對(duì)工人身份人員人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

周志華

【摘要】人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，搞好人事檔案管理，對(duì)于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個(gè)單位中所占比例小，但應(yīng)清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。

【關(guān)鍵詞】工人身份? 檔案管理? 規(guī)范化? 制度化

一、原因分析

（一）對(duì)工人身份人員檔案管理認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)滯后

人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，搞好人事檔案管理，對(duì)于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個(gè)單位中所占比例小，但應(yīng)清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。由于人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常?？床坏竭@項(xiàng)工作的重要性，認(rèn)為工人身份人員被提拔使用的人極少，檔案使用率低，規(guī)范管理工人身份人員檔案沒有多大作用;還有些部門認(rèn)為即使提拔使用工人身份人員，其人事檔案后續(xù)工作是組織人事部門的事情，與己無關(guān);也有的同志雖然口頭上講工人身份人員檔案工作的重要性，但實(shí)際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當(dāng)一部分人員對(duì)工人身份人員人事檔案工作的意識(shí)還是不強(qiáng)的。

（二）對(duì)工人身份人員檔案管理手段不夠，機(jī)制滯后

目前的工人身份人員人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計(jì)劃管理”為核心的各項(xiàng)制度，“計(jì)劃”色彩濃厚，缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，機(jī)制滯后，已不能適應(yīng)人事工作發(fā)展的需要。檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項(xiàng)工作的難度將越來越大。更有甚者，部分干部職工檔案存放在行業(yè)主管部門，這對(duì)檔案管理的規(guī)范化、制度化帶來不利。比如全市企業(yè)的工人身份的檔案，長期由各行政主管部門保存、收集歸檔及日常管理 ， 由于缺乏集中式的管理，長此以往，這部分檔案就會(huì)出現(xiàn)缺失、隨意更改現(xiàn)象，對(duì)以后人事日常管理帶來極為不利的影響。

（三）對(duì)工人身份人員檔案管理水平不高，方法滯后

目前各部門對(duì)工人身份人員人事檔案管理方法，局限于“一般化”的管理，現(xiàn)代化管理水平不高，滯后于干部人事制度改革的深入開展，還有部分領(lǐng)導(dǎo)不愿在工人身份人員檔案管理硬件上投入，致使部分單位的工人身份人員檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的手工模式層面，不能運(yùn)用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段進(jìn)行管理 ， 不能建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費(fèi)時(shí)間長，檔案磨損快，勞動(dòng)強(qiáng)度大，管理成本高。

（四）對(duì)工人身份人員檔案人員知識(shí)不專，更新滯后

人事檔案工作的業(yè)務(wù)性和專業(yè)性都比較強(qiáng)，要求管理人員熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能，而目前從事工人身份人員檔案管理工作的人員年齡逐步老化，且多數(shù)都缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，上崗后也從未受過專業(yè)培訓(xùn)，不能迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案中介服務(wù)等高新技術(shù)，無法適應(yīng)新形勢的要求。

二、主要對(duì)策及思考

（一）集中保管，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

人事檔案集中管理不僅有利于減少管理環(huán)節(jié)，提升檔案管理的效率，而且有利于推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。針對(duì)目前工人檔案管理分散、整理不規(guī)范等情況，要對(duì)工人檔案的管理權(quán)限進(jìn)行明確：各部門所屬單位工人身份人員人事檔案原則上由當(dāng)?shù)厝耸虏块T統(tǒng)一保管;對(duì)于下屬單位工人檔案數(shù)量較多且管理規(guī)范的部門，經(jīng)人事部門授權(quán)，可由其自行保管，人事部門定期對(duì)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）建章立制，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化

制度建設(shè)是做好工作的保證。工人身份人員人事檔案管理工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會(huì)使我們無章可循、無所適從。因此，可以參照干部檔案的管理制度來規(guī)范工人檔案管理，首先要建立檔案的查（借）閱、收發(fā)及保管、保密等方面的臺(tái)帳，著重加強(qiáng)檔案的“進(jìn)、管、出”等環(huán)節(jié)的管理;其次是做好檔案材料的收集、整理、裝訂及清點(diǎn)核實(shí)等基礎(chǔ)工作，確保每份檔案達(dá)到“完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用”的要求。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化

建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊(duì)伍，是提升檔案管理水平的根本和關(guān)鍵。因此必須有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面過得硬的人事檔案管理工作隊(duì)伍。為此，一方面要加大對(duì)人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，有針對(duì)性和計(jì)劃性地舉辦培訓(xùn)班，采取“走出去、請進(jìn)來”的辦法，就如何開展新時(shí)期的檔案工作、如何當(dāng)好一名檔案工作人員等工作進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，通過培訓(xùn)，培養(yǎng)出一支作風(fēng)扎實(shí)、樂于奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精通的復(fù)合型檔案管理人員;同時(shí)要培訓(xùn)檔案工作人員有吃苦耐勞的精神，要淡泊名利，忠于職守，踏實(shí)工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心。另一方面要培養(yǎng)檔案工作人員的政治素質(zhì)。由于人事檔案記錄著干部職工一生的德能勤績廉及獎(jiǎng)懲表現(xiàn)，是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，因此檔案工作人員要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律和良好的職業(yè)道德，要強(qiáng)化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象發(fā)生。

（四）抓設(shè)備建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

各級(jí)管檔單位要提高現(xiàn)代化管理意識(shí)，加大檔案管理的硬件投入，上級(jí)有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一要求，在配齊微機(jī)的基礎(chǔ)上，檔案盒、夾也需重新規(guī)格尺寸。過去統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、夾已不適應(yīng)新形勢的需要，辦公用紙與國際接軌，檔案材料有的也已用 A4 紙，因此檔案盒、夾應(yīng)重新規(guī)格尺寸很有必要。針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理信息化不高的情況，建議組織人事部門應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息聯(lián)網(wǎng)。

（五）抓日常管理，提高檔案工作的規(guī)范化程度

隨著企業(yè)人事制度改革的深化，工人身份人員人事檔案管理工作出現(xiàn)了許多新的特點(diǎn)。過去那種人事檔案的單一模式，已不能適應(yīng)新形勢的要求，因此，要加強(qiáng)調(diào)查研究，制定企業(yè)工人身份人員檔案管理辦法，配合當(dāng)前企業(yè)實(shí)行的工勤人員社會(huì)化管理工作改革需要，工人身份人員檔案的宏觀管理，應(yīng)列入組織人事部門檔案管理范疇，采取集中與分散相結(jié)合的辦法進(jìn)行管理，即企業(yè)的工人身份人員檔案可根據(jù)政策轉(zhuǎn)當(dāng)?shù)厝肆Y源服務(wù)中心人事代理;企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對(duì)有單位接收的工人身份人員應(yīng)及時(shí)將其檔案辦理交接，對(duì)臨時(shí)未落實(shí)單位人員，其原存檔單位應(yīng)及時(shí)將這部分檔案收歸，待落實(shí)單位后，辦理轉(zhuǎn)遞。同時(shí)，要抓好督促檢查。為使管理真正科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，各級(jí)應(yīng)抓好制度落實(shí)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，堅(jiān)持每半年搞一次自查，全年組織部門進(jìn)行抽查，兩年搞一次聯(lián)查，把聯(lián)查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，好的給表彰，差的提出批評(píng)。