新媒體環(huán)境下事業(yè)單位綜合辦公室的工作效率研究

張曉妍

摘 要：在事業(yè)單位的日常工作中，綜合辦公室工作是其中重要的組成部分，在新媒體環(huán)境下，對于事業(yè)單位來說是一個(gè)發(fā)展的機(jī)遇，但是也面臨著極大的挑戰(zhàn)，因而需要進(jìn)一步提升該項(xiàng)工作的效率，并且降低工作的錯(cuò)誤率。文章在此基礎(chǔ)之上，介紹了事業(yè)單位綜合辦公室工作效率的基本含義，然后提出了提高工作效率的措施，希望能夠促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;綜合辦公室工作;工作效率

在事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)過程之中，綜合辦公室工作是非常繁雜的，這不僅僅是一項(xiàng)長期的工作，也是基礎(chǔ)工作之一。在新媒體環(huán)境下，事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，這就對綜合辦公室工作效率提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位應(yīng)該做出改變，在轉(zhuǎn)型階段中需要借助新媒體，將其與綜合辦公室工作相結(jié)合，通過讓二者能夠融合發(fā)展，促使事業(yè)單位的綜合辦公室工作發(fā)生創(chuàng)造性變革。

一、事業(yè)單位綜合辦公室工作效率概述

（一）綜合辦公室工作效率的內(nèi)涵

對于事業(yè)單位來說，綜合辦公室工作十分重要，并且繁雜的系統(tǒng)工程，若想提高工作效率，首先要了解其包含的內(nèi)容，可以將事業(yè)單位綜合辦公室工作工作效率的內(nèi)涵歸納為以下幾點(diǎn)：

一是綜合辦公室工作的執(zhí)行速度。對于工作效率來說，速度是一個(gè)比較直觀的評判指標(biāo)，能夠反映出當(dāng)前的工作效率。通過長期以來的實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，速度與效率雖然有著密切的聯(lián)系，但并不代表速度加快之后，工作效率就隨之提升。在日常的綜合辦公室工作之中，決定綜合辦公室工作效率的重要因素之一是工作的正確性，只有在這種情況下的工作速度才是有意義的，才能夠切實(shí)提高綜合辦公室工作效率。

二是工作所反映出來的效果。通常認(rèn)為綜合辦公室工作效率是與工作效果有直接聯(lián)系的，能夠客觀地反映出工作的有效性。在某種程度上來說，工作的效果也是衡量事業(yè)單位管理的首要因素，并且提高綜合辦公室工作效率的最終目標(biāo)也是為了能夠達(dá)到最好的工作效果。

三是工作的精細(xì)化管理。在綜合辦公室工作的細(xì)節(jié)之處，通常會(huì)將其歸納到管理的規(guī)則之中，事業(yè)單位工作內(nèi)容的精細(xì)程度直接決定了工作的效率。在提高事業(yè)單位的綜合辦公室工作效率時(shí)，不應(yīng)該泛泛而談，而是將其放在細(xì)節(jié)之處。

（二）綜合辦公室工作的特點(diǎn)

對于綜合辦公室工作來說，日常工作是非常復(fù)雜的，因而具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

其一，執(zhí)行性。在事業(yè)單位中，辦公室是不屬于領(lǐng)導(dǎo)部門的，但是其工作內(nèi)容卻是直接面對領(lǐng)導(dǎo)的，日常工作就是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的工作和決策部署。這就要求辦公室的工作人員能夠全面執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的具體指示，并且注重執(zhí)行工作的效率。

其二，協(xié)調(diào)性。對于辦公室工作來說，通常是要協(xié)調(diào)多個(gè)部門和員工之間的關(guān)系的，是事業(yè)單位中用來聯(lián)系各個(gè)部分的紐帶，體現(xiàn)出其重要的溝通與協(xié)調(diào)作用。辦公室不僅僅是要接受上級領(lǐng)導(dǎo)的工作部署，還要及時(shí)督促下級能夠按時(shí)按量的完成相應(yīng)工作，因而辦公室的工作具有協(xié)調(diào)作用。

其三，服務(wù)性。在事業(yè)單位的各個(gè)部門中都體現(xiàn)出了服務(wù)性，而在辦公室工作中體現(xiàn)的尤為明顯。在實(shí)際的工作中，辦公室人員必須要充分的體現(xiàn)出服務(wù)性，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量，最終體現(xiàn)出工作的效率。

（三）提高事業(yè)單位綜合辦公室工作效率的重要性

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)都在快速發(fā)展，事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理工作也出現(xiàn)了很多的轉(zhuǎn)變，而辦公室工作也需要滿足單位整體的發(fā)展需求。對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，與辦公室工作的落實(shí)情況有著直接的關(guān)系，不僅能夠展現(xiàn)出行單位內(nèi)部的發(fā)展情況，更是其他各項(xiàng)工作落實(shí)的重要保障。在信息化背景下，傳統(tǒng)的辦公室工作效率已經(jīng)不能夠滿足事業(yè)單位的發(fā)展需要，而辦公室工作是眾多管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。由此可見，必須要加強(qiáng)對辦公室工作效率的管理，提高工作效率，進(jìn)而發(fā)揮出其內(nèi)在價(jià)值，最終為提升事業(yè)單位工作和服務(wù)水平打好基礎(chǔ)。為了更好的解決這一問題，相關(guān)人員首先要分析當(dāng)前辦公室工作中所遇到的困境，再從此入手來將其一一擊破，進(jìn)而獲得可持續(xù)的發(fā)展。

二、新媒體環(huán)境下事業(yè)單位綜合辦公室工作效率的提升策略

（一）建立完善的制度規(guī)范

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，一個(gè)能夠長遠(yuǎn)發(fā)展的事業(yè)單位必須要有一個(gè)嚴(yán)格的管理制度，在事業(yè)單位的管理體制得到提升之后，才能為事業(yè)單位的辦公室工作提供制度保障。為了能夠有效的提升綜合辦公室的工作效率，不斷落實(shí)精益化管理，必須要制定一個(gè)科學(xué)的管理制度。事業(yè)單位需要按照我國相關(guān)的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，明確技術(shù)路線，認(rèn)真地記錄現(xiàn)場的實(shí)際情況。為了讓綜合辦公室工作更加順利，還需要在事前分析出可能出現(xiàn)的不利影響因素，最終制定出相應(yīng)的處置預(yù)案。同時(shí)，嚴(yán)格的問責(zé)和科學(xué)的檢查方法是提高綜合辦公室工作水平和創(chuàng)造性的動(dòng)力，還要明確界定相關(guān)監(jiān)督部門的權(quán)利和義務(wù)，將其與現(xiàn)有的管理機(jī)構(gòu)分開，以確保它們在規(guī)定的范圍內(nèi)對綜合辦公室工作工作中作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，避免出現(xiàn)模棱兩可責(zé)任的現(xiàn)象，還需要強(qiáng)化監(jiān)督責(zé)任的落實(shí)，需要將管理手段落實(shí)到綜合辦公室工作當(dāng)中，一旦發(fā)現(xiàn)工作問題，就可以及時(shí)提出意見和相應(yīng)的整改方案。除此之外，完善相應(yīng)的辦公室管理制度，還能夠進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化綜合辦公室工作。

（二）提高員工的思想意識

為了能夠有效的提高辦公室工作效率，僅僅依靠嚴(yán)格的規(guī)章制度是不夠的。因此，辦公室工作效率的提升還需要每個(gè)事業(yè)單位員工的團(tuán)結(jié)協(xié)作，只有全體員工積極參與，自覺地從自身進(jìn)行工作管理，才能從根本上解決效率不高的問題。辦公室工作效率的決定性因素之一是辦公室工作人員的自身素質(zhì)以及工作能力方面，從事辦公室工作相關(guān)工作的人員要有良好的自身素質(zhì)，要誠實(shí)守信，從而保證工作的有效開展，并讓辦公室的工作人員及時(shí)了解當(dāng)前工作方面的政策和變化，利于在工作之中及時(shí)改變，從而保證工作的順利進(jìn)行。事業(yè)單位的辦公室工作人員要定期與事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的溝通，對于異?，F(xiàn)象要及時(shí)的更改，保證辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，以及提升工作人員的工作能力，從而確保事業(yè)單位辦公室工作的順利開展。除此之外，還應(yīng)該要加強(qiáng)宣傳力度，讓辦公室的工作人員更加了解工作內(nèi)容，以及提高工作效率的重要性。事業(yè)單位應(yīng)該聘請相關(guān)專家，為辦公室的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，這也是改善工作人員觀念的最主要方式。因此，必須通過對日常工作的有效分析，客觀的找出工作效率不高的原因，進(jìn)而在日后的培訓(xùn)中制定科學(xué)的安排培訓(xùn)的內(nèi)容，尋找適合每個(gè)辦公室工作人員的培訓(xùn)方法，不能夠一刀切，從而提高工作的積極性，保障事業(yè)單位辦公室的工作效率。

（三）打造智能化管理模式

眾所周知，辦公室工作具有一定的復(fù)雜性，而紙質(zhì)的信息由于其特質(zhì)，在保存和使用過程中非常容易出現(xiàn)損壞的情況，從而使得數(shù)據(jù)丟失或者不完整。在以往的綜合辦公室工作中，大多都是使用人工來進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)的收集、填寫和計(jì)算，這種人工的方式經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且工作的效率也比較低，這種辦公方法已經(jīng)不能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。因此，事業(yè)單位辦公室應(yīng)該大力開展信息化建設(shè)，對于一些紙質(zhì)信息要及時(shí)進(jìn)行掃描，然后存為電子檔案，這樣既方便了不同部門之間的查閱，也保證辦公室的工作效率。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展背景之下，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)是各個(gè)行業(yè)廣泛應(yīng)用的技術(shù)，事業(yè)單位若想獲得融合發(fā)展，就需要借助這四種技術(shù)，作為發(fā)展的支撐，從而逐漸探索出“互聯(lián)網(wǎng)+事業(yè)單位”的發(fā)展模式。為了能夠更好地開展“互聯(lián)網(wǎng)+事業(yè)單位”的發(fā)展，必須要對科學(xué)技術(shù)進(jìn)行整合，這也是事業(yè)單位提高辦公室工作效率的基礎(chǔ)保障。物質(zhì)環(huán)境也是互聯(lián)網(wǎng)+事業(yè)單位創(chuàng)新性發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這里的物質(zhì)環(huán)境是指積極配合完成基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位可以引入先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，將智能化的技術(shù)應(yīng)用在辦公工作中，從而提高數(shù)據(jù)的收集效率。另外，這種智能化技術(shù)還能夠?qū)⒂脩艉褪聵I(yè)單位之間緊密的聯(lián)系在一起，從而實(shí)現(xiàn)對信息的監(jiān)督和控制。在事業(yè)單位當(dāng)中，綜合辦公室工作智能化已經(jīng)成了必然趨勢，而工作流自動(dòng)化管理軟件能夠通過現(xiàn)代化技術(shù)來將辦公流程自動(dòng)化，并且可以提升管理效率，增強(qiáng)辦公的規(guī)范性。

（四）進(jìn)一步加快與新媒體的融合

在新媒體背景下，事業(yè)單位綜合辦公室發(fā)生了角色的轉(zhuǎn)變，在以往的過程中，被服務(wù)者僅僅是被動(dòng)的接受事業(yè)單位綜合辦公室所提供的內(nèi)容，但是現(xiàn)階段出現(xiàn)了更多的服務(wù)渠道。因此，事業(yè)單位綜合辦公室必須要對自身的工作有一定精準(zhǔn)的定位，加快與新媒體的融合，才是當(dāng)前提升工作效率的正確路徑。就事業(yè)單位綜合辦公室而言，為了能夠滿足用戶的更多需求，就需要積極使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算等等。例如，在微博之上，事業(yè)單位綜合辦公室可以通過發(fā)布微博來與公布一下工作計(jì)劃和內(nèi)容，并且對一些活動(dòng)需要前期做好宣傳工作;而對于微信來說，可以讓辦公人員互相添加微信，這樣能夠打破時(shí)間和空間的限制，并且也提升了辦公人員之間的溝通效率，這樣就可以在最大程度上提升綜合辦公室的工作效率。

（五）提升事業(yè)單位綜合辦公室管理系統(tǒng)安全性

對于事業(yè)單位辦公室工作來說，其中包含了許多的數(shù)據(jù)，但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)仍然存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，非常容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)被盜和丟失的情況，因而需要加強(qiáng)安全建設(shè)工作，構(gòu)建軟硬件安全、信息安全和保密安全的三位一體安全防范體系。因此，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)，具體如表1所示。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，事業(yè)單位綜合辦公室的傳統(tǒng)工作方式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變工作思路，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷提高辦公人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)綜合辦公室的工作效率，進(jìn)一步完善工作機(jī)制體制，方便日后的管理，應(yīng)該將“互聯(lián)網(wǎng)+”與事業(yè)單位綜合辦公室工作的相互融合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉聰.新時(shí)期完善辦公室管理職能的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：10+38.

[2] 孫明霞，李霞.新時(shí)期高校辦公室管理工作的幾點(diǎn)探索與思考[J].人力資源管理，2018，09（08）：210-211.

[3] 周紅春.高校教育信息化的新發(fā)展：信息化教育——我國高校教育信息化試點(diǎn)學(xué)校建設(shè)的啟示[J].電化教育研究，2018，06（05）：11-28.

[4] 周萌，任曉霞.OA系統(tǒng)在事業(yè)單位應(yīng)用的現(xiàn)狀分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（02）：110-111.

[5] 周民.完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點(diǎn)思考[J].海峽科學(xué)，2018，10（09）：59-61.