如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

鐘玉

摘 要：隨著時(shí)代進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一直是為我國政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供資料支撐和基礎(chǔ)保障的幕后英雄，這與機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部健全且完整的管理系統(tǒng)是密切相關(guān)的。而檔案管理工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的重要組成部分，它也存在著管理?xiàng)l例不完善、專項(xiàng)制度不健全等各類問題。因此，各事業(yè)單位必須積極探索創(chuàng)新如何將檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，從而在新階段將機(jī)關(guān)事業(yè)單位的作用發(fā)揮到最大化。在本文中，筆者通過深入調(diào)查和仔細(xì)分析，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的重要價(jià)值，探討在現(xiàn)存階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在的各類問題，以及在今后機(jī)關(guān)事業(yè)單位將以何種途徑推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，希望能給讀者帶來一定的思考價(jià)值和閱讀空間。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

長期以來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位為國家的發(fā)展提供強(qiáng)大的支持和保

障[1]。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化探究對提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合實(shí)力具有重要價(jià)值，既能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的有序展開提供重要保障，又能培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才，激發(fā)工作人員的進(jìn)取心和積極性。誠然，在現(xiàn)存階段，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使得傳統(tǒng)守舊的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)于當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，各事業(yè)單位可以積極利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在快速、便捷的互聯(lián)網(wǎng)普及下，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化為前提要求，積極探索更多符合時(shí)代潮流的管理方法，從而有效減緩工作人員的工作業(yè)務(wù)，不斷提升檔案管理工作的效率和價(jià)值。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存的問題

1.1 管理理念和管理設(shè)施落后

多數(shù)事業(yè)單位法律意識(shí)淡薄，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對國家發(fā)展的重要意義，因此檔案管理理念落后守舊，管理設(shè)施不完備。在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒有開發(fā)專門的檔案管理網(wǎng)站或軟件進(jìn)行電腦檢索排序，往往通過手動(dòng)翻閱紙質(zhì)資料的形式來查找信息。也沒有設(shè)立專門的防火、防潮、防盜的檔案存放柜，使信息存放安全系數(shù)低。由此一來，工作人員在查找資料時(shí)需要的時(shí)間過長，很多資料也會(huì)隨著翻閱而產(chǎn)生缺頁或破損。另外，陰雨天氣或特殊情況也會(huì)導(dǎo)致檔案在不經(jīng)意間被損壞。

1.2 缺乏完備的管理制度和管理體系

很多事業(yè)單位沒有建立全面完善的檔案管理制度，只是篩選一部分專門人員來負(fù)責(zé)檔案的管理工作。但由于管理人員數(shù)量少、檔案整理技術(shù)大，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理存在檔案資料丟失，檔案混放亂放，資料整理不規(guī)范等各類問題，這種低效率、高消耗的工作方式會(huì)導(dǎo)致很多珍貴的檔案資料無法找回。

1.3 檔案管理工作沒有得到重視

在當(dāng)前階段，很多事業(yè)單位雖然已經(jīng)意識(shí)到了檔案管理工作的重要作用，并根據(jù)當(dāng)前實(shí)際情況對工作內(nèi)容做出調(diào)整，但大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏各類部門的支持，沒有開拓各類宣傳渠道，仍然缺乏針對性、全面性、科學(xué)性，這對實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)產(chǎn)生不利影響。

1.4 檔案工作者存在技術(shù)問題

與規(guī)范化的制度模式相比，大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)的工作人員缺乏專業(yè)技術(shù)和綜合實(shí)踐能力，在很多時(shí)候不能將檔案管理工作與事業(yè)單位的具體進(jìn)展相適應(yīng)，從而導(dǎo)致檔案管理工作存在著很多漏洞。筆者認(rèn)為主要有兩個(gè)原因：第一，事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人員上任時(shí)間短且更換頻繁，這就使得很多工作人員還沒有完全適應(yīng)工作環(huán)境就被調(diào)崗，檔案整理零零散散;第二，事業(yè)單位很多檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)管理水平和多年工作經(jīng)驗(yàn)，也沒有參加過專項(xiàng)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化程度低。

1.5 檔案資源利用率低下

大多數(shù)事業(yè)單位沒有充分挖掘檔案資料內(nèi)的最大價(jià)值，往往認(rèn)為只要把基礎(chǔ)工作做好就行，過于看重如何收集、存放、整理各類檔案，導(dǎo)致優(yōu)秀資源的浪費(fèi)。

2 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的途徑

2.1 改進(jìn)檔案管理的管理理念和設(shè)施

事業(yè)單位要順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大勢，從節(jié)約資金和人才消耗的角度出發(fā)，積極改變手動(dòng)翻閱紙質(zhì)資料的檔案管理方式，通過互聯(lián)網(wǎng)辦公軟件快速高效的收集、查閱、整合各類資料，利用電子設(shè)備存檔的方式能夠完整的保留更新各類檔案數(shù)據(jù)，并且還可以通過搜索關(guān)鍵字的方式及時(shí)查閱所需資料，這為檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造了條件。

2.2 完善檔案管理制度和管理體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作離不開各部門和工作人員之間的密切配合，這就要求工作人員在辦公之前設(shè)置工作臺(tái)賬，嚴(yán)格根據(jù)單位內(nèi)的管理制度開展每一項(xiàng)工作。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期商議并完善檔案管理制度，及時(shí)為員工組織專項(xiàng)培訓(xùn)會(huì)，向員工講解在新制度、新體制下要如何開展工作，幫助他們提升專業(yè)水平和服務(wù)能力。

2.3 大力宣傳檔案工作的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要重視檔案管理工作的宣傳教育活動(dòng)，通過思想教育讓單位工作人員感悟到自己所做工作的重要意義，從而激發(fā)員工的進(jìn)取心和工作積極性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)充分利用微信公眾平臺(tái)、微博發(fā)文、單位宣傳欄定期發(fā)布與檔案管理工作相關(guān)的文章，也應(yīng)開設(shè)工作人員為檔案管理工作提意見的專項(xiàng)欄目，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

2.4 加大檔案管理技術(shù)人才培養(yǎng)

事業(yè)單位要想在新時(shí)代下站穩(wěn)腳跟，必須加大對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。首先，在單位內(nèi)部要積極開展互聯(lián)網(wǎng)信息教育培訓(xùn)，教會(huì)員工基礎(chǔ)的信息技術(shù)知識(shí)，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)水平。另外，事業(yè)單位要優(yōu)化技術(shù)人員招聘方案，積極引進(jìn)各高校和社會(huì)上優(yōu)秀的信息技術(shù)型人才，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新化研究和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化推進(jìn)。

2.5 優(yōu)化整合檔案資料

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化能夠?yàn)槠渌黜?xiàng)管理工作的開展提供良好的支持[2]。管理人員每月都要對各類檔案進(jìn)行整理、分類，并同步到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中，對沒有標(biāo)號(hào)和頁碼的檔案進(jìn)行重新編排，從而實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。

3 結(jié)語

近年來，隨著信息技術(shù)水平的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息知識(shí)與技術(shù)手段已經(jīng)逐漸成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然驅(qū)動(dòng)力[3]。各事業(yè)單位必須順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展潮流，將推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化研究作為發(fā)展目標(biāo)，不斷提高單位內(nèi)檔案管理的工作水平和服務(wù)效能，為事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展注入鮮活生機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1]李雪瑩.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：84.

[2]梅英華.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].農(nóng)家參謀，2017（22）：270.

[3]李萌.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施[J].傳播力研究，2018，2（24）：198.