新形勢(shì)下辦公室管理工作的思考與分析

林嬌清

摘 要：辦公室是單位的重要組成部分，貫穿整個(gè)行政單位，主要負(fù)責(zé)文電處理，保密，檔案，會(huì)議材料印制，辦公設(shè)備維護(hù)等事宜，在單位發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。人員作為辦公室業(yè)務(wù)工作中唯一的活動(dòng)因素，在業(yè)務(wù)中起著干預(yù)作用。本文將結(jié)合辦公室管理的工作要點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際問(wèn)題，通過(guò)不斷加強(qiáng)個(gè)人素質(zhì)和工作能力、認(rèn)真履行工作職責(zé)，扎實(shí)做好每項(xiàng)工作，進(jìn)一步明確今后工作努力方向，幫助單位做好物資控制并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室;辦公室管理;行政人員;管理工作

筆者參加工作以來(lái)在單位領(lǐng)導(dǎo)及同事們的支持與幫助下，嚴(yán)格要求自己，在本職崗位上克盡職守，兢兢業(yè)業(yè)，各項(xiàng)具體工作按計(jì)劃推進(jìn)，各項(xiàng)臨時(shí)交辦工作按時(shí)完成，為保障單位的日常工作運(yùn)行做出了一定的貢獻(xiàn)?，F(xiàn)將多年來(lái)的工作情況總結(jié)如下：

一、不斷加強(qiáng)個(gè)人素質(zhì)和工作能力

1、個(gè)人方面：與黨中央思想保持高度一致，積極參加政治理論學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)，提高了自身的政治理論素質(zhì)。另外，我還注意從書(shū)本、從實(shí)際生活中汲取營(yíng)養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、仔細(xì)體會(huì)新形勢(shì)下如何做一名合格的工作人員。樹(shù)立良好的道德品質(zhì)，講團(tuán)結(jié)、顧大局，辦事光明磊落，有艱苦奮斗精神。能克服工作中遇到的困難，有較強(qiáng)的自我管理意識(shí)。公正廉潔，牢固樹(shù)立為人民服務(wù)的思想。

2、工作方面：有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，思想作風(fēng)正派。平時(shí)，除了忙日常工作外，還不斷學(xué)習(xí)行政事務(wù)管理和電腦等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。同時(shí)，虛心向領(lǐng)導(dǎo)、同事學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。通過(guò)學(xué)習(xí)，提高了業(yè)務(wù)素質(zhì)。在落實(shí)各項(xiàng)工作的時(shí)候，能夠注意態(tài)度和方法，與同事們和諧相處，各項(xiàng)工作都得到了大家的支持，順利地完成各項(xiàng)任務(wù)。有著嚴(yán)格的保密意識(shí)，能遵守保密紀(jì)律，不隨便擴(kuò)大傳閱文件的范圍，對(duì)職責(zé)以外的問(wèn)題不隨便答復(fù)。出外聯(lián)系工作，態(tài)度和藹，對(duì)待外來(lái)辦事的人員，都能熱情接待，一視同仁。

二、認(rèn)真履行工作職責(zé)，扎實(shí)做好每項(xiàng)工作

在辦公室的工作職責(zé)主要有兩大項(xiàng)：一是辦事、辦會(huì)，二是辦文。

（一）辦事、辦會(huì)

1、日常工作：認(rèn)真安排好各項(xiàng)工作的具體時(shí)間，分清工作主次和輕重緩急，做到有理、有節(jié)、有序、有效。做好單位內(nèi)部上下聯(lián)絡(luò)溝通工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，反饋信息，及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)的開(kāi)會(huì)時(shí)間及活動(dòng)日程。?負(fù)責(zé)辦公室來(lái)電的接聽(tīng)，耐心細(xì)致地做好來(lái)電咨詢(xún)工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并及時(shí)傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，不遺漏、延誤。做好值班人員安排表，并做好值班電話記錄。?2、物資管理工作：制定日常辦公用品清單，及時(shí)訂購(gòu)與發(fā)放辦公用品。做好單位復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真一體機(jī)等辦公設(shè)備修理維護(hù)，確保工作人員的正常使用，保證單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3、會(huì)議工作：做好會(huì)議的后勤服務(wù)工作，會(huì)議材料的印刷、發(fā)放，座位牌的制作都井井有條。4、保密工作：增強(qiáng)保密意識(shí)，遵守保密紀(jì)律，講究保密藝術(shù)，做好文書(shū)的保密工作。

（二）辦文

1、公文處理工作。在機(jī)關(guān)文秘部門(mén)的工作活動(dòng)中，公文處理工作是一項(xiàng)是最主要、最大量也是最重要的日常工作。它通過(guò)公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié)，構(gòu)成機(jī)關(guān)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。具有政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性的特點(diǎn)。主要工作有：（1）文件的收發(fā)、登記和分送;（2）文件的承辦和催辦;（3）文件的繕印、校對(duì)和用印;（4）會(huì)議、匯報(bào)、電話的記錄和整理;（5）文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作;（6）歸檔文件材料系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作;（7）處理群眾來(lái)信;（8）為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文書(shū)工作的任務(wù)。

2、公文的辦理程序。（1）日常做好各級(jí)各部門(mén)的文件簽收、拆封與登記。建立收文登記簿、備忘簿、閱辦單，將需要登記的文件在收文登記薄上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收受和處理。這樣便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失;便于檢查和檢索文件;便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦。（2）審核、分發(fā)與傳閱。在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確的將收到的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。對(duì)那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率。（3）做好公文的繕印與校對(duì)。建立繕印登記制度，做到文字準(zhǔn)確無(wú)誤，設(shè)計(jì)美觀大方，頁(yè)面整潔清晰，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，符合格式要求，便于閱讀辦理，同時(shí)注意文件的保密。

3、公文的整理與歸檔。（1）遵循“文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則，進(jìn)行整理。將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒。（2）做好文書(shū)的保密工作。對(duì)標(biāo)明秘密、機(jī)密等的保密文件做好文件的保管和銷(xiāo)毀工作，在傳閱、保存中嚴(yán)格遵守保密法規(guī)定做好文件的保管、借閱、安全保密、移交等日常工作。

三、今后工作努力方向

在新時(shí)期作為辦公室一名辦事人員，要努力提高以下幾方面意識(shí)：

1、自我意識(shí)。作為一名辦事人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。

2、信息意識(shí)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)信息意識(shí)是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦事人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息，辦事人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類(lèi)、處理過(guò)程中將各種信息進(jìn)行取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。

3、創(chuàng)新意識(shí)。過(guò)去對(duì)辦事人員的創(chuàng)新意識(shí)明顯重視不夠，只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù)。在新形勢(shì)下，要發(fā)揮辦事人員的創(chuàng)造性，就要發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，大膽地出點(diǎn)子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手。

4、責(zé)任意識(shí)。辦事人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，辦事人員才會(huì)隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷;在任何人面前、在處理任何事情上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德修養(yǎng)，才能真正提高辦事工作的質(zhì)量和水平，為單位做出更大的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：福建省泉州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局，福建?泉州??362000）