信息化管理在工程監(jiān)理項目中的應用

李麗娥

摘要：當今社會公路工程的數(shù)量和規(guī)模在不斷擴大，在公路工程管理之中，監(jiān)理檔案的管理起到關鍵性的作用，良好的監(jiān)理檔案管理不僅可以充分體現(xiàn)出公路工程施工監(jiān)理的水平，同時也可以為后續(xù)的工程施工監(jiān)理提供重要的參考依據(jù)，更可以有效避免不必要的工程糾紛發(fā)生?；谶@樣的情況，本文就對項目檔案信息化管理進行分析，希望通過本文的分析，可以對當今公路工程之中監(jiān)理項目檔案的信息化管理提供出一定的參考依據(jù)。

Abstract： The number and scale of highway projects in society today are constantly expanding. In highway engineering management， the management of supervision files plays a key role. Good supervision file management not only can fully reflect the level of highway construction supervision， but also can provide an important reference basis for the follow-up engineering construction supervision， and can effectively avoid unnecessary engineering disputes. Based on this situation， this article analyzes the informatization management of project archives. This paper hope that through this analysis， it can provide a certain reference for the informatization management of supervision project archives in highway engineering today.

關鍵詞：公路工程;項目監(jiān)理檔案;信息化管理

Key words： highway engineering;project supervision files;informatization management

中圖分類號：TP399? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2020）11-0223-03

0? 引言

中山市翠亨快線工程屬于中山到順德快速路工程之中的一個部分。在該項目的建設過程中，按照一級公路的標準進行建設，設計車速為每小時八十公里，路基的寬度是32m，路面為瀝青混凝土結構。其中有大約52.69m3屬于軟土路基，有一座5.3km長的特大橋梁，六座2.5km的大橋梁和2座120m的小橋梁。匝道橋566m/2座，涵洞312m/11座，隧道711m/2座，路基土石方262萬m3。本文就是對該項目監(jiān)理檔案的信息化管理進行分析。

1? 本項目監(jiān)理檔案的信息化管理分析

1.1 檔案管理體系、收集歸檔的原則分析

①總監(jiān)辦檔案管理機構以項目總監(jiān)為領導，主要負責對資料的管理體系進行監(jiān)管，其中包括綜合辦公室、工程管理部、工程合約部、檔案室以及試驗室，分別負責開展各自職責內(nèi)各項檔案資料工作，現(xiàn)場監(jiān)理員、試驗員分別配合，確?，F(xiàn)場技術措施順利實施[1]。

②檔案的收集以及歸檔原則：在檔案的收集以及歸檔工作之中，應該嚴格按照《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1-2004、JTG F80/2-2004）之中的相關要求來進行，保障檔案資料的真實性和準確定，將建設工程活動之中的所有內(nèi)容都反映出來，并保障檔案的齊全，打印內(nèi)容的清晰、裝訂的整齊等。

③項目檔案引用了二維碼技術，同時根據(jù)施工范圍以及施工內(nèi)容的需要，在進行檔案的管理工作之中，應該按照統(tǒng)一領導分級管理的方式來進行管理，圖1和圖2就是其管理組織圖和二維碼圖。

1.2 監(jiān)理內(nèi)業(yè)信息的特點分析

①因為檔案信息之中所涉及到的部門、環(huán)節(jié)、專業(yè)以及渠道都很多，并且工程的施工過程中也存在較大的變化，處理的方式又多樣化，因此信息量大。

②信息系統(tǒng)性強。受一次性或者是單件性特點約束，即使是個其他項目的類型相似，但是因為地點與施工單位等的差異，也會導致信息特點的差異，這就為信息系統(tǒng)的建立和應用創(chuàng)造了條件。

③信息傳遞中的障礙多。在信息的傳輸過程中，地區(qū)、部門、專業(yè)以及途徑等的落后，或對信息的重視與理解能力、經(jīng)驗、知識的限制。

④信息的滯后現(xiàn)象。信息通常需要在整理、加工、傳遞之后才可以被決策者獲取到，所以信息就有著一定的滯后性。如果信息不能及時反饋，就很可能對決策造成不利影響。

1.3 內(nèi)業(yè)管理的系統(tǒng)化分析

①項目進場之初，主動對接竣工檔案移交單位。通過檔案公司的提前介入，可以正確指導施工之中的資料收集、填寫、整理以及歸檔等的工作，確保工程完工檔案及時移交。在此過程中，業(yè)主不定期組織了檔案培訓，這對于檔案管理工作的提升十分有利。同時，在管理的過程中，總監(jiān)辦也會組織所有的專業(yè)監(jiān)理工程師進行內(nèi)業(yè)資料的填寫規(guī)范用語的討論，對所有單位進行分部分項工程劃分完整并審核，向業(yè)主報備，建立本項目基本信息網(wǎng)。

②開工后：與建設單位溝通過程中信息文件傳遞渠道，統(tǒng)一歸口傳遞。保證傳遞及時、準確、完整。

③掌握信息來源，進行信息收集，包括所有的監(jiān)理日報、日記、月報、周報以及所有的巡視記錄，通知單或者是工作聯(lián)系單，以及過程中所有的檢查記錄、驗收記錄以及評定記錄等。

④處理的方式：在進行信息的處理過程中，主要是通過手工結合計算機的方式進行處理。

⑤總監(jiān)辦專門針對內(nèi)業(yè)組織監(jiān)理工作布置，各職能部門秉承公司重視內(nèi)業(yè)的管理精神，對總監(jiān)辦自身內(nèi)業(yè)要求嚴格，同時在開工前期就對內(nèi)業(yè)管理用表、往來文件進行統(tǒng)一，統(tǒng)一監(jiān)理工作用語并上墻，規(guī)范驗收牌、影像資料等水印信息。

⑥監(jiān)理公司重視檔案管理工作，總工會不定期對項目內(nèi)業(yè)進行具體指導，對內(nèi)業(yè)的近期工況做到全面了解，并解決其中的問題。

⑦總監(jiān)辦重視質量、安全內(nèi)業(yè)，經(jīng)常性的組織召開監(jiān)理、施工單位進行內(nèi)業(yè)工作布置會，組織對項目部內(nèi)業(yè)進行檢查指導，做到內(nèi)外業(yè)同步。

⑧在過程歸檔中，結合項目實際進行分類整理，同時適應上級各部門檢查指導便捷歸類，以供查詢借閱，并保證監(jiān)理檔案的集中性、完整性、標準化、針對性[2]。同時，為適應現(xiàn)代工程上對文件時效性的增強需求，項目檔案資料管理之中也全面遵循了文件不過夜的原則，并由專人負責關注建設管理群信息，由專人及時傳達各種文件精神，特別是針對反饋文件做到及時回復。為進一步提升項目的監(jiān)理工作，在監(jiān)理管理系統(tǒng)之中還分別設立了待辦清單和文件跟蹤清單等。

⑨其他方面：隨著規(guī)范的更新，總監(jiān)辦與各參建單位共同研究，及時采用更新后的規(guī)范。

2? 信息化管理在公路工程監(jiān)理檔案管理之中的應用思考

2.1 對公路工程之中監(jiān)理檔案管理需求的明確

在當今公路工程的不斷發(fā)展之中，很多的監(jiān)理單位都應用到了信息化的管理方式，并通過這種管理方式提升了對施工監(jiān)理檔案的管理水平。但是在實際應用信息化方式進行監(jiān)理檔案的管理過程中，因為施工的項目比較復雜，監(jiān)理檔案也比較復雜，所以監(jiān)理檔案管理需求不夠系統(tǒng)、管理水平難以提升的情況也十分普遍?；谶@一情況，在應用信息化技術進行公路工程施工監(jiān)理檔案的管理過程中，監(jiān)理單位一定要對所有監(jiān)理檔案的管理需求做到全面明確[3]。檔案公司提前介入成為必要性。

2.2 加強對監(jiān)理檔案的分工管理

在通過信息化管理方式進行監(jiān)理檔案的管理工作之中，監(jiān)理單位需要做好監(jiān)理檔案的分工管理工作，提倡專人專室專崗。

2.3 規(guī)范監(jiān)理檔案的分類標準

因為工程監(jiān)理的檔案資料很多，所以在管理的過程中就很容易出現(xiàn)交叉管理或者是遺漏等的情況。基于這樣的情況，在監(jiān)理單位通過信息化管理方式進行監(jiān)理檔案管理時，一定要對檔案的分類標準做到進一步的規(guī)范，這樣才更加有利于后期對監(jiān)理檔案的信息化管理。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（簡稱檔案法）、《檔案管理實施辦法》等，結合總監(jiān)辦的實際情況及公司管理標準要求來對監(jiān)理檔案進行分類，通常情況下，項目監(jiān)理檔案可以按照監(jiān)理過程內(nèi)容進行劃分，大致分為以下的幾大塊：其一是監(jiān)理管理性文件，其二是獨立抽檢資料，其三是安全資料，其四是環(huán)?？刂疲湮迨怯跋褓Y料，同時還有其他的一些監(jiān)理資料等。通過這樣的方式，就可以讓項目監(jiān)理檔案得到更加明確的分類，這對于監(jiān)理單位工程監(jiān)理檔案的信息化管理效果提升將會起到至關重要的幫助作用。

2.4 對檔案記錄水平的不斷規(guī)范

在通過信息化的模式進行監(jiān)理檔案的管理過程中，監(jiān)理單位一定要控制好監(jiān)理檔案的記錄，其中包括檔案記錄的內(nèi)容、檔案記錄的過程以及檔案記錄的規(guī)范標準等，保障監(jiān)理檔案每一個記錄細節(jié)的規(guī)范性。通過這樣的方式，才可以為監(jiān)理檔案后期的信息化管理提供更多的便利。比如，在當今的信息化管理模式之下，一些監(jiān)理人員首先會完成所有的檔案簽字記錄，然后再將監(jiān)理檔案資料輸入到檔案信息管理系統(tǒng)之中，但是一些監(jiān)理人員則會先將監(jiān)理檔案輸入到檔案信息管理系統(tǒng)之中，然后再將檔案打印出來讓相關的負責人簽字。由于記錄程序的不同，監(jiān)理檔案的系統(tǒng)數(shù)據(jù)也就會缺乏一致性，這對于公路工程監(jiān)理檔案的后期管理將會帶來較大的不利影響。所以，在監(jiān)理單位進行檔案記錄的管理工作之中，一定要對檔案記錄的水平做到不斷規(guī)范，這樣才可以有效避免監(jiān)理檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不一致而影響到檔案的管理質量。

2.5 監(jiān)理檔案管理標準的進一步強化

在監(jiān)理單位的監(jiān)理檔案信息化管理之中，要想進一步提升管理質量，一項關鍵的內(nèi)容就是進一步強化監(jiān)理檔案的管理標準，建立一個完善的監(jiān)理檔案信息管理系統(tǒng)，首先是注重行業(yè)標準，比如工程之中所涉及到的各種行業(yè)資料，在監(jiān)理檔案之中一定要注意其管理的標準。其次是注重企業(yè)的標準，在公路工程之中，不同的企業(yè)都會有不同的監(jiān)理檔案管理標準，所以監(jiān)理單位應該根據(jù)企業(yè)的需求來進行檔案管理標準的進一步強化。同時，在監(jiān)理檔案的管理過程中，監(jiān)理單位還需要注意對每一個階段的項目做好監(jiān)理檔案的規(guī)范，并進一步規(guī)范監(jiān)理檔案的管理流程，讓各種監(jiān)理檔案的管理和信息化的管理特點相結合，這樣才可以保障監(jiān)理檔案的信息化管理質量。

3? 結束語

綜上所述，為了進一步提升監(jiān)理檔案管理質量，監(jiān)理單位可以將信息化的管理模式應用到檔案信息的管理之中，建立起一個完善的檔案信息管理系統(tǒng)，對每一名管理人員做好職責的劃分，全面明確公路工程的監(jiān)理檔案管理需求，對各種的監(jiān)理檔案資料加以規(guī)范。通過專人專崗專室，全面提升檔案管理質量，保障公路工程項目的監(jiān)理檔案質量，進而保障工程的管理質量與施工進度。這對于監(jiān)理企業(yè)的發(fā)展、公路工程的進步以及社會經(jīng)濟的提升都將有著關鍵性的促進作用。

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