新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施

任孝瑛

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動資料的重要組成部分，直接關(guān)系著企業(yè)的決策以及企業(yè)的發(fā)展方向。隨著我國改革開放的不斷深入，越來越多的企業(yè)開始重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中應(yīng)用先進的信息技術(shù)和計算機技術(shù)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法，使得檔案管理工作更加高效系統(tǒng)，全面提升檔案管理的科學(xué)化和實效化水平。在新的歷史發(fā)展背景之下，我國企業(yè)需要結(jié)合相關(guān)政治政策的調(diào)整以及市場環(huán)境的改變，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，維護企業(yè)的經(jīng)濟效益。本文主要針對新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施進行簡要分析。

關(guān)鍵詞：新時代背景;檔案管理;問題;改進措施

1 當前企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

1.1 缺乏對企業(yè)檔案管理工作的正確認識

企業(yè)檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展進程，從目前來看，很多企業(yè)管理人員缺乏對檔案管理的正確認識，缺乏對檔案主體的限制，導(dǎo)致檔案管理工作嚴重偏離企業(yè)發(fā)展的實際情況，影響企業(yè)檔案管理水平。很多企業(yè)認為企業(yè)檔案主要是企業(yè)的人事檔案，忽略了企業(yè)自身發(fā)展形成的主體檔案，企業(yè)檔案構(gòu)成存在嚴重偏差，影響企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用。

1.2 檔案的知識化管理嚴重不足

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷增加，檔案的知識化管理已經(jīng)成為當前企業(yè)各項數(shù)據(jù)管理的重要工作目標。企業(yè)檔案管理工作必須要圍繞著企業(yè)的中心工作來展開，合理運用企業(yè)無形的資產(chǎn)和生產(chǎn)的基本要素，企業(yè)檔案的知識化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理發(fā)展的必由之路。但從實際情況來看，我國企業(yè)檔案管理普遍缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，缺少相應(yīng)的制度和規(guī)范進行約束，企業(yè)檔案管理形式單一，管理流程復(fù)雜，不僅無法詳細地記錄企業(yè)各項管理生產(chǎn)以及科研等活動信息內(nèi)容，而且相應(yīng)的知識資源的開發(fā)與創(chuàng)新存在嚴重制約因素，無法為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有效保障。

1.3 檔案管理難度不斷加大

信息時代的全面到來使得檔案信息化建設(shè)越來越深化，檔案的信息化管理系統(tǒng)將檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進行存儲和使用，信息化的檔案存儲與傳統(tǒng)的檔案存儲有顯著的差別，首先表現(xiàn)在檔案存儲介質(zhì)上面，檔案信息數(shù)據(jù)的存儲相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和固體檔案來說安全性更高，可以有效避免數(shù)據(jù)的丟失，提高信息的管理效率。但與此同時，由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)信息容易被篡改和竊取，因此，還需要結(jié)合檔案管理的實際內(nèi)容，建設(shè)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，嚴格限制訪問檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限與身份，及時備份檔案的信息內(nèi)容，提高檔案管理的安全性與可靠性。

2 新時代背景下黨校檔案管理工作的改進措施

2.1 搭建起無縫覆蓋、安全有效的電子檔案管理平臺

要適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的新時代背景，黨校檔案管理需要先從硬件設(shè)施上搭建起無縫覆蓋的電子檔案管理平臺。無論科室、部門，還是教職員工或?qū)W員，只要具備網(wǎng)絡(luò)接入端口，就應(yīng)當將其納入檔案管理信息化體系內(nèi)，要使檔案平臺成為實時記錄每個相關(guān)群體、個體的動態(tài)載體。除了傳統(tǒng)的固定式終端外，新時代越來越多種類的移動終端也應(yīng)當成為這一平臺體系下的接入端。尤其是負有主要管理責任的人員需要兼顧固定和移動終端，使檔案信息化平臺隨時處于有效監(jiān)控之下，以最大限度提升平臺的管理品質(zhì)與成效。而為了確保這一基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的管理平臺能夠隨時處于健康工作的狀態(tài)，還需要做好檔案信息化管理體系的安防工作。黨校的檔案管理信息化平臺安全與防護至少需要完成三項任務(wù)：其一是構(gòu)建起完備的防火墻體系。要及時通過打補丁、修漏洞等操作確保平臺有能力應(yīng)對包括網(wǎng)絡(luò)病毒在內(nèi)的一切惡意攻擊行為。其二則是視情況做好定期或不定期的備份工作?？筛鶕?jù)黨校檔案重要程度劃分為高、中、低三檔，越是重要的檔案越需要縮短備份周期。同時，從安全和實用雙方角度考慮，可兼顧本地備份與云端存貯兩種方式，以降低檔案管理的成本費用。第三則是根據(jù)訪問和操作需要設(shè)置分級授權(quán)，做好身份識別與密鑰管理等工作。

2.2 深入挖掘檔案潛藏的信息價值，充分融入管理決策

管理檔案的最終目的在于使用檔案作為重要歷史信息的珍貴價值，因此黨校在新時代背景下改進檔案管理的另一舉措則是深入挖掘檔案潛藏的信息價值，充分融入管理決策。比如借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的技術(shù)匯集、整理、分析檔案中潛藏的教學(xué)與管理工作中存在的規(guī)律、特點或缺陷、不足，提供揚長避短的參考策略。又如經(jīng)過對檔案信息的量化處理，按照不同的標準要求設(shè)置相應(yīng)的人力資源匹配度，從而借助技術(shù)優(yōu)化教職員工崗位或者發(fā)現(xiàn)具有隱性特長的學(xué)員等。

2.3 培養(yǎng)一支專業(yè)化的綜合管理人才隊伍

套用一句電影中的臺詞：“21世紀什么最貴？人才！”。黨校改進檔案管理工作最終還是需要借助高水平、專業(yè)化的人才才能將規(guī)劃理念落到實處。因此培養(yǎng)一支專業(yè)化的綜合管理人才隊伍也是黨校檔案管理不容忽視的重要組成部分。黨校可以采取內(nèi)部培訓(xùn)或外部吸納等多種方式，培養(yǎng)起一支既懂檔案管理專業(yè)知識，又了解院校不同科室、部門工作特點的綜合性實用人才，使其在具體工作過程中既能實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)高效，也能為院校決策規(guī)劃提供參考意見。若條件具備，也可以嘗試輪崗工作制，通過自由競爭管理崗位，讓有志從事檔案管理的人員得到拓展職業(yè)生涯的機會，也讓檔案管理人才隊伍融入一專多能的實用人才。但更重要的是，為了確保檔案管理工作的與時俱進、開拓創(chuàng)新，黨校的教育和培訓(xùn)工作將是一項長期的系統(tǒng)性工程，應(yīng)當使對人才的培養(yǎng)成為包括改進檔案管理工作的常態(tài)化模式。這既是為了實現(xiàn)黨校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，也是從一個側(cè)面助推整個黨校管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.4 建立健全企業(yè)檔案管理制度

檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展方向以及發(fā)展前景，我國目前針對企業(yè)檔案管理工作制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，使得我國檔案管理活動能夠更加的規(guī)范化和法制化，也促進檔案管理活動更加的標準化。企業(yè)要能夠綜合利用技術(shù)信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得數(shù)字化檔案逐漸發(fā)展起來，并結(jié)合數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容以及發(fā)展需求制定出了一系列檔案信息標準化管理流程，但是由于數(shù)字化檔案起步較晚，相關(guān)的管理制度仍然不夠完善和科學(xué)，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及企業(yè)檔案管理需求制定新的工作標準與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉(zhuǎn)換以及處理的方式，使得企業(yè)檔案管理工作能夠得到有效的約束和監(jiān)督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接關(guān)系著檔案管理工作是否能夠順利科學(xué)地推進，是企業(yè)檔案工作的保障和前提。從目前來看，檔案管理觀念薄弱、人員綜合素養(yǎng)低下是影響檔案管理活動順利推進的主要問題之一，因此，必須要加強高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才的引進以及對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，選擇科學(xué)系統(tǒng)的管理模式進行檔案管理活動，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的服務(wù)，并進一步穩(wěn)定檔案管理隊伍，提高檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新的時代背景下，企業(yè)檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)和問題，需要企業(yè)檔案管理人員結(jié)合當前時代發(fā)展的特點以及社會經(jīng)濟發(fā)展形勢，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的方向和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，合理開展檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業(yè)的發(fā)展與決策提供科學(xué)系統(tǒng)的資料支持，促進企業(yè)長期穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻

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