淺談科研事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)

楊元琳

摘 要 近年，科研事業(yè)單位改革是人們熱議的一個話題，隨之而來的是財務(wù)會計制度的一系列變化。而科研任務(wù)日益增多，傳統(tǒng)財務(wù)信息化手段早已不能滿足單位日常經(jīng)營與改革發(fā)展的需要。本文從科研事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)的必要性出發(fā)，分析財務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及原因，提出幾點(diǎn)財務(wù)信息化建設(shè)的建議，對科研事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞 科研事業(yè)單位 財務(wù)信息化

一、財務(wù)信息化建設(shè)的必要性

解放財務(wù)人員，提高工作效率。通過財務(wù)信息化手段，可以規(guī)范處理交易量大、重復(fù)度高的財務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，從而優(yōu)化財務(wù)管理流程，降低財務(wù)人員審核、填報錯誤，提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的辦事效率，降低單位營業(yè)成本和改進(jìn)財務(wù)服務(wù)質(zhì)量。同時，財務(wù)信息化處理均留有記錄，出現(xiàn)問題后可以快速查找原因、分析問題，為后續(xù)財務(wù)管理提供有力支持。

預(yù)警財務(wù)風(fēng)險，提高內(nèi)控效用。從最基本的審核、制單到各種類別的審計、檢查、報表再到不斷更新的政策文件等，現(xiàn)代財務(wù)管理工作復(fù)雜煩瑣，與單位的綜合經(jīng)營活動也密切相關(guān)。然而，票據(jù)、合同造假、人員疏忽等行為損害了單位的利益，有效的信息化工具，可以將業(yè)務(wù)財務(wù)信息融合比對，建立相關(guān)指標(biāo)的邏輯關(guān)系，及時發(fā)現(xiàn)、預(yù)警風(fēng)險，做到事前、事中控制。

促進(jìn)信息共享，提高決策效率。在云計算、大數(shù)據(jù)背景下，國內(nèi)外競爭異常激烈，建立有效的財務(wù)信息化系統(tǒng)，有利于外部信息使用者、集團(tuán)公司、單位管理者、各部門及時了解相關(guān)動態(tài)數(shù)據(jù)，解決信息不對稱的問題，提高決策效率。

促進(jìn)財務(wù)轉(zhuǎn)型，提升企業(yè)價值?，F(xiàn)代企業(yè)財務(wù)工作不是簡單地審核、制單、發(fā)工資、做報表，財務(wù)管理水平的高低直接影響企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施程度。財務(wù)信息化為財務(wù)轉(zhuǎn)型提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型、財務(wù)管理向財務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。財務(wù)人員有了更多的時間和精力來發(fā)揮主觀能動性，將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到控制評價、綜合運(yùn)營、研究國家政策和市場環(huán)境等，由單純的財務(wù)人員轉(zhuǎn)變?yōu)閺?fù)合型人才，提高了單位及個人的應(yīng)變能力，也提升了企業(yè)價值。

二、財務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

缺乏組織的財務(wù)信息化。集團(tuán)公司、下屬單位各自為政，單位之間的主營業(yè)務(wù)具有較大差異，信息化建設(shè)重點(diǎn)也會有所不同，單位內(nèi)部也缺少信息化集成的統(tǒng)一組織機(jī)構(gòu)。會計的基礎(chǔ)工作不統(tǒng)一，財務(wù)系統(tǒng)、核算對象、制度理解等也不統(tǒng)一，造成了無法使用信息化工具來統(tǒng)一提取數(shù)據(jù)。集團(tuán)公司較少從信息化、數(shù)據(jù)集成的角度控制布局，上下級單位也缺少財務(wù)信息化應(yīng)有的配套管理體系。

孤島的財務(wù)信息化。目前，財務(wù)信息化的主要功能還是傳統(tǒng)的核算模塊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了財務(wù)管理的實(shí)際需求。現(xiàn)代財務(wù)管理工作不僅包括傳統(tǒng)的記賬、報表，還包括單位整體的資金運(yùn)營、稅收籌劃、項目管理、財務(wù)分析等，財務(wù)管理與單位綜合經(jīng)營相互影響，不可分割。在單位內(nèi)部，從橫向來說，各部門信息管理缺少聯(lián)動性，信息只在部門內(nèi)部流動，利用率較低。部門間可能存在信息化系統(tǒng)重復(fù)開發(fā)、業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)口徑不一致、相互核對和轉(zhuǎn)換的情況，使財務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性受到懷疑，數(shù)據(jù)利用率低下;從縱向來說，信息歸檔、交接管理的工作較為落后，部分信息甚至僅由個人掌握，歸檔、交接信息的準(zhǔn)確性和完整性取決于部分主管人員的責(zé)任心，不利于單位日常經(jīng)營。

被動的財務(wù)信息化。在項目管理上，因用戶需求或主管部門不同，項目報價、審價、預(yù)算、核算、審計等各環(huán)節(jié)的信息化利用程度與使用工具也不相同。用戶、主管部門提出什么需求，使用什么工具，項目承擔(dān)單位就按照相應(yīng)需求上報，項目管理有時處于被動狀態(tài)。同樣，稅務(wù)管理、資金管理、決算報表管理等其他信息化建設(shè)也較為被動。

形式上的財務(wù)信息化。時至今日，高效率的信息化等意義早已被大眾熟知，很多單位較少考慮實(shí)際情況，急于求成，在各項配套體系沒有開展的情況下，直接使用最先進(jìn)的財務(wù)信息化管理工具或生搬硬套外其他單位的財務(wù)信息化系統(tǒng)，為了信息化而信息化，所有業(yè)務(wù)類別一刀切，而沒有思考財務(wù)信息化的目的到底是什么，如何根據(jù)單位的實(shí)際情況量身定制。系統(tǒng)建設(shè)前，管理層不重視，調(diào)研不足，需求不明確，導(dǎo)致預(yù)算資金不足、開發(fā)時間不夠等問題。在系統(tǒng)建設(shè)期間，管理層、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員參與程度不夠。系統(tǒng)建成后，使用者的理解程度不夠，單位不愿改變現(xiàn)狀或放大系統(tǒng)缺點(diǎn)，使推進(jìn)財務(wù)信息化的工作困難重重。在這種情況下，信息化最后的結(jié)果往往是系統(tǒng)實(shí)際效用達(dá)不到預(yù)期，有的系統(tǒng)甚至在開發(fā)完畢后因使用率極低而作廢，浪費(fèi)了單位資源。

人才奇缺的財務(wù)信息化。財務(wù)信息化本身是一項綜合性工作，開發(fā)者需要具備過硬的信息化技術(shù)、財務(wù)管理知識，也要了解單位實(shí)際情況等。而科研事業(yè)單位有其自身的特殊性，在財務(wù)管理和主營業(yè)務(wù)方面有別于企業(yè)單位，一般軟件開發(fā)公司和單位內(nèi)部具備上述條件的復(fù)合型人才極少。同時，即使軟件開發(fā)成功，軟件使用者也需具備一定的綜合能力，多數(shù)單位的財務(wù)信息化系統(tǒng)使用人員幾乎包含了全體員工，對單位整體人員的綜合素質(zhì)也提出了挑戰(zhàn)。

三、財務(wù)信息化建設(shè)的建議

統(tǒng)一組織，分級實(shí)施。集團(tuán)公司統(tǒng)一布局，建立領(lǐng)導(dǎo)小組及其他相應(yīng)配套的管理體系，各單位按照集團(tuán)公司要求分級實(shí)施。集團(tuán)公司征求下屬單位信息化建設(shè)意見，梳理下屬公司的經(jīng)營性質(zhì)、會計基礎(chǔ)工作、特殊業(yè)務(wù)規(guī)范、業(yè)務(wù)部門信息化需求等，建立信息化框架。下屬單位根據(jù)集團(tuán)公司的指導(dǎo)精神及單位自身特點(diǎn)，協(xié)調(diào)各部門的信息化需求，思考信息化建設(shè)方案，重點(diǎn)是尋找本單位信息化需求與整個集團(tuán)公司信息化建設(shè)的相同點(diǎn)與不同點(diǎn)，力求將本單位的個性化需求融入集團(tuán)公司整體信息化建設(shè)的方案中。

齊心協(xié)力，數(shù)據(jù)集成。各部門根據(jù)在業(yè)務(wù)中遇到的實(shí)際問題提出相應(yīng)需求，列明已有的信息化系統(tǒng)清單，歸納總結(jié)系統(tǒng)的實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性。財務(wù)部門組織所有相關(guān)部門分析信息化需求，建立集財務(wù)管理、項目管理、物資管理等多部門多用途于一體的綜合性信息系統(tǒng)。各單位可根據(jù)實(shí)際情況，自某一時間點(diǎn)起統(tǒng)一使用新系統(tǒng)，對于規(guī)模較大的單位，可在新舊系統(tǒng)間建立信息導(dǎo)入或接口模塊，根據(jù)部門職責(zé)賦予使用者不同的權(quán)限，各部門均在同一系統(tǒng)中操作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

分析原因，主動作為。歸納整理不同用戶需求或主管部門要求。一是建立歷史項目、稅務(wù)、資金管理等數(shù)據(jù)庫，為日后財務(wù)管理提供重要參考;二是尋找用戶和上級需求的異同點(diǎn)及原因，主動溝通;三是結(jié)合單位實(shí)際情況，接口或適應(yīng)性改造用戶或主管部門使用的信息化工具，滿足廣大用戶需求。

正確認(rèn)識，求真務(wù)實(shí)。立足本單位，了解財務(wù)工作者和業(yè)務(wù)部門現(xiàn)有系統(tǒng)的弊端及建議，借鑒優(yōu)秀單位取得的成績。樹立目標(biāo)導(dǎo)向，調(diào)研單位真正的財務(wù)信息化需求，對單位財務(wù)管理中涉及的業(yè)務(wù)分類，對擬建設(shè)財務(wù)信息化系統(tǒng)可行性分析或效果模擬。單位應(yīng)投入足夠的資金，加強(qiáng)相互配套的制度建設(shè)，引進(jìn)高素質(zhì)人員等。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，調(diào)動廣大員工的積極性，使相關(guān)人員參與到財務(wù)信息化的建設(shè)中，不斷修正、完善系統(tǒng)漏洞，防止走過場，擺形式的情況。

創(chuàng)新管理，邊干邊學(xué)。單位培養(yǎng)學(xué)習(xí)型企業(yè)員工，鼓勵財務(wù)人員積極學(xué)習(xí)國家和單位的各項規(guī)章制度，參加專業(yè)類考試，將國家、上級的新要求融入財務(wù)信息化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的動態(tài)更新。同時加大對復(fù)合型人才的招聘，加速現(xiàn)有財務(wù)人員轉(zhuǎn)型，與綜合實(shí)力較強(qiáng)的軟件開發(fā)公司合作，鼓勵本單位財務(wù)人員、信息化人員參與軟件開發(fā)過程，對財務(wù)人員和信息化人員雙向培訓(xùn)，為兩種專業(yè)人才提供多渠道的溝通交流平臺，培養(yǎng)復(fù)合型人才。加強(qiáng)對財務(wù)人員信息化軟件工具的優(yōu)化，加大對業(yè)務(wù)人員報銷、數(shù)據(jù)采集等工作內(nèi)容的培訓(xùn)力度，減少人工核對。

四、結(jié)語

財務(wù)管理貫穿單位運(yùn)行，在某種程度上，財務(wù)信息化也是單位整體的信息化。財務(wù)信息化不僅服務(wù)于財務(wù)，也服務(wù)于外部信息使用者、管理者、業(yè)務(wù)部門、全體員工，它需要以上人員的共同參與和支持。建立集成型的財務(wù)信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)動態(tài)更新，為信息使用者提供決策支持，才能使科研事業(yè)單位與時俱進(jìn)，提高綜合競爭力。

（作者單位為中國空間技術(shù)研究院）