醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作實(shí)踐與思考

韋雙莉 鄧建翔

一、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作概述及其重要性

醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案是指醫(yī)院在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音頻、視頻、電子等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)而言之，醫(yī)院開(kāi)展新冠肺炎防治工作的所有環(huán)節(jié)、詳細(xì)記錄疫情防控的過(guò)程就是整個(gè)醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案。醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案工作包括八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、提供利用、編研[1]。檔案資料收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，要做好醫(yī)院檔案工作，提高醫(yī)院檔案綜合管理水平，就要從檔案工作中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)——收集工作抓起。收集及時(shí)，檔案資料完整、系統(tǒng);鑒選得當(dāng)，能為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好條件[2]。由此可見(jiàn)，醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作在檔案工作中的重要性。

習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào)：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。[3]”疫情期間的醫(yī)院檔案工作，力爭(zhēng)做到通過(guò)現(xiàn)在的檔案，可以了解到疫情期間醫(yī)院針對(duì)疫情進(jìn)行部署工作的實(shí)際情況，同時(shí)，這些檔案也對(duì)正在進(jìn)行的疫情防控工作和今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價(jià)值。2020年2月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知要求各級(jí)檔案部門(mén)在疫情防控檔案收集中，要反對(duì)形式主義、官僚主義、切忌作風(fēng)漂浮、不切實(shí)際，防止增加疫情防控工作負(fù)擔(dān)，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，截至3月6日，全國(guó)已有十余?。ㄊ校╆懤m(xù)印發(fā)關(guān)于新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知?？梢?jiàn)，國(guó)家及地方檔案行政管理部門(mén)對(duì)本次疫情檔案收集工作的高度重視，做好醫(yī)院疫情防控檔案收集工作顯得極為重要。

二、醫(yī)院疫情防控檔案收集工作實(shí)踐

1.明確職責(zé)，統(tǒng)籌安排。接到國(guó)家及地方各級(jí)檔案局發(fā)布收集疫情檔案通知后，醫(yī)院應(yīng)將疫情防控檔案列為工作重點(diǎn)，各項(xiàng)檔案工作都緊緊圍繞疫情防控開(kāi)展。一方面，檔案室專(zhuān)員第一時(shí)間整理出醫(yī)院各個(gè)科室的檔案崗位工作職責(zé)，明確檔案工作的主體，確保對(duì)應(yīng)的檔案工作內(nèi)容有對(duì)應(yīng)的檔案員負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)人有明確的工作職責(zé)，設(shè)置簡(jiǎn)單的考核機(jī)制對(duì)疫情期間的檔案收集工作進(jìn)行考核;另一方面，檔案收集做到統(tǒng)籌安排，臨床一線(xiàn)醫(yī)務(wù)人員工作本來(lái)就已經(jīng)很繁重，在臨床工作的基礎(chǔ)上增加了檔案收集工作，任務(wù)更加艱巨，做好一手抓疫情防控臨床工作，一手抓檔案收集工作，需要制定計(jì)劃，統(tǒng)籌安排。具體做法是醫(yī)院綜合檔案室通過(guò)電話(huà)、視頻會(huì)議、企業(yè)微信等方式，將醫(yī)院疫情防控檔案工作安排傳達(dá)給各科室的兼職檔案員，特別是一線(xiàn)醫(yī)務(wù)工作人員的兼職檔案員，要求在做好個(gè)人安全防護(hù)的前提下，統(tǒng)籌做好疫情防控檔案的收集工作;職能部門(mén)的兼職檔案員在配合醫(yī)院做好疫情防控工作（如高速路口、醫(yī)院門(mén)診測(cè)體溫、督促患者掃碼入院、籌備疫情防控物資等）的同時(shí)，及時(shí)收集相關(guān)工作中產(chǎn)生的疫情防控檔案，確保疫情防控檔案在第一時(shí)間得到有效收集和安全保管。

2.界定范圍，嚴(yán)格鑒選。醫(yī)院的疫情檔案收集工作要嚴(yán)格按照省（自治區(qū)）檔案館提出的新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的歸檔范圍，并結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性地開(kāi)展收集歸檔工作。此次醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的主要?dú)w檔范圍可以概括為：（1）上級(jí)部門(mén)、醫(yī)院及各科室的工作部署、通知、工作總結(jié)等;（2）協(xié)助交通部門(mén)進(jìn)行管制形成的文件材料;（3）醫(yī)院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料;（4）保障防疫物資的相關(guān)合同（包含接收捐贈(zèng)、物資分配和使用形成的文件材料）;（5）醫(yī)院援鄂醫(yī)療隊(duì)的相關(guān)文件材料;（6）新冠肺炎疫情防控工作中產(chǎn)生的音頻、照片、電子文件材料和實(shí)物等。界定醫(yī)院疫情檔案收集范圍，從收集的檔案中甄選出有收藏保管價(jià)值的檔案，是每個(gè)“檔案人”的職責(zé)所在。專(zhuān)職及兼職檔案員從大量的疫情防控材料中，根據(jù)專(zhuān)業(yè)的判斷、自身的業(yè)務(wù)能力、科室的實(shí)際情況，初步鑒選檔案，有針對(duì)性地收集疫情防控檔案。

3.線(xiàn)上線(xiàn)下結(jié)合，確保完整。當(dāng)前醫(yī)院檔案工作緊緊圍繞新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案工作開(kāi)展，根據(jù)疫情防護(hù)要求，線(xiàn)上線(xiàn)下相結(jié)合成為收集檔案的重要工作方式之一。疫情期間，實(shí)物材料收集存在病毒傳播的可能，醫(yī)院很多的工作都是通過(guò)企業(yè)微信、視頻會(huì)議、工作QQ群等線(xiàn)上溝通軟件完成，在收集疫情防控檔案時(shí)，各種疫情情況統(tǒng)計(jì)表格、數(shù)碼照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)庫(kù)，以及在網(wǎng)頁(yè)、微信等新型媒體發(fā)布的各種電子文件和其他能夠記錄、證明疫情防控過(guò)程的線(xiàn)上材料，都要納入到檔案中。收集電子檔案的同時(shí)，線(xiàn)下完成的實(shí)物材料同步收集，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。

4.分層收集，及時(shí)封存。疫情期間，醫(yī)院疫情防控檔案一般實(shí)行兩層收集辦法，臨床及職能科室收集的檔案屬于一手收集，醫(yī)院綜合檔案室收集一手收集的檔案屬于二次收集。醫(yī)院檔案保管工作往往實(shí)行歸口管理，各科室收集好疫情檔案后，還要移交到醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行保管。對(duì)于醫(yī)院綜合檔案室而言，中間需要不定期與兼職檔案員溝通，監(jiān)控檔案收集進(jìn)度。具體做法是各科室的兼職檔案員根據(jù)醫(yī)院綜合檔案室的收集工作任務(wù)安排時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按時(shí)移交收集整理好的疫情防控檔案到醫(yī)院綜合檔案室。醫(yī)院綜合檔案室再根據(jù)檔案收集工作的實(shí)際情況，進(jìn)行收集整理，查缺補(bǔ)漏，盡量使疫情防控期間各項(xiàng)工作的檔案更加完整、系統(tǒng);收集到的完整疫情防控檔案，在做好安全防護(hù)的基礎(chǔ)上，及時(shí)進(jìn)行封存;對(duì)于動(dòng)態(tài)的疫情防控檔案，實(shí)行動(dòng)態(tài)收集，預(yù)留檔案編號(hào)，不斷完善醫(yī)院的疫情檔案。

三、關(guān)于疫后醫(yī)院疫情防控檔案工作的幾點(diǎn)思考

1.依法建檔與需求導(dǎo)向相結(jié)合，突顯疫情防控檔案保存的價(jià)值。（1）依法建檔。醫(yī)院疫情防控檔案收集工作應(yīng)依法收集，在疫情防控要求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照《檔案法》《保密法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法律規(guī)章制度的要求，規(guī)范收集行為，確保醫(yī)院檔案收集的行為與收集的內(nèi)容合理合法;（2）以需求為導(dǎo)向。檔案的價(jià)值在于利用，無(wú)論是醫(yī)院管理者，還是具體的醫(yī)院檔案從業(yè)者，都應(yīng)高度重視檔案服務(wù)與利用工作[4]。檔案收集在合理合法的前提下，還應(yīng)考慮今后的檔案開(kāi)發(fā)需求，根據(jù)檔案開(kāi)發(fā)需求分出輕重緩急，在收集工作中重點(diǎn)關(guān)注各種工作部署、通知、接收診治新冠肺炎病人的文件材料等，突出疫情檔案收集的重中之重;（3）應(yīng)收盡收。在依法建檔與以需求為導(dǎo)向分出輕重緩急的檔案收集前提下，疫情防控檔案還要做到應(yīng)收盡收，疫情期間的醫(yī)院防控檔案收集，只是初步的一手收集，很大程度上都是根據(jù)檔案收集范圍，目錄來(lái)收集整理，與此同時(shí)，還應(yīng)多鼓勵(lì)檔案員針對(duì)疫情防控的工作，做到應(yīng)收盡收，這對(duì)后期的檔案整理具有重要作用。

2.依技分類(lèi)與人工鑒選相互補(bǔ)，促使疫情防控檔案形式的多樣。檔案收集離不開(kāi)材料的分類(lèi)與整理，醫(yī)院的檔案工作者收集的疫情防控檔案形式主要有：一是紙質(zhì)的文件材料;二是線(xiàn)上發(fā)布、交流溝通的各種工作表格、計(jì)劃、總結(jié)等電子文檔;三是疫情防控中形成的音頻、視頻、照片等。針對(duì)疫情期間的檔案分類(lèi)整理的現(xiàn)實(shí)需要，一方面，應(yīng)加大信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的投入，加快醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，添置計(jì)算機(jī)、掃描儀，開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)，對(duì)兼職檔案員開(kāi)放權(quán)限，利用現(xiàn)代的處理技術(shù)，對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行有效分類(lèi)，為后期醫(yī)院檔案保管形式提供有效的技術(shù)支持和保障，使醫(yī)院檔案保存形式突破時(shí)間和空間限制。另一方面，醫(yī)院檔案管理部門(mén)（綜合檔案室）應(yīng)充分發(fā)揮專(zhuān)職檔案員的主觀(guān)能動(dòng)性及專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)，督促各個(gè)科室按時(shí)移交疫情防控檔案，根據(jù)文件要求，與各科室兼職檔案員嚴(yán)格鑒選疫情檔案，梳理出各檔案之間的關(guān)聯(lián)，力爭(zhēng)做到檔案呈現(xiàn)形式多樣、內(nèi)容豐富、醫(yī)院做法鮮明、開(kāi)發(fā)利用路徑多元。

3.制度管檔與提高素養(yǎng)雙驅(qū)動(dòng)，提升疫情防控檔案利用的空間。冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作規(guī)?？涨?，其產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多、內(nèi)容豐富，相關(guān)文獻(xiàn)積累數(shù)量也日益龐大[5]。針對(duì)醫(yī)院疫情防控檔案的這些特性，醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)單獨(dú)做出疫情防控檔案的專(zhuān)門(mén)模塊（疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫(kù)），為完善檔案室的疫情應(yīng)急工作預(yù)案，盡快擬定具體明確的疫情防控檔案收集工作制度，疫情防控檔案工作人員工作職責(zé)、疫情防控檔案查閱制度等規(guī)章制度，根據(jù)制度管理檔案。此外，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)提升培訓(xùn)，醫(yī)院檔案收集、管理離不開(kāi)一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。新時(shí)代醫(yī)院的發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案專(zhuān)業(yè)、兼職工作者的職業(yè)素養(yǎng)越來(lái)越高，醫(yī)院檔案人應(yīng)樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，將自己的所學(xué)應(yīng)用到檔案管理中，與時(shí)俱進(jìn)，為醫(yī)院檔案工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

收集工作是全部檔案工作中的首要環(huán)節(jié)，前期收集工作質(zhì)量的高低，將對(duì)今后的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值產(chǎn)生直接的影響。疫情就是命令，防控就是責(zé)任。疫情期間，疫情防控檔案是在醫(yī)院各個(gè)科室日常工作中形成，這些檔案分散在各個(gè)部門(mén)，不及時(shí)移交，時(shí)間長(zhǎng)就可能會(huì)因保管不當(dāng)而失散。因此，醫(yī)院綜合檔案室根據(jù)文件要求規(guī)范疫情檔案收集、明確歸檔范圍、制定檔案收集計(jì)劃;各科室依法建檔、依技分類(lèi)、依制管檔、按時(shí)移交，這樣能有效提高醫(yī)院疫情防控檔案的收集完整性、系統(tǒng)性，加上后期科學(xué)的檔案管理，有利于醫(yī)院進(jìn)行疫情防控檔案研究，廣泛地開(kāi)展檔案開(kāi)發(fā)利用工作，更好服務(wù)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。