提升文書檔案管理水平的策略分析

任麗

摘 要：作為記載企事業(yè)單位發(fā)展歷程及各項活動的材料，文書檔案兼具史料價值、實用價值及決策參考價值，內(nèi)容豐富且形式多樣。本文主要通過分析企事業(yè)單位在文書檔案管理中的普遍現(xiàn)狀，針對不足查找原因，提出提升文書檔案管理水平的策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;現(xiàn)狀;提升策略

文書檔案管理工作是一項具備高度綜合性特點的活動，其主要是指將不同類型的信息包括黨務(wù)、財務(wù)、人事等進行收集、整理并建立相應(yīng)檔案，以此為決策活動提供依據(jù)，切實增強企事業(yè)單位決策科學性，保障企事業(yè)單位高效運轉(zhuǎn)[1]。提升文書檔案管理工作水平，推動其標準化與規(guī)范化，對于增強企事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展而言，意義重大。

1 當前企事業(yè)單位文書檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀

1.1 未能給予文書檔案管理工作應(yīng)有的重視

當前，由于許多企事業(yè)單位管理層未能充分認識文書檔案管理在公司整體管理工作中的重要地位，導致其未能給予應(yīng)有重視，更不必提促進其水平提升[2]。許多企事業(yè)單位對于文書檔案只有簡單收集和保管要求，認為文書檔案管理工作只是一般的事務(wù)性工作，只要單位有人管理，需要的時候能夠查詢就可以了，并未要求檔案管理人員對其展開科學管理，導致檔案管理人員對于文書檔案管理的重視程度亦隨之下降，這也成為造成許多企事業(yè)單位文書檔案管理水平不高的重要原因之一。

1.2 缺乏健全文書檔案管理工作制度

健全的制度是文書檔案管理工作有序開展的有力保障[3]。然而，當前許多企事業(yè)單位都未能形成完善的文書檔案管理工作制度，導致其文書檔案管理處于無序狀態(tài)，受工作人員主觀性與隨意性影響較大，效率低和規(guī)范程度較差。制度不健全也導致企事業(yè)單位在文書檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案編號混亂、檔案目錄缺失、檔案分類混亂等問題。

1.3 文書檔案管理手段相對較為落后

信息時代，文書檔案的類型與載體日益豐富，除傳統(tǒng)文字類檔案外，還出現(xiàn)了電子文檔、圖像等類型的文書檔案材料。然而，當前許多企事業(yè)單位并未與時俱進更新文書檔案管理手段，而是仍然沿襲傳統(tǒng)文書檔案管理方式和紙質(zhì)文書檔案管理思路，導致他們無法對電子檔案進行有效管理，文書檔案材料歸檔、信息更新、文書檔案調(diào)用等工作也因此而無法順利有效開展。

1.4 文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低

當前，許多企事業(yè)單位采取從其他部門調(diào)任人員進行文書檔案管理的做法，其中還有一些屬于兼職人員。這種做法造成文書檔案管理隊伍專業(yè)能力偏低，嚴重阻礙文書檔案管理水平提升：一方面，兼職人員無法專注于文書檔案管理工作，導致文書檔案管理工作滯后性較明顯;另一方面，調(diào)任人員往往缺乏檔案管理專業(yè)背景、專業(yè)培訓和實踐經(jīng)驗，既無法有效地完成各項文書檔案管理工作處理，又不能正確及時地應(yīng)對文書檔案管理工作中各項不確定性因素。

2 提升文書檔案管理水平的策略

2.1 加大重視力度，提高文書檔案管理人員思想認識

企事業(yè)單位提升文書檔案管理工作水平，首先必須在思想層面加大文書檔案管理工作的重視力度，充分認識文書檔案對于公司自身發(fā)展的重要價值，及時更新文書檔案管理觀念，改變只要求對文書檔案進行收集和保管的簡單做法。單位管理層提高自身思想認識的同時，通過加強對文書檔案工作人員在思想、工作等方面的了解、關(guān)心和支持，提高他們對文書檔案管理的思想認識和積極性，促使他們形成對于文書檔案管理的全面認知，掌握文書檔案管理的綜合性特征，將管理與保管清晰地區(qū)分開來，相應(yīng)地增強責任意識，從而保證文書檔案管理工作順利展開。

2.2 完善管理制度，加快文書檔案管理規(guī)范化進程

企事業(yè)單位重視文書檔案管理制度建立健全工作，以完善的管理制度為文書檔案規(guī)范化、有序化管理提供有力保障[4]。企事業(yè)單位應(yīng)對自身實際情況進行全方位了解，結(jié)合相關(guān)信息與文書檔案法律法規(guī)，借鑒在文書檔案管理方面卓有成效的其他單位的管理經(jīng)驗與現(xiàn)有制度，靈活制定符合自身文書檔案管理需求的管理制度，以此確保文書檔案管理的有效性。企事業(yè)單位應(yīng)以制度的形式明確文書檔案的各項標準與規(guī)范化流程，比如文書檔案材料真實性判斷標準、分類整理標準、編號和組卷規(guī)則等，并確保文書檔案管理人員嚴格按照相關(guān)標準和流程展開管理工作，切實增強文書檔案管理工作的規(guī)范性，減少主觀隨意性對文書檔案管理水平提升的影響。與此同時，企事業(yè)單位應(yīng)重視同步建立與文書檔案管理制度相配套的工作人員績效考核機制，獎懲分明，力求將工作人員積極性充分調(diào)動起來。

2.3 增強人員素質(zhì)，內(nèi)部培訓與外部引進有機結(jié)合

文書檔案管理人員是進行文書檔案管理的主體，唯有切實提高他們的綜合素質(zhì)與管理能力，才能真正提升文書檔案管理水平。為此，加強檔案工作人員思想認識并結(jié)合績效考核機制提高其責任意識及主動性之外，企事業(yè)單位還應(yīng)將內(nèi)部培訓與外部引進兩項措施結(jié)合起來，切實提高自身文書檔案管理隊伍整體水平。一方面，企事業(yè)單位應(yīng)面向現(xiàn)有文書檔案管理人員開展培訓工作，幫助他們掌握先進的文書檔案管理理念與方法，增進他們對于文書檔案管理工作的理解和認識;另一方面，企事業(yè)單位應(yīng)大力通過人才招聘引進具備文書檔案管理相關(guān)專業(yè)背景的專業(yè)人才，為文書檔案管理隊伍注入新鮮活力。企事業(yè)單位應(yīng)促進新招聘人才與原有文書檔案管理人員展開積極的溝通與交流，提高文書檔案管理部門凝聚力。

2.4提高信息化水平，切實強化文書檔案管理能力

信息時代，企事業(yè)單位應(yīng)主動在文書檔案管理工作中引入信息技術(shù)，提高文書檔案管理信息化水平，增強工作人員信息素養(yǎng)及計算機操作使用能力，促使他們轉(zhuǎn)變文書檔案管理思路，主動適應(yīng)文書檔案信息化管理趨勢[5]。比如，企事業(yè)單位可以應(yīng)用信息技術(shù)，建立文書檔案電子檢索系統(tǒng)，進一步提高文書檔案檢索、調(diào)用及材料更新速度;也可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立相應(yīng)數(shù)據(jù)模型，對檔案信息進行分析，有效判斷檔案材料信息真實性;可以利用云儲存技術(shù)將文書檔案進行安全備份，有效防止文書檔案信息丟失。

3 結(jié)束語

總而言之，基于文書檔案所具備的史料、實用及決策參考價值，企事業(yè)單位應(yīng)正視當前存在于文書檔案管理工作中重視力度不足、制度不完善、管理手段落后及管理人員專業(yè)能力偏低等問題，通過加大重視力度、提高思想認識、健全管理制度、及時更新管理理念、開展內(nèi)部培訓和外部人才招聘引進工作等策略和舉措，增強文書檔案管理工作的科學性、規(guī)范性與有效性，使文書檔案管理工作與時代發(fā)展同步，切實提升文書檔案管理工作水平。

參考文獻

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[4]鐘小嬋.探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J].電腦知識與技術(shù)，2016（11）：17-18.

[5]楊紅梅.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2017（2）：59-60.