機關檔案管理工作信息化建設

劉萌

摘 要：信息技術己經(jīng)廣泛的運用到了人們的工作與生活中，信息化建設的發(fā)展速度也是相當之快，在當前的機關事業(yè)單位中，信息化技術己經(jīng)得到了普遍的運用與開展，這對于事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了諸多的幫助，同時也面臨了諸多的問題值得高度重視，這些問題對于信息化建設的開展造成了一定的困擾，需要因地制宜的采取措施進行管理，信息化時代的大力發(fā)展己經(jīng)成為當前社會的主要趨勢，傳統(tǒng)的紙質檔案管理工作己經(jīng)很難適應時代的發(fā)展，因此，數(shù)字化的檔案管理工作勢不可擋，本文作者通過對檔案管理的信息化建設的意義進行了論述，希望可以為機關事業(yè)單位的檔案管理工作帶來一定的參考價值。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;信息化建設;開展;意義

在當前的機關事業(yè)單位中，檔案管理工作是一項非常重要的內(nèi)容，可以有效的對檔案資料進行統(tǒng)一的妥善的保管與儲存，日積月累，檔案資源的內(nèi)容與日俱增，數(shù)量也非常的龐大，傳統(tǒng)的管理模式己經(jīng)很難滿足，因此，信息化建設的投入也是必然的一項內(nèi)容，只有將信息化技術與檔案管理工作牢牢相結合，才可以進一步的推動檔案管理信息化的速度，加強機關事業(yè)單位的綜合發(fā)展水平。

1 推動檔案管理實現(xiàn)信息化的重要意義

1.1 方便開展檔案管理

推動檔案信息實現(xiàn)信息化，將紙質檔案轉為電子檔案，不僅利于檔案的保存，而且可以節(jié)省空間，有利于檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向前進。同時在提供檔案服務時，將智能檢索替代人工查詢服務，短時間內(nèi)即可獲取相應的檔案資源，不受地域和時間的限制。且電子檔案更容易保存，出現(xiàn)遺失和損壞的現(xiàn)象極少，能確保檔案保存處于安全的環(huán)境中。

1.2 改善檔案管理途徑

在傳統(tǒng)的檔案模式下，檔案管理途徑主要以人工錄入為主，不僅費時費力，而且極容易出錯。推動方案管理實現(xiàn)信息化，建立以網(wǎng)絡平臺和信息技術為媒介的智能化管理模式，改善檔案管理途徑，拓寬信息保存以及信息收集的方式，提高檔案服務質量，從而提高檔案的利用效率。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的不足

2.1 缺乏資金支持

事業(yè)單位在開展資金配置時，因為對檔案管理缺乏相應的重視，所以對檔案管理工作的資金支持力度不夠。檔案管理想要實現(xiàn)信息化，不可避免的需要大量的資金投入去建設基礎設施，從而為信息化建設提供必要基礎。然而現(xiàn)在檔案管理工作得不到相應的資金投入，單位的基礎設施建設不完整，缺乏先進的技術與設備，無法開展信息化建設，嚴重滯后了檔案管理工作的開展。

2.2 缺乏專業(yè)的工作人員

縱觀我國大部分的事業(yè)單位，在推進檔案管理朝著信息化方向發(fā)展的過程中，仍然存在部分缺陷，比如在錄入檔案時，會出現(xiàn)標題欠缺、目錄不全等現(xiàn)象，出現(xiàn)這些現(xiàn)象的原因，除了事業(yè)單位內(nèi)部缺乏嚴格的管理制度以及管理標準之外，另一大主要原因就是工作人員的專業(yè)素質不夠。大多數(shù)單位認為檔案管理部門只是輔助部門，并沒有起到太大的作用，所以在安排檔案管理工作的人員時，一般都排后安排，可能是退休老員工進行監(jiān)管，也可能是兼職人員進行監(jiān)管。

2.3 信息化建設進程緩慢，檔案服務率低

雖然當前在大多數(shù)的檔案管理工作中，已經(jīng)有了信息化建設的意識，但在實際應用中，并沒有將信息化建設與檔案管理做到完美融合。目前檔案服務的方式主要是通過人工或者計算機，檔案服務率低，若想提高檔案服務效率，必須引入現(xiàn)代信息化技術工具，加快檢索效率，為用戶提供更好的服務質量。且工作人員的素質方面也是一大問題，其沒有相應的專業(yè)知識，不足以支撐檔案管理工作的進行。不僅如此，管理人員的管理觀念仍然沿用傳統(tǒng)理念，談不上創(chuàng)新，也就無從改變。

2.4 對檔案信息化建設重視程度不足

檔案信息化建設的良好發(fā)展，離不開機關事業(yè)單位對檔案管理信息化建設的重視。但機關事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案信息化建設的認識太過片面，檔案信息化管理并不僅僅是檔案的錄入和保存。檔案在市紀委的日常工作中，具有很好的利用價值，但由于檔案管理人員在信息化管理中的局限性，降低了檔案調取的效率，檔案管理的意義貶值，使檔案管理不被領導重視。

3 如何加強檔案管理信息化建設

3.1 加大資金投入

為了更好地加快信息化建設的進程，事業(yè)單位要加大對檔案管理部門的人力、物力、資金投入，完善檔案管理部門的基礎設施，提高對檔案信息化的重視程度，以上帶下，帶動廣大工作人員相應的加強對檔案信息化的責任心。在信息化建設過程中，需要多種信息化設備，比如計算機、掃描儀、投影儀等各類設備，需要大量的資金投入，在添置完設備以后，需要專業(yè)的工作人員合理利用，做到人盡其才，物盡其用，促進檔案管理信息化建設的進展。

3.2 進一步的提高工作人員的綜合素質

檔案管理需要專業(yè)的工作人員來操作，工作人員的素質高低直接影響著檔案管理水平的高低。首先單位應加強對檔案管理信息化建設的重視程度，為檔案管理信息化建設提供良好的發(fā)展氛圍。其次在單位內(nèi)部組織相應的培訓活動，內(nèi)容涉及設備操作、信息安全等各類知識，為檔案管理人員提供再學習的機會，提高檔案管理工作人員的綜合素質。

3.3 完善事業(yè)單位檔案管理制度

為了提高檔案服務效率，促進檔案管理工作的進行，最大程度發(fā)揮大信息的價值，就必須完成事業(yè)單位檔案管理制度。檔案管理制度必須合乎我國相關法律法規(guī)的要求，不得出現(xiàn)與法律相悖的現(xiàn)象，另外在制定之后不能隨意修改。完善的事業(yè)單位檔案管理制度可以為開展檔案管理工作提供方向，提供依據(jù)，是下一步的信息化建設的重要環(huán)節(jié)。

3.4 檔案管理安全問題需要高度重視

在機關事業(yè)單位中，檔案資源本身就是社會各界資源的記錄憑證，不但具備很高的隱秘性，同是還有著很高的情報價值，因此，在管理過程中需要高度重視它的安全性與保密性，通常在辦公電腦上會缺少網(wǎng)絡隱蔽系統(tǒng)的保護，這樣的后果會引起黑客或資源的泄露，勢必會造成很嚴重的后果。在信息化發(fā)展迅速的新時代，加強網(wǎng)絡安全也是一項重中之重的工作內(nèi)容，這對于檔案資源的管理也有著不可替代的作用，對社會各界有著非凡的意義，也是確保機關事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎。

4 結束語

通過上文的分析，我們知道機關事業(yè)單位的信息化建設己經(jīng)全面的投入到了創(chuàng)新日程中，這也是順應數(shù)字化與信息化發(fā)展趨勢的唯一途徑，檔案管理信息化不但可以發(fā)揮檔案管理的巨大潛力，同時還可以提高檔案人員的工作效率，進一步的實現(xiàn)資源共享，雖然機關事業(yè)單位在創(chuàng)新的過程中出現(xiàn)了諸多的問題還沒有得到完全的解決，但只要檔案管理部門的工作人員團結一致，大膽的創(chuàng)新與實踐，將理論與實踐牢牢結合，相信一定可以克服諸多困難，使機關事業(yè)單位的數(shù)字化建設更上一層樓。

參考文獻

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