淺析城建檔案管理信息化建設(shè)的意義及對(duì)策

崔鳳榮

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面都開(kāi)始進(jìn)行信息化建設(shè)，致力于提高工作質(zhì)量和效率，降低人力資源方面的成本，提高信息傳播過(guò)程中產(chǎn)生的價(jià)值。在城建管理領(lǐng)域中，檔案對(duì)于一個(gè)城市、一個(gè)國(guó)家的發(fā)展有著重要的意義，它是城市發(fā)展建設(shè)的銘記，是反思城市建設(shè)不足的依據(jù)。信息化建設(shè)對(duì)于城建檔案管理而言十分重要，能夠大幅度提高城市建設(shè)檔案的管理和開(kāi)發(fā)效果，為今后的城市建設(shè)提供充分的證據(jù)。本文從信息化建設(shè)對(duì)城建檔案管理的意義入手，分析城建檔案管理信息化中存在的問(wèn)題，探討城建檔案管理信息化建設(shè)的具體措施，提高城建檔案管理的信息化水平。

【關(guān)鍵詞】城建檔案管理;信息化建設(shè);意義;對(duì)策

城市建設(shè)檔案管理體系中通常包括工業(yè)民用建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、公用設(shè)施工程、交通工程、園林建設(shè)工程、環(huán)境衛(wèi)生工程、防災(zāi)應(yīng)急工程、地下管線(xiàn)隱蔽工程等工程建設(shè)的檔案，檔案中包含具有保存價(jià)值的文字、圖紙、表格、聲像資料。使檔案利用者能夠通過(guò)利用檔案盡可能還原和了解城市建設(shè)工程。城市建設(shè)工程竣工后三個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位需要將符合檔案館要求的工程資料歸檔，如有資料不齊全的情況則需要限期補(bǔ)充。如果是停建、緩建、撤銷(xiāo)的建設(shè)工程檔案則需要暫時(shí)由建設(shè)企業(yè)保管或向檔案館移交，保證城市建設(shè)檔案的完整。因此，城市建設(shè)檔案中保存著數(shù)量龐大的城市建設(shè)工程資料，管理和調(diào)用難度都很大，城建檔案信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。

一、城建檔案信息化建設(shè)對(duì)城建檔案管理的意義

（一）信息化建設(shè)改變了城建檔案的收集、儲(chǔ)存方式

傳統(tǒng)城建檔案的載體主要是紙質(zhì)文件，需要大量的人工力量來(lái)進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、編號(hào)、管理，需要面積龐大的檔案館來(lái)存放逐年增加的紙質(zhì)檔案。進(jìn)行信息化建設(shè)后，城建檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)對(duì)城建檔案進(jìn)行掃描錄入、自動(dòng)編號(hào)、電子檔案儲(chǔ)存操作，將海量的城建檔案以節(jié)約空間、方便保存的形式進(jìn)行管理，且方便調(diào)閱。

（二）信息化建設(shè)提升了城建檔案管理的效率

當(dāng)紙質(zhì)的城建檔案文件轉(zhuǎn)化為電子版形式后，能夠在城建檔案館中進(jìn)行登記和錄入，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索、按權(quán)限調(diào)閱等功能，這樣就將大量的原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為更容易利用的形式，有效提高城建檔案的管理效率。在信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案館管理人員主要工作為掃描和錄入，且后續(xù)節(jié)約了對(duì)紙質(zhì)文件的防火、防潮等管理工作時(shí)間，有效提高了城建檔案館工作人員的工作效率。

二、城建檔案管理信息化中存在的問(wèn)題

（一）管理技術(shù)人才力量的落后

城建檔案管理的信息化建設(shè)并不是簡(jiǎn)單的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，而是需要建立起一套行之有效的城建檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，建立起一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效便捷管理的信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案的有效管理。想要進(jìn)行城建檔案的信息化管理，需要專(zhuān)業(yè)過(guò)硬的信息化人才，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)、管理和升級(jí)，否則，再先進(jìn)的技術(shù)和平臺(tái)在缺乏專(zhuān)業(yè)人才操作的情況下也很難發(fā)揮作用。

（二）城市建設(shè)領(lǐng)域中檔案的整體信息化程度有限

城建檔案管理的信息化是指對(duì)全部有保存價(jià)值文件的信息化管理，但在城市建設(shè)工程開(kāi)展過(guò)程中，很多檔案文件還是以紙質(zhì)形式存在的，工程竣工后移交給城建檔案館的文件也并非都是電子版的，需要檔案館工作人員進(jìn)行后續(xù)的掃描、手工錄入處理。且城建檔案館中對(duì)計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用還流域表面，數(shù)據(jù)庫(kù)主要優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)，使得城建檔案在應(yīng)用中只能進(jìn)行簡(jiǎn)單檢索，卻不能在數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)閱出完整的城建工程檔案。這樣的檔案信息化管理程度影響了城建檔案的應(yīng)用水平。

三、城建檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）建設(shè)城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

只有當(dāng)城市建設(shè)工程檔案遵循統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范時(shí)，建設(shè)企業(yè)移交到城建檔案館的工程文件才能夠更順暢的對(duì)接檔案管理系統(tǒng)，提高城建檔案館工作人員的歸檔管理質(zhì)量和效率。且在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、圖表標(biāo)準(zhǔn)等方面都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的情況下，城建檔案館的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)更有效地細(xì)節(jié)檢索，提高城建檔案的檢索質(zhì)量和調(diào)閱成功率，提高城建檔案管理的信息化程度。

（二）加強(qiáng)對(duì)城建檔案館的基礎(chǔ)信息化設(shè)施建設(shè)

在城建檔案館的信息化建設(shè)中，要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)信息化設(shè)施的建設(shè)，配備檔案電子檔管理所需要的掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、光盤(pán)刻錄儀等，為城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)房，為實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)對(duì)城建檔案館工作人員的信息化建設(shè)

城建檔案館的信息化建設(shè)離不開(kāi)工作人員的執(zhí)行，離不開(kāi)一支專(zhuān)業(yè)的信息化管理人才隊(duì)伍，因此，城建檔案館必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的信息化專(zhuān)業(yè)水平。城建檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極組織工作人員進(jìn)行分批培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，使他們?cè)跈n案數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)上線(xiàn)運(yùn)行前就掌握正確使用的方法，明確系統(tǒng)各功能的使用標(biāo)準(zhǔn)，明了系統(tǒng)的安全操作規(guī)格，從而從操作人員的角度上為城建檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。城建檔案館工作人員要嚴(yán)格遵守檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間限制，對(duì)建設(shè)單位移交的城建檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查和鑒定，對(duì)于內(nèi)容缺失、有誤的應(yīng)暫不歸檔且要求限期整改，確定無(wú)誤后方可進(jìn)行歸檔;對(duì)于內(nèi)容完整無(wú)誤的城建檔案及時(shí)規(guī)范地進(jìn)行歸檔處理，保證城建檔案順利保存在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，能夠被城建檔案系統(tǒng)平臺(tái)用戶(hù)正常檢索和調(diào)用。城建檔案管理工作人員要嚴(yán)格遵守系統(tǒng)安全操作標(biāo)準(zhǔn)，不在系統(tǒng)內(nèi)部計(jì)算機(jī)上插入來(lái)歷不明的U盤(pán)、硬盤(pán)，不在館內(nèi)計(jì)算機(jī)上登錄不明網(wǎng)站，不隨意交出身份認(rèn)證和動(dòng)態(tài)口令等安全權(quán)限，定期運(yùn)行防火墻和安全查殺軟件，定期對(duì)重要的新歸檔城建檔案進(jìn)行備份刻錄。城建檔案館工作人員要承擔(dān)起保證檔案管理信息化系統(tǒng)安全運(yùn)行的重要責(zé)任。

四、結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，為城建檔案管理的信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，為提高城建檔案管理效率和應(yīng)用質(zhì)量帶來(lái)機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。想要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的城建檔案管理工作方式，提高城建檔案信息化管理水平，城建檔案館需要從管理標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)設(shè)施、工作人員等多個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的信息化。

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