淺談事業(yè)單位辦公耗材管理中存在的問題與對(duì)策

姚云霞

摘 要 隨著科技的飛速發(fā)展，事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的程度不斷提高，耗材的品種不斷增加，而采購、使用和管理這些耗材也成為事業(yè)單位的一個(gè)重要管理環(huán)節(jié)。辦公用品的種類繁多，品種也復(fù)雜多樣，如果沒有有效的管理機(jī)制，將造成辦公用品的使用不當(dāng)或浪費(fèi)。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位辦公耗材管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文在分析事業(yè)單位辦公耗材管理的重要性基礎(chǔ)上，深入探討事業(yè)單位辦公耗材管理現(xiàn)狀和存在的問題，并針對(duì)性地提出加強(qiáng)事業(yè)單位辦公耗材管理的對(duì)策措施。包括創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化資源配置;加強(qiáng)對(duì)員工節(jié)約意識(shí)的教育，節(jié)約使用辦公用品;規(guī)范辦公用品，加強(qiáng)重點(diǎn)辦公用品的監(jiān)督管理。以期為事業(yè)單位加強(qiáng)辦公耗材管理提供有價(jià)值的借鑒。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 耗材管理 問題 對(duì)策

一、引言

近年來，計(jì)算機(jī)在日常工作中得到廣泛應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新產(chǎn)品的開發(fā)、新技術(shù)的發(fā)展以及新設(shè)備的應(yīng)用，隨之而來的是辦公耗材的使用范圍也不斷擴(kuò)大。而采購、使用和管理這些耗材也成為事業(yè)單位的一個(gè)重要管理環(huán)節(jié)。近年來，國家對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)支出特別是辦公支出控制越來越嚴(yán)。辦公用品的種類繁多，品種復(fù)雜多樣，給管理也帶來一定的難度。當(dāng)前，因缺乏統(tǒng)一的管理制度和管理流程，事業(yè)單位辦公耗材管理仍然存在諸多漏洞，如果沒有有效的管理機(jī)制，將造成辦公用品的使用不當(dāng)或浪費(fèi)。作為辦公管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，很多事業(yè)單位雖然設(shè)立了相應(yīng)辦公用品管理部門，但只是簡單負(fù)責(zé)辦公用品的收發(fā)、領(lǐng)用、登記，缺乏對(duì)辦公用品使用的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，不了解使用情況，無法將責(zé)任落實(shí)到部門和責(zé)任人。無專人管理的現(xiàn)狀，給一些心思不正的人有了貪污、挪用的可乘之機(jī)。所以，加強(qiáng)辦公用品的規(guī)范管理迫在眉睫，完善辦公用品的管理和使用過程中的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)利益也有深遠(yuǎn)的意義。

二、事業(yè)單位辦公耗材管理現(xiàn)狀和存在的問題

多年來，事業(yè)單位疏于辦公耗材的使用管理，管理意識(shí)薄弱。各類事業(yè)單位大多設(shè)定以財(cái)務(wù)部門作為物資管理和監(jiān)督牽頭部門，而針對(duì)實(shí)際辦公耗材管理工作卻沒有一套行之有效的管理監(jiān)督制度。辦公耗材購置渠道呈多元化，品類繁多，信息量大，采購、入庫、存放、領(lǐng)用，財(cái)務(wù)核算整個(gè)過程應(yīng)環(huán)環(huán)相扣。財(cái)務(wù)科原本就工作繁雜沉重，面對(duì)千頭萬緒的資產(chǎn)管理就更顯得心有余而力不足。無專人專管，無法落實(shí)責(zé)任，因?yàn)闆]有一套自上而下的監(jiān)督管理制度來銜接支撐，導(dǎo)致資產(chǎn)重復(fù)購買閑置浪費(fèi)，占用資金;或部分物資因沒有庫存而無法及時(shí)供應(yīng)使用，從而影響正常工作。具體而言，當(dāng)前事業(yè)單位辦公耗材管理存在的問題主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）管理模式過于簡單，耗材無法監(jiān)管

舊的管理模式比較粗放，容易造成采購過程中采購人的腐敗問題。采購部門根據(jù)使用部門的要求進(jìn)行采購，有的由采購人員根據(jù)單位負(fù)責(zé)人要求到指定商店購買，缺什么就買什么，沒有統(tǒng)一的安排。甚至有時(shí)因?yàn)橐庇?，而讓部分人員直接去市場購買或者指定單位送貨上門，采購、使用的程序沒有統(tǒng)一性。因此，這樣的入庫失去有效性，雖然有物資保管人，但沒有嚴(yán)格的管理制度進(jìn)行壓縮，對(duì)辦公用品的流向和使用情況也沒有詳細(xì)的記錄，缺乏有效的監(jiān)管體系。

（二）節(jié)約意識(shí)不足，造成資源浪費(fèi)嚴(yán)重

由于人員結(jié)構(gòu)和素質(zhì)原因，事業(yè)單位使用辦公品以“90后”的人員比較多，節(jié)約意識(shí)不強(qiáng)。加之辦公用品的使命和監(jiān)管力度不足，致使資源浪費(fèi)嚴(yán)重。

（三）辦公用品使用無分析、無計(jì)劃

大量事業(yè)單位在辦公用品的采購和發(fā)放過程中，都是以人工手工的方式進(jìn)行記錄和操作。但辦公用品種類繁多，出入量又大，平時(shí)只流于購入，領(lǐng)用物品數(shù)量的登記、資源的流向、使用頻率都無法統(tǒng)計(jì)，很多時(shí)候只是靠保管人員記流水賬進(jìn)行估算，無法實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。很多事業(yè)單位在日常工作中，仍然利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式來管理。這種方式使管理人員無法及時(shí)了解辦公用品使用庫存實(shí)際情況。這種落后的管理模式導(dǎo)致很多管理工作在實(shí)施過程中受到阻礙，導(dǎo)致辦公用品的浪費(fèi)或在庫存閑置，無法優(yōu)化配置。一方面，部分用品采購過多，造成資金占用;另一方面，部分辦公用品采購量不足，導(dǎo)致無法及時(shí)供應(yīng)使用。因此，有必要建立起統(tǒng)計(jì)、分析流程，合理分配資源在辦公過程中使用。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位辦公耗材管理的對(duì)策措施

（一）創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化資源配置

對(duì)于原來粗放的管理模式，必須優(yōu)化更新，建立起辦公用品的日常使用監(jiān)管模式和長效動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)根據(jù)單位實(shí)際情況和工作開展方向進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化資源配置。一方面，通過各使用科室部門建立辦公用品使用量和使用計(jì)劃，減少浪費(fèi);另一方面，建立長效動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。根據(jù)單位發(fā)展方向和各使用部門實(shí)際情況，對(duì)辦公用品的種類、數(shù)量進(jìn)行選擇和采購，進(jìn)行預(yù)算管理，保證資源被最大化使用。

（二）加強(qiáng)對(duì)員工節(jié)約意識(shí)的教育，節(jié)約使用辦公用品

加強(qiáng)監(jiān)督管理只能在一定程度上提高辦公用品的使用率，但要從根本上解決問題，必須加強(qiáng)對(duì)員工節(jié)約意識(shí)的培養(yǎng)，加大宣傳力度和廣度，讓全體員工從主觀上有節(jié)約的強(qiáng)烈意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)辦公耗材的管理理解、支持和重視，時(shí)刻認(rèn)識(shí)到節(jié)約光榮，浪費(fèi)可恥。每天可以通過績效考核約束，通過對(duì)一些好的節(jié)約方式進(jìn)行典型性推廣，在潛移默化中使全體員工養(yǎng)成節(jié)約使用辦公用品的習(xí)慣。

（三）規(guī)范辦公用品，加強(qiáng)重點(diǎn)辦公用品的監(jiān)督管理

加強(qiáng)對(duì)辦公耗材的管理，減少浪費(fèi)，節(jié)約成本。分析辦公耗材的采購和供應(yīng)現(xiàn)狀，篩選使用品種，確定供應(yīng)使用目錄。由事業(yè)單位辦公室、總務(wù)科負(fù)責(zé)，制定辦公用品的目錄，目錄內(nèi)使用物品由總務(wù)科統(tǒng)一購買，實(shí)行部門負(fù)責(zé)人簽字審核和督查。對(duì)于特殊物品采取即用即供地原則，對(duì)目錄外的辦公用品的使用和去向進(jìn)行跟蹤管理，再根據(jù)各部門辦公用品的實(shí)際使用設(shè)定為重點(diǎn)物品。例如，計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)配置用品品種繁多，價(jià)格高低不一的打印紙、硒鼓、色帶、墨粉等，因采購的品牌不同，價(jià)格不同，質(zhì)量也不同。

1.實(shí)行定點(diǎn)采購制度。辦公用品的采購是管理過程中的起點(diǎn)，也是一個(gè)非常重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，構(gòu)建和落實(shí)符合實(shí)際要求的采購點(diǎn)。在相關(guān)的措施制定和具體落實(shí)過程中，可以采取招標(biāo)的方式，全方位有效考核參與競標(biāo)的單位，規(guī)范化處理整個(gè)采購流程，盡可能避免一些貪污腐敗，徇私舞弊的情況發(fā)生。辦公用品安排專人負(fù)責(zé)采購，其他人員一律不得自行采購或在指定采購點(diǎn)簽字采購。規(guī)定一次性采購金額權(quán)限，在規(guī)定權(quán)限內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人填寫“物品采購計(jì)劃”單，報(bào)分管后勤負(fù)責(zé)人審批后，由專門負(fù)責(zé)采購的人員采購。一次性采購金額超過權(quán)限的，由部門負(fù)責(zé)人填寫“物品采購計(jì)劃”單，報(bào)分管后勤的行政領(lǐng)導(dǎo)審批后，由后勤負(fù)責(zé)人和專門負(fù)責(zé)采購的人員一起采購。對(duì)采購特殊物品的，物品申請(qǐng)使用人在申請(qǐng)批準(zhǔn)后，可以在后勤負(fù)責(zé)人的陪同下一起實(shí)行采購。采購實(shí)行即購即報(bào)制度，采購人憑采購發(fā)票按財(cái)務(wù)報(bào)銷程序由分管負(fù)責(zé)人審批，使用人或?qū)嵨镓?fù)責(zé)人簽字證明后進(jìn)行報(bào)銷。

2.申報(bào)使用計(jì)劃，審批后集中采購。由各科室根據(jù)本部門的實(shí)際情況，制定本科室辦公用品的使用計(jì)劃、申請(qǐng)品種、用量，每月在規(guī)定的日期內(nèi)申報(bào)下月的辦公用品的領(lǐng)用計(jì)劃。單位指定專人核查各科室的領(lǐng)用計(jì)劃、實(shí)際使用量、科室存量、倉庫庫存數(shù)量，制訂出下月的辦公用品采購計(jì)劃，由單位后勤物資負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行集中采購。對(duì)于一些特殊的辦公用品，由單位行政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由各部門單獨(dú)采購。物資入庫由專人負(fù)責(zé)，建立一套完整的出入庫管理軟件。物資采購單位及時(shí)登記，對(duì)物品的品牌、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等參數(shù)進(jìn)行入庫登記。

3.辦公用品的申領(lǐng)。首先，單位要制定一套實(shí)施有效的辦公用品領(lǐng)用程序和制度，由后勤倉庫或總務(wù)科專門負(fù)責(zé)。物資入庫時(shí)要填寫入庫單，并由相關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)審批后交由財(cái)務(wù)科和總務(wù)科分別記賬。領(lǐng)用時(shí)填寫領(lǐng)用單，一式三份，倉庫留存一份，領(lǐng)用部門一份，交單位會(huì)計(jì)一份。領(lǐng)用時(shí)必須在管理軟件里登記使用部門、使用人、領(lǐng)用人、使用方向;同時(shí)應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)用人、發(fā)貨人、單位主要行政領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可使用。

4.加強(qiáng)內(nèi)部控制，形成牽制管理。在使用環(huán)節(jié)上也要加強(qiáng)管理控制，運(yùn)用現(xiàn)代化信息化技術(shù)手段，落實(shí)到辦公用品采購制度制定、入庫及領(lǐng)用過程中。對(duì)辦公耗材管理模式進(jìn)行改革，提高工作效率，可以使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)監(jiān)控各科室的規(guī)范。信息化管理的高效有助于提高管理質(zhì)量，對(duì)各種耗材使用率的變化以及各科室領(lǐng)取量的變化進(jìn)行全方位動(dòng)態(tài)監(jiān)控，提高工作效率，更有效地保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性，做到賬物相符，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。這樣不僅可以保證辦公用品采購、發(fā)放效率和質(zhì)量得到有效提升，而且可以保證管理制度在實(shí)踐中有效落實(shí)。按照切實(shí)的管理規(guī)范原則，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為辦公耗材的現(xiàn)代化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5.強(qiáng)化監(jiān)管，實(shí)行定期和不定期盤點(diǎn)。對(duì)于辦公用品使用要進(jìn)行全程監(jiān)控，對(duì)使用部門和物資存放部門進(jìn)行定期和不定期的盤點(diǎn)。對(duì)于辦公用品使用，部門可以由單位行政負(fù)責(zé)人牽頭，和物資負(fù)責(zé)人及部門負(fù)責(zé)人一起對(duì)本部門使用辦公用品進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)。根據(jù)當(dāng)月領(lǐng)用單以及上月庫存，結(jié)合本月耗用，進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，根據(jù)物資管理軟件的庫存進(jìn)行實(shí)物核對(duì)，如果一致月底進(jìn)行結(jié)賬，不一致再進(jìn)行核查、校對(duì)，查出問題所在。每年年末對(duì)物資存放倉庫必須進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，單位財(cái)務(wù)部門及相關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)必須監(jiān)盤。

四、結(jié)語

加強(qiáng)事業(yè)單位辦公耗材管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位應(yīng)通過統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，本著“節(jié)約開支，合理使用”的原則，制定系統(tǒng)的辦公用品的使用制度和程序，提倡節(jié)約，從我做起，從現(xiàn)在做起，從小事做起，形成聚沙成塔、集腋成裘的觀點(diǎn)，不斷通過應(yīng)用信息技術(shù)提高辦公用品的管理水平。

（作者單位為如東縣雙甸鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）

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