田的發(fā)展要求，積極使用和利用先進(jìn)的信息技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)，推行檔案信息電子化來實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理;一是要落實(shí)檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則;二是要加大對(duì)硬件設(shè)備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設(shè)備;三是要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，依托已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極建設(shè)數(shù)字檔案室，對(duì)檔案數(shù)據(jù)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一路徑，加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范性;四是引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價(jià)值。

3.4加強(qiáng)檔案安全管理

從加強(qiáng)人員管理、完善制度建立、加強(qiáng)技術(shù)防范等三方面來落實(shí)檔案的安全管理，一是要提高管理人員的道德與法律意識(shí);二是建立完善的檔案安全應(yīng)急管理制度;三是要加強(qiáng)安全系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)檔案資料訪問的各個(gè)模塊進(jìn)行使用權(quán)設(shè)置，以此確保檔案安全。

結(jié)束語：

在油企高速發(fā)展的態(tài)勢(shì)下，檔案管理工作也要積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，更新管理理念，通過結(jié)合信息化技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新與完善，為企業(yè)管理活動(dòng)的有序展開奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳松梅 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響 《辦公室業(yè)務(wù)》2019年 第9期 47-47頁

[2]宮曉麗 信息化檔案管理在孤東采油廠水電管理中的應(yīng)用 《中國石油和化工標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量》2011年 第2期 127-128頁

[3] 夏巍 淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施《科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)》2018年05期