淺談收尾管理的問題及對策

楊君林

摘要：本文通過總結(jié)歸納收尾階段的主要工作內(nèi)容，分析其主要存在的問題及原因，提出幾點(diǎn)對策，旨在加強(qiáng)收尾項(xiàng)目管理，提高管理效益。

關(guān)鍵詞：收尾工作;問題;對策

一、收尾工作的重要性

項(xiàng)目施工往往是主體施工打沖鋒，項(xiàng)目收尾馬拉松。由于項(xiàng)目收尾工作工程量小、分布面廣、數(shù)量較多，往往不被大家重視。

但項(xiàng)目收尾期是項(xiàng)目成本控制的重要環(huán)節(jié)，也是項(xiàng)目變更理賠工作解決的關(guān)鍵期，作好項(xiàng)目收尾期的管理工作，對于維護(hù)施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、市場信譽(yù)和社會(huì)聲譽(yù)，防止企業(yè)資產(chǎn)流失，爭取企業(yè)效益和社會(huì)效益的最大化，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、當(dāng)前收尾管理存在的問題

1.重視不夠

工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以后，還需要做大量瑣碎的收尾工作，諸如工程竣工資料的移交，竣工結(jié)算的編制，工程項(xiàng)目技術(shù)和管理工作的總結(jié)，工程欠款的催收，債權(quán)債務(wù)的清理，二次經(jīng)營，設(shè)備材料的回收、整修、調(diào)配與利用，與業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理及地方政府有關(guān)方面遺留問題的處理等。

收尾項(xiàng)目由于人員陸續(xù)調(diào)出，個(gè)別項(xiàng)目甚至沒有專人負(fù)責(zé)，加之各項(xiàng)管理到位欠佳，導(dǎo)致部分項(xiàng)目在變更索賠、竣工結(jié)算、資料移交、清收清欠等方面嚴(yán)重滯后，工程款及質(zhì)保金不能按時(shí)回收，有可能形成壞賬損失。

2.責(zé)任不清

工程項(xiàng)目的收尾，少則一兩年，如果包括缺陷責(zé)任期和保修期在內(nèi)，則需要更長的時(shí)間。而現(xiàn)在的實(shí)際情況是：一旦工程完工，項(xiàng)目部的管理人員就會(huì)迅速減少，一些專業(yè)技術(shù)人員，尤其是項(xiàng)目經(jīng)理和主要經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人的調(diào)離，使需要數(shù)年時(shí)間的收尾管理工作，處于責(zé)任人或責(zé)任主體缺位的狀態(tài)。一旦需要處理與原工程項(xiàng)目有關(guān)的問題，往往無法從容應(yīng)對，處于十分被動(dòng)和尷尬的局面。尤其是通過變更索賠可以得到的效益由于少有過問，與建設(shè)單位交涉不力，往往不能全額得到。因此，如何在管理體制和人事安排上解決這一問題，就顯得十分迫切。

3.資料缺失

施工過程中原始記錄準(zhǔn)備不充分，缺乏相應(yīng)的書面簽證資料，有些甚至是口頭約定，項(xiàng)目因收尾早而多次更換駐地或人員，造成結(jié)算資料缺失，有的項(xiàng)目甚至做到“大雪無痕”。加之部分建設(shè)單位對工程竣工結(jié)算有意拖延，直接影響到最終對竣工結(jié)算金額的審定。應(yīng)收賬款長期不主動(dòng)與建設(shè)單位核對，對爭議事項(xiàng)不積極處理，導(dǎo)致債權(quán)不能準(zhǔn)確確定，更談不上及時(shí)收回。

4.清欠遲緩

多年來，建設(shè)領(lǐng)域拖欠工程款的現(xiàn)象一直沒有明顯好轉(zhuǎn)，在誠信機(jī)制不健全的情況下，拖欠工程款已經(jīng)成為建設(shè)領(lǐng)域流行的一個(gè)通病。一般來講，建設(shè)單位是不會(huì)主動(dòng)按合同約定支付工程款的，如果施工單位無人催收，時(shí)間會(huì)越拖越長，稍有不慎就會(huì)過了訴訟時(shí)效，收不回來的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)加大。這些年來，施工企業(yè)已經(jīng)嘗夠了工程款久拖不還的苦頭，給企業(yè)造成了不小的經(jīng)濟(jì)損失。

5.服務(wù)與監(jiān)管缺失

在項(xiàng)目收尾期間，上級(jí)部門對收尾清欠進(jìn)度掌握不及時(shí)、建設(shè)單位發(fā)函不妥善處理、項(xiàng)目提出的困難不幫助解決、成本費(fèi)用支出無通道，對項(xiàng)目缺乏有效監(jiān)督和服務(wù)。沒有安排足夠的力量，使收尾工作“尾巴”拖得很長，工程該完善的未完善，該結(jié)算的未結(jié)算，該了結(jié)的事情不及時(shí)了結(jié)，不僅增大了管理成本，還影響了企業(yè)的聲譽(yù)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了自身利益，報(bào)喜不報(bào)憂，大量滯后費(fèi)用在考核兌現(xiàn)時(shí)未預(yù)計(jì)，導(dǎo)致本來預(yù)期效益不錯(cuò)的項(xiàng)目在進(jìn)行考核兌現(xiàn)后，由于實(shí)際確認(rèn)收入減少，計(jì)劃外費(fèi)用大量發(fā)生，應(yīng)收賬款長期不能清回，項(xiàng)目由盈利轉(zhuǎn)為虧損，最終影響企業(yè)整體利益。

三、采取的對策

1.提高認(rèn)識(shí)

工程項(xiàng)目是施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的源泉，是展示企業(yè)競爭實(shí)力的窗口，也是對外聯(lián)系的橋梁。施工企業(yè)不僅要在項(xiàng)目投標(biāo)上把策略和方法運(yùn)用得當(dāng)，施工時(shí)把好安全質(zhì)量關(guān)，根據(jù)合同要求按期交付工程項(xiàng)目，而且還要善始善終地搞好收尾管理工作。

收尾項(xiàng)目管理工作牽涉到工程零星施工、工程質(zhì)保整修、計(jì)價(jià)結(jié)算、項(xiàng)目審計(jì)、檔案移交、債權(quán)債務(wù)管理等方方面面的工作，而最終的清欠工作則依賴于這些基礎(chǔ)工作的順利進(jìn)行。因此，項(xiàng)目清欠工作與項(xiàng)目收尾工作密不可分，是項(xiàng)目收尾工作的一個(gè)重要組成部分，收尾和清欠工作應(yīng)結(jié)合進(jìn)行。

準(zhǔn)確界定收尾項(xiàng)目清欠管理工作內(nèi)容，從思想上認(rèn)識(shí)到清欠工作并非僅僅要錢，而是要參與整個(gè)債權(quán)形成、確認(rèn)、收回的全過程。部分工程項(xiàng)目將債權(quán)清收與債務(wù)償還結(jié)合進(jìn)行，這就要求還要參與債務(wù)清算支付管理工作。

2.建立責(zé)任制

責(zé)任制體現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)方式與市場經(jīng)濟(jì)的有機(jī)統(tǒng)一，是施工企業(yè)搞好工程項(xiàng)目管理的重要制度。要使收尾工作責(zé)任明確、目標(biāo)清晰、計(jì)劃周密，企業(yè)同樣需要建立責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一的責(zé)任制，建立項(xiàng)目收尾工作班子，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人簽訂工程項(xiàng)目收尾管理工作責(zé)任書。

責(zé)任制一般可以有兩種模式，一是在項(xiàng)目經(jīng)理產(chǎn)生后，與企業(yè)法定代表人就項(xiàng)目全過程管理簽訂責(zé)任書，責(zé)任書包括了竣工以后的收尾管理內(nèi)容;二是在工程項(xiàng)目竣工交付后，如果原項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)因工作需要調(diào)離崗位，無法履行收尾管理職責(zé)，企業(yè)可以通過競聘等方法重新確定一名熟悉該工程項(xiàng)目情況，能勝任后期管理工作的負(fù)責(zé)人，并與其簽訂工程項(xiàng)目收尾管理工作責(zé)任書，明確其責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)，按年對其收尾工作的業(yè)績進(jìn)行考評(píng)，待工程項(xiàng)目收尾工作全部完成后進(jìn)行終評(píng)，并對有關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

3.高度重視收尾人員的連續(xù)與穩(wěn)定

工程項(xiàng)目在施工后期，領(lǐng)導(dǎo)班子成員及部門管理人員陸續(xù)調(diào)往其他工程項(xiàng)目部，因新開工項(xiàng)目人員到位時(shí)間要求緊迫，部分管理人員在調(diào)離崗位時(shí)沒有辦理規(guī)范的交接手續(xù)，而新接手人員又不熟悉情況，不能很好地銜接處理問題。針對這種情況，應(yīng)強(qiáng)調(diào)“終身責(zé)任”，即，項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目收尾工作的第一責(zé)任人不得改變。項(xiàng)目部其他人員在調(diào)離之前，一定要辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，明確哪些是移交給別人的事項(xiàng)，哪些是還要負(fù)責(zé)到底或是繼續(xù)配合完成的事項(xiàng)，沒有正常交接的應(yīng)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

企業(yè)收尾管理部門以經(jīng)濟(jì)手段保證這一制度的落實(shí)。

4.加大清欠工作日常管理力度

（1）清查摸底、責(zé)任到人

首先，對各項(xiàng)目債務(wù)人信息、發(fā)生時(shí)間、金額、形成原因和簽訂合同情況進(jìn)行調(diào)查摸底，并分項(xiàng)逐筆建立臺(tái)賬，做好日常動(dòng)態(tài)管理。

其次，統(tǒng)籌安排清收計(jì)劃，確定清收責(zé)任人，原項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為清收第一責(zé)任人，工經(jīng)、財(cái)務(wù)等負(fù)責(zé)人為相關(guān)責(zé)任人，對于責(zé)任人調(diào)離或其他原因不能履行清收職責(zé)的，由企業(yè)另行指定或由上級(jí)債權(quán)管理部門全面接管，防止管理脫節(jié)。在此基礎(chǔ)上，與責(zé)任人簽訂收尾及清欠責(zé)任書，明確計(jì)價(jià)結(jié)算完成目標(biāo)和時(shí)間、收回工程款及各類保證金數(shù)額和時(shí)間、費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)罰規(guī)定等事項(xiàng)，并以此為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核管理。

（2）資料規(guī)整、完善簽認(rèn)

清欠工作的首要前提是準(zhǔn)確確定債務(wù)單位欠款數(shù)額，由于收尾工程項(xiàng)目具體經(jīng)辦人員變動(dòng)頻繁，部分有爭議往來款項(xiàng)人賬不及時(shí)，這給清欠工作帶來一定困難。工程項(xiàng)目施工期間要及時(shí)完善項(xiàng)目部內(nèi)部管理資料，整理隱蔽工程記錄、設(shè)計(jì)變更、質(zhì)量檢查及驗(yàn)收單、聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要等簽證資料，督促建設(shè)單位及時(shí)批復(fù)結(jié)算資料，保證應(yīng)收賬款確認(rèn)依據(jù)合法有效。收尾項(xiàng)目要建立債權(quán)管理檔案，對清欠原始資料進(jìn)行整理歸類，定期辦理應(yīng)收款項(xiàng)簽認(rèn)手續(xù)，并詳細(xì)記錄債務(wù)單位電話號(hào)碼、負(fù)責(zé)人等變動(dòng)情況，為采取各種手段清欠準(zhǔn)備好原始證據(jù)。

（3）方法多樣、靈活清欠

在項(xiàng)目初步完工、指揮機(jī)構(gòu)尚未撤銷、人員沒有變動(dòng)之前，實(shí)時(shí)跟蹤、速戰(zhàn)速?zèng)Q，可以起到事半功倍的效果，并節(jié)約清欠費(fèi)用。同時(shí)，可考慮將清欠工作與承攬任務(wù)相結(jié)合，利用與建設(shè)單位建立的長期合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)區(qū)域經(jīng)營、施工、清欠一條龍滾動(dòng)發(fā)展。針對每筆拖欠款的特點(diǎn)，靈活運(yùn)用聯(lián)合追討、訴訟追討、節(jié)日追討、打折追討、上訪追討、專業(yè)追討、抵債追討等多種方式推動(dòng)清收清欠工作開展。對容易清收的應(yīng)收賬款采用常規(guī)方法清欠，對清收難度大的工程欠款可簽訂還款協(xié)議，重新確認(rèn)債權(quán)，恢復(fù)和保證訴訟時(shí)效。對個(gè)別拖欠時(shí)間長、情況復(fù)雜的應(yīng)收款項(xiàng)，周密準(zhǔn)備原始資料，搜集陳述有利證據(jù)，借助司法訴訟手段追回欠款。

針對某些特殊工程欠款，可借助政府或新聞媒體力量進(jìn)行清收。例如，現(xiàn)在國家和政府非常重視農(nóng)民工工資發(fā)放問題，都在強(qiáng)調(diào)要按時(shí)支付農(nóng)民工工資款，對于企業(yè)外欠的勞務(wù)工工資和材料費(fèi)等款項(xiàng)，可以通過與建設(shè)單位溝通并辦理相關(guān)手續(xù)，由建設(shè)單位直接代付，這樣雖然沒有收回現(xiàn)款，但解決了企業(yè)資金支付壓力，同樣達(dá)到了清收目的。

在清欠過程中，清欠人員要苦練內(nèi)功，不斷提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。清欠人員應(yīng)具備多方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，從工程計(jì)價(jià)結(jié)算到配合竣工審計(jì)，從財(cái)務(wù)往來對賬到辦理付款手續(xù)，從現(xiàn)場溝通談判到起草協(xié)議紀(jì)要，從搜集法律證據(jù)到追蹤訴訟進(jìn)展，無論遇到什么問題，都能應(yīng)付自如和妥善處理。

在與建設(shè)方交往中，要有良好的溝通能力和大企業(yè)員工風(fēng)范，對對方提出的合理要求予以解釋和處理，對不合理要求婉言謝絕，向建設(shè)單位陳述企業(yè)的資金困難及共同面對按時(shí)支付外欠款、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的義務(wù)，做到有禮有節(jié)，取得對方的充分理解和支持。

往往有這種情況，項(xiàng)目部將竣工結(jié)算報(bào)告及相關(guān)資料送達(dá)建設(shè)單位后，建設(shè)單位將該結(jié)算報(bào)告長期擱置，或是資料報(bào)送上級(jí)部門，或是委托第三方審計(jì)，成為不予支付工程款的理由，如果長期無人過問的話，可能過去好幾年都沒有結(jié)果。為了加快清收清欠工作，清欠人員應(yīng)積極與投資方、審計(jì)方溝通聯(lián)系，一個(gè)個(gè)解決遇到的障礙，推動(dòng)建設(shè)單位工程結(jié)算、資料歸檔、落實(shí)資金等工作及早開展，讓建設(shè)單位沒有拒絕支付欠款的理由。

（4）過程跟蹤、配合服務(wù)

收尾項(xiàng)目責(zé)任人應(yīng)定期向上級(jí)“雙清”管理部門匯報(bào)清欠工作進(jìn)展情況?！半p清”領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)責(zé)任人在新老項(xiàng)目上的關(guān)系，協(xié)助抽調(diào)原經(jīng)辦人員、職能管理部門精兵強(qiáng)將配合責(zé)任人開展工作，審核清欠費(fèi)用并建立臺(tái)賬包干控制，對遇到的困難提供幫助，全力做好各項(xiàng)服務(wù)工作。配合收尾責(zé)任人建立并完善資產(chǎn)質(zhì)量臺(tái)賬，加大債權(quán)管理工作力度，對于久拖不清的應(yīng)收賬款，“雙清”領(lǐng)導(dǎo)小組在詳細(xì)了解情況并掌握原始資料的情況下直接介入，采取更為強(qiáng)有力的措施進(jìn)行清欠。

（5）獎(jiǎng)罰分明、及時(shí)兌現(xiàn)

清欠考核是一項(xiàng)重要而敏感的工作，它關(guān)系到對收尾工程項(xiàng)目清欠成果的認(rèn)定和清欠業(yè)績的評(píng)價(jià)，也關(guān)系到清欠人員的經(jīng)濟(jì)利益。對于清欠工作完成好的項(xiàng)目及責(zé)任人加大兌現(xiàn)力度、大力宣傳，激發(fā)清欠責(zé)任人更加努力完成好清收清欠工作，同時(shí)也讓更多的人投身“雙清”工作中。對于拖拉推諉、工作不力、效果不好的項(xiàng)目和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行通報(bào)批評(píng)或給予經(jīng)濟(jì)處罰，并幫助責(zé)任人分析查找原因。

另外，公司應(yīng)將收尾清欠工作成效與項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核兌現(xiàn)掛鉤，使項(xiàng)目原領(lǐng)導(dǎo)班子成員都來關(guān)心重視清收清欠工作，只有將全部債權(quán)清收完畢，才會(huì)真正實(shí)現(xiàn)考核兌現(xiàn)指標(biāo)，才能獲得考核兌現(xiàn)收益。

四、結(jié)束語

總之，明確收尾工程項(xiàng)目清欠責(zé)任，核定包干清欠費(fèi)用，區(qū)別專職、兼職責(zé)任人工資待遇，制定獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行，定期考核兌現(xiàn)，將會(huì)大大促進(jìn)收尾項(xiàng)目清欠工作。

只要我們要樹立全心全意的服務(wù)意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)正確決策部署，主管部門緊盯收尾清欠進(jìn)度，各業(yè)務(wù)歸口部門全力配合，收尾項(xiàng)目責(zé)任人積極努力，收尾項(xiàng)目清欠工作就一定能取得成功。

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