Excel宏在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件管理中的應(yīng)用

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0 引言

《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》于1992年首次發(fā)布[2]。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范通過(guò)調(diào)整補(bǔ)充，增加操作性，提升有效性，趨于科學(xué)、合理，更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的要求?！队?jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》分別通過(guò)第一、二、三次修訂，分別形成 JJF 1033-2001、JJF 1033-2008 和 JJF 1033-2016[345]。最新有效的 JJF 1033-2016《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》于2017年5月30日開(kāi)始正式實(shí)施。

為了確保對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的選擇、批準(zhǔn)、使用和維護(hù)，對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的文件管理要求不斷變更、完善。從2008版《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》開(kāi)始，每一項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)都要求建立一個(gè)文件集，JJF 1033-2016中文件集目錄包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告等18個(gè)方面的文件。其中部分文件原始形式為電子版，使得計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集的管理，可以比以往更科學(xué)有效靈活易操作[6]。這部分電子文件在考核規(guī)范或?qū)I(yè)技術(shù)規(guī)程規(guī)范中大部分有推薦格式。這些文件隨著計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范更新完善，具體情況見(jiàn)表1[7]。在更新完善的過(guò)程中，很多推薦文件格式會(huì)作一定的修訂。而計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核必須使用統(tǒng)一規(guī)定的格式，并按規(guī)范的要求填寫。對(duì)于不適用的欄目可以按照本專業(yè)項(xiàng)目的特殊性約定填法，但不應(yīng)與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范的基本精神相矛盾，并應(yīng)在本專業(yè)內(nèi)統(tǒng)一。術(shù)語(yǔ)符號(hào)代號(hào)要統(tǒng)一，同一術(shù)語(yǔ)應(yīng)始終表達(dá)同一概念，并與有關(guān)技術(shù)規(guī)范協(xié)調(diào)一致[8]。

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)建立單位為了對(duì)文件的完整性、真實(shí)性、正確性和有效性負(fù)責(zé)，通常設(shè)立計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部門，對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集內(nèi)的文件及時(shí)更新以確保其有效性[9]。質(zhì)量部門集中管理電子文件模版，大多數(shù)采用Word版本格式。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的日常使用、管理維護(hù)、量值溯源、文件集的更新等事宜負(fù)總責(zé)，填寫相應(yīng)Word文件。最后文件集內(nèi)18個(gè)方面的文件分類歸檔保存[10]。這種常規(guī)的管理模式有幾點(diǎn)缺陷：

1）對(duì)于建標(biāo)單位的所有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，如果計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范要求產(chǎn)生變更，為了適應(yīng)最新的考核要求，建標(biāo)單位的每一套計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件都必須按照質(zhì)量管理部門的標(biāo)準(zhǔn)格式將之前的內(nèi)容遷移到最新的文件中，存在大量的重復(fù)性勞動(dòng)；在大量的復(fù)制粘貼等編輯過(guò)程中，填寫內(nèi)容可能格式迥異。

2）對(duì)于單個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，如果專業(yè)技術(shù)文件內(nèi)容產(chǎn)生變更，整套文件內(nèi)所有相關(guān)內(nèi)容需要同步修改。人工打開(kāi)文件查找修改相關(guān)內(nèi)容，效率低下，容易遺漏。以計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件中的檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范為例，國(guó)家計(jì)量檢定規(guī)程發(fā)布實(shí)施后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)及法制計(jì)量監(jiān)督管理的需要，由相關(guān)的技術(shù)委員會(huì)適時(shí)提出復(fù)審計(jì)劃，復(fù)審周期一般不超過(guò)五年。各個(gè)專業(yè)的計(jì)量技術(shù)委員會(huì)，根據(jù)實(shí)際情況的發(fā)展變化、規(guī)程施行情況的反映及出現(xiàn)的問(wèn)題，包括歸口單位的意見(jiàn)，確定需要修訂的國(guó)家規(guī)程的目錄，作為修訂項(xiàng)目列入計(jì)劃。修訂的國(guó)家計(jì)量檢定規(guī)程順序號(hào)不變，將年號(hào)改為修訂的年號(hào)。如果最新的檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范發(fā)布實(shí)施，僅僅是最新的檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范的代號(hào)就需要分別在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核（復(fù)查）申請(qǐng)書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)履歷書、開(kāi)展檢定或校準(zhǔn)工作的原始記錄及相應(yīng)的檢定或校準(zhǔn)證書中分別修改。

表1 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集

2 方案

針對(duì)上述缺陷，本文提出一種管理方案，質(zhì)量管理部門在Word電子文件中用易于識(shí)別的代號(hào)補(bǔ)充待填寫區(qū)域。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人在Excel數(shù)據(jù)庫(kù)中補(bǔ)充對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。利用Excel的宏自動(dòng)處理，形成Word模板文件集中管理,文件集內(nèi)容集中保存在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理工作簿，實(shí)現(xiàn)模板變更每個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的文件格式統(tǒng)一變更；計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)變更，單個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)所有文件對(duì)應(yīng)內(nèi)容統(tǒng)一變更。當(dāng)發(fā)生變更時(shí)流程如圖1所示。

3 實(shí)例

以上海市計(jì)量測(cè)試技術(shù)研究院振動(dòng)沖擊試驗(yàn)室為例，針對(duì) JJF 1033-2016替代 JJF 1033-2008和即將替代JJG 948-1999《數(shù)字式電動(dòng)振動(dòng)試驗(yàn)系統(tǒng)檢定規(guī)程》實(shí)施的JJG948-2018《電動(dòng)振動(dòng)試驗(yàn)系統(tǒng)檢定規(guī)程》加以分析。

圖1 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集電子文件修改流程

JJF 1033-2016頒布實(shí)施后，對(duì)于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)履歷書中計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)基本情況記載頁(yè)，該頁(yè)內(nèi)容推薦格式有兩處變更，分別是存放地點(diǎn)修改為保存地點(diǎn)、總價(jià)值修改為原值。依據(jù)JJF 1033-2008和JJF 1033-2016分別建立模版文件如圖2所示，其中斜杠分割的內(nèi)容前面部分為2008版，后面部分為2016版。

圖2 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)基本情況記載頁(yè)

依據(jù)JJF 1033-2008已在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理表格中建立對(duì)應(yīng)的代號(hào)和內(nèi)容，如計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理表1的第9行所示。JJF 1033-2016頒布實(shí)施后，修改模板文件內(nèi)容，如果將模版文件中代號(hào)修改為保存地點(diǎn)、原值（萬(wàn)元）發(fā)布后，程序運(yùn)行后程序會(huì)自動(dòng)將未查找到的代號(hào)補(bǔ)充在表格內(nèi)容的下一行，如表1的第15行所示。如果保持代號(hào)不變，那么只需要重新運(yùn)行程序填充模板即可。

JJF 948-2018頒布實(shí)施后，對(duì)于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集中的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核（復(fù)查）申請(qǐng)書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)履歷書、開(kāi)展檢定或校準(zhǔn)工作的原始記錄及相應(yīng)的檢定或校準(zhǔn)證書，至少需要三處變更，分別是可開(kāi)展的檢定或校準(zhǔn)項(xiàng)目名稱由數(shù)字式電動(dòng)振動(dòng)試驗(yàn)系統(tǒng)變更為電動(dòng)振動(dòng)試驗(yàn)系統(tǒng)，依據(jù)的計(jì)量檢定規(guī)程代號(hào)由JJG 948-1999變更為JJG 948-2018 ，依據(jù)的計(jì)量檢定規(guī)程名稱由數(shù)字式電動(dòng)振動(dòng)試驗(yàn)系統(tǒng)變更為電動(dòng)振動(dòng)試驗(yàn)系統(tǒng)。

表1 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理表

依據(jù)JJF 948-1999已在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理表格中建立對(duì)應(yīng)的代號(hào)和內(nèi)容，如表1的10-12行所示。JJG 948-2018頒布實(shí)施后，修改計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理表中相應(yīng)內(nèi)容。其中斜杠分割的內(nèi)容前面部分為1998版，后面部分為2018版。程序運(yùn)行后程序會(huì)自動(dòng)將文件集中所有查找到的[可開(kāi)展的檢定或校準(zhǔn)項(xiàng)目名稱1] [依據(jù)的計(jì)量檢定規(guī)程代號(hào)1] [依據(jù)的計(jì)量檢定規(guī)程名稱1]替換為修改后的內(nèi)容。

將Word中代號(hào)替換為Excel內(nèi)容時(shí)格式會(huì)丟失。而計(jì)量管理對(duì)于符號(hào)的要求十分嚴(yán)格，如表示不確定度的U和置信因子的k必須為斜體，表示不確定度為相對(duì)量的rel必須為下標(biāo)。為了使格式符合要求，在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理工作簿中設(shè)有格式代號(hào)表，代號(hào)可由計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理員自定義，被格式代號(hào)包圍的內(nèi)容在文件保存前將替換成相應(yīng)格式，如表2所示。

表2 格式代號(hào)表

4 結(jié)語(yǔ)

本文介紹了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的文件集的管理，利用Excel宏編輯程序?qū)ord模版中代號(hào)替換為Excel表格中指定的內(nèi)容和設(shè)計(jì)的格式，解決了實(shí)際文件管理工作中面臨單個(gè)模板文件變更，所有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集需要逐一修改和單一數(shù)據(jù)源多文件修改這類重復(fù)繁瑣的工作；方便了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)電子文件的管理，降低了人工操作的差錯(cuò)和遺漏，提高了實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理的自動(dòng)化水平。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)文件眾多，提高計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集的管理、更新效率對(duì)于計(jì)量機(jī)構(gòu)及計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人有一定意義。