物資采購招投標(biāo)管理制度解析

資文靜

摘 要：規(guī)范采購業(yè)務(wù)可以降低投入成本，減少運營費用，獲得很高的經(jīng)濟效益。本文簡述了物資招投標(biāo)采購管理制度的意義，重點探討了該制度的完善策略，旨在能為加強采購招投標(biāo)管理制度提供一份思路。

關(guān)鍵詞：物資采購;招投標(biāo)管理;管理制度

采購是指從市場獲得資源的過程，物資采購是保證企業(yè)正常運行的重要組成部分。加強對物資采購招投標(biāo)工作程序的管理，完善工作制度，擇優(yōu)選擇資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，保證招標(biāo)采購過程公平、公正，形成完善的物資招投標(biāo)采購管理體系，有效推進項目進程。

一、加強物資招標(biāo)采購管理制度的意義

1.規(guī)范招標(biāo)活動，保證項目質(zhì)量

招投標(biāo)活動中會出現(xiàn)不規(guī)范程序或者不正當(dāng)交易手段等，加強管理制度依法進行招投標(biāo)，根據(jù)公開公正原則將采購活動在透明的環(huán)境下進行，避免腐敗的情況發(fā)生，使參與招投標(biāo)的物資質(zhì)量得到保證?？梢哉f，加強物資招投標(biāo)采購管理制度是項目質(zhì)量得到保證的關(guān)鍵。

2.保護合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益

招投標(biāo)的特點是很多投標(biāo)人之間進行競爭，最終以最低的價格獲得服務(wù)，按照法律的要求制定符合自身需求的招投標(biāo)制度，并在招投標(biāo)過程中嚴(yán)格實施，維護合法權(quán)益，使招投標(biāo)過程變得規(guī)范，保障資金的有效使用，項目的質(zhì)量得到保證，從而提高經(jīng)濟效益。

3.適應(yīng)社會市場需求

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，要想提高招標(biāo)投標(biāo)者的經(jīng)濟效益就必須要有一份合法規(guī)范的規(guī)章制度，采購在企業(yè)的運營中有著很大的影響，規(guī)范招投標(biāo)采購制度是加強企業(yè)管理的一個重要措施，并且為企業(yè)保證穩(wěn)定的經(jīng)濟建設(shè)提供了保障，是促使企業(yè)適應(yīng)社會市場需求的重要體現(xiàn)。

二、 完善物資招投標(biāo)采購制度的建議

1.不斷完善管理制度

物資采購是指核算購進商品所需的采購成本，將所需的物資進行整合，運用批量采購的方式進行采購。在此過程中，為促使物資采購工作能夠高效運行，提高經(jīng)營管理水平，需要完善企業(yè)物資采購招投標(biāo)采購制度，規(guī)范企業(yè)采購行為，以此為企業(yè)經(jīng)濟效益的提升做出合理貢獻。會計管理工作中，物資采購科目是用來核算購入材料、購入包裝物與購入低值易耗品的實際成本，商品的流通企業(yè)在采購時可以不通過物資采購，如果是在途商品則按照在途物資進行核算。物資采購管理制度的制定主要涵蓋兩個方面：一是制定集中采購過程管理制度，保證過程簡單有效;二是完善企業(yè)內(nèi)部管理制度，加強對資源的有效的整合，壓縮采購成本，以便提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

在建立招投標(biāo)管理制度的基礎(chǔ)上不斷進行完善，對于招投標(biāo)過程出現(xiàn)的不合理、不正當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)等問題采取相應(yīng)的處理措施，使物資采購招投標(biāo)工作更具有科學(xué)性、引導(dǎo)性，提高管理水平，加強監(jiān)督管理，例如，制定舉報制度，一旦接收到舉報并查明屬實就將其在招投標(biāo)小組中進行除名處理，保障活動的公平競爭，達成價格與服務(wù)雙優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)。

2.規(guī)范物資招投標(biāo)工作

（1）加強招投標(biāo)人員管理。在招投標(biāo)采購過程中，明確采購管理標(biāo)準(zhǔn)，對招投標(biāo)管理人員進行評價以及考核，提升招投標(biāo)管理人員的業(yè)務(wù)水平，例如，設(shè)立巡查小組抽查招投標(biāo)管理人員審核通過的企業(yè)資質(zhì)，并進行二次審查，如若發(fā)生不合規(guī)定、弄虛作假、收受賄賂的情況，按規(guī)定對管理人員進行嚴(yán)懲。加強對采購人員的培養(yǎng)，例如，開展專業(yè)知識培訓(xùn)講座并鼓勵采購人員參加，提高業(yè)務(wù)水平和營銷策略，加強采購人員的道德素養(yǎng)。

（2）規(guī)范物資采購工作。物資招投標(biāo)采購原則是按招投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進行的：一是要公平、公開、公正，這是對招投標(biāo)行為的要求;二是要依法合規(guī)，嚴(yán)格按照法律及相關(guān)管理機構(gòu)的要求執(zhí)行，并辦理審批、核查、備案等手續(xù);三是要遵循目標(biāo)性原則，在資格審查中審查內(nèi)容必須要滿足項目安全、質(zhì)量、造價等要求，采購計劃必須要在相應(yīng)的時間內(nèi)完成，并且結(jié)果符合成本要求，實現(xiàn)最佳效益。

（3）物資采購的合理模式。物資招標(biāo)采購工作是根據(jù)采購項目的具體要求，公開招標(biāo)資料，促使更多投標(biāo)人參與競爭，以此保證物資招投標(biāo)工作的合理性與可靠性。實踐工作中，投資人競爭一般分為有限競爭、無限競爭、非競爭招標(biāo)談判和比價議標(biāo)等幾種模式。無限競爭又稱公開招標(biāo)，是指公司將招標(biāo)的信息全部公開吸引企業(yè)進行投標(biāo);混合競爭又稱選擇性招標(biāo)，公司邀請某些企業(yè)參與投標(biāo)，但在邀請前，公司必須對招標(biāo)細(xì)則進行約束;非競爭招標(biāo)談判是指通過直接邀請，與選定的企業(yè)進行招標(biāo)談判，雙方一起協(xié)商達成意見;比價議標(biāo)是指根據(jù)招標(biāo)要求書對所需物資采購進行報價要求，然后將招標(biāo)書發(fā)送到各個企業(yè)，在一定的時間內(nèi)根據(jù)企業(yè)提供的相應(yīng)報價進行篩選以及確定。

3.加強過程控制與風(fēng)險管理

首先，外部風(fēng)險的管理，例如，不可預(yù)見的自然災(zāi)害會導(dǎo)致招標(biāo)條件發(fā)生變化、國家發(fā)布的政策改變導(dǎo)致招標(biāo)工作不能按原計劃進行、供需關(guān)系發(fā)生變化或者供應(yīng)價格發(fā)生調(diào)整等市場風(fēng)險導(dǎo)致招標(biāo)工作終止、招標(biāo)人員與投標(biāo)單位串標(biāo)、中標(biāo)企業(yè)提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符存在安全隱患甚至造成事故等使得合同不能繼續(xù)履行。面對以上的風(fēng)險問題，企業(yè)管理人員應(yīng)利用先進的技術(shù)手段實時分析市場行情，對于可能發(fā)生的價格變動和市場政策因素，應(yīng)建立有效的應(yīng)對機制，以此提升物資招投標(biāo)管理階段的風(fēng)險控制能力。

其次，針對管理制度的風(fēng)險控制，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)注重規(guī)范招標(biāo)流程，嚴(yán)格控制企業(yè)物資招標(biāo)采購環(huán)節(jié)。例如，工作人員不能及時上報物資采購計劃，導(dǎo)致物資的供應(yīng)關(guān)系出現(xiàn)不平衡現(xiàn)象，致使采購周期縮短，招標(biāo)公告、招標(biāo)文件編制不合規(guī)等問題，應(yīng)建立系統(tǒng)完善的應(yīng)對機制，以此提升企業(yè)的風(fēng)險控制能力，完善過程管理、確保物資的及時有效供應(yīng)。

最后，應(yīng)加強對招投標(biāo)采購過程的管理，根據(jù)物資招投標(biāo)采購管理制度，建立招投標(biāo)信息的反饋和控制，提高項目的管理水平增加實施過程的規(guī)范性，避免出現(xiàn)不良現(xiàn)象。在互聯(lián)網(wǎng)盛行的時代，可以采用網(wǎng)絡(luò)運營平臺進行電子招投標(biāo)可以使流程更簡單化，并且減少開辦招投標(biāo)活動的場地費，擴寬招標(biāo)范圍，優(yōu)化市場競爭制度。

4.物資采購流程管理

（1）合同管理。在物資采購的流程管理中，為有效落實招投標(biāo)管理制度，需要做好合同管理、運輸管理以及結(jié)算管理工作。其中，針對合同管理工作而言，項目招投標(biāo)管理制度中需要對合同的簽約過程進行明確，規(guī)定招投標(biāo)采購合同需要簽約協(xié)議人持有有效證件，例如，法人委托書和相關(guān)的資質(zhì)證明等等，并且嚴(yán)格按照國家或公司的相關(guān)規(guī)定完成招投標(biāo)采購合同的簽訂，為日后的糾紛解決和相關(guān)的保障工作奠定良好基礎(chǔ)。

各分公司相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照招投標(biāo)采購方案，做好項目采購合同的管理工作，對相關(guān)的采購證明進行保管與分類，并建立科學(xué)有效的臺賬，將相關(guān)的賬目納入計算機系統(tǒng)，為日后的查閱與管理提供必要保證。同時，在具體的管理工作中，合同相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范合同專用章的管理與使用，合同專用章未經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)禁止外借與不合理應(yīng)用，避免發(fā)生與項目招投標(biāo)管理制度規(guī)定相背離的事件，影響項目施工管理工作的連續(xù)性。倘若發(fā)生在招投標(biāo)管理階段，合同章不規(guī)范使用造成的項目承建單位經(jīng)濟損失，相關(guān)責(zé)任應(yīng)由合同管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)。

針對招投標(biāo)采購環(huán)節(jié)，由項目承擔(dān)單位不成規(guī)模采購的物資，例如，工程建設(shè)應(yīng)用的零配件和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)件等，無法在當(dāng)日完成的簽約合同，需要相關(guān)人員在采購過程中，填寫準(zhǔn)確的購貨清單，并在相關(guān)區(qū)域注明貨物的價格、數(shù)量等相關(guān)的物資信息，為招投標(biāo)管理工作的有序開展奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，并做好相關(guān)的憑證記錄，為內(nèi)部核查提供數(shù)據(jù)支持。

（2）運輸管理。有關(guān)物資采購招投標(biāo)管理制度的完善工作，需要做好物資運輸?shù)暮侠戆才?。原則上，對于物資的管理應(yīng)優(yōu)先使用本公司既有車輛，并嚴(yán)格控制運輸價格，使其價格不得高于市場的平均運輸價格，同時，有關(guān)物資運輸價格的規(guī)定需要合同雙方簽字認(rèn)可后方可執(zhí)行，以此體現(xiàn)項目物資采購招投標(biāo)管理工作的公平性與合理性，為物資管理制度的完善貢獻主要力量。

涉及項目建設(shè)物資的長距離運輸時，物資運輸管理人員需要制定完善的運輸手續(xù)，并且由運輸經(jīng)辦單位提出書面申請，經(jīng)主管部門同意后方可組織相關(guān)的運輸工作。同時，在具體的管理工作中，需要將運費憑證和采購物資價格同時進行報銷處理，為采購企業(yè)會計核算與管理工作提供便利。

招投標(biāo)階段是項目管理的重要組成部分，對保證項目施工建設(shè)質(zhì)量，提高工程施工進度具有積極的促進作用。因此需要完善項目招投標(biāo)階段的管理工作，尤其是物資采購的招投標(biāo)管理。相關(guān)人員應(yīng)對現(xiàn)有的物資運輸管理制度進行完善，增加新時期綠色運輸、經(jīng)濟運輸?shù)南嚓P(guān)規(guī)定，以此節(jié)約工程項目開發(fā)的造價成本，實現(xiàn)工程項目承建企業(yè)最大的經(jīng)濟利益。

（3）結(jié)算管理。采購物資的結(jié)算與驗收是成本造價控制的關(guān)鍵步驟，也是落實企業(yè)精益管理理念的重要手段，對物資采購的招投標(biāo)管理工作的有序開展具有重要影響。具體工作中，需要加強物資采購的細(xì)節(jié)管理與控制，對物資管理工作提出明確的要求，例如，采購的物資要持有合同協(xié)議書和相關(guān)的發(fā)貨憑證、銷售清單以及入庫驗收單等等，待相關(guān)手續(xù)齊全后方可進行結(jié)算與驗收工作，以此保證物資采購管理工作的科學(xué)性與合理性，為物資采購招投標(biāo)管理制度的完善奠定基礎(chǔ)。

對于當(dāng)期發(fā)生的采購行為應(yīng)及時做好入賬管理，并以當(dāng)月結(jié)算為準(zhǔn)則組織相關(guān)的報賬工作，因特殊原因發(fā)生的報賬延期，原則上時間期限不得超過2個月，超過期限，相關(guān)的采購憑證應(yīng)視為作廢文件，由采購結(jié)算經(jīng)辦人員承擔(dān)相關(guān)的經(jīng)濟損失。對于結(jié)算處理的物資，應(yīng)在相關(guān)的文件上注明生產(chǎn)令號和物資發(fā)放單位，并且需要將相關(guān)的資料及時傳遞給公司財務(wù)部門，以此沖抵實際上繳費用。

此外，物資采購管理人員需要按照采購計劃和相關(guān)的管理制度安排，向物資保管人員辦理交接手續(xù)，并提示保管人員驗收物資的外觀、質(zhì)量、數(shù)量以及規(guī)格等相關(guān)信息，切實做好物資結(jié)算管理工作，保證招投標(biāo)企業(yè)的經(jīng)濟利益。在此過程中，需要對物資的發(fā)貨票、驗收單和材質(zhì)合格證等相關(guān)手續(xù)進行仔細(xì)核對，并做好實體貨物的清點入庫工作，物資驗收的各項環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守物資采購招投標(biāo)管理制度的相關(guān)規(guī)定。

總之，加強物資采購招投標(biāo)管理制度，使采購過程變得更加規(guī)范化，不但能夠節(jié)約采購成本還能提高經(jīng)濟效益，根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展情況不斷的優(yōu)化招投標(biāo)管理制度能夠促進規(guī)章制度的有效運行以及促進企業(yè)適應(yīng)市場需求從而健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻

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2.喬薇.國家電網(wǎng)河北省電力公司招投標(biāo)采購過程管理改進研究.石家莊鐵道大學(xué)，2018.

（責(zé)任編輯：蘭卡）