如何高效開展企業(yè)的物資供應(yīng)工作

劉跟生　張杰

摘要：物資供應(yīng)是指物資合同簽訂后供應(yīng)商提供物資的過程，其中會(huì)涉及物資型號(hào)、供貨周期、物資驗(yàn)收等相關(guān)細(xì)節(jié)，如何高效開展企業(yè)的物資供應(yīng)工作是本文的重要研究內(nèi)容，本文將重點(diǎn)探討分析物資供應(yīng)過程中可能存在的問題以及處理問題的方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè);物資供應(yīng);供應(yīng)商

物資供應(yīng)指的是物資采購結(jié)果下達(dá)供應(yīng)商與采購方簽訂合同后，供應(yīng)商提供物資的過程。物資供應(yīng)過程中，供應(yīng)商需要嚴(yán)格按照采購過程中供應(yīng)商的投標(biāo)文件或競(jìng)爭(zhēng)性談判的相應(yīng)文件及談判記錄來進(jìn)行，而不能對(duì)物資的品牌及型號(hào)進(jìn)行隨意更改。

針對(duì)規(guī)模較小的企業(yè)，采購結(jié)果下達(dá)合同簽訂后，供應(yīng)商直接提供約定的物資即可，由于物資涉及企業(yè)的成本，所以企業(yè)作為采購方往往會(huì)非常注重所供物資的質(zhì)量。針對(duì)規(guī)模較大企業(yè)，往往會(huì)設(shè)置相關(guān)的物資供應(yīng)部門來負(fù)責(zé)物資的催貨及后續(xù)手續(xù)的辦理，由于物資消耗資金為企業(yè)資金，為了避免個(gè)人的不作為及亂作為，則需要形成規(guī)范的物資供應(yīng)管理制度來對(duì)物資供應(yīng)的全鏈條進(jìn)行規(guī)范管理。

物資的供應(yīng)過程會(huì)涉及一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的多個(gè)部門，包括物資的需求部門、物資的項(xiàng)目管理部門、物資的采購部門、固定資產(chǎn)管理部門、檔案管理部門等，如何規(guī)范高效做好物資供應(yīng)工作是一個(gè)重要的研究內(nèi)容，本文將重點(diǎn)分析物資供應(yīng)過程中可能產(chǎn)生的問題以及處理這些問題的方法。

一、物資采購型號(hào)的問題

物資的供應(yīng)過程中需要嚴(yán)格按照采購過程中供應(yīng)商的投標(biāo)資料來進(jìn)行具體的供應(yīng)，也就是說供應(yīng)什么樣的物資型號(hào)是有據(jù)可依的。表面來看，供應(yīng)什么樣型號(hào)的物資不存在什么問題，但在實(shí)際的物資供應(yīng)過程中物資型號(hào)是存在最多問題的地方。往往物資供應(yīng)過程中物資型號(hào)的問題多數(shù)是由于前端采購過程中的各種因素所導(dǎo)致的。

在編制物資招標(biāo)文件時(shí)，一方面，需求部門在編制招標(biāo)文件的技術(shù)規(guī)范時(shí)，對(duì)物資的技術(shù)參數(shù)描寫得不規(guī)范，不具體，描述得不夠深入，從而導(dǎo)致不同供應(yīng)商投標(biāo)文件中描述的產(chǎn)品型號(hào)非常多，都能從技術(shù)層面滿足技術(shù)規(guī)范的要求。另一方面，采購部門在確定采購原則時(shí)，往往是最低價(jià)中標(biāo)或者價(jià)格分在整體評(píng)價(jià)中占有重要的比例，從而導(dǎo)致物資采購項(xiàng)目的最低價(jià)中標(biāo)。上述兩種情況，將導(dǎo)致提供物資質(zhì)量一般甚至非常差的供應(yīng)商中標(biāo)項(xiàng)目供應(yīng)，而其所提供的物資恰恰是同行業(yè)物資中質(zhì)量排名靠后的物資，從而導(dǎo)致項(xiàng)目的需求部門不滿足其提供的物資，導(dǎo)致后續(xù)物資無法正常供應(yīng)。出現(xiàn)此種情況的原因，主要在于需求部門及采購部門，需求部門未編制詳盡的技術(shù)規(guī)范書，采購部門未充分站在甲方的立場(chǎng)考慮采購原則。

針對(duì)物資采購型號(hào)的問題，需求部門在編制技術(shù)規(guī)范書時(shí)需要詳細(xì)地比對(duì)目前同類物資在技術(shù)參數(shù)上的差異，哪些參數(shù)是目前的同類生產(chǎn)廠家都能做到的，哪些參數(shù)是行業(yè)領(lǐng)先的廠家能做到的。某個(gè)參數(shù)是否需要提出，提出后需要限制到多大才合適，需求部門在提要求時(shí)，需要同時(shí)考慮需求人的使用需求和單位資金的限制，而不能一味地僅考慮參數(shù)要求。若是參數(shù)要求的非常高，而單位的資金預(yù)算又達(dá)不到，那只能產(chǎn)生流標(biāo)的結(jié)果。若是參數(shù)要求不夠，而單位的預(yù)算充足，則產(chǎn)生的結(jié)果就是項(xiàng)目資金未充分消費(fèi)，同時(shí)采購結(jié)果不能滿足需求部門的需求，只會(huì)造成采購物資的閑置。因此，需求部門需要深入考慮確定采購物資的詳盡合理的技術(shù)參數(shù)。采購部門在編制采購文件時(shí)，需要針對(duì)不同類物資明確其確定中標(biāo)供應(yīng)商的原則，而不能一味地以最低價(jià)中標(biāo)，對(duì)于技術(shù)參數(shù)要求高的物資需要提高技術(shù)分在綜合評(píng)分中的比例。

二、物資供應(yīng)型號(hào)的問題

物資合同訂立時(shí)分兩種情況，一種是需求單位自行招標(biāo)采購，需求單位的物資供應(yīng)部門牽頭與供應(yīng)商簽訂合同;另一種是需求單位的上級(jí)單位開展招標(biāo)采購，根據(jù)中標(biāo)結(jié)果上級(jí)單位與供應(yīng)商簽訂合同，供應(yīng)商供應(yīng)物資到需求單位，需求單位的物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)物資供應(yīng)的單位。

上述兩種情況都會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商供應(yīng)的物資存在問題的情況。存在的問題主要包括：一是供應(yīng)商嚴(yán)格按照投標(biāo)文件供貨，但是不滿足需求部門的要求。二是需求部門原因或供應(yīng)商原因或兩者綜合原因故意不按照投標(biāo)文件要求供貨。

針對(duì)上述存在的問題，物資供應(yīng)部門可以采用《物資供應(yīng)確認(rèn)書》的方式加以避免。針對(duì)單位自行招標(biāo)自行簽訂合同情況，可以在合同簽訂前物資供應(yīng)部門要求需求部門和供應(yīng)商簽訂物資供應(yīng)確認(rèn)書，嚴(yán)格按照投標(biāo)文件供貨，如任何一方不簽訂將不再簽訂合同，從而避免合同簽訂后產(chǎn)生的物資供應(yīng)麻煩。

針對(duì)需求單位上級(jí)部門招標(biāo)簽訂合同的情況，則往往簽訂合同之后需求部門方能聯(lián)系到供應(yīng)商，則此種情況，物資供應(yīng)部門要求需求部門和供應(yīng)商簽訂《物資供應(yīng)確認(rèn)書》，來確認(rèn)后續(xù)可能存在的問題，如有問題則解除合同，如無問題則繼續(xù)履行合同。

三、物資的供貨期問題

供貨期問題同樣是物資供應(yīng)中的大問題。有的供應(yīng)商中標(biāo)后，并沒有充實(shí)的資金鏈，而為了應(yīng)對(duì)中標(biāo)結(jié)果，往往對(duì)要供應(yīng)物資一拖再拖。

針對(duì)此種情況，則物資供應(yīng)部門要求供應(yīng)商與需求部門簽訂的《物資供應(yīng)確認(rèn)書》中，明確供應(yīng)商的供應(yīng)計(jì)劃、排產(chǎn)計(jì)劃、配件供應(yīng)情況、組裝時(shí)間、出廠時(shí)間、產(chǎn)品檢驗(yàn)時(shí)間等，并且需要在確認(rèn)書中加蓋供應(yīng)商單位的公章。

供貨期的問題還有一種情況是需求部門原因?qū)е碌墓┴浲涎?，某些設(shè)備需要特定的場(chǎng)地或前期準(zhǔn)備，而需求部門無法提供滿足供應(yīng)商供貨的所需條件。則此種情況需要物資供應(yīng)部門協(xié)調(diào)需求部門，甚至采取相關(guān)的考核措施督促需求部門盡快提供符合要求的供貨條件。

因此，物資供應(yīng)部門要求供應(yīng)商與需求部門簽字蓋章的《物資供應(yīng)確認(rèn)書》將會(huì)對(duì)雙方都起到約束作用，確保需求部門和供應(yīng)商嚴(yán)格按照約定做好物資的供應(yīng)工作。

另外，需求部門在編制技術(shù)規(guī)范書確定提報(bào)采購物資的供貨期時(shí)，需要充分考慮物資采購供應(yīng)的合理周期，包括：計(jì)劃提報(bào)至物資招標(biāo)的時(shí)間、中標(biāo)結(jié)果的公示時(shí)間、合同的簽訂時(shí)間、物資的生產(chǎn)時(shí)間、進(jìn)口設(shè)備的通關(guān)時(shí)間、需檢定設(shè)備的檢定時(shí)間等。

四、供應(yīng)物資的驗(yàn)收問題

供應(yīng)商按照約定時(shí)間提供了符合要求的物資，并且亦滿足需求部門的要求，此時(shí)將進(jìn)入單位的整體驗(yàn)收環(huán)節(jié)，往往各個(gè)單位的物資驗(yàn)收并不僅僅是需求部門和物資供應(yīng)部門參加，還得需要物資的項(xiàng)目管理部門、固定資產(chǎn)的管理部門以及檔案管理部門等相關(guān)部門參加。

初次合作的供應(yīng)商往往不太了解單位的驗(yàn)收流程，往往會(huì)導(dǎo)致工作效率低下，嚴(yán)重地消耗供應(yīng)商的精力，甚至?xí)o供應(yīng)商帶來不好的印象。

針對(duì)此種情況，需要各個(gè)單位根據(jù)自身的情況，由物資供應(yīng)部門跟供應(yīng)商說明白，讓供應(yīng)商詳細(xì)地了解整個(gè)物資驗(yàn)收的流程，包括物資驗(yàn)收過程中需要供應(yīng)商做哪些工作，此類物資還需要哪些部門參加，需要準(zhǔn)備哪些資料，這些相關(guān)部門是否還需要供應(yīng)商去聯(lián)系等。

總之，物資供應(yīng)部門要將整個(gè)物資的驗(yàn)收過程全程組織好、聯(lián)系好、協(xié)調(diào)好，讓各個(gè)部門明確其職責(zé)，讓供應(yīng)商充分明確其需要做的工作，確保做到驗(yàn)收流程依法合規(guī)，高效明確。

五、物資供應(yīng)的討論

綜上所述，物資供應(yīng)的整個(gè)鏈條往往與物資采購的過程是密切相關(guān)的，沒有規(guī)范的前期采購計(jì)劃的提報(bào)和合理的采購策略，往往中標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生后會(huì)給后續(xù)的物資供應(yīng)帶來巨大的麻煩。因此單位的物資供應(yīng)部門需要建立與物資采購部門及需求部門的定期聯(lián)絡(luò)機(jī)制，將物資供應(yīng)過程中產(chǎn)生的問題及時(shí)反映到前端，確保從前端就規(guī)范做好各類物資型號(hào)和供貨期的提報(bào)。

再者，采購方的各相關(guān)部門一定要轉(zhuǎn)變思路，杜絕吃拿卡要情況的出現(xiàn)，避免可能出現(xiàn)的各類廉潔風(fēng)險(xiǎn)，而要做好此類工作就需要從制度層面進(jìn)行設(shè)計(jì)，以文件的方式對(duì)各種物資供應(yīng)的程序和操作進(jìn)行固化，充分做到供應(yīng)商對(duì)整個(gè)物資供應(yīng)過程非常明確，同時(shí)供應(yīng)商按期如實(shí)供貨后采購方將充分做好物資驗(yàn)收及物資款項(xiàng)的各類支付工作。

六、結(jié)語

總之，各個(gè)單位要根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)情，充分考慮物資供應(yīng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保做到物資供應(yīng)的規(guī)范高效。同時(shí)，要充分站在供應(yīng)商的角度考慮問題，能夠確保供應(yīng)商充分了解單位對(duì)違約情況的處罰及考核細(xì)節(jié)，充分了解單位明晰的物資供應(yīng)流程。

參考文獻(xiàn)：

[1]程勇.集采統(tǒng)供模式下如何做好項(xiàng)目的物資供應(yīng)管理[J].現(xiàn)代國企研究，2016（16）.

[2]鄒恩庭.淺談做好工程建設(shè)物資供應(yīng)管理工作[J].中國市場(chǎng)，2014（18）.

[3]蔡進(jìn)峰.如何做好企業(yè)物資采購供應(yīng)科學(xué)化管理[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2011（4）.

作者簡介：劉跟生（1982—），男，山東昌樂人，高級(jí)工程師，碩士，主要從事物資管理研究。