人事檔案管理工作中的問(wèn)題與改善措施

摘 要：人事檔案作為個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的體現(xiàn)，能夠?yàn)橛萌藛挝坏母黜?xiàng)工作開(kāi)展提供必要的依據(jù)，在當(dāng)前激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，人事檔案管理工作的重要性不言而喻。文章首先對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行概述，對(duì)人事檔案管理與人力資源管理展開(kāi)論述，同時(shí)說(shuō)明人事檔案管理工作的重要性，提升用人單位在人事檔案管理當(dāng)中的重視程度。通過(guò)對(duì)目前的人事檔案管理工作進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，受到各方面因素的影響，人事檔案管理工作在制度、方法、人員等方面都存在著一定的不足，必須要針對(duì)目前管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，采取有效的應(yīng)對(duì)措施，提升人事檔案管理工作的水平，將人才的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)主義建設(shè)做出更大貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;問(wèn)題;檔案管理制度

在現(xiàn)代管理工作中，人事檔案作為人才信息的重要載體，能夠?yàn)槿瞬诺倪x用提供重要依據(jù)，成為了人才開(kāi)發(fā)的主要信息來(lái)源。通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行分析，能夠?qū)€(gè)人經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技能以及工作表現(xiàn)有一個(gè)清楚的掌握，反映出了個(gè)人的成長(zhǎng)歷史，為人力資源管理工作的開(kāi)展開(kāi)下了良好基礎(chǔ)。人事檔案管理作為人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管以及利用，通過(guò)開(kāi)展高效的人事檔案管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)與單位的人才選聘提供有效的參考，從而為當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展提供可靠保障。所以說(shuō)，在現(xiàn)階段的人事檔案管理當(dāng)中，必須要對(duì)現(xiàn)有工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取有效的改善措施，提升人事檔案管理工作的水平，發(fā)揮出人事檔案在推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用。

一、人事檔案管理工作概述

（一）人事檔案管理與人力資源管理分析

在現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展中，人力資源管理是目前各項(xiàng)管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，通過(guò)采用科學(xué)的方法進(jìn)行人力、物力的培訓(xùn)、調(diào)配以及組織，將人力與物力維持在一個(gè)最佳的狀態(tài)，同時(shí)對(duì)人的行為、思想以及心理進(jìn)行干預(yù)控制，充分的發(fā)揮出人的主動(dòng)性，從而實(shí)現(xiàn)人盡其才、物盡其用，為社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。從本質(zhì)上來(lái)看，企業(yè)所開(kāi)展的人力資源管理工作，核心內(nèi)容在于對(duì)人的管理。而人事檔案管理則是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、工作技能以及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，有著良好的現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性以及動(dòng)態(tài)性，能夠?yàn)槿瞬诺娜婵疾炫c了解提供可靠保障，為人才的錄用與調(diào)配打下良好基礎(chǔ)。

（二）人事檔案管理的重要性

在現(xiàn)代人力資源管理當(dāng)中，人事檔案管理的重要性不言而喻。首先，通過(guò)開(kāi)展高效的人事檔案管理，能夠?yàn)槿肆Y源開(kāi)發(fā)提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)信息，通過(guò)對(duì)員工人生經(jīng)歷進(jìn)行綜合、動(dòng)態(tài)的分析，掌握員工的職業(yè)生涯經(jīng)歷，同時(shí)了解員工的整體素養(yǎng)，將各類(lèi)有價(jià)值的信息反饋到用人單位，充分的發(fā)揮出人才的價(jià)值。其次，人事檔案管理能夠?yàn)槿肆Y源的合理配置提供可靠保障。用人單位通過(guò)對(duì)個(gè)人的檔案進(jìn)行分析，能夠根據(jù)其個(gè)人信息以及實(shí)際情況，采取科學(xué)的管理手段，在人力資源信息共享的基礎(chǔ)上，結(jié)合個(gè)人的特點(diǎn)，合理的進(jìn)行工作崗位的安排，實(shí)現(xiàn)人才潛能的挖掘，為用人單位帶來(lái)最佳的人才效益[1]。所以說(shuō)，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，人事檔案管理作為用人單位選拔人才的重要指標(biāo)，能夠有效的提升人力資源管理效率，同時(shí)結(jié)合個(gè)人的具體情況，為企業(yè)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

二、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

從當(dāng)前的人事檔案管理工作來(lái)看，受到多方面因素的影響，其在管理意識(shí)、管理制度、管理方法以及管理人員水平等方面存在一定的不足，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作作用的發(fā)揮。

（一）人事檔案管理意識(shí)淡薄

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展當(dāng)中，用人單位所開(kāi)展的人事檔案管理工作的重要性不言而喻。但是就目前的現(xiàn)狀來(lái)看，部分用人單位對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度明顯不足，存在檔案管理意識(shí)淡薄的情況，這就使得其在進(jìn)行各項(xiàng)檔案管理工作的過(guò)程，很難嚴(yán)格的按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在用人單位的管理當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理的忽視，使得下屬員工的各項(xiàng)工作開(kāi)展缺乏約束，認(rèn)為自己的工作無(wú)關(guān)緊要，只需要保證人事檔案不丟失，不泄露就可以，并沒(méi)有對(duì)自身的崗位有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。而對(duì)于部分管理者來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案資料借閱以及查詢的時(shí)候，并沒(méi)有進(jìn)行完善的登記手續(xù)，整個(gè)的管理手段比較落后，這就使得其在反復(fù)調(diào)用原始材料的過(guò)程中，很容易產(chǎn)生一些損耗[2]。除此之外，在一些用人單位的人事檔案管理當(dāng)中，安全意識(shí)存在明顯不足，整個(gè)的操作缺乏規(guī)范性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露的情況，對(duì)個(gè)人的信息保護(hù)產(chǎn)生了不利影響。

（二）缺乏完善人事檔案管理制度

在當(dāng)前的用人單位人事檔案管理過(guò)程中，許多單位在檔案管理劃分方面存在不規(guī)范的情況，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候，沒(méi)有進(jìn)行明確的登記，在原始材料外借之后，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料受損的情況。在這種不完善的人事檔案管理制度下，使得用人單位很難對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，同時(shí)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的人事檔案管理工作產(chǎn)生了不利的影響。在這種情況下，許多檔案管理人員的工作缺乏約束，整體的工作缺乏約束性，在出現(xiàn)資料丟失之后，也不會(huì)受到嚴(yán)重的懲罰，使得檔案管理制度當(dāng)中存在的缺陷被逐漸的放大。除此之外，在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，部分工作人員存在忽視，甚至是不配合的情況，這就使得檔案管理的效率受到了較大的影響，大大降低了用人單位人事檔案管理工作的水平。

（三）人事檔案管理方法與手段落后

在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展當(dāng)中，用人單位所開(kāi)展的人事檔案管理工作，在專(zhuān)業(yè)性以及政治性方面有著較高的要求，這就需要在開(kāi)展這項(xiàng)工作的過(guò)程中，需要有專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行單獨(dú)的存放。但是就目前許多的用人單位來(lái)說(shuō)，在人事檔案管理方面存在明顯的不足，更多的是有其他部門(mén)的人員兼任，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，方法與手段比較落后，往往依靠手工操作來(lái)完成各項(xiàng)任務(wù)，這就使得檔案管理的效率比較低下。盡管在目前的許多單位當(dāng)中，已經(jīng)引進(jìn)了一些人事檔案管理軟件，但是由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)軟件的操作比較復(fù)雜，這就使得工作人員很難將軟件的作用發(fā)揮出來(lái)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息共享，對(duì)人才的考察產(chǎn)生了較大阻礙。在當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，但是就目前的人事檔案管理來(lái)看，在信息化程度方面處于一個(gè)較低的水平，許多用人單位知識(shí)簡(jiǎn)單的進(jìn)行檔案目錄編號(hào)的錄入，在進(jìn)行檔案查閱以及資料檢索當(dāng)中，采用的依舊是手工操作的方式，使得整體的管理效率大大折扣[3]。

（四）人事檔案管理人員素質(zhì)水平較低

對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，工作人員必須要具備較高的業(yè)務(wù)能力以及政治素養(yǎng)，從而貫徹人事檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率的提升。但是從現(xiàn)階段用人單位的人事檔案管理來(lái)看，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)負(fù)責(zé)，許多管理人員都是身兼數(shù)職，自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)相對(duì)較低，很難滿足當(dāng)前的人事檔案管理工作需求。在這些管理人員當(dāng)中，并沒(méi)有接受相關(guān)培訓(xùn)，使得其對(duì)于人事檔案管理工作的重要性缺乏理解，同時(shí)由于專(zhuān)業(yè)技能的缺乏，使得其在各項(xiàng)管理工作方面的技能水平較低，制約了管理效率的提升。特別是對(duì)于人事檔案管理隊(duì)伍來(lái)說(shuō)，穩(wěn)定性相對(duì)較差，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)的情況，這就使得其很難全身心的投入到人事檔案管理工作當(dāng)中，對(duì)于人事檔案管理效率與水平的提升產(chǎn)生了不利影響。

三、完善人事檔案管理工作的措施

為了更好的提升人事檔案管理工作的效率，將人事檔案管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)，必須要針對(duì)當(dāng)前工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，及時(shí)的采取有效的應(yīng)對(duì)措施，從管理意識(shí)、管理制度、管理方法以及管理人員等方面著手，提升人事檔案管理水平。

（一）增強(qiáng)人事檔案管理重視程度

在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作當(dāng)中，必須要提升用人單位管理者的重視程度，通過(guò)定期進(jìn)行研討會(huì)的召開(kāi)，提升工作人員的重視程度，從而積極的落實(shí)各項(xiàng)人事檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)管理效率的改善。在這一過(guò)程中，管理者許多積極的進(jìn)行人事檔案管理的學(xué)習(xí)，了解檔案管理的法律知識(shí)，明白在現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，人事檔案管理工作的重要性，從而制定科學(xué)合理的人事檔案管理方法，對(duì)各個(gè)管理人員的職權(quán)進(jìn)行明確[4]。只有在管理者提升對(duì)人事檔案管理的重視程度之后，才能增加資金與人力投入，為各項(xiàng)工作的順利落實(shí)提供可靠保障。

（二）完善人事檔案管理制度

對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，相較于傳統(tǒng)的人資管理工作來(lái)看，有著更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性要求，必須要做到精益求精，對(duì)管理制度當(dāng)中存在的問(wèn)題進(jìn)行彌補(bǔ)。因此，在目前的用人單位管理工作當(dāng)中，必須要對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行完善，通過(guò)對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案管理技能，提升人事檔案管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及有效性。與此同時(shí)，必須要對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善，通過(guò)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督部門(mén)，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于存在沒(méi)有有效歸檔以及分類(lèi)歸檔問(wèn)題的工作人員，必須要進(jìn)行追責(zé)，同時(shí)開(kāi)展有關(guān)培訓(xùn)工作。通過(guò)制定嚴(yán)格的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，從而激發(fā)管理人員的工作積極性，發(fā)揮出檔案管理者的創(chuàng)新意識(shí)，認(rèn)真的落實(shí)每一項(xiàng)檔案管理工作的要求，為檔案管理水平的提升打下良好基礎(chǔ)。

（三）改進(jìn)人事檔案管理方法

在當(dāng)前信息化技術(shù)水平不斷提升的情況下，人事檔案管理工作的方法必須要進(jìn)行改進(jìn)，構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率的提升。在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建的過(guò)程中，需要進(jìn)行合理的檔案目錄設(shè)置，從而為查詢?nèi)藛T的各項(xiàng)工作提供便利的條件。對(duì)于個(gè)人的優(yōu)秀工作成果來(lái)說(shuō)，需要采用數(shù)字化的手段，將重要資料進(jìn)行及時(shí)的保存，比如說(shuō)學(xué)術(shù)論文、個(gè)人著作、技能證書(shū)以及科研成果等等，同時(shí)記錄員工的突出貢獻(xiàn)，為后續(xù)人事安排提供必要的依據(jù)[5]。在人事檔案管理工作當(dāng)中，最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)就是收集檔案資料，這就需要借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理方法，對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行記錄整理，為人事檔案材料的完整性與真實(shí)性提供可靠保障。

（四）提升人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作當(dāng)中，必須要提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)性、機(jī)密性以及政治性，從而更好的提升人事檔案管理工作的水平。這就需要組織專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理隊(duì)伍，聘用德才兼?zhèn)涞墓ぷ魅藛T，特別是在進(jìn)行人員錄用的過(guò)程中，必須要對(duì)其道德品質(zhì)進(jìn)行重點(diǎn)考察，保證工作人員能夠具有較強(qiáng)的保密觀念，同時(shí)做到遵紀(jì)守法，提升自身的工作能力。其次，必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，通過(guò)組織人員參與定期的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能與知識(shí)有一個(gè)詳細(xì)的了解，同時(shí)增強(qiáng)與其他單位之間的交流，不斷的提升自身的業(yè)務(wù)水平。最后，應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員開(kāi)展自我學(xué)習(xí)，通過(guò)視頻學(xué)習(xí)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，實(shí)現(xiàn)自身專(zhuān)業(yè)性的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

在人事檔案當(dāng)中，能夠?qū)€(gè)人經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技能以及工作表現(xiàn)有一個(gè)清楚的掌握，反映出了個(gè)人的成長(zhǎng)歷史，為人力資源管理工作的開(kāi)展開(kāi)下了良好基礎(chǔ)。人事檔案管理作為人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管以及利用，通過(guò)開(kāi)展高效的人事檔案管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)與單位的人才選聘提供有效的參考，從而為當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展提供可靠保障。用人單位通過(guò)對(duì)個(gè)人的檔案進(jìn)行分析，能夠根據(jù)其個(gè)人信息以及實(shí)際情況，采取科學(xué)的管理手段，在人力資源信息共享的基礎(chǔ)上，結(jié)合個(gè)人的特點(diǎn)，合理的進(jìn)行工作崗位的安排，實(shí)現(xiàn)人才潛能的挖掘，為用人單位帶來(lái)最佳的人才效益。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：黃階（1974- ），男，湖北建始人，大專(zhuān)，恩施市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站助理館員，研究方向：檔案管理。