試論如何實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化

摘 要：當(dāng)前信息化時(shí)代背景之下，人們對(duì)于知識(shí)的吸取要求越來越高，而檔案資料管理（以船務(wù)公司）是由檔案管理人員進(jìn)行分類之后整理而來的，但隨著信息資源的海量化增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的時(shí)代發(fā)展需要，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理方式在海量信息化時(shí)代背景之下需要消耗巨大的人力物力財(cái)力對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整理，為此我們必須檔案管理方面引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，方便相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案的管理。本篇文章就如何實(shí)現(xiàn)檔案資料管理信息化提出意見和建議。

關(guān)鍵詞：檔案資料管理;信息化管理;船務(wù)公司

1 船務(wù)公司檔案資料管理存在的問題

1）檔案管理機(jī)制不健全。檔案資料的管理機(jī)制分為兩個(gè)組成部分，一個(gè)是機(jī)構(gòu)設(shè)置，另一個(gè)是內(nèi)部檔案管理制度。首先船務(wù)公司需對(duì)各部門各人員機(jī)構(gòu)設(shè)置具有明確的分工，根據(jù)不同的職能規(guī)劃不同的層次分級(jí)，而我司的檔案資料管理就是缺乏系統(tǒng)的類別歸納。在將不同類型的檔案資料進(jìn)行歸納時(shí)，沒有根據(jù)具體的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，從而沒有形成統(tǒng)一的管理模式。這樣就會(huì)導(dǎo)致各個(gè)部門之間職責(zé)分工不明確，工作交流不暢順，甚至相關(guān)部門會(huì)出現(xiàn)相關(guān)檔案資料缺損丟失的情況發(fā)生。其次，內(nèi)部檔案資料管理制度不完善，沒有及時(shí)更新檔案資料分類的在檔情況，很多檔案資料并沒有對(duì)新入的檔案資料進(jìn)行個(gè)性化歸納，使得檔案管理工作復(fù)雜而繁瑣，也不利于檔案資料管理的信息化發(fā)展。

2）檔案管理方式落后。現(xiàn)在還有很多地方，實(shí)行檔案資料管理時(shí)僅采用人工管理，而檔案資料涉及方方面面。不同群體在進(jìn)行檔案資料查閱的同時(shí)會(huì)提供很多紙質(zhì)材料和電子檔材料，并且隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，船務(wù)公司涉及的檔案資料越來越龐多，信息存儲(chǔ)量大，基數(shù)大，檔案管理方式科技化程度普遍不高[1]。由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平還存在一定的不平衡，所以檔案信息化管理中也會(huì)存在信息設(shè)備不齊全、信息采集不準(zhǔn)確、采集程序不規(guī)范或者是信息資源利用服務(wù)效果不理想等一系列問題。

3）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。檔案資料管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作性質(zhì)，是屬于服務(wù)管理層次，管理工作的質(zhì)量與管理人員的綜合素質(zhì)是密不可分的[2]。第一，管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高。受傳統(tǒng)管理體制的影響，一般船務(wù)公司檔案管理都是由公司設(shè)立的相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，很多人都是直接通過崗位設(shè)置，所以存在管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，專業(yè)素質(zhì)不高，學(xué)歷水平普遍偏低的問題，往往會(huì)導(dǎo)致管理人員學(xué)習(xí)能力偏低，難以快速接受新理念和新政策的貫徹，難以具有良好的服務(wù)意識(shí)。

2 船務(wù)公司檔案資料管理改革的方向

1）健全檔案管理機(jī)制。解決一個(gè)問題狀況的發(fā)生我們要從源頭制度抓起，船務(wù)公司在檔案資料管理的制度改革主要體現(xiàn)在建立新的規(guī)章制度、完善網(wǎng)絡(luò)。公司通過認(rèn)真宣傳貫徹集團(tuán)（股份）公司最新的檔案管理辦法及檔案工作法律、法規(guī)、安全管理等有關(guān)措施，進(jìn)一步貫徹落實(shí)集團(tuán)公司、市、省關(guān)于加強(qiáng)檔案安全管理工作的意見，公司對(duì)檔案室定期進(jìn)行安全排查，強(qiáng)化檔案人員安全意識(shí)，防范檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)，杜絕隱患，確保檔案實(shí)體和信息安全。同時(shí)在集團(tuán)公司檔案科的直接指導(dǎo)下，修訂《船務(wù)公司檔案管理辦法》，調(diào)整檔案管理小組成員和工作網(wǎng)絡(luò)，檔案工作由公司黨委書記分管，辦公室主任負(fù)責(zé)檔案日常管理工作，并且配有專職的檔案管理人員。

2）改進(jìn)檔案資料管理方式。運(yùn)用先進(jìn)的檔案資料管理模式，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化的管理模式充分運(yùn)用到檔案資料管理工作中去，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資料管理工作的落實(shí)。運(yùn)用科學(xué)先進(jìn)的管理模式，可以有效地提高檔案資料管理工作的效率，從根本上解決檔案資料管理中數(shù)據(jù)儲(chǔ)存量較大的問題，使檔案資料管理相關(guān)人員的管理方式更加科學(xué)化和先進(jìn)化。目前船務(wù)公司在檔案資料管理上的改革方式主要是在完成前幾年檔案基礎(chǔ)工作上，著重推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用新檔案管理系統(tǒng)對(duì)新產(chǎn)生的檔案做好電子化保存，同時(shí)做好電子檔案的歸檔。此外，逐步對(duì)以前已歸檔的檔案做好電子化保存，持續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

3）提升檔案資料管理人員的專業(yè)化水平。專業(yè)化的檔案資料管理人員不僅能夠是整個(gè)檔案資料的管理工作高效便捷，而且在整體上能夠促進(jìn)檔案資料的管理程序上服務(wù)上都達(dá)到被管理人員的滿意度水平，從而達(dá)到檔案管理先進(jìn)性水平的提升[3]。目前船務(wù)公司在對(duì)相關(guān)檔案資料管理人員的相關(guān)要求主要體現(xiàn)在查閱利用檔案方面，檔案員主動(dòng)熱情提供相關(guān)的檔案資料，并記錄好檔案利用的相關(guān)情況，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展提供了寶貴的檔案信息。船務(wù)公司相關(guān)數(shù)據(jù)顯示2018年5月-11月各門類檔案利用率為：127件次、39人次、116卷次、復(fù)印文件資料112張。根據(jù)上級(jí)檢查有關(guān)工作，各部門通過檔案室查找有關(guān)合同、審批表、會(huì)計(jì)憑證等，為應(yīng)對(duì)檢查工作提供有效的幫助;技術(shù)部、船運(yùn)部也在工作中多次查閱或借用圖紙;為離職員工查找任職期間（特殊工種）的工資表、經(jīng)濟(jì)專業(yè)技術(shù)資格證明，以順利辦理退休手續(xù);為已故員工的家屬查詢已故人員檔案（辦理房屋繼承公證）等事宜提供了有效的檔案服務(wù)。

3 船務(wù)公司檔案資料管理改革后狀況

1）領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案資料管理機(jī)構(gòu)健全。船務(wù)公司的檔案管理工作由黨委書記直接分管，檔案室直屬辦公室管理，將檔案管理工作納入公司年度工作計(jì)劃和議事日程。根據(jù)組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)和人員調(diào)整情況，兩次調(diào)整檔案管理委員會(huì)成員。在每個(gè)職能部門設(shè)置1名兼職檔案員，按照公司檔案管理辦法，共同開展檔案管理工作。公司檔案管理工作機(jī)構(gòu)健全、層級(jí)清晰、職責(zé)分明，確保了檔案管理工作的有效正常開展。

今年用于檔案室的軟、硬件配備投入共計(jì)17610元。其中：更換3臺(tái)空調(diào)共5850元，庫(kù)房安裝了吊頂滅火器、防爆燈、配檔案推車和書梯等共2480元，購(gòu)買檔案盒等用品2920元，訂制檔案借閱室桌子及儲(chǔ)物柜6360元。

在檔案管理工作中，公司切實(shí)執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，認(rèn)真實(shí)施《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》、集團(tuán)（股份）公司檔案管理辦法、船務(wù)公司檔案管理辦法，業(yè)務(wù)上接受集團(tuán)公司辦公室和股份公司行政事務(wù)部檔案科的指導(dǎo)和監(jiān)督。

2）相關(guān)庫(kù)存檔案情況。檔案由文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、已故人員檔案、實(shí)物檔案、電子檔案七大門類組成?，F(xiàn)庫(kù)存量為14796卷（件）。

其中：

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案資料的信息化管理是為了有效提升檔案資料管理的效率，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)船務(wù)公司檔案資料的信息化管理提供必要條件。通過加強(qiáng)對(duì)船務(wù)公司的檔案資料管理，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作上新臺(tái)階，體現(xiàn)檔案工作對(duì)企業(yè)的重要性，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有力保障。今后檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理辦法的要求，加強(qiáng)部門間溝通，按時(shí)收集檔案資料，做好檔案整理和錄入，使公司檔案管理工作更加規(guī)范

有序。

參考文獻(xiàn)

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[3]成永付.新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)[D].安徽：安徽大學(xué)，2007

作者簡(jiǎn)介

馬門珍（1978-），女，廣州，本科，助理政工師，船務(wù)公司，研究方向：檔案管理。