試論如何推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

王炳心

摘 要：近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會大眾的工作和生活發(fā)生了極大的改變，信息的廣泛普及和應(yīng)用在很大程度上改變了事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式，保存難度大，容易出現(xiàn)檔案丟失和氧化的問題，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。隨著現(xiàn)代信息化檔案管理的發(fā)展，事業(yè)單位可以充分利用各種先進的信息技術(shù)來進行檔案管理，促使檔案管理效率的提升，確保事業(yè)單位工作的有序開展。為此，文章重點論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出了推行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案主要是對事業(yè)單位內(nèi)部各項活動的記錄，其具有真實性和及時性的特點。事業(yè)單位檔案一方面可以反映事業(yè)單位的發(fā)展歷程，另一方面還蘊含了大量的社會和歷史信息，對事業(yè)單位和國家的穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。事業(yè)單位檔案小至對社會生活和借鑒和反映，大可影響到管理者決策制定，因此，事業(yè)單位檔案是現(xiàn)階段社會發(fā)展不可缺少的重要部分。隨著信息時代的來臨，作為社會發(fā)展建設(shè)重要信息來源，事業(yè)單位檔案實現(xiàn)信息化是必然趨勢，受多種因素的影響，在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中還存在一定的問題：

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 不重視檔案信息化建設(shè)

眾所周知，有效地檔案管理可以助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠發(fā)展，檔案管理人員定期整理檔案，做好檔案分類工作，可以保障事業(yè)單位工作有條不絮開展，進一步實現(xiàn)資源共享。受多種主客觀因素的影響，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人都沒有從思想意識到認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)工作的重要性和必要性，這樣就造成了檔案信息化建筑投入不足，建設(shè)進程緩慢的現(xiàn)象[1]。

1.2 缺乏完善的檔案信息化建設(shè)機制

對于事業(yè)單位而言，完善健全的信息化建設(shè)機制可以助推檔案信息化建設(shè)的進程?，F(xiàn)階段部分事業(yè)單位都缺乏完善的檔案管理信息化建設(shè)機制，進而影響了檔案管理信息化建設(shè)水平。還有部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中投入了大量的人力、物力，但由于沒有深入研究檔案信息化建設(shè)機制，導(dǎo)致檔案管理信息化只是和單位內(nèi)部各種檔案的“數(shù)字化”存儲，在很大程度上制約事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展[2]。另外，筆者還發(fā)現(xiàn)還有部分事業(yè)單位沒有緊隨時代潮流，將互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理作為發(fā)展模式。這樣一來就導(dǎo)致檔案管理工作無法與其他工作融合。如，針對檔案信息收集工作，部分事業(yè)單位沒有構(gòu)建各個部門或是各個機構(gòu)的協(xié)同機制，自然而然檔案數(shù)據(jù)化水平就比較低，不利于檔案信息化建設(shè)水平的提升。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)水平低

我們深知，檔案管理信息化建設(shè)需要相關(guān)硬件和軟件設(shè)備的支撐，同時還需要具備專業(yè)能力強、懂軟件操作的檔案管理人員。由于資金的限制，事業(yè)單位在進行檔案信息化建設(shè)的時候考慮到人員工資和設(shè)備成本費用，在招聘檔案信息管理人員和采購設(shè)備的時候，沒有配置較高級別的信息設(shè)備，這樣就造成事業(yè)單位檔案管理信息化在具體的運用中出現(xiàn)檔案工作繁雜或是設(shè)備運營效率較低的現(xiàn)象。

1.4 檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)能力的高低直接影響著事業(yè)單位信息化檔案管理效率。另外，檔案管理信息化建設(shè)也受檔案管理人員信息素養(yǎng)和自操作能力的影響，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，有少部分檔案管理人員沒有到認(rèn)識到信息化建設(shè)必要性和重要性，加之能力有限，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進程。

2 推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效舉措

2.1 提高檔案管理信息化重視力度

為更好地取得良好檔案管理效果，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中一定要從思想意識到上認(rèn)識到檔案管理的重要性，充分利用全新的改革機制，最大限度的發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用。對此，事業(yè)單位首先要了解檔案工作，分析當(dāng)前內(nèi)部檔案管理工作，進一步加強對先進信息化管理技術(shù)和設(shè)備的有效應(yīng)用。另一方面，在條件許可的情況下，事業(yè)單位還可以根據(jù)不同檔案的作用，針對性研發(fā)出相應(yīng)的管理軟件，通過自主研發(fā)檔案管理軟件，加強對檔案管理。對于事業(yè)單位而言，加強檔案信息化建設(shè)重視力度，還可結(jié)合單位的實際情況，在內(nèi)部構(gòu)建信息化協(xié)調(diào)機構(gòu)，并選擇專業(yè)的檔案管理人員來擔(dān)任這項工作，從而確保檔案信息化管理工作的有序開展。在新時期事業(yè)單位只有堅持與時俱，提升自身對檔案管理工作的認(rèn)知，才能高效開展事業(yè)單位檔案管理工作，為社會大眾提供更多的便捷服務(wù)。

2.2 完善檔案管理信息化管理機制

常言道：“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力”。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，要緊隨時代潮流，改革和創(chuàng)新運用機制，進而從整體上提升檔案管理信息化建設(shè)水平。對此，事業(yè)單位一方面要構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)，另一方面還要結(jié)合實際，從整體上提升檔案管理信息化水平的提升，通過各種途徑進一步加強各個部門和各個機構(gòu)的協(xié)調(diào)和組織，例如，事業(yè)單位可以構(gòu)建檔案信息化協(xié)調(diào)機制，這樣一來，各個部門、機構(gòu)都可以參與到這項工作中，形成強大的工作合力，最大限度的確保內(nèi)部各個方面的力量都可以為單位檔案信息化建設(shè)貢獻出力量。另外，事業(yè)單位還要建立健全檔案管理信息化制度，通過制度規(guī)范信息化建設(shè)相關(guān)工作。此外，事業(yè)單位還要重點加強檔案管理制度的執(zhí)行力，對現(xiàn)有激勵約束制度進行完善和補充，從而更好地為檔案信息化管理建設(shè)工作有序開展奠定良好基礎(chǔ)。

2.3 強化檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

記錄登記檔案信息，對相關(guān)檔案信息進行備案，管理紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理工作主要工作內(nèi)容。時代在發(fā)展，信息技術(shù)得到了較為廣泛的應(yīng)用，極大地改變了社會大眾的生活和工作，同時也為社會大眾提供了諸多便利。對于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)工作實質(zhì)上就是通過信息化、數(shù)字化方式將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有效的轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)據(jù)，從而對相關(guān)檔案信息進行數(shù)字化處理，促使檔案管理效率的提升。檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)前，需要對相關(guān)檔案信息進行分類整理，同時還要可行合理的劃分紙質(zhì)檔案，為進一步規(guī)避在今后的信息化建設(shè)中出現(xiàn)各種問題，檔案管理人員還需要歸納整理一些重要檔案信息或是需要永久保存的檔案信息，通過掃描或是技術(shù)處理，對這類檔案信息數(shù)字化管理。為了防止檔案信息的遺漏或是丟失，最大化的確保檔案信息的完整性，檔案管理人員還需及時做好檔案的永久性處理。

2.4 加強培訓(xùn)提高管理人員綜合素養(yǎng)

由于檔案管理這項工作具有較強的業(yè)務(wù)性和科學(xué)性，因此要求檔案管理人員具有較強的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，只有這樣，才能更好地符合新時期檔案管理工作的開展需求。第一，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識。時代在發(fā)展，在加大檔案管理工作人員工作壓力的同時，還進一步加強了檔案管理難度，所以，事業(yè)單位要不斷加強檔案管理人員意識，促使其職業(yè)道德和社會責(zé)任感的增加，讓他們更好的服務(wù)社會。第二，事業(yè)單位要重點培訓(xùn)教育。定期開展培訓(xùn)教育活動，為他們提供一個交流學(xué)習(xí)的平臺，可以接受系統(tǒng)學(xué)習(xí)，還可以讓檔案管理人員結(jié)合自己的實際工作，在交流學(xué)習(xí)中掌握學(xué)習(xí)各種新技能。促使自身綜合素養(yǎng)的提升。

3 結(jié)語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的不斷推動下，事業(yè)單位要將檔案管理工作與信息化建設(shè)有機融合起來。立足于實際，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，根據(jù)問題提出解決問題的方法， 從而更好地位檔案管理信息化建設(shè)工作有序開展奠定良好基礎(chǔ)，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，000（016）：128-128，129.

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].檔案管理，2011.