關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

李德強(qiáng)

摘 要：本文從管理意識(shí)、管理機(jī)制、人才素養(yǎng)三方面闡述事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理存在的現(xiàn)狀問題，并結(jié)合實(shí)際問題提出創(chuàng)新管理優(yōu)化服務(wù)、完善單位管理體系、培養(yǎng)專業(yè)型人才等管理思路，創(chuàng)新管理形式。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;思路創(chuàng)新;信息化

事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理為重點(diǎn)工作之一，有效的管理工作利于對(duì)檔案的合理使用，同時(shí)保護(hù)重點(diǎn)檔案信息，提高檔案利用效率，發(fā)揮其價(jià)值，加速單位發(fā)展。然而，實(shí)際上，此項(xiàng)工作還面臨多種現(xiàn)實(shí)問題，導(dǎo)致管理實(shí)效不明顯，對(duì)此，急需找到管理工作全新思路，改善管理方式。

1 事業(yè)單位中檔案管理現(xiàn)狀問題

1.1 管理意識(shí)創(chuàng)新度不足

當(dāng)前為信息時(shí)代，科技的發(fā)展加速了檔案管理的工作改革，在事業(yè)單位展開此項(xiàng)管理工作過程，管理觀念和管理質(zhì)量、效率等方面存在密切聯(lián)系?？v觀當(dāng)前部分事業(yè)單位在此項(xiàng)管理的工作現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，使用的管理模式和思想相對(duì)陳舊，對(duì)管理質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，使事業(yè)單位此項(xiàng)工作和時(shí)代發(fā)展的不協(xié)調(diào)。與此同時(shí)，單位當(dāng)中對(duì)于檔案管理相關(guān)工作的投入力度不夠，缺乏資金的支持，難以為信息化管理配備完善的軟件、硬件等，管理方式還處于手動(dòng)管理層面。此外，管理者在工作過程創(chuàng)新意識(shí)缺乏，加之需要處理單位中各項(xiàng)瑣碎事務(wù)，影響檔案管理實(shí)效。信息技術(shù)為管理工作提供全新方向，但是當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理層面上還處于傳統(tǒng)管理階段，難以高效利用信息化手段展開各項(xiàng)工作[1]。

1.2 管理體系有待完善

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在管理體系、管理制度等方面存在滯后性，沒有結(jié)合具體管理工作需求，加以完善，導(dǎo)致管理體系和當(dāng)前檔案管理具體工作的開展不適應(yīng)。具體分析存在以下兩方面問題：其一，各個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部在檔案管理方面的制度較為統(tǒng)一，但是不同事業(yè)單位性質(zhì)不相同，因此檔案管理重點(diǎn)也有所不同，對(duì)于個(gè)別單位，管理制度可能不適用實(shí)際工作，或者和工作之間不匹配。與此同時(shí)，在管理機(jī)制中缺乏激勵(lì)制度，難以激發(fā)該崗位人員工作積極性，長(zhǎng)期下去形成惰性思維，在崗位上安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取。其二，部分事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理相關(guān)機(jī)制相對(duì)完善，但是卻獨(dú)立于單位總體管理機(jī)制之外，對(duì)于檔案管理崗位職責(zé)的限定缺乏，導(dǎo)致管理環(huán)節(jié)存在執(zhí)行力度不足問題，此時(shí)，制度也成為“擺設(shè)”，難以發(fā)揮監(jiān)督作用。

1.3 人才專業(yè)能力不足

事業(yè)單位中，檔案管理人才綜合能力不足，是制約此項(xiàng)工作發(fā)展的重要因素。由于人員管理檔案過程缺乏安全意識(shí)，導(dǎo)致重要檔案外泄，利用效率低。在信息化管理環(huán)境下，部分人才工作能力難以達(dá)到專業(yè)化的管理要求，對(duì)于管理系統(tǒng)、軟件等操作流程不熟悉，對(duì)檔案信息的安全認(rèn)識(shí)薄弱，難以高效參與到管理當(dāng)中。因此，為改善當(dāng)前事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理現(xiàn)狀，需要從人才培養(yǎng)方面入手，加大力度培養(yǎng)“復(fù)合型”崗位人才。

2 事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作思路

2.1 創(chuàng)新管理優(yōu)化服務(wù)

為轉(zhuǎn)變當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理相關(guān)工作方面存在的問題，轉(zhuǎn)變被動(dòng)、單一、落后的管理方式，提高事業(yè)單位當(dāng)中檔案的利用效率，提高管理質(zhì)量，促使該工作良性發(fā)展。在信息化背景下，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，應(yīng)時(shí)代要求，將信息數(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)等充分應(yīng)用在工作當(dāng)中，優(yōu)化服務(wù)形式，創(chuàng)新管理思路，淘汰落后管理方式。所以，當(dāng)前，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，為事業(yè)單位此項(xiàng)工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。具體而言，需要做到以下幾方面，加速檔案管理相關(guān)工作思路的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。

第一，轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，事業(yè)單位上至領(lǐng)導(dǎo)層，下至檔案管理基層崗位員工，需要樹立全新的工作意識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息化管理對(duì)于事業(yè)單位此項(xiàng)工作的重要影響。同時(shí)，在管理實(shí)踐當(dāng)中，重視新思想、新方法等的應(yīng)用，形成上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制，明確檔案管理要求，落實(shí)檔案管理具體工作，實(shí)現(xiàn)高效管理。第二，加大投入力度，特別是信息化方面的投入。檔案管理涉及信息錄入、存儲(chǔ)、使用等方面的工作，無論是對(duì)檔案進(jìn)行管理，還是提供檔案信息利用服務(wù)，使用信息化方式展開管理可發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，完成檔案的綜合管理與利用。如：在信息化管理下，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位當(dāng)中傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，在檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中保存，使用分類技術(shù)完成檔案類別的歸類和整理，形成電子檔案資料，在檔案的使用過程，只需在檢索關(guān)鍵詞，即可快速查找。要實(shí)現(xiàn)以上管理目的，需要事業(yè)單位加大信息化建設(shè)力度，完善軟件、硬件等配置，結(jié)合單位中檔案管理實(shí)際需求，購買管理軟件，購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)備，同時(shí)做好系統(tǒng)維護(hù)，保護(hù)檔案信息管理安全，為信息化管理提供基礎(chǔ)[2]。第三，在事業(yè)單位優(yōu)化服務(wù)手段過程，可還建立智能管理平臺(tái)，對(duì)檔案展開數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)機(jī)密檔案的安全管理，普通檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，便于相關(guān)人員展開檔案利用，優(yōu)化事業(yè)單位的服務(wù)方式。

2.2 完善單位管理體系

在事業(yè)單位當(dāng)中，展開檔案管理需要系統(tǒng)規(guī)范和整體指導(dǎo)，才能保證各項(xiàng)工作順利開展。因此，需要不斷對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理相關(guān)機(jī)制加以優(yōu)化，為管理工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。單位中的管理工作涉及服務(wù)創(chuàng)新、設(shè)施更新等，以上內(nèi)容的完善需要制度支持，對(duì)具體工作提供指導(dǎo)。與此同時(shí)，相關(guān)人員還需意識(shí)到按照管理需求，對(duì)制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)化改革，不斷優(yōu)化，使其發(fā)揮作用，加速事業(yè)單位此項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。面對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理方面的制度挑戰(zhàn)，需要持續(xù)建設(shè)單位制度，完善管理機(jī)制，確保管理工作具體落實(shí)。具體可從以下兩方面入手：

第一，從事業(yè)單位目前的檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，找出原有管理體系中存在的不足，有針對(duì)性地將缺陷改革與更新，深入剖析、重新建構(gòu)，按照檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)特征以及工作需求，對(duì)管理體系加以改進(jìn)，適度創(chuàng)新。第二，根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)，分析事業(yè)單位中檔案管理崗位工作特點(diǎn)，精準(zhǔn)找出當(dāng)前管理制度的創(chuàng)新路徑。例如：為適應(yīng)事業(yè)單位信息化管理需求，在管理機(jī)制中，需要明確檔案信息安全方面的管理制度，管理崗位對(duì)人才信息化能力的要求，制定出檔案管理統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)等。此外，為保證人員在管理崗位的工作熱情，還需對(duì)原有激勵(lì)制度加以完善，充分發(fā)揮信息化管理功能，展開崗位監(jiān)管、明確獎(jiǎng)懲，在崗位表現(xiàn)優(yōu)異的人員可獲得物質(zhì)或者金錢等獎(jiǎng)勵(lì)，反之，給予適當(dāng)處罰，通過以上方面逐漸完善事業(yè)單位中檔案管理機(jī)制。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)型人才

管理人才是單位中檔案管理實(shí)踐者，其素質(zhì)和工作質(zhì)量息息相關(guān)。對(duì)此，事業(yè)單位需要重視人才培養(yǎng)，建立專項(xiàng)機(jī)制，培養(yǎng)檔案管理崗位現(xiàn)有人才，逐漸轉(zhuǎn)變其落后的管理觀念，提升其業(yè)務(wù)能力，為管理工作儲(chǔ)備人才。具體而言可通過以下方面展開人才培訓(xùn)工作：

第一，將事業(yè)單位思政工作作為載體，實(shí)施管理理念相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)。結(jié)合信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出的工作要求，逐漸完善培訓(xùn)機(jī)制，重點(diǎn)培訓(xùn)管理人才服務(wù)意識(shí)，秉承科學(xué)管理觀念，保證自身素質(zhì)和崗位要求相符，提高其檔案管理過程信息安全方面的意識(shí)，保護(hù)檔案隱私。第二，重點(diǎn)加強(qiáng)管理人才信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理崗位工作差異，為人員展開專項(xiàng)培訓(xùn)。如：邀請(qǐng)專家到單位中向人員講解信息化管理理論知識(shí)，并由專業(yè)技術(shù)人才為管理人員提供技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，同時(shí)，為其講解檔案信息安全知識(shí)，在全方位的培訓(xùn)下，指導(dǎo)管理人才使用先進(jìn)的理論、技術(shù)等展開管理工作[3]。

3 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位要完善內(nèi)部檔案管理，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思路，發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，著力構(gòu)建完善的管理機(jī)制，加大力度培養(yǎng)專業(yè)人才，為此項(xiàng)工作順利開展提供全方位保障。

參考文獻(xiàn)

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