醫(yī)院醫(yī)保檔案管理制度的建構和應用

夏令國 劉婷婷 王晶

一、醫(yī)保檔案的內(nèi)容組成和制度管理要點

（一）內(nèi)容

醫(yī)保檔案首先是涉獵范圍廣泛，它是面向城鎮(zhèn)、農(nóng)村所有居民、社會組織而建立的，醫(yī)保在社會五險中是輻射范圍最廣的一種，涉及人員也是數(shù)量最多的。除此外，醫(yī)保檔案的內(nèi)容也比較復雜，要求內(nèi)容真實有效，在檔案管理中會對內(nèi)容進行嚴格審查，醫(yī)保檔案當前的組成內(nèi)容主要分為四個部分：其一，醫(yī)保檔案管理人員收集的資料;其二，醫(yī)療機構保管的醫(yī)保診療憑據(jù);其三，社保機構保存的醫(yī)保人員資料;其四，享受醫(yī)保的病人保存的就診記錄和憑據(jù)[1]。

構建完善的醫(yī)保制度需要將四方面內(nèi)容捏合起來，形成一個系統(tǒng)的管理工程。近年來隨著我國醫(yī)療機制改革的持續(xù)推進，我國的醫(yī)保政策也在有序的推進，醫(yī)療保障機制進入一個新的發(fā)展階段，建立健全更完善的醫(yī)保體制更是民心所向。但是由于醫(yī)保人數(shù)的急劇增多，醫(yī)保檔案管理制度逐漸凸顯滯后性，存在醫(yī)保信息不健全、醫(yī)保檔案不完整、醫(yī)保檔案管理服務效率不高等現(xiàn)象，影響醫(yī)療發(fā)展步伐。

（二）醫(yī)保檔案管理制度要點

1.醫(yī)療機構要對醫(yī)療保險檔案進行統(tǒng)一收集和整合與管理

對檔案的書寫、記錄、歸檔程序做出明確和標準規(guī)范，做到科學歸檔、完整歸檔、排列有序。對于檔案的借出要加強登記管理，確保醫(yī)保檔案有借有還，消除醫(yī)保檔案的遺失、損壞現(xiàn)象。

2.順應時代特色，創(chuàng)建電子檔案

信息技術時代，對于醫(yī)保檔案管理也要順應時代發(fā)展的要求，借助信息技術創(chuàng)建電子檔案，相對來說，電子檔案比紙質(zhì)文檔更容易保存、借閱和歸檔，而且電子檔案存儲空間大，對物理條件要求較低，容易轉移、調(diào)閱和檢索。電子檔案管理也能減少檔案管理機構和工作人員的工作量，實現(xiàn)檔案管理的智能化、數(shù)字化。

3.構建規(guī)范標準的管理制度

首先，根據(jù)醫(yī)療保險事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，明確醫(yī)保檔案信息的數(shù)據(jù)收集范圍，明確數(shù)據(jù)收集的方式、內(nèi)容、類別和渠道，檔案管理部門可以安排工作人員對醫(yī)保檔案進行針對性管理和分類，提高醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量和效率。

其次，對醫(yī)療保險發(fā)展進行創(chuàng)建管理制度，如最新出臺的醫(yī)療保險政策、文件以及醫(yī)院的醫(yī)療保險最新成果、進展等，對這些文件資料進行保管，梳理醫(yī)療機構醫(yī)療保險管理的脈絡，積累原始文件和資料。

最后，確定文件上交制度，對于需要上交的醫(yī)院各類醫(yī)保檔案明確上交制度，確保醫(yī)保檔案上交不遺漏，也可以將醫(yī)保檔案管理制度和崗位責任制結合起來，對工作人員的檔案管理行為和效率進行評價考核，提高醫(yī)保檔案管理的效率，推動檔案管理部門工作高效。

二、加強醫(yī)院醫(yī)保檔案制度管理

（一）增強管理意識，完善管理制度

檔案管理制度完善，要做到意識先行。醫(yī)院檔案管理人員首先要認識到醫(yī)療保險對于檔案工作的重要性，加強針對醫(yī)保檔案的真實性、安全性保障機制創(chuàng)建，在工作中強化思想覺悟，將醫(yī)保檔案管理工作做好，促使醫(yī)保檔案的工作能夠便捷、有序進行。其次，在意識的引導下，檔案工作人員要了解醫(yī)保檔案管理相關的法律法規(guī)和政策要求，了解醫(yī)保工作的最新進展，并結合醫(yī)院檔案管理要求，構建全新的完善的醫(yī)保檔案管理機制，加強檔案管理崗位責任意識和道德修養(yǎng)，掌握相關的醫(yī)學、法律知識，嚴格尊遵守醫(yī)保檔案管理制度，工作中大膽創(chuàng)新，敢于突破和改革傳統(tǒng)的管理模式[2]。

（二）規(guī)范檔案管理工作流程

制定醫(yī)保檔案管理工作制度，將醫(yī)療保險檔案的形成、收集、整理、分類、歸檔等工作納入到統(tǒng)一的工作程序中，并劃分相關工作崗位上的責任，建立健全責任工作制，將具體的檔案管理工作任務進行細分，落實到各自分管的科室和崗位上。同時對不同科室的檔案管理工作提出明確具體要求，確保新檔案和業(yè)務經(jīng)辦的檔案能無縫對接。優(yōu)化業(yè)務檔案的歸檔流程，讓業(yè)務檔案歸檔工作完善清晰，順暢移交。

（三）健全醫(yī)保檔案工作制度

對文件檔案的收集、整理、接受和歸檔等相關制度以及借閱移交、銷毀制度等做出明確規(guī)定，將檔案的收集、整合與歸檔等工作進一步明確化和規(guī)范化。

一是可以設置專屬檔案管理庫房，并對庫房的物理條件提出明確要求，包括氣溫、防火、防盜和防生物危害等。

二是使用密集架。將各科室的標準期限的專業(yè)性檔紙質(zhì)文檔、電子檔案和圖表等卷宗，使用密集架歸檔管理，保存醫(yī)保檔案的歷史記錄，增強檔案之間的銜接性。

三是做好醫(yī)保檔案文件的收集整理工作，要執(zhí)行統(tǒng)一科學的分類方法，依照險種、年度和業(yè)務的劃分，確保真實有效的醫(yī)保檔案收集齊全，并進行分類管理和排列。

（四）加強醫(yī)保檔案信息資源管理，實現(xiàn)信息共享

檔案的主要價值在于利用，為相關決策提供數(shù)據(jù)支持。因此醫(yī)院醫(yī)保檔案管理要順應時代發(fā)展要求，實現(xiàn)檔案信息化管理是必然趨勢，也是提高檔案利用效率的有效途徑。利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡建立檔案信息管理平臺，對新信息、新政策進行網(wǎng)絡發(fā)布和電子郵件發(fā)送服務，醫(yī)院職工可以就院內(nèi)網(wǎng)絡進行聯(lián)機公共目錄查閱，或者借助光盤、硬盤等進行檢索和下載。同時通過檔案信息管理平臺開展檔案信息咨詢服務，為不同用戶，包括醫(yī)院職工、病人、管理結構人員提供定向的信息咨詢服務。現(xiàn)代信息技術為醫(yī)保檔案的數(shù)據(jù)挖掘和開發(fā)提供了便利，檔案管理人員可以借助計算機對檔案信息進行深層次開發(fā)，創(chuàng)建二次、三次信息，提高醫(yī)保檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案服務的高質(zhì)量、針對性和高效性[3]。

（五）加強檔案信息技術人才建設

檔案信息化是醫(yī)保檔案管理的必然發(fā)展趨勢，信息和網(wǎng)絡技術在醫(yī)保檔案管理中的應用不僅能夠提高管理質(zhì)量和效率，更能挖掘和開發(fā)醫(yī)保檔案的利用價值。而信息化管理也對工作人員提出了更高要求，檔案工作人員不僅需要專業(yè)的檔案管理知識，熟知醫(yī)保政策，更要掌握相關的檔案學、信息傳播學和管理學知識。醫(yī)院為加強醫(yī)保檔案管理工作，也要積極主動加強檔案信息技術人才隊伍建設，一方面聘用有技術、有知識的新型檔案信息技術人員，擴充檔案管理隊伍，提高檔案管理工作人員的技術水平;另一方面對檔案工作人員加強崗位培訓和考核。

醫(yī)保檔案的管理關系到病人、醫(yī)院和保險機構的多方面利益，而醫(yī)保檔案的完善管理需要高端技術和科學的管理制度相結合。醫(yī)院通過健全的管理機制，對醫(yī)院醫(yī)保檔案進行有針對性、安全高效的管理，不僅能為患者提供方便，更能推動醫(yī)院管理水平的提高和升級。