淺議集團(tuán)公司集中采購模式

侍曉雯

摘要：隨著商業(yè)環(huán)境不斷變化，經(jīng)濟(jì)全球化、信息技術(shù)進(jìn)步和客戶需求升級帶來了商業(yè)模式的改變和管理方式的變革。企業(yè)集團(tuán)公司以將分散固化采購流程轉(zhuǎn)變?yōu)榧胁少彽哪Ｊ?，不僅可以有效降低集團(tuán)采購成本，提高企業(yè)資金利用率，而且可以通過增加管控提高集團(tuán)公司管理水平，因此對企業(yè)發(fā)展有著重要的推動作用;但與此同時集團(tuán)公司集中采購在實際運(yùn)營過程中仍然會受各方面因素的影響，出現(xiàn)一些決策或操作層面的問題，因此分析集中采購的主要常見問題并采取針對性策略，優(yōu)化集中采購模式，是確保集團(tuán)公司采購職能價值實現(xiàn)的必要條件。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)公司;集中采購;模式改進(jìn)

引言

集團(tuán)公司集中采購模式即集團(tuán)通過建立統(tǒng)一的物資集中采購部門，并實行集團(tuán)成員單位所需物資集中采購的形式，對集團(tuán)采購資源做實時管理，保障企業(yè)集團(tuán)整體利益能夠得到有效維護(hù)。這種模式可以滿足集團(tuán)公司各單位運(yùn)用大量物資的基本需求，降低物資采購成本和其他相關(guān)成本，從而最大限度減少傳統(tǒng)分散式采購所造成低效率和高消耗等問題。但是在執(zhí)行集中采購實踐中，需要企業(yè)政策制定部門、采購執(zhí)行部門、生產(chǎn)接收部門和財務(wù)監(jiān)控部門等共同協(xié)調(diào)參與，因此對企業(yè)整體管理水平要求較高。除此之外，在操作層面，采購流程銜接性要求極高，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會導(dǎo)致集中采購目標(biāo)無法達(dá)到預(yù)期效果。

一、集團(tuán)公司集中采購模式運(yùn)營中存在的典型問題分析

（一）企業(yè)管理機(jī)制不完善

有的集團(tuán)公司在施行集中采購模式后，整個運(yùn)營流程仍然是按照以往的常規(guī)采購程序來開展。集中采購部門和各個子分公司采購依然各自為政，采購需求無法集中，或者集中采購物資無法滿足集團(tuán)單位的實際需求，或者無法根據(jù)公司實際需求靈活調(diào)整流程，因此導(dǎo)致集中采購效率低下，造成極大的人力、財力等資源浪費(fèi)，對企業(yè)盈利乃至企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)產(chǎn)生重大影響。

（二）監(jiān)督約束性不足

集團(tuán)公司集中采購?fù)ǔ未紊婕安少徑痤~相對較大，如果財務(wù)監(jiān)督部門工作執(zhí)行不到位，沒有形成對集中采購的審核和監(jiān)控，或者相應(yīng)工作人員責(zé)任約束性差，審核驗收敷衍了事是形式化作業(yè)很可能滋生貪污腐敗問題，不僅集中采購模式的優(yōu)勢無法體現(xiàn)，更是會也對企業(yè)利益造成損害[1]。

二、集團(tuán)公司集中采購優(yōu)化方案

（一）建立完備的集中采購管控體系

針對目前集團(tuán)公司集中采購模式所存在的各種問題，特別是上文分析的第一個問題，企業(yè)必須從解決弊端的角度思考，從集團(tuán)管理的基本層面出發(fā)，建設(shè)并努力健全集團(tuán)集中采購管控體系：設(shè)定匹配的組織管理架構(gòu)并明確各職能部門的職責(zé);設(shè)置具體的管理流程和授權(quán)審批制度和政策;研究調(diào)查采購流程并進(jìn)行設(shè)計和優(yōu)化;建立人員崗位培訓(xùn)計劃、績效考核目標(biāo)和方式，以確保集中采購的功能在集團(tuán)公司優(yōu)勢充分得到實現(xiàn)。

假定集團(tuán)公司的管理決定是由原來的各下屬經(jīng)營單位各自采購，轉(zhuǎn)換為建立總部集中采購模式，那么基本思路需要設(shè)立集團(tuán)總部采購部門，由集團(tuán)總部授予明確的采購權(quán)限，需要制定采購政策，將財務(wù)部審核和監(jiān)督職能融入該政策或制度，使相關(guān)財務(wù)人員明確在何種條件下或者如何進(jìn)行監(jiān)控，比如授權(quán)簽字人、授權(quán)簽字金額，采購政策執(zhí)行情況審查等等。

在具體執(zhí)行方面，集團(tuán)公司任然需要根據(jù)實際情況主動調(diào)整管理流程;比如對采購期間所涉及各種作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和物資信息全面歸入審核并定期根據(jù)財務(wù)核算報告進(jìn)行調(diào)整;比如按照績效考核的方式，保障各部門在實際采購中能夠“條理清晰，各司其職”，防止采購效率低下的情況出現(xiàn);比如執(zhí)行采購時，相關(guān)資料必須做好登記記錄，并周期對相關(guān)資料進(jìn)行審查，規(guī)避任何物資數(shù)據(jù)出錯的狀況發(fā)生，以此建立完備的集中采購管控體系。

（二）明確采購過程資源利用最大化

執(zhí)行集中采購的采購部門，在供應(yīng)商選擇、采購項目立項評估、采購流程執(zhí)行時，需要嚴(yán)格按照公司采購政策和流程進(jìn)行采購工作，保障采購過程的各種資源能夠得到高效利用，注重采購質(zhì)量和物資運(yùn)輸成本、人工成本的合理把控。

比如在集團(tuán)內(nèi)部準(zhǔn)確了解需求標(biāo)準(zhǔn)，需求量和可儲存物資量，并做好數(shù)據(jù)管理。同時建立供應(yīng)商管理庫，及時收集報價信息，做好實時溝通，進(jìn)行三方比價等;同時需要對采購中重要信息、審查指標(biāo)、合同內(nèi)容做預(yù)先研討，不合理處第一時間進(jìn)行修正，將采購期間可能出現(xiàn)的矛盾紛爭風(fēng)險降至最低。

財務(wù)部門需要深入合作，不僅需要定期評估合作供應(yīng)商，提供風(fēng)險提示;在進(jìn)行實際采購時，更需要認(rèn)真審核合同簽字權(quán)限、支付要求等;同時日常經(jīng)營中，需要定期提供相應(yīng)的采購、運(yùn)輸、倉儲成本和管理費(fèi)用等信息報告，以保證集團(tuán)整體資源利用。

（三）提高相關(guān)工作人員綜合專業(yè)素質(zhì)

集團(tuán)采購中，采購與招標(biāo)管理工作者必須具備超強(qiáng)的綜合專業(yè)素養(yǎng)。集團(tuán)公司要從培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)復(fù)合型采購人才入手，做好周期性培訓(xùn)計劃，并在此基礎(chǔ)上完善培訓(xùn)考核機(jī)制，豐富獎懲措施要求，提高全員責(zé)任意識和工作積極性 [2]。

（四）強(qiáng)化審核監(jiān)督執(zhí)行力度

強(qiáng)化審核監(jiān)督執(zhí)行力度，審計監(jiān)察部門必須及時協(xié)助采購部門完成采購事項，組建信息化監(jiān)控對整個采購全程進(jìn)行實時監(jiān)測，從開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)相應(yīng)監(jiān)督部門便要主動介入，實時性的糾正集中采購期間所存在任何對企業(yè)不利的行為，確保采購活動可以在公正、公平的環(huán)境下進(jìn)行。尤其對于資金鏈要全程跟蹤，發(fā)現(xiàn)任何違法參與事件，要立即予以處理調(diào)查，追究涉事人法律責(zé)任;除此之外監(jiān)督部門還要從實際出發(fā)對集中采購審計監(jiān)督機(jī)制做好適度更新和完善，定期優(yōu)化審計方法以增加物資采購審計監(jiān)管實效性，使集團(tuán)公司集中采購效果能夠完全達(dá)到預(yù)期。

結(jié)束語

綜上所述，通過對集團(tuán)公司集中采購模式分析，可以看出在實踐期間必須從建立完備的集中采購管控體系、明確各職能職責(zé)、提高相關(guān)工作人員綜合專業(yè)素質(zhì)、強(qiáng)化審核監(jiān)督執(zhí)行力度等方面出發(fā)，才能確保集中采購模式價值充分得到發(fā)揮，真正達(dá)到為集團(tuán)公司發(fā)展節(jié)約成本的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]漆大山，范仕軍，郭陸軍.基于組織管理層次的建筑企業(yè)集中采購運(yùn)行機(jī)制研究[J].建筑經(jīng)濟(jì)，2019，40（02）：27-30.

[2]遠(yuǎn)振海，許賀龍，白巍，劉瑞敏.大型集團(tuán)企業(yè)集中采購方法研究[J].中國物流與采購，2018（08）：74-75.

[3]張蓓.企業(yè)集團(tuán)公司集中采購模式探討[J].中國經(jīng)貿(mào)，2015， 26（17）：89.