“大數(shù)據(jù)”背景下檔案信息服務(wù)模式變革的思考

陳穎

【摘要】大數(shù)據(jù)給檔案信息服務(wù)工作帶來(lái)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案部門(mén)應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，準(zhǔn)確解讀大數(shù)據(jù)概念，深刻認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)模式變更的必要性，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的手段和方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)質(zhì)的飛躍。本文從思想意識(shí)、制度建設(shè)、服務(wù)手段、隊(duì)伍建設(shè)等方面，提出了大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)模式變革的主要對(duì)策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案信息;服務(wù);變革

大數(shù)據(jù)伴隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)形成和發(fā)展，為檔案工作的開(kāi)展開(kāi)辟了一條全新的道路，同時(shí)也給檔案信息服務(wù)工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，在新一輪的信息技術(shù)革命浪潮中立于不敗之地，檔案部門(mén)應(yīng)積極響應(yīng)習(xí)近平總書(shū)記提出的“要把學(xué)習(xí)作為一種追求”，“一定要善于學(xué)習(xí)，善于重新學(xué)習(xí)，依靠學(xué)習(xí)走向未來(lái)”的號(hào)召，在學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐中，認(rèn)真思考和探索信息服務(wù)模式變革的手段與方法，全面提升服務(wù)質(zhì)量和水平，推進(jìn)未來(lái)檔案事業(yè)持續(xù)、健康地發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)概念解讀和大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)模式變革的必要性

麥肯錫公司認(rèn)為，數(shù)據(jù)規(guī)模超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的獲取、存儲(chǔ)、管理以及分析能力的數(shù)據(jù)集就是大數(shù)據(jù)。維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫(kù)克耶編寫(xiě)的《大數(shù)據(jù)時(shí)代》中認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是基于海量數(shù)據(jù)分析從而產(chǎn)生巨大價(jià)值的產(chǎn)品和服務(wù)，大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測(cè)。由此，大數(shù)據(jù)可定義為記錄人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的、具有規(guī)模效應(yīng)的信息數(shù)據(jù)的集合，是無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)利用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。隨著大數(shù)據(jù)逐漸滲透至各行各業(yè)，其特性和優(yōu)勢(shì)日益凸顯，影響也是非常巨大和深遠(yuǎn)的。適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代需求，顛覆傳統(tǒng)的檔案工作思維和管理模式，推進(jìn)檔案信息服務(wù)模式變革成為迫切需要。

（一）尋求和依托大數(shù)據(jù)智能化管理，是實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)能力跨越式拓展的需要。檔案信息服務(wù)水平取決于檔案信息管理的現(xiàn)代化程度，取決于檔案信息管理工作的水平和效率。在大數(shù)據(jù)的影響下，作為社會(huì)信息資源重要聚集地的檔案館，“檔案全數(shù)據(jù)”將取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案成為管理對(duì)象，并在數(shù)量、速率與種類(lèi)上急劇且持續(xù)擴(kuò)大，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理軟件和技術(shù)的能力范疇。大數(shù)據(jù)技術(shù)將以其獨(dú)特的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有效確保資源最優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)檔案全部業(yè)務(wù)的科學(xué)、高效、智能管理，使精準(zhǔn)深入的數(shù)據(jù)處理成為檔案利用服務(wù)的重要內(nèi)容。一是可輕松地實(shí)現(xiàn)檔案信息保存和利用的分離，減少重要的原始紙質(zhì)材料的磨損，延長(zhǎng)保存壽命;并通過(guò)數(shù)據(jù)備份，使重要的檔案信息得以安全和永久保存，大大降低系統(tǒng)的投資及維護(hù)成本。二是可利用當(dāng)前的電子政務(wù)、新聞、活動(dòng)的大數(shù)據(jù)環(huán)境，對(duì)“準(zhǔn)檔案”進(jìn)行智能分析，為其價(jià)值的“預(yù)鑒定”提供重要的參考，以最大可能完善歸檔范圍，保證未來(lái)檔案的完整有效。還可將檔案管理人員在長(zhǎng)期工作過(guò)程中形成的檔案庫(kù)存以外的知識(shí)進(jìn)行采集和積累，作為檔案資源的補(bǔ)充知識(shí)，為檔案信息提供必要的歷史背景，使其更真實(shí)地反映歷史史實(shí)，為后人的研究提供可靠的依據(jù)。

（二）突破和變革傳統(tǒng)單一的服務(wù)模式，是實(shí)現(xiàn)檔案信息多元化、個(gè)性化服務(wù)的需要。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式是基于紙質(zhì)檔案考慮的，服務(wù)手段和對(duì)象都比較單一。偏向于“重藏輕用”“有求必應(yīng)”“自給自足”的被動(dòng)式服務(wù)，使檔案的價(jià)值無(wú)法充分挖掘和體現(xiàn)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)的逐漸進(jìn)入和增多，檔案用戶(hù)的涉及面越來(lái)越廣，檔案信息資源的重要性和蘊(yùn)含的潛在價(jià)值受到越來(lái)越多的關(guān)注。用戶(hù)最關(guān)心的不是可見(jiàn)信息量的多少，而是能否從這分散和無(wú)序的不確定性、龐大繁雜的信息數(shù)據(jù)中挖掘出真實(shí)的價(jià)值。因此，為滿足用戶(hù)多元化、個(gè)性化、精品化的需求，成為檔案信息服務(wù)的方向。這就要求檔案管理人員不僅要對(duì)用戶(hù)利用檔案數(shù)據(jù)，包括調(diào)卷數(shù)量、利用次數(shù)、復(fù)制數(shù)量等進(jìn)行深度挖掘，還要對(duì)用戶(hù)訪問(wèn)記錄，包括網(wǎng)頁(yè)采用的關(guān)鍵字、檢索詞、下載記錄、利用網(wǎng)頁(yè)時(shí)間和頻度等信息進(jìn)行深度挖掘。深度挖掘的海量用戶(hù)信息和數(shù)據(jù)，利用傳統(tǒng)的處理方法難以完成，只有通過(guò)數(shù)據(jù)分析，才能快速“提純”出多元化、有針對(duì)性、有價(jià)值的數(shù)據(jù)集。比如，能順暢、準(zhǔn)確地定位用戶(hù)習(xí)慣偏好、興趣關(guān)注點(diǎn)等需求，并預(yù)測(cè)其未來(lái)趨向，從而越來(lái)越廣泛地吸引用戶(hù)，提升用戶(hù)的滿意度和支持度。

（三）推動(dòng)和深化數(shù)據(jù)共享，是實(shí)現(xiàn)檔案利用效益最大化的需要。大數(shù)據(jù)作為信息技術(shù)深入發(fā)展的產(chǎn)物，是社會(huì)創(chuàng)新進(jìn)步的驅(qū)動(dòng)力，這一切都取決于大數(shù)據(jù)的特性，即數(shù)據(jù)信息的廣泛集成和共享。大數(shù)據(jù)充分利用云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案信息管理密切結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)放、傳輸、共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源的優(yōu)化配置，使檔案數(shù)據(jù)利用效益最大化。大數(shù)據(jù)推進(jìn)信息交換與共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源全覆蓋，促使檔案館服務(wù)的范圍從傳統(tǒng)的檔案服務(wù)擴(kuò)展到以檔案數(shù)據(jù)為核心、同時(shí)囊括行業(yè)相關(guān)的各種同構(gòu)、異構(gòu)數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)中心，跨館檢索、精確檢索、全文檢索的“一站式”信息服務(wù)成為可能。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)模式變革的主要對(duì)策

國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動(dòng)綱要》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《行動(dòng)綱要》）標(biāo)志著大數(shù)據(jù)在我國(guó)的發(fā)展與應(yīng)用已上升到國(guó)家戰(zhàn)略層面。適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，檔案管理部門(mén)要積極應(yīng)對(duì)新時(shí)期的任務(wù)和挑戰(zhàn)，從思想意識(shí)、制度建設(shè)、服務(wù)手段、隊(duì)伍建設(shè)等方面入手，勇于創(chuàng)新，大膽嘗試，解決好存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)新的跨越。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立大數(shù)據(jù)意識(shí)。伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)已逐漸納入檔案管理理論和思維模式，賦予檔案信息服務(wù)全新的定義。圍繞大數(shù)據(jù)服務(wù)，必須樹(shù)立需求意識(shí)、創(chuàng)新和前瞻意識(shí)，將“死數(shù)據(jù)”通過(guò)龐大的檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)快速轉(zhuǎn)化為“活服務(wù)”，變傳統(tǒng)的“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”，變“事后服務(wù)”為“事前服務(wù)”。檔案部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)使命感，調(diào)整工作思路和工作重心，盡快完成檔案信息服務(wù)角色由傳統(tǒng)信息存儲(chǔ)者向大數(shù)據(jù)處理者轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)接受者向主動(dòng)選擇者轉(zhuǎn)變，由因果關(guān)系型服務(wù)思維向相互關(guān)系型服務(wù)思維轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的“出現(xiàn)問(wèn)題—邏輯分析—找出因果關(guān)系—解決方案”這種逆向思維模式向“用戶(hù)提出要求—數(shù)據(jù)收集—量化分析—找出相互關(guān)系—提出優(yōu)化方案”的正向思維模式轉(zhuǎn)變。還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，讓更多的人了解大數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)給檔案信息服務(wù)帶來(lái)的便捷性、共享性、智能性，讓更多的人參與到檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用中來(lái)，讓智能化檔案信息真正成為政府、企業(yè)等決策的主要依據(jù)，成為用戶(hù)所需的高價(jià)值信息產(chǎn)品。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息管理。檔案數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化管理是檔案信息服務(wù)的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)具有的數(shù)量龐大、類(lèi)型多樣、載體特殊、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特性，在一定程度上增加了數(shù)據(jù)信息管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)。因此，在大數(shù)據(jù)與檔案信息管理融合，推進(jìn)檔案信息服務(wù)模式變革的過(guò)程中，需要構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化體系，從數(shù)據(jù)采集、管理、安全維護(hù)等方面予以約束和規(guī)制，這是檔案信息服務(wù)模式變革向縱深推進(jìn)的基本保障和必需條件。1.統(tǒng)一檔案信息資源管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)信息資源充分體現(xiàn)海量、多樣、復(fù)雜的特性。如何科學(xué)統(tǒng)一管理各類(lèi)異構(gòu)的數(shù)據(jù)，是檔案數(shù)據(jù)有效整合、共享等的可靠保證。從宏觀上，國(guó)家應(yīng)制定信息化發(fā)展戰(zhàn)略，特別是電子政務(wù)、電子商務(wù)及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等發(fā)展規(guī)劃，建立健全大數(shù)據(jù)管理相關(guān)政策法規(guī)，通過(guò)科學(xué)的運(yùn)作方式、有條不紊地推進(jìn)各地區(qū)檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合與共享工作。從微觀上，應(yīng)建立檔案信息化管理統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，認(rèn)真探討與之對(duì)接的法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)體系。如，規(guī)范數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、各類(lèi)檔案資源單位的標(biāo)識(shí)與識(shí)別、數(shù)字檔案存儲(chǔ)格式以及元數(shù)據(jù)格式。制定電子文件歸檔管理、元數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)格式、交換格式等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將不同種類(lèi)、不同格式、不同來(lái)源、不同形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的融通整合和集成梳理。2.樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，建立檔案信息資源的安全防護(hù)體系。大數(shù)據(jù)不同于紙質(zhì)材料的特性，極易產(chǎn)生管理方面的問(wèn)題和信息安全漏洞，其涉及檔案的開(kāi)放與不開(kāi)放、公開(kāi)與不公開(kāi)，以及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等問(wèn)題，因此，有必要建立一套完整、可靠的大數(shù)據(jù)安全管理制度。包括：明確數(shù)據(jù)開(kāi)放規(guī)劃，適度適時(shí)開(kāi)放數(shù)據(jù);對(duì)于涉密的檔案數(shù)據(jù)，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格管理;在數(shù)據(jù)分析平臺(tái)中嵌入CA認(rèn)證系統(tǒng)，對(duì)傳輸中的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，確保安全;明確用戶(hù)訪問(wèn)權(quán)限，建立相關(guān)的數(shù)字資源組織、存儲(chǔ)、管理、發(fā)布的格式規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）創(chuàng)新服務(wù)手段，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)平臺(tái)。大數(shù)據(jù)為創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式提供了重要的技術(shù)支持。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)計(jì)、構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源管理平臺(tái)，對(duì)各類(lèi)檔案信息實(shí)施分類(lèi)管理、綜合管理和層次管理，可降低IT系統(tǒng)的存儲(chǔ)及維護(hù)成本，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)應(yīng)用的快速支撐和豐富的數(shù)據(jù)服務(wù)。建設(shè)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)應(yīng)進(jìn)行有效的總體規(guī)劃，避免重復(fù)建設(shè)。可設(shè)置共享平臺(tái)交換接口，對(duì)內(nèi)有效聯(lián)結(jié)、整合獨(dú)立、異構(gòu)、涵蓋各自業(yè)務(wù)內(nèi)容的信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)與共享平臺(tái)之間的互聯(lián)互通;對(duì)外基于電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，逐步實(shí)現(xiàn)由政務(wù)信息的互通到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互通，再到檔案數(shù)據(jù)的互通，實(shí)現(xiàn)對(duì)包括政務(wù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類(lèi)電子文件的在線歸檔、在線移交接收、分類(lèi)處理、在線利用。隨著信息化的推進(jìn)，應(yīng)探索和嘗試構(gòu)建適應(yīng)實(shí)際工作需求的新型檔案管理服務(wù)平臺(tái)模式。比如，建設(shè)智慧檔案館，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和自動(dòng)控制技術(shù)，采用射頻識(shí)別等設(shè)備，連接互聯(lián)網(wǎng)和實(shí)體檔案，以電子標(biāo)簽化管理實(shí)體檔案，提供方便及時(shí)的檔案信息服務(wù)。還可將檔案信息服務(wù)領(lǐng)域延伸至手機(jī)及手持終端領(lǐng)域，利用手機(jī)應(yīng)用APP、微信、微博等新媒體手段構(gòu)建移動(dòng)式的智能服務(wù)系統(tǒng)，用戶(hù)可以通過(guò)客戶(hù)端與檔案館實(shí)現(xiàn)虛擬鏈接，實(shí)現(xiàn)需求定制服務(wù)與離線瀏覽個(gè)性化界面服務(wù)。據(jù)報(bào)道，國(guó)外一家自然歷史博物館推出了APP定制服務(wù)，依靠Personal GPS個(gè)人定位系統(tǒng)，用戶(hù)可自行預(yù)訂參觀行程，超越時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息進(jìn)行瀏覽查閱。

（四）加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)，打造專(zhuān)業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)。人才是發(fā)展的關(guān)鍵因素，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展同樣需要人才的支持。大數(shù)據(jù)帶來(lái)了技術(shù)革新，對(duì)人員的綜合素質(zhì)也提出了全新的要求。為適應(yīng)新形勢(shì)，要下決心、花氣力打造一支秉持以人為本，堅(jiān)持人性化、個(gè)性化創(chuàng)新服務(wù)理念，以扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和技能為支撐，熟練掌握一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)安全維護(hù)等技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。要加大對(duì)檔案管理人員多層次、多渠道的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和知識(shí)培訓(xùn)的力度，不斷提升自身專(zhuān)業(yè)技能和綜合文化素質(zhì)。檔案部門(mén)還應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際，適時(shí)加強(qiáng)同兄弟單位及國(guó)內(nèi)外檔案管理單位在大數(shù)據(jù)技術(shù)方面的交流與合作，爭(zhēng)取信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員支持，充實(shí)技術(shù)力量，全方位地提升檔案管理服務(wù)水平。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)正快速走進(jìn)社會(huì)生活，逐漸彰顯其蘊(yùn)含的巨大社會(huì)與經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是對(duì)于檔案工作領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，要顛覆長(zhǎng)期以來(lái)的紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的傳統(tǒng)檔案服務(wù)理念，將檔案信息服務(wù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融合和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)質(zhì)的飛躍尚需時(shí)日。在此過(guò)程中，需要廣大檔案工作者和檔案用戶(hù)共同努力，不斷學(xué)習(xí)借鑒、勇于創(chuàng)新，逐步改進(jìn)和完善管理模式及技術(shù)手段，才能與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量上新臺(tái)階。

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