探討人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀及建議

裘曉萍

摘 要：人事干部檔案作為我國(guó)檔案資料的重要組成部分，對(duì)每個(gè)干部的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、實(shí)際工作情況、家庭人員關(guān)系、以及經(jīng)驗(yàn)等，都進(jìn)行了詳細(xì)地記錄，其不僅是政策實(shí)施的關(guān)鍵依據(jù)，同時(shí)也是干部工資待遇兌現(xiàn)、職稱晉升、人才提拔的重要依據(jù)。所以，做好人事干部檔案管理工作極具重要意義。只是，隨著人事制度的改革，人事檔案管理權(quán)限的下放委托、同時(shí)人事檔案的數(shù)量也有所增加，這給人事干部檔案管理工作制造了很多問(wèn)題，如何解決這些問(wèn)題便成了目前工作中所需面臨的重要考驗(yàn)。本文首先簡(jiǎn)要分析了現(xiàn)階段人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并基于此提出了幾點(diǎn)可行性的建議。

關(guān)鍵詞：人事干部;檔案管理;工作現(xiàn)狀;建議

在人事制度改革進(jìn)程加快、人事檔案管理形式多變、人事檔案數(shù)量日漸增加的背景下，我國(guó)的人事干部檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)，新形勢(shì)下對(duì)其各項(xiàng)工作的開(kāi)展也提出了更為嚴(yán)格的要求[1]。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，人事干部檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，不僅會(huì)對(duì)干部個(gè)人成長(zhǎng)晉升產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，同時(shí)也會(huì)影響到干部整體隊(duì)伍建設(shè)事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。為此，做好人事干部檔案管理工作十分重要。

1 人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）重視程度不足，管理理念及方式相對(duì)落后。人事干部檔案管理工作不僅有著較強(qiáng)的綜合性以及科學(xué)性，同時(shí)也具備著政策性以及業(yè)務(wù)性等特點(diǎn)[2]。在新的時(shí)代背景下做好該工作，可充分發(fā)揮出其引導(dǎo)的作用，并推動(dòng)干部隊(duì)伍建設(shè)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。然而，從現(xiàn)階段人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，依舊存在很多的單位，未能充分認(rèn)識(shí)到該工作的重要性以及必要性，使得工作在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中存在未及時(shí)將檔案材料登記入庫(kù)以及未規(guī)范化整理檔案的情況。再加上很多單位對(duì)人事干部檔案管理工作的重視程度不足，甚至還有部分工作人員抱著無(wú)所謂的工作態(tài)度，所以便很容易給人事干部檔案管理工作的正常進(jìn)行造成一定的阻礙。除此之外，傳統(tǒng)的管理理念以及方式方法依舊被相關(guān)工作人員應(yīng)用于人事干部檔案管理的實(shí)際工作中，這在某種程度上降低了其整體的工作效率。

2）人事干部檔案管理不夠精細(xì)化。在日常管理干部的人事檔案中，由于很多的工作單位對(duì)人事檔案的重視程度不足，加之對(duì)人事檔案管理制度的使用方式不當(dāng)，所以便很容易導(dǎo)致人事干部檔案管理工作無(wú)法充分發(fā)揮其所具有的促進(jìn)作用，并使得其在單位發(fā)展中的地位下降。除此之外，依舊存在部分地區(qū)，想當(dāng)然地認(rèn)為人事干部檔案管理工作只是用以記錄和管理干部的信息以及家庭情況、人員變動(dòng)的信息等，應(yīng)該進(jìn)入人事干部檔案的重要資料未歸檔，比如工資調(diào)整、學(xué)歷變化、職稱晉升、出入境審批干部任免等，或者進(jìn)入檔案的資料填寫不規(guī)范，存在涂涂改改的情況，忽略了其他重要的用途，所以便很容易導(dǎo)致人事干部檔案的內(nèi)容無(wú)法得到及時(shí)的更新，檔案的準(zhǔn)確度也無(wú)法得到可靠且有效的保證，從而降低了人事干部檔案管理的精細(xì)

程度[3]。

3）工作機(jī)制有待完善，管理出現(xiàn)混亂。在人事干部檔案管理工作的過(guò)程中，一人身兼數(shù)職和兼職管理的現(xiàn)象依舊存在，由于其中的部分人員自身缺乏系統(tǒng)性的理論知識(shí)以及專業(yè)性的管理經(jīng)驗(yàn)，所以便會(huì)使得其在整理和管理檔案的過(guò)程中遇到一些困難，進(jìn)而降低檔案管理的科學(xué)性、合理性以及高效性[4]。除此之外，人事干部檔案管理機(jī)制有待健全和完善，也是當(dāng)前所需面臨的重要問(wèn)題之一。如果這一問(wèn)題得不到有效的解決，則會(huì)影響人事干部檔案管理工作的順利進(jìn)行，由于缺乏機(jī)制的規(guī)范，在實(shí)際管理的過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)混亂的局面。在辦理轉(zhuǎn)接手續(xù)的過(guò)程中，如果工作流程缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，就很容易出現(xiàn)人事干部檔案的材料及數(shù)量不夠清晰等問(wèn)題。由于機(jī)制的缺失，當(dāng)人事干部檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，推脫責(zé)任以及責(zé)任不夠明確等問(wèn)題也會(huì)接踵而至。以上情況的發(fā)生，均會(huì)導(dǎo)致人事干部檔案的缺失，并帶來(lái)不同程度的損失。此外，人事干部檔案管理工作機(jī)制體系的不完善，還會(huì)導(dǎo)致材料不歸檔、存檔材料真實(shí)度不足等問(wèn)題的發(fā)生，這對(duì)其職能的發(fā)揮勢(shì)必會(huì)造成不良影響。

4）檔案管理人員素質(zhì)有待提升，管理效率較低。從現(xiàn)階段人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，相關(guān)管理人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，普遍存在年齡偏大、整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不高的情況，這也是導(dǎo)致人事干部檔案管理信息化水平較低的重要原因所在[5]。由于很多的工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，采用的依舊是手工操作的方法，所以難免會(huì)致使日常工作變得尤為繁瑣，使得工作效率久久難以提升。在過(guò)程中，甚至還出現(xiàn)了人為篡改檔案信息的現(xiàn)象，這不管是對(duì)人事干部檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化開(kāi)展還是對(duì)管理工作的信息化建設(shè)，都帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。

2 人事干部檔案管理工作的建議

1）不斷加強(qiáng)對(duì)人事干部檔案管理工作的重視程度和領(lǐng)導(dǎo)?！陡刹咳耸聶n案工作條例》的頒布，不僅對(duì)人事干部檔案管理機(jī)制及其范圍等進(jìn)行了進(jìn)一步的完善，而且也為全方位監(jiān)管工作的順利開(kāi)展提供了可靠的保障[6]。在新的時(shí)代背景下，各個(gè)工作單位應(yīng)積極響應(yīng)號(hào)召，提高對(duì)人事干部檔案管理工作的重視程度，在單位內(nèi)部設(shè)立專門的干部人事檔案管理部門并選拔和錄用年輕的專業(yè)人員專職負(fù)責(zé)相關(guān)事宜，以此才能推動(dòng)人事干部檔案信息搜集和整理、歸檔和存檔等工作的順利開(kāi)展。

2）加快人事干部檔案管理工作的信息化建設(shè)。為提高人事干部檔案管理工作的效率及質(zhì)量，并促使其向著精細(xì)化、科學(xué)化和高效化的方向發(fā)展，則需借助信息技術(shù)手段推動(dòng)信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)前，干部信息管理系統(tǒng)已經(jīng)得到了更進(jìn)一步的應(yīng)用，其可借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將干部大量的信息進(jìn)行掃描上傳存儲(chǔ)，有條件的情況下開(kāi)發(fā)人事干部信息系統(tǒng)，為工作的順利開(kāi)展提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。另外，相關(guān)的工作單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)硬性條件以及軟性條件的完善，并對(duì)各類硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新，以確保檔案信息的收集、整理、歸檔以及存檔等各項(xiàng)工作都能夠順利進(jìn)行。除此之外，還應(yīng)對(duì)管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行定期的維護(hù)，不斷加快自動(dòng)化與智能化管理的步伐。

3）不斷完善人事干部檔案管理機(jī)制和體系。為推動(dòng)人事干部檔案管理工作向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的方向開(kāi)展，還應(yīng)對(duì)相關(guān)的機(jī)制體系進(jìn)行不斷的完善。在日常管理工作中，不管是在使用檔案的環(huán)節(jié)，還是在傳遞或?qū)徍藱n案信息等環(huán)節(jié)，都需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過(guò)制度保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。此外，為提高檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及可靠性，還需制定相應(yīng)的考核制度以及責(zé)任制度，嚴(yán)厲打擊失職行為。

4）不斷提高人事干部檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。針對(duì)管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，各個(gè)工作單位應(yīng)在選聘人員的環(huán)節(jié)中進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，將人事干部檔案管理工作安排給專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較高以及業(yè)務(wù)能力相對(duì)較強(qiáng)的人員。對(duì)于現(xiàn)有的管理人員，也需進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)，以此來(lái)提升其綜合素質(zhì)及能力。而為了進(jìn)一步提升工作人員的積極性和主動(dòng)性，相關(guān)單位還需對(duì)薪酬待遇、工作條件等進(jìn)行不斷的完善。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在進(jìn)行人事干部檔案管理的過(guò)程中，還是存在著案卷質(zhì)量有待于提高以及管理手段相對(duì)落后等問(wèn)題。為提升人事干部檔案管理工作水平，在新的時(shí)代背景下，則需要基于現(xiàn)階段的管理現(xiàn)狀，對(duì)管理舉措進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，以此才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更好地服務(wù)于方針政策的制定和實(shí)施，以及黨的干部路線。

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