就業(yè)服務(wù)中心檔案管理深思

摘 要：就業(yè)服務(wù)中心在新時(shí)期下為廣大民眾提供各種就業(yè)服務(wù)工作中，會(huì)產(chǎn)生大量檔案資源，只有加強(qiáng)對(duì)各種檔案資源的充分利用，做好檔案管理工作，才能使得就業(yè)服務(wù)中心能夠充分發(fā)揮自身應(yīng)有職能效用。基于此，本文將結(jié)合筆者自身多年工作實(shí)踐，在對(duì)當(dāng)前就業(yè)服務(wù)中心檔案管理中存在的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明下，重點(diǎn)針對(duì)就業(yè)服務(wù)中心如何高效開(kāi)展檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)要分析研究。

關(guān)鍵詞：就業(yè)服務(wù)中心;檔案管理;現(xiàn)存問(wèn)題;管理策略

雖然近些年各地就業(yè)服務(wù)中心對(duì)檔案管理及其重要性的認(rèn)識(shí)程度不斷加深，能夠自覺(jué)認(rèn)識(shí)到落實(shí)檔案管理，是就業(yè)服務(wù)中心有效提升人才服務(wù)能力的重要路徑。但因受到諸多因素影響，使得當(dāng)前就業(yè)服務(wù)中心在檔案管理中仍然問(wèn)題頻出，本文可以為突破當(dāng)前就業(yè)服務(wù)中心檔案管理困境，提升其整體管理成效給予相應(yīng)理論參考與實(shí)踐指導(dǎo)幫助。

1 就業(yè)服務(wù)中心深化落實(shí)檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 檔案管理規(guī)范性較低

就業(yè)服務(wù)中心在當(dāng)前的檔案管理中，存在的一大現(xiàn)實(shí)問(wèn)題即體現(xiàn)在檔案管理工作時(shí)常會(huì)出現(xiàn)各種不規(guī)范的情況。例如同省份不同城市地區(qū)的就業(yè)服務(wù)中心在檔案歸檔中采用的方式、標(biāo)準(zhǔn)等往往會(huì)截然不同，而這一問(wèn)題出現(xiàn)的根本原因在于就業(yè)服務(wù)中心中所采用的檔案管理制度并不完善，現(xiàn)行制度一般只籠統(tǒng)地對(duì)檔案管理要求進(jìn)行說(shuō)明，但并未對(duì)各項(xiàng)具體管理流程、各崗位工作人員在檔案管理中的應(yīng)負(fù)職責(zé)、管理權(quán)限等進(jìn)行詳細(xì)明確。在缺乏規(guī)范、統(tǒng)一、完善的檔案管理制度約束與指導(dǎo)下，比較容易導(dǎo)致就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作出現(xiàn)較為隨意、規(guī)范性偏低的問(wèn)題。

1.2 信息化管理程度不足

在我國(guó)信息技術(shù)水平的全面提升下，就業(yè)服務(wù)中心對(duì)檔案管理信息化建設(shè)要求也不斷提高。特別是隨著每年就業(yè)人數(shù)的持續(xù)增加，就業(yè)服務(wù)中心中涉及的檔案資源數(shù)量也愈來(lái)愈多、類型更加多樣。完全依賴相關(guān)工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，采用單一化的人工管理模式顯然不合時(shí)宜。但在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作中，大部分就業(yè)服務(wù)中心只通過(guò)簡(jiǎn)單運(yùn)用相關(guān)工具軟件，對(duì)各檔案名稱、歸檔與建檔時(shí)間等基本信息進(jìn)行電子化處理。或是使用掃描儀等裝置實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)化，但工作人員鮮少能夠深入挖掘檔案資源，對(duì)其內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行充分利用，這也在一定程度上影響了就業(yè)服務(wù)中心檔案資源利用率的有效提升，同時(shí)也不利于其檔案管理成效的全面優(yōu)化。

1.3 開(kāi)發(fā)與安全保護(hù)缺失

眼下我國(guó)部分就業(yè)服務(wù)中心在檔案管理中仍然固守傳統(tǒng)、被動(dòng)的工作理念，只負(fù)責(zé)對(duì)就業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部的各項(xiàng)檔案資料、檔案文件等進(jìn)行相應(yīng)管理，未能主動(dòng)開(kāi)發(fā)更多有效的檔案資源。而即便有工作人員能夠主動(dòng)從網(wǎng)絡(luò)中搜集整理相關(guān)檔案資源，但其也未能對(duì)檔案資料的真實(shí)性、全面性等進(jìn)行嚴(yán)格審核[1]。同時(shí)在使用信息化技術(shù)手段以提高檔案管理效率時(shí)，相關(guān)工作人員也缺乏對(duì)檔案資源安全保護(hù)的重視力度，例如就業(yè)服務(wù)中心檔案管理人員在選定使用某一信息化管理系統(tǒng)后，未能定期對(duì)其進(jìn)行更新升級(jí)，且由于缺乏嚴(yán)格的監(jiān)控管理，使得外部移動(dòng)設(shè)備可隨意插入主機(jī)中，故而也大大增加了就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)。

2 就業(yè)服務(wù)中心高效開(kāi)展檔案管理的策略分析

2.1 建立健全檔案管理制度

就業(yè)服務(wù)中心在深入落實(shí)檔案管理工作時(shí)，需根據(jù)具體檔案管理需要，立足自身實(shí)際并認(rèn)真遵循相關(guān)章程規(guī)定，盡快制定出規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理制度。在明確規(guī)定就業(yè)服務(wù)中心檔案編碼、歸檔方式、管理流程等基礎(chǔ)上，還需要對(duì)就業(yè)服務(wù)中心中不同崗位工作人員，在檔案管理工作中的應(yīng)負(fù)職責(zé)、管理范圍與權(quán)限等進(jìn)行詳細(xì)明確。使得就業(yè)服務(wù)中心全體工作人員均可以正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，并自覺(jué)配合管理人員規(guī)范落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作。另外，考慮到當(dāng)前我國(guó)不同地區(qū)就業(yè)服務(wù)中心在檔案管理工作中，還存在管理標(biāo)準(zhǔn)、管理方式等截然不同的情況，因此本文也建議，各地區(qū)就業(yè)服務(wù)中心可以通過(guò)運(yùn)用局域網(wǎng)等渠道積極加強(qiáng)溝通交互，針對(duì)其在檔案管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的差異性進(jìn)行協(xié)商討論，以國(guó)家制定的相關(guān)管理規(guī)程為藍(lán)本，構(gòu)建完善、統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)而有效達(dá)到全面提升就業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)范性的目的。同時(shí)也可以為就業(yè)服務(wù)中心后續(xù)各項(xiàng)檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展，提供堅(jiān)實(shí)可靠的理論指導(dǎo)。

2.2 引入先進(jìn)技術(shù)相關(guān)設(shè)備

創(chuàng)新就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作的一大重要路徑，即加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)。在此過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要在對(duì)就業(yè)服務(wù)中心檔案管理中的各項(xiàng)現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)資源，進(jìn)行集中整合與合理配置的基礎(chǔ)上，積極引入包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等在內(nèi)的各種先進(jìn)技術(shù)手段及相關(guān)配套設(shè)備，構(gòu)建起能夠覆蓋整個(gè)就業(yè)服務(wù)中心且功能強(qiáng)大、性能完善的檔案管理信息平臺(tái)[2]。如某就業(yè)服務(wù)中心內(nèi)依托原有的信息化管理平臺(tái)，在主動(dòng)將數(shù)據(jù)采集器、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件等引入其中后，對(duì)信息化管理平臺(tái)進(jìn)行分區(qū)。包括信息服務(wù)、檔案查詢等功能區(qū)域，用戶在經(jīng)過(guò)實(shí)名認(rèn)證登錄進(jìn)入該平臺(tái)后，即可根據(jù)自身需要進(jìn)入相應(yīng)的功能區(qū)，在線完成檔案調(diào)取查閱等操作。不僅如此，該就業(yè)服務(wù)中心還將VR技術(shù)融入至平臺(tái)內(nèi)，配合使用高效搜索引擎，用戶只需輸入需查詢使用的檔案的名稱、編號(hào)等關(guān)鍵信息，平臺(tái)頁(yè)面中將會(huì)快速、準(zhǔn)確、立體化地展示出相應(yīng)的檔案信息，在有效方便用戶查詢使用的同時(shí)，也能夠深化用戶體驗(yàn)。該就業(yè)服務(wù)中心還在靈活使用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)信息技術(shù)的同時(shí)，配合使用數(shù)據(jù)庫(kù)、云盤等專業(yè)工具軟件，利用其自帶的應(yīng)用功能，自動(dòng)對(duì)就業(yè)服務(wù)中心內(nèi)各項(xiàng)檔案資源及相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總整理。在對(duì)于各人才檔案中人才所學(xué)專業(yè)、年齡、工作經(jīng)歷等方面的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘和統(tǒng)計(jì)分析下，有針對(duì)性地為其提供就業(yè)指導(dǎo)、就業(yè)技能培訓(xùn)等服務(wù)，使得就業(yè)服務(wù)中心的整體工作質(zhì)量水平能夠獲得全面提升。

2.3 加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)保護(hù)

就業(yè)服務(wù)中心中的檔案管理人員，需盡快轉(zhuǎn)變其被動(dòng)的工作理念，主動(dòng)利用互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)積極與各大院校、企業(yè)單位等進(jìn)行高效交互，在主動(dòng)搜集整理更多檔案資源的同時(shí)，也可以加強(qiáng)優(yōu)勢(shì)檔案資源的共享傳輸，為豐富就業(yè)服務(wù)中心檔案資源創(chuàng)造有利條件[3]。但在此過(guò)程中，管理人員需在主動(dòng)收集各類檔案資源之余，重視加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的嚴(yán)格審核，及時(shí)篩除信息錯(cuò)誤、資料不全的檔案資源。此外，在檔案管理工作中，工作人員在積極使用各種專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)及相關(guān)軟件工具時(shí)，也需要重視加強(qiáng)其安全維護(hù)。包括定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)、修補(bǔ)漏洞，及時(shí)對(duì)上傳至管理平臺(tái)中的各項(xiàng)檔案信息資料進(jìn)行備份。對(duì)于安全和重要等級(jí)較高的檔案資料或相關(guān)數(shù)據(jù)信息，工作人員還需要使用加密、解碼等技術(shù)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)處理，并嚴(yán)禁在檔案管理系統(tǒng)中使用任何外部硬件設(shè)備，以此有效保障就業(yè)服務(wù)中心中各項(xiàng)檔案資源的安全可靠性。

3 結(jié)束語(yǔ)

針對(duì)眼下就業(yè)服務(wù)中心在檔案管理中存在的管理規(guī)范性較低、信息化程度不足以及檔案資源利用率偏低、安全性未得到有效保護(hù)等問(wèn)題。相關(guān)工作人員還需根據(jù)就業(yè)服務(wù)中心實(shí)際情況，在嚴(yán)格遵循相關(guān)管理規(guī)定主動(dòng)構(gòu)建完善的檔案管理制度下，靈活運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段及相關(guān)設(shè)施設(shè)備，重視加強(qiáng)對(duì)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)利用與安全保護(hù)，從而有效落實(shí)就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作，獲得更為理想的檔案管理效果。

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作者簡(jiǎn)介

陳楓，女，本科，研究方向：檔案管理。