工程設計檔案的利用價值

趙曼宇，李玉芝，李 響

（中國寰球工程公司遼寧分公司， 遼寧 撫順 113006）

工程設計檔案的利用價值

趙曼宇，李玉芝，李 響

（中國寰球工程公司遼寧分公司， 遼寧 撫順 113006）

結(jié)合中國寰球工程公司遼寧分公司的實際工作和真實案例，在把握原有工程設計檔案的基礎之上，根據(jù)新形勢下的工程設計檔案利用的新特點，闡述了工程設計檔案利用的重要性和價值,以及分公司檔案管理人員如何進行石油化工工程設計檔案的開發(fā)與利用。

工程設計檔案；利用；價值

工程設計檔案是指在項目工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。［1］工程設計檔案的收集是否齊全、完整，其內(nèi)容是否準確都直接影響工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護和改擴建，同時一些具有代表性的設計成品，在人們?nèi)蘸蟮目蒲泻蜕a(chǎn)活動中也經(jīng)常被借鑒，所以這些典型的工程設計檔案不僅可以被利用來指導本單位的科學研究和生產(chǎn)活動，它們也是企業(yè)生產(chǎn)活動與企業(yè)發(fā)展的基石和橋梁，也是每家企業(yè)科學技術水平和生產(chǎn)活動的真實寫照，所以工程設計檔案的價值是顯而易見。

中國寰球工程公司遼寧分公司文控部圖檔組，現(xiàn)存有1985年建院初始至今的所有工程設計檔案，其還分為設計文件、采購文件、施工文件及相關資料等等，為適應當今分公司發(fā)展的需要，分公司檔案人員在完成日?；A檔案工作之上，還在思考如何能更好的體現(xiàn)工程設計檔案的價值，以及利用工程設計檔案創(chuàng)造更好的社會價值和經(jīng)濟價值。

1 工程設計檔案的特點

隨著社會發(fā)展和工程市場的不斷完善，工程設計檔案被劃為商品已經(jīng)逐漸被

社會所認同，工程設計檔案作為商品具有其使用價值，同時，工程設計檔案也具有商品一般的交換屬性，但它的交換屬性具有其的特殊性——工程設計檔案不是一次性交換，它可以進行多次或者反復的利用。作為商品的價值，它是融合在人們的生產(chǎn)勞動之中，是以無形的方式進行體現(xiàn)，例如一項成熟工藝開發(fā)技術，它需要在設計人員的知識和智慧，它們更需要不斷的實踐與多次的試運行之后才能形成，通過存檔最終成為工程設計檔案，它的價值是無法估量的，它只有依靠開發(fā)利用才能實現(xiàn)其自身價值。工程設計檔案具有以下兩方面特性：

1.1 工程設計檔案價值的局限性

工程設計檔案在用于指導科學研究和生產(chǎn)活動第一次體現(xiàn)出其價值之后，還會有第二次、第三次，甚至更多次的價值體現(xiàn)，但隨著科學技術的發(fā)展、自然條件和社會需求的變化以及工藝流程的差異，都會使曾經(jīng)的典型工程設計檔案所承載的靜態(tài)科技知識用于不同的工藝或逐漸退出歷史的舞臺，而它所具有的技術經(jīng)濟利用價值也就隨之減少直至消失，所以說工程設計檔案的使用價值不是無限保持不變的，而是具有一定局限性的。

1.2 工程設計檔案價值的特殊性

根據(jù)經(jīng)濟學中的商品關系，我們了解到具有價值的商品使用有使用價值，工程設計檔案的使用價值如果隨著時間的流逝而在逐漸消失，那么也無從談起工程設計檔案的價值，這就是工程設計檔案在利用方面的特點。因此，在工程設計檔案管理上，檔案管理部門不能僅滿足于現(xiàn)有的工程設計檔案庫藏，更要探索和創(chuàng)新檔案管理部門的發(fā)展思路，根據(jù)工程設計檔案的特殊性，使檔案管理部門的收集工作與企業(yè)實際工作需求有著同步的發(fā)展和變化，要增強開發(fā)利用工程設計檔案的信息資源的責任感，促使檔案管理部門采取多種途徑與手段使工程設計檔案在其有價值時期內(nèi)被充分的利用。此外，檔案人員還需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展和部門自身的條件狀況不斷更新，在現(xiàn)有可能的情況下，根據(jù)需求對一些設計工程檔案進行一次重整和開發(fā)，在此過程中，檔案人員需收集大量的工程設計檔案信息，挑選出具有利用價值的檔案進行分類、歸檔，使工程設計檔案以具有企業(yè)特色的、系統(tǒng)的、科學的進行保管［2］。

2 新形勢下工程設計檔案利用的新特點

在新的社會發(fā)展形勢下，工程設計檔案的利用也出顯現(xiàn)了新的特點［3］：

2.1 要求查閱的工程設計檔案數(shù)量大、范圍廣、時

間長

隨著石油化工開發(fā)難度的增加，及原有煉油設備的改擴建等多項工程項目，工程設計檔案利用者如想得出強而有力的知識點和數(shù)據(jù)，他們需要對以往各種工程設計檔案中所存有的大量數(shù)據(jù)進行對比和整理，因此，利用者對于工程設計檔案查閱數(shù)量大、范圍廣、時間長。

2.2 對工程設計檔案內(nèi)容質(zhì)量要求高

現(xiàn)今石油化工設計人員不僅需要檔案管理部門提供全面、系統(tǒng)、科學的工程設計檔案，而且還希望檔案管理部門能多編研一些與工程設計檔案相關的文獻材料，以便節(jié)省他們在科學技術研究中所使用的時間。

2.3 給工程設計檔案的利用提出了新要求

為能具有強有力的市場競爭力，每一項工程項目在決策過程中都需要許多明確的、系統(tǒng)的理論數(shù)據(jù)作為基礎數(shù)據(jù)進行分析對比，從而支持新的方案。因此，設計人員或經(jīng)營人員等也會要求檔案管理部門將大量的工程設計檔案科學的、具體的分門別類，以便為決策者和新項目提供快速、全面、具體的信息，以便企業(yè)參與市場競爭。

3 工程設計檔案的利用和成效

檔案工作是一項服務性工作，它每時每刻都在為分公司和全體員工服務，在每個角落里都發(fā)揮著其自身應有的價值和作用。檔案工作的宗旨就是充分發(fā)揮其自身應有的作用，實現(xiàn)自身價值，從而促進分公司每個項目的健康發(fā)展。檔案工作的不同階段，都孕育著工程設計檔案價值的精華，但工程設計檔案的收集更是實現(xiàn)工程設計檔案價值的前提，如果收集的材料完整，就有利于工程設計檔案的利用，就有了實現(xiàn)工程設計檔案價值的機會。

例1：

2011年1月19日，撫順石化公司石油二廠重油催化裂化裝置發(fā)生爆炸事故，在此事故中石油二廠重催裝置中的吸收穩(wěn)定部分破壞嚴重，同時，由于重催裝置在整個煉廠生產(chǎn)中有著承上啟下，舉足輕重的作用，這套生產(chǎn)線被迫停工，石油二廠每天生產(chǎn)量大幅減少，造成極大的經(jīng)濟損失。事發(fā)后中國寰球工程公司遼寧分公司快速組織設計人員，從分公司圖檔組抽調(diào)相關工程設計檔案，在根據(jù)新標準和歷年改造要求進行吸收穩(wěn)定部分和精制部分恢復工程的設計，通過對原檔案的利用以及設計人員的辛勤工作，需要3到4個月的設計時間縮減到1個月，節(jié)省設計時間近3個月，為本院節(jié)省日常開資近486萬元，更為撫順石化公司挽回經(jīng)濟損失近億元。

例2：

山東菏澤玉皇項目設備中有一臺重要的再熱器，由于設計時間緊，設備室設計人員利用原圖電子版工程設計檔案進行設計，致使設計時間由原來的自己繪圖的80 d，節(jié)省到利用電子版工程設計檔案的40 d，為本院節(jié)省日常開資近72萬元。

例3：

2014年初，新陽科技集團有限公司60萬噸/年乙苯及30萬t/a苯乙烯聯(lián)合裝置設計。由于該項目非標靜設備特別多，工期又特別緊，所以在這種情況下設備室設計人員利用電子版工程設計檔案，通過參考原有其他項目工程設計檔案大大提高了非標靜設備的設計效率，使得設計進度與預想工期相比大幅縮短，節(jié)省時間約占整個設計時間的四分之一。

4 構(gòu)建新型工程設計檔案開發(fā)利用工作的措施

基于檔案再利用所體現(xiàn)的經(jīng)濟價值，以及新形勢的需求，分公司檔案人員正以四個工作方向要求自己，以便提高工程設計檔案的利用率來實現(xiàn)工程設計檔案的價值［2］。

4.1 檔案管理部門應積極主動提供利用

工程設計檔案的利用是否充分，其經(jīng)濟效益和社會效益是否能全面實現(xiàn)，都與檔案管理部門是否能積極主動息息相關，因此分公司檔案人員積極開展工程設計檔案編研，正是為了提高其利用效率。

4.1.1 強化檢索，建立專題目錄

分公司近些年已經(jīng)編制了《撫順石化公司石油三廠催化劑廠技術改造一期工程專題目錄》、《遼河化工總廠有機化工廠15萬t/a常減壓蒸餾裝置專題目錄》、《丹化易地改造擴建工程專題目錄》和《設計工程合同專題目錄》等。

4.1.2 加強檔案編研工作，主動為利用者提供服務

設計人員除了需要以往的工程設計檔案，他們往往還關注經(jīng)過匯總、分析的綜合工程設計檔案信息，這使得檔案管理人員圍繞企業(yè)的中心工作或各種需求，把庫藏中的相關工程設計檔案加以整理匯編，如項目名稱總匯編和項目簡介等。

4.2 熟悉庫藏檔案、了解業(yè)務需求

分公司工程設計檔案中利用工作是由兩個方面所決定的。一是檔案管理人員需要清晰熟知保存的工程設計檔案哪些可以提供利用；二是能準確的洞察到分公司的各項工作需要利用哪些檔案。因此，作為檔案管理人員，既要對部門內(nèi)所保存的工程設計檔案充分了解和熟知，更要對分公司的發(fā)展有著準確的前瞻性。通過幾十年的工作經(jīng)驗，檔案人員深感只有這樣才能更為有效地進行工程設計檔案的利用。

4.3 運用各種現(xiàn)代化技術設備建設電子信息化，有效地開發(fā)工程設計檔案信息資源

2011年底，分公司圖檔組為適應今后逐漸錯綜復雜的國際國內(nèi)經(jīng)濟環(huán)境和嚴峻形勢，為適應信息電子化的廣泛應用，檔案管理人員充分地意識到工程設計檔案信息化的建設和應用已經(jīng)成為當今工程設計檔案管理的必經(jīng)之路。2012年下半年，在分公司和部門領導的有力支持和科學指導下，分公司檔案人員對原有工程檔案開始進行有序、逐一的掃描，并最終在2013年通過先進的檔案管理軟件對電子化工程檔案進行電腦掛接，建立起分公司的第一個電子檔案信息庫，信息庫的建立不僅方便今后工程檔案的利用和編研，還節(jié)約了庫房空間和庫房管理費，同時它還可以取代傳統(tǒng)的工程設計檔案藍圖，從這兩方面都為分公司節(jié)約日常行政開資，有著一舉兩得的工作效率。

4.4 引進知識管理、充分開發(fā)工程設計檔案信息

在檔案管理中引入知識管理理念，希望檔案管理工作不被只局限在檔案管理當中，而是基于檔案管理的基本工作涉及到整個工程公司的知識管理，這樣做不僅使得文件和工程設計檔案得到一體化管理，也是檔案工作向前延伸的一種體現(xiàn)，它使得檔案在日常工作當中逐漸融入到分公司的生產(chǎn)活動和管理流程當中，無形之中提高了檔案的工作地位。同時知識管理的主要思想就是知識的利用，對電子檔案信息庫的建立和整理正是知識利用的基礎和前提，如以整個工程角度建立，需要收集所有專業(yè)文件并按工程全生命周期進行分類；如以專業(yè)角度建立則需要我們將同一專業(yè)的同一類型工程設計文件進行分類，因此以多通道、多路徑和多屬性等方式建立的電子檔案庫更能方便電子檔案的利用［4］。

5 結(jié)束語

現(xiàn)代社會、科學技術和企業(yè)都在發(fā)展與前行，工程設計檔案的利用在分公司的工作地位也在日益突顯，對工程公司來說，工程設計檔案的科學編研和系統(tǒng)重整并被充分利用，是檔案管理工作的主要工作內(nèi)容之一。因此分公司圖檔組將根據(jù)新形勢、新方向不斷努力，以便為分公司和設計人員提供更為完整、科學、系統(tǒng)的工程設計檔案及其相關綜合數(shù)據(jù)。

［1］ 趙曼宇，李玉芝，李響 . 工程檔案電子化管理的必要性[J] . 蘭臺世界，2013（12）增刊：44-45 .

［2］ 羅愛輝 . 談企業(yè)科技檔案的價值[J] . 蘭臺世界，2007（5）：34 .

［3］ 劉玉珍 . 淺談石油科技檔案的開發(fā)利用[J] . 漢江石油職工大學學報，2006（9）：45．

［4］ 徐擁軍，鄧榮華 . 檔案學界知識管理研究述評[J] . 蘭臺世界，2008（6）下：2-3.

Utility Value of Engineering Design Archives

ZHAO Man-yu , LI Yu-zhi , LI Xiang
（China Huanqiu Contracting & Engineering Corporation Liaoning Brach，Liaoning Fushun 113006，China)

Combined with the actual work of HQCEC Liaoning Company, based on original engineering design archives and new features of archives utilization, the importance and the value of utilization of the engineering design archives were discussed as well as how to carry out the development and utilization of engineering design archives in petrochemical industry.

Engineering design archives；Utilization；Value

G 271

A

1671-0460（2015）08-2025-03

2015-06-20

趙曼宇，女，遼寧撫順人，副總工程師，工程碩士研究生，2010年畢業(yè)于中國海洋大學項目管理，研究方向：項目管理。E-mail：zhaomanyu@hqcec.com。