峽江水利樞紐工程檔案管理信息化建設(shè)

(江西省峽江水利樞紐工程管理局，江西 南昌 330000)

1 峽江水利樞紐工程檔案概況

江西省峽江水利樞紐工程位于贛江中游江西省峽江縣巴邱鎮(zhèn)上游峽谷河段，是一座以防洪、發(fā)電、航運為主，兼具灌溉、水資源調(diào)配等綜合效益的大(1)型水利樞紐工程。工程施工總工期為72個月，總投資99.22億元。工程建設(shè)任務(wù)主要包括樞紐及庫區(qū)兩大部分，樞紐建設(shè)項目包括大壩壩體、發(fā)電廠房、泄水閘、船閘、魚道等，庫區(qū)建設(shè)項目為防護(hù)工程和抬田工程。

峽江水利樞紐工程檔案管理工作注重規(guī)范檔案的收集整理、立卷歸檔、驗收移交等。檔案收集涉及工程建設(shè)全過程相關(guān)文件，同時還收集與工程建設(shè)相關(guān)的照片、錄音錄像等聲像檔案。為滿足工程檔案的系統(tǒng)性要求，保障每類文件材料脈絡(luò)清晰，峽江水利樞紐工程管理局制定了科學(xué)的工程檔案分類方法，根據(jù)建設(shè)各階段過程中形成的所有文件資料，對工程檔案進(jìn)行分類，分為工程建設(shè)前期文件、建設(shè)管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、財務(wù)管理文件、驗收文件和設(shè)備資料等。目前峽江水利樞紐工程已歸檔6000余卷檔案，百余卷照片及聲像檔案，檔案數(shù)據(jù)較龐大，類型較多，建設(shè)檔案信息化工作有利于檔案的集中統(tǒng)一管理。

2 峽江水利樞紐工程檔案信息化管理的意義

峽江水利樞紐工程規(guī)模大、建設(shè)項目多，項目劃分施工標(biāo)41個、設(shè)備采購標(biāo)46個、工程服務(wù)標(biāo)5個，涉及5縣(區(qū))，征地移民安置范圍大、人數(shù)多，庫區(qū)工程分布廣、戰(zhàn)線長，還有多個項目委托地方政府實施，整個工程涉及水工建筑、機(jī)電、金結(jié)、電氣、房建、綠化等多種專業(yè)類型，檔案管理工作量大，檔案數(shù)量多。實現(xiàn)檔案信息化管理具有以下作用：

a.提高立卷效率。檔案在歸檔過程中需要著錄目錄、編頁碼、打印封面等，步驟繁瑣，實行信息化管理后可在信息化系統(tǒng)中通過提取案卷中的信息簡化編目及打印封面等步驟。

b.提高檢索效率。由于峽江工程規(guī)模大、檔案數(shù)量多，使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索效率低。實行檔案信息化管理，可通過信息化系統(tǒng)檢索文件關(guān)鍵字、相關(guān)單位信息、時間、工程部位等，精準(zhǔn)定位檔案所在的卷，甚至是卷內(nèi)文件。

c.有利于紙質(zhì)檔案的保管。紙質(zhì)檔案若經(jīng)常借閱翻看，容易損壞，尤其是藍(lán)圖，過度見光容易造成褪色。在檔案信息化管理中，將紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工，通過信息化系統(tǒng)查閱文件，減少紙質(zhì)檔案的使用率，可降低紙質(zhì)檔案的破損率，提高檔案的保管效果。

d.可實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案的統(tǒng)一管理。檔案信息化管理系統(tǒng)中不僅可存儲紙質(zhì)檔案的數(shù)字化版本，還可直接存儲照片、聲像檔案，便于檔案的統(tǒng)一管理，同時也可增加檔案的實用性。

e.便于檔案統(tǒng)計、借閱等管理。在檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，檔案統(tǒng)計非常方便快捷，不僅可實現(xiàn)檔案總數(shù)量統(tǒng)計，還可進(jìn)行分類統(tǒng)計。通過在線借閱模塊，可實現(xiàn)借閱登記、催還、借閱權(quán)限設(shè)置等功能，檔案管理更加規(guī)范，降低了檔案丟失的概率。

3 峽江水利樞紐工程檔案信息化建設(shè)

3.1 檔案數(shù)字化加工

檔案實現(xiàn)信息化管理，首先要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。考慮到峽江水利樞紐工程的檔案數(shù)量較多，若使用普通的掃描儀工作量太大，且普通掃描儀不能掃描A3規(guī)格以上的圖紙，故峽管局與專業(yè)數(shù)字化加工公司合作，對所有紙質(zhì)文件均進(jìn)行數(shù)字化加工，且對破損的文件(尤其是竣工圖)進(jìn)行手動修復(fù)校正，保證每份文件清晰可見。一般來說，掃描形成的PDF文件里的文字不能進(jìn)行檢索復(fù)制，為了提高檔案的利用功效，將已掃描的檔案經(jīng)過OCR識別后再進(jìn)行PDF封裝，形成可以檢索復(fù)制的雙層PDF文件。

3.2 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

目前市場上有很多檔案管理系統(tǒng)，大多數(shù)是將文件采集、文件歸檔、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案借閱等功能集中于一體，屬于檔案通用型系統(tǒng)，系統(tǒng)的模板相對固定，靈活性較差，不能針對某行業(yè)或某類型檔案特別定制。縱觀峽江水利樞紐工程檔案管理過程，在立卷歸檔過程中由各參建單位獨立完成，由于參建單位數(shù)量較多，難以管理，不便在檔案系統(tǒng)上分別著錄歸檔，故峽江檔案信息化管理系統(tǒng)可在文件采集、在線著錄等功能上予以簡化，著重于檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)錄入、檔案分類管理、檔案檢索利用等功能。

3.2.1 信息化系統(tǒng)檔案自定義功能

峽江檔案管理系統(tǒng)具有檔案信息復(fù)雜、系統(tǒng)操作簡單、功能多樣等特點。峽江水利樞紐工程檔案數(shù)據(jù)掛接的門類較多，包括科技檔案、照片檔案、聲像檔案、文書檔案等，每種檔案立卷方式都不一樣，如果對不同門類的不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分別完成相應(yīng)的系統(tǒng)管理和開發(fā)，則不僅應(yīng)用系統(tǒng)非常龐大，影響系統(tǒng)的穩(wěn)定性，還給系統(tǒng)維護(hù)造成很大的困難，對檔案高效快捷的管理造成一定影響?；诖耍_發(fā)了一套檔案自定義功能系統(tǒng)，對檔案門類進(jìn)行科學(xué)分析，從具體的檔案門類中抽象出這些門類的共性和特性，從字段定義、屬性設(shè)置、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、界面定制、菜單組合、權(quán)限管理、目錄定義以及檔號格式定義等諸多方面，全方位定義檔案管理要素和管理模式，根據(jù)這一檔案門類的模板定義可以自行進(jìn)行相關(guān)檔案門類的管理和規(guī)劃，用多種模板來概括這些檔案門類，這樣不僅可以有效解決系統(tǒng)的高度集成問題，還可以根據(jù)實際工作需要，自行定制所需要的任何檔案門類，而且為以后新型檔案門類的管理以及原有檔案的改革提供良好的技術(shù)平臺。

檔案自定義功能主要分為三級設(shè)置，具體分級情況見圖1。

圖1 檔案管理信息化系統(tǒng)自定義架構(gòu)

3.2.2 檔案庫房管理

在檔案使用過程中經(jīng)常會遇到以下問題：要查找某卷檔案，卻不知道該卷檔案放在檔案庫房密集架哪個位置。為提高檔案查找與利用的效率，在峽江水利樞紐工程檔案信息化系統(tǒng)中加入庫房管理功能。該模塊可以完整模擬真實檔案庫房，在錄入每一卷檔案信息時設(shè)置該卷檔案在密集架中的具體位置，這樣在查找檔案時，首先通過檔案檢索功能查找到案卷信息，再通過模擬庫房可以迅速定位所需檔案位置，模擬庫房見圖2。同時在庫房管理中加入庫房溫度和濕度記錄功能，更有助于檔案的保存。在庫房管理模塊中還具有檔案統(tǒng)計功能，可按照自定義的檔案大類分類來進(jìn)行分類統(tǒng)計，更加直觀具體。

圖2 檔案信息化系統(tǒng)模擬庫房

3.2.3 檔案數(shù)據(jù)掛接

紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工形成PDF格式，加工后的電子檔案文件名統(tǒng)一使用檔號，在數(shù)據(jù)掛接到信息化管理系統(tǒng)時可選擇單個數(shù)據(jù)掛接或者批量數(shù)據(jù)掛接。在批量數(shù)據(jù)掛接時，根據(jù)自定義的檔案大類分類下設(shè)置好的分類號進(jìn)行批量上傳，上傳后的數(shù)據(jù)可自動生成分類號的目錄菜單。如檔案大類分類的施工文件中的樞紐主體土建類文件，在其案卷目錄中添加一列分類號，統(tǒng)一設(shè)置為“樞紐主體土建”，批量上傳數(shù)據(jù)后即可在信息化系統(tǒng)中自動生成“樞紐主體土建”目錄菜單，見圖3。

圖3 檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面

4 峽江水利樞紐工程檔案信息化成果

峽江檔案信息化管理系統(tǒng)可在局域網(wǎng)中運行，其體系架構(gòu)為B/S架構(gòu)，系統(tǒng)通過瀏覽器進(jìn)行訪問，可完成大規(guī)模的數(shù)據(jù)錄入和管理工作，實現(xiàn)全文檢索、二次檢索、模糊檢索、多重條件檢索等功能。峽江水利樞紐工程檔案經(jīng)過信息化管理后，體現(xiàn)出以下成效：

a.檔案后期利用方面，提高了檔案的利用率，加快了檔案的檢索查找效率。通過分配系統(tǒng)使用名額，可實現(xiàn)管理局全體人員自行檢索查閱檔案，但下載權(quán)限只對管理者開放。在異地辦公時可通過局域網(wǎng)訪問系統(tǒng)，隨時查閱檔案信息，大大提高了檔案利用率，實現(xiàn)了檔案價值。

b.檔案管理者方面，提高了立卷的效率，加強(qiáng)了檔案的管理，檔案檢索、借閱及統(tǒng)計較傳統(tǒng)方式更加高效，實現(xiàn)了多種檔案門類的統(tǒng)一管理。

c.檔案本身方面，由于實現(xiàn)了所有紙質(zhì)檔案數(shù)字化，且數(shù)字化的檔案經(jīng)過OCR識別后形成可以檢索復(fù)制的雙層PDF文件，所以查閱檔案時不需要查閱紙質(zhì)的原始檔案，完全可以通過系統(tǒng)查閱電子檔案，開放不同權(quán)限實現(xiàn)檔案下載，復(fù)制所需檔案的內(nèi)容。這樣不僅方便快捷，而且減少了紙質(zhì)檔案的使用率，從而更有利于紙質(zhì)檔案的保存。

5 結(jié) 語

峽江水利樞紐工程檔案管理信息化建設(shè)從實際使用需求出發(fā)，體現(xiàn)峽江特色，提高了檔案管理效率，為其他大型水利樞紐工程提供了可借鑒的經(jīng)驗。檔案信息化管理是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的要求，也是未來水利工程檔案管理的發(fā)展方向。大中型水利工程應(yīng)及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在工程開工之際盡早實施檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、智能化，提供更方便、快捷、高效的檔案管理與服務(wù)，提高檔案管理水平和效率，為今后檔案高效利用提供便利條件。