金冰冰
摘 要 隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,企業(yè)管理的要求也日新月異,財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)管理模式的建設(shè)已成為集團(tuán)型企業(yè)勢(shì)在必行的方向。2013年底,財(cái)政部印發(fā)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》第三章“企業(yè)會(huì)計(jì)信息化”第三十四條明確提出:“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán),應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中,逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。實(shí)行會(huì)計(jì)工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)為外部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)及時(shí)查詢和調(diào)閱異地儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)資料提供必要條件。”上述文件直接指引企業(yè)建立共享中心會(huì)計(jì)。共享中心管理模式不僅可以提高企業(yè)的整體內(nèi)部管理水平,更可以協(xié)助企業(yè)優(yōu)化組織架構(gòu)、完善企業(yè)制度、提高企業(yè)效率、降低運(yùn)營(yíng)成本,成為目前財(cái)務(wù)管理的最佳管理模式之一。當(dāng)然,在眾多的優(yōu)勢(shì)背后,財(cái)務(wù)共享的建設(shè)面臨著諸多的挑戰(zhàn)。本文基于目前財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)現(xiàn)狀,介紹財(cái)務(wù)共享中心存在的現(xiàn)實(shí)意義,并就面臨的主要問題提出具體的對(duì)策建議。
關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)共享 共享中心 會(huì)計(jì)管理
一、財(cái)務(wù)共享中心概述
(一)財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)涵
財(cái)務(wù)共享中心是一種集團(tuán)型企業(yè)新的會(huì)計(jì)管理模式。它將企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)核算、資金管理等重復(fù)性強(qiáng)的工作剝離出來建立一個(gè)共享中心,借助財(cái)務(wù)管理流程再造,依托先進(jìn)的信息技術(shù),以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算的流程化、規(guī)?;_(dá)到提高財(cái)務(wù)效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的目的,并以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化服務(wù)的管理模式。
(二)財(cái)務(wù)共享中心與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的比較
與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式相比,現(xiàn)在的財(cái)務(wù)共享中心具有明顯的優(yōu)勢(shì),具體表現(xiàn)為:
1.財(cái)務(wù)核算管理的集中化。目前,集團(tuán)型企業(yè)是現(xiàn)在企業(yè)的主要類型。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中,集團(tuán)下屬的各個(gè)企業(yè)無論企業(yè)規(guī)模大小,均需配備一套財(cái)務(wù)人員。各地的經(jīng)濟(jì)情況及技術(shù)水平各有不同,信息技術(shù)支撐能力及水平不同,分支機(jī)構(gòu)的管理水平及財(cái)務(wù)人員素質(zhì)水平千差萬別,往往會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率低下,或者信息傳遞不及時(shí),有個(gè)別地域甚至?xí)纬尚畔⒐聧u。加之各個(gè)分支機(jī)構(gòu)以自身的利益出發(fā),在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)上會(huì)有一些差別,甚至出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造假的情況。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的經(jīng)濟(jì)體系下,這很有可能給企業(yè)帶來不可估量的損失。
而在財(cái)務(wù)共享的模式下,所有財(cái)務(wù)人員集中辦公,核算的統(tǒng)一性及數(shù)據(jù)提供的標(biāo)準(zhǔn)化得以實(shí)現(xiàn),而且集中性的財(cái)務(wù)模式可以將原來一些重復(fù)性的工作統(tǒng)一管理,從而減少了崗位重復(fù)的情況,達(dá)成了業(yè)務(wù)處理成本降低的目標(biāo)。同時(shí),財(cái)務(wù)人員的集中化管理,使分子公司無法直接干涉財(cái)務(wù)的核算,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性、及時(shí)性得到了保障。集團(tuán)下達(dá)的規(guī)范制度也能在第一步時(shí)間得到執(zhí)行,在提高效率的同時(shí)也更容易實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的目標(biāo)。
2.業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算的集中化的基礎(chǔ)上,可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造。由于各個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程千差萬別,為了規(guī)范統(tǒng)一核算,業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化顯得尤為重要。在標(biāo)準(zhǔn)化流程的過程中,重新梳理各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)及流程,將各個(gè)業(yè)務(wù)統(tǒng)一形成規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)避免原來的弊端,有助于企業(yè)管理水平的提升。
3.業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合化。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)終端往往是不同的,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)。同時(shí),財(cái)務(wù)也對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)沒有概念,在自己的“一畝三分地”耕耘,往往導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)到達(dá)業(yè)務(wù)手中時(shí)已經(jīng)失去了時(shí)效性及意義。財(cái)務(wù)不了解整體公司的業(yè)務(wù)情況,會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)矛盾增加,彼此之間無法換位思考。
在共享中心的財(cái)務(wù)模式下,由于有高度信息化手段的支撐,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)共享及更新,數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性得到了保障。財(cái)務(wù)共享中心的建立,使得管理會(huì)計(jì)從煩瑣的日常工作中脫離出來,對(duì)業(yè)務(wù)情況及發(fā)展戰(zhàn)略的理解更加深入,為公司的長(zhǎng)期戰(zhàn)略發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4.財(cái)務(wù)共享中心“工廠化”。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下,財(cái)務(wù)作為企業(yè)的一個(gè)內(nèi)部職能部門,專門服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部,為企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員提供服務(wù)。
而共享服務(wù)中心作為一個(gè)專門提供財(cái)務(wù)核算、資金管理等財(cái)務(wù)組織,可以獨(dú)立于其他機(jī)構(gòu),為企業(yè)內(nèi)部及外部客戶提供服務(wù),收取相關(guān)費(fèi)用。其作為一個(gè)生產(chǎn)財(cái)務(wù)服務(wù)產(chǎn)品的財(cái)務(wù)工廠,可以為公司獲得額外的利潤(rùn)。同時(shí),其作為一個(gè)單獨(dú)的組織進(jìn)行考核,把客戶滿意度等相關(guān)內(nèi)容作為考核項(xiàng)目,有利于整體提升財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)水平及服務(wù)效率。
二、企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中的意義
對(duì)于集團(tuán)型企業(yè),財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫,其現(xiàn)實(shí)意義在于:
(一)有利于節(jié)約企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本
從財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)意義來說,降低運(yùn)營(yíng)成本為企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心最根本的目標(biāo)。對(duì)工作人員進(jìn)行集中管理,無須每個(gè)分支機(jī)構(gòu)都配備財(cái)務(wù)人員,將工作進(jìn)行整合后,可以合并一些重復(fù)性的崗位,從而有效地減少整體財(cái)務(wù)人員數(shù)量,通過數(shù)量的減少來節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本。還可以在人員成本較低的地域成立共享中心,由于可共享部分的工作具有標(biāo)準(zhǔn)的工作流程及操作標(biāo)準(zhǔn),在此情況下,對(duì)共享中心的人員要求無須過多。
(二)有利于整合財(cái)務(wù)資源
由于財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),財(cái)務(wù)人員集中辦公,資金集中收付,有效地集中配置財(cái)務(wù)的人力資源及資金。財(cái)務(wù)共享中心直接隸屬集團(tuán)管理,集團(tuán)下達(dá)的政策可以更加迅速地得到執(zhí)行,有利于集團(tuán)管控,為整體公司戰(zhàn)略的達(dá)成提供了有力的支撐。因此,在集團(tuán)的調(diào)配下可以將有效的資源實(shí)現(xiàn)效益最大化。
(三)有利于重點(diǎn)聚焦公司核心業(yè)務(wù)
財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),使部分財(cái)務(wù)人員從煩瑣的財(cái)務(wù)核算等基礎(chǔ)工作中釋放出來,促使此部分財(cái)務(wù)人員能夠更加深入業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)與一線業(yè)務(wù)深度融合,參與到公司戰(zhàn)略層面及業(yè)務(wù)層面,參與公司的各個(gè)價(jià)值創(chuàng)造環(huán)節(jié)。通過大數(shù)據(jù)分析等,為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展提供有效的建議及數(shù)據(jù)支撐,讓公司在瞬息萬變的市場(chǎng)環(huán)境中抓住機(jī)遇,重點(diǎn)聚焦核心業(yè)務(wù),為公司的戰(zhàn)略發(fā)展提供有效的支撐,最終推動(dòng)公司整體價(jià)值的提升。
(四)有利于提高服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率
建立集團(tuán)共享中心后,集團(tuán)型企業(yè)的制度、工作流程都實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一口徑,財(cái)務(wù)處理方式和工作模式也達(dá)成了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),基礎(chǔ)、煩瑣的工作也都集中化處理,所有業(yè)務(wù)都有標(biāo)準(zhǔn)的程序與模板,進(jìn)而有效地提高了工作效率,統(tǒng)一化的工作標(biāo)準(zhǔn)也有效地提升了工作質(zhì)量。由于財(cái)務(wù)共享中心的建立,財(cái)務(wù)部門成為企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)商,內(nèi)部客戶滿意度的理念也對(duì)共享中心的服務(wù)質(zhì)量提出了新的要求,促使財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量得到大幅度的提升。
三、當(dāng)前財(cái)務(wù)共享中心會(huì)計(jì)管理模式建設(shè)存在的主要問題
(一)企業(yè)管理層及基層員工意識(shí)和觀念的轉(zhuǎn)變
對(duì)于任何企業(yè)來說,財(cái)務(wù)共享中心的建立都是一項(xiàng)重大的變革,勢(shì)必會(huì)對(duì)原有的管理模式和人員利益帶來重大沖擊。其關(guān)系到組織的重構(gòu),不僅涉及分公司與總部之間權(quán)力的重新分配,財(cái)務(wù)人員的崗位也會(huì)發(fā)生較大變化。在這種情況下,分支機(jī)構(gòu)的管理層及部分財(cái)務(wù)人員勢(shì)必會(huì)對(duì)共享中心的建立持有排斥的觀點(diǎn)??繌?qiáng)力推動(dòng)雖然短期內(nèi)可以見到效果,但是由于人員意識(shí)及觀念在短期內(nèi)難以發(fā)生變化,會(huì)出現(xiàn)一系列的后遺癥。
(二)體系建設(shè)不規(guī)范
在財(cái)務(wù)共享中心建立后,很多公司在制定共享服務(wù)體系時(shí)很難動(dòng)員整體公司員工全部參與,只有部分管理者及財(cái)務(wù)參與其中。這種情況導(dǎo)致在制定共享體系時(shí),對(duì)相關(guān)的管理制度考慮不全面。財(cái)務(wù)共享主要服務(wù)于公司的業(yè)務(wù)發(fā)展,公司的業(yè)務(wù)是以一線的業(yè)務(wù)人員為先鋒隊(duì),而財(cái)務(wù)共享中心的主要管理者為集團(tuán)直接管理。共享中心權(quán)利義務(wù)的界定,財(cái)務(wù)信息提供及使用的有效性、及時(shí)性,對(duì)這些內(nèi)容的監(jiān)督及管理,都是財(cái)務(wù)共享中心建立過程中急需解決的問題。
(三)信息技術(shù)應(yīng)用的規(guī)范性與防范性不夠
目前,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、云中臺(tái)等概念頻繁出現(xiàn)在大家的視線中,這些給公司財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)提供了良好的外界環(huán)境。但是,由于信息技術(shù)系統(tǒng)的引入會(huì)導(dǎo)致公司信息系統(tǒng)建設(shè)成本大量上升,系統(tǒng)要花費(fèi)大量的購(gòu)置費(fèi)、維護(hù)費(fèi)等,導(dǎo)致部分公司管理層從短期效率角度出發(fā),對(duì)信息系統(tǒng)的建設(shè)關(guān)注度不夠。從長(zhǎng)期發(fā)展的角度來講,這對(duì)公司的財(cái)務(wù)乃至公司整體的戰(zhàn)略發(fā)展都是不利的。
目前,市場(chǎng)上的信息系統(tǒng)及辦公軟件品牌繁多,注重點(diǎn)各不相同,而且由于多年來信息系統(tǒng)的建設(shè)在各大企業(yè)一直持續(xù)進(jìn)行著,導(dǎo)致一個(gè)企業(yè)中可能有數(shù)10種信息系統(tǒng)。企業(yè)業(yè)務(wù)、人力、財(cái)務(wù)的信息系統(tǒng)可能都是單獨(dú)存在,都只為各自的需要提供數(shù)據(jù)支撐;企業(yè)的各分公司、子公司的信息系統(tǒng)也可能千差萬別,互相之間數(shù)據(jù)根本無法實(shí)現(xiàn)共享。這種歷史遺留的情況對(duì)財(cái)務(wù)共享的建設(shè)提出了更高的要求。
(四)財(cái)務(wù)共享中心人力資源的配置與管理不合理
首先,共享中心的工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化,加之企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)成本的目標(biāo),可能導(dǎo)致共享中心的人員整體財(cái)務(wù)水平不高。這種情況會(huì)導(dǎo)致共享中心除了處理煩瑣的流程化工作外,很難提供出更有效的、管理方便的建議及分析,容易使共享中心在企業(yè)中漸漸邊緣化。
其次,由于財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期處于煩瑣的重復(fù)工作中,人員的職業(yè)發(fā)展前途不清晰,財(cái)務(wù)人員水平很難得到穩(wěn)步的提升。長(zhǎng)此以往會(huì)導(dǎo)致人才的流失,進(jìn)一步影響到團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性,無形中增加了企業(yè)的招聘及培訓(xùn)成本。
最后,財(cái)務(wù)共享直接歸屬于集團(tuán)管理,長(zhǎng)期處于與一線業(yè)務(wù)脫離的狀態(tài),會(huì)導(dǎo)致共享中心的人員與一線人員的溝通出現(xiàn)問題。雙方都基于本位考慮的情況,無法面對(duì)面溝通。這些都會(huì)導(dǎo)致溝通成本的上升,在沒有明確的考核指引情況下,可能導(dǎo)致業(yè)財(cái)矛盾逐漸加深。
(五)財(cái)務(wù)共享中心的管控風(fēng)險(xiǎn)正在增加
首先,財(cái)務(wù)人員的集中化辦公,導(dǎo)致資產(chǎn)所在地與財(cái)務(wù)工作地的分離,可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)對(duì)分支機(jī)構(gòu)資產(chǎn)的監(jiān)管作用減弱,加大公司資產(chǎn)安全的風(fēng)險(xiǎn)。
其次,業(yè)務(wù)與核算分離容易導(dǎo)致共享中心對(duì)公司的債務(wù)及債權(quán)只是基礎(chǔ)的核算及催收,但是對(duì)于債權(quán)形成的原因、客戶信用情況、賬齡的合理性、壞賬的可能性等把控減弱,只能依靠一線業(yè)務(wù)提供的情況。這對(duì)遠(yuǎn)程一線與財(cái)務(wù)的配合溝通提出了新的要求,可能增加壞賬風(fēng)險(xiǎn)。
再次,資金集團(tuán)的統(tǒng)一收付及流程的標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)導(dǎo)致所有的資金收付都需要一定的時(shí)間,而針對(duì)一線的各種突發(fā)情況,可能出現(xiàn)反映不及時(shí)或者應(yīng)付不及時(shí)的情況,會(huì)給公司的業(yè)務(wù)發(fā)展帶來?yè)p失。
最后,財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)對(duì)信息系統(tǒng)的依賴程度非常高。在這種情況下,信息系統(tǒng)的安全性、可靠性將成為企業(yè)勢(shì)必要重點(diǎn)關(guān)注的方向,共享系統(tǒng)中存儲(chǔ)著企業(yè)大量的業(yè)財(cái)數(shù)據(jù),一旦數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏丟失等,給企業(yè)造成的損失將是難以估量的。
四、基于財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的會(huì)計(jì)制度優(yōu)化建議
(一)制度未動(dòng),觀念先行
在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心前,應(yīng)組織對(duì)財(cái)務(wù)信息共享、財(cái)務(wù)體系建設(shè)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)、宣傳,從多媒體到現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn),通過宣傳冊(cè)等多渠道多手段讓全體員工對(duì)財(cái)務(wù)共享達(dá)成共識(shí)??梢酝ㄟ^一定的獎(jiǎng)勵(lì)方式調(diào)動(dòng)全員的積極性,為財(cái)務(wù)共享的建設(shè)獻(xiàn)言獻(xiàn)策。同時(shí),對(duì)于有利益沖突的部分應(yīng)多方位了解,通過各種手段將沖突降到最低,管理層率先進(jìn)行共享服務(wù)的體系化學(xué)習(xí),高層重視共享體系的建設(shè),達(dá)到從上到下高度的思想統(tǒng)一。
(二)明確定位,優(yōu)化流程
在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心前,應(yīng)充分調(diào)查企業(yè)內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)及流程,由企業(yè)高層及有代表性的一線成員共同組成建設(shè)小組,從全體員工中聽取意見建議,形成有效的實(shí)時(shí)方案。優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)有流程,將所有可規(guī)范的流程形成規(guī)范流程及制度,但是針對(duì)特殊地域或特殊領(lǐng)域,應(yīng)允許其保持其特有的制度,求同存異。同時(shí),需要對(duì)共享中心的權(quán)利和義務(wù)明確定位,實(shí)行扁平化管理,以便提高公司的整體效率,降低成本。
(三)引進(jìn)技術(shù),優(yōu)化系統(tǒng)
在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的過程中,應(yīng)多方咨詢,多方參考,積極借鑒同行的有效經(jīng)驗(yàn),同時(shí)積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和方案。積極優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng),達(dá)成統(tǒng)一,要在一個(gè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)企業(yè)所有有效數(shù)據(jù)的收集及存儲(chǔ),一次性高成本付出的結(jié)果將為以后的工作及發(fā)展提供強(qiáng)有力的基石。
(四)建設(shè)梯隊(duì),合理定效
在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的過程中,應(yīng)因“隊(duì)”制宜,根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn),建立有效的人才梯隊(duì)。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)中,針對(duì)不同梯隊(duì)的人員,合理制定業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)績(jī)效和考核目標(biāo),有明確的梯隊(duì)上升通道。針對(duì)不同員工,有效地協(xié)助其制定職業(yè)規(guī)劃藍(lán)圖,加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn)學(xué)習(xí),執(zhí)行輪崗制,制定內(nèi)外部雙重考核制度,在合理的程度下考核財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)融合程度。同時(shí),將考核與績(jī)效、梯隊(duì)、業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)、知識(shí)儲(chǔ)備等聯(lián)系,通過考核促進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)步,讓共享中心的財(cái)務(wù)人員在進(jìn)步中工作。
(五)強(qiáng)化稽核,加強(qiáng)保密
針對(duì)共享中心的各種管控風(fēng)險(xiǎn),公司要建立全面的稽核體系,通過全面檢查和重點(diǎn)不定時(shí)抽查、實(shí)時(shí)監(jiān)控、部門內(nèi)部自查以及跨部門檢查等內(nèi)外結(jié)合的手段,全視角全方位開展稽核工作。緊密溝通業(yè)務(wù)財(cái)務(wù),通過業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)輪崗等方式保證公司財(cái)產(chǎn)安全,降低管控風(fēng)險(xiǎn),保證會(huì)計(jì)信息披露的真實(shí)性、完整性、可靠性和及時(shí)性。建議在企業(yè)的共享中心成立應(yīng)急小組,建立突發(fā)事件的應(yīng)急制度及規(guī)范,對(duì)一線存在的緊急事件由應(yīng)急小組根據(jù)相關(guān)制度特事特辦,在合理合規(guī)的情況下避免出現(xiàn)由此造成的損失。另外,對(duì)于信息系統(tǒng)做好相關(guān)保密性的制度監(jiān)管,聘請(qǐng)專業(yè)的人員管理,通過及時(shí)備份數(shù)據(jù)、嚴(yán)格管理和細(xì)分權(quán)限,全面提高公司的IT技術(shù)水平。
(作者單位為用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司北京分公司)
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