三甲醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員業(yè)務檔案建設和管理

吳寧

【摘要】醫(yī)療服務面對的是病人，關系到人民群眾的身體健康和社會和諧。醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員是醫(yī)療服務的主體，重視其業(yè)務檔案管理對于加強醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)隊伍建設，提高醫(yī)療服務水平有著重要的意義。本文結合醫(yī)院工作實際情況，就衛(wèi)生專業(yè)技術人員業(yè)務檔案建設和管理進行闡述。

【關鍵詞】醫(yī)院;業(yè)務檔案;建設;管理

我院是一所市級三級甲等綜合醫(yī)院，前身為上海市延安醫(yī)院，1970年從上海整體內(nèi)遷，經(jīng)過近50年的建設，目前已發(fā)展成為學科門類齊全，技術力量雄厚，診療設備先進，科研實力強大的綜合性臨床及科研教學醫(yī)院。我院現(xiàn)有職工2400余人，其中衛(wèi)生專業(yè)技術人員2100余人，占職工總數(shù)的87%。醫(yī)院擔負著治病防病以及科研教學等重要任務，是衛(wèi)生專業(yè)技術人員比較集中的單位。作為醫(yī)院工作主體的醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術人員，他們在長期的醫(yī)療實踐和科研教學活動中，形成了大量的寶貴材料。這些材料不僅如實記錄了醫(yī)院技術發(fā)展過程和醫(yī)院整體醫(yī)療水平及科研教學能力，也記載了每個專業(yè)技術人員各個時期業(yè)務水平發(fā)展的過程。因此，加強醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員業(yè)務檔案的建設和管理，充分發(fā)揮和利用檔案信息的作用，對于促進醫(yī)院業(yè)務水平的提高和醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)隊伍的發(fā)展，全面促進醫(yī)院整體醫(yī)療服務水平再提升，具有非常重要的作用。

一、個人業(yè)務檔案的概念及歸檔范圍

醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員的個人業(yè)務檔案（以下簡稱個人業(yè)務檔案）是國家機構和社會組織管理活動中，直接產(chǎn)生的反映個人經(jīng)歷、政治思想、職業(yè)道德、工作表現(xiàn)和業(yè)務實績等為內(nèi)容的文件材料;是以個人為立卷單位，按照一定的原則和方法加工整理而成的個人業(yè)務檔案材料。它為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據(jù)、憑證和參考。它對于一個醫(yī)療衛(wèi)生單位專業(yè)技術人員的配備結構比例、技術力量、綜合素質(zhì)等方面具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

個人業(yè)務檔案主要反映個人在從事醫(yī)療實踐和科研教學活動中形成的學習、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、業(yè)務績效、學術水平、科研成果以及職務任免、考核獎懲等情況的文字記載材料。因此，醫(yī)院應結合實際確定檔案收集范圍。

個人業(yè)務檔案歸檔范圍：1.個人履歷表。2.學歷、學位、學分證書，以及專業(yè)培訓、進修證書等。3.公開發(fā)表的學術論文、論著、譯著及學術交流文章。4.獲得的各級科技成果獎、論文獎等。5.媒體和權威機構及專家學者對個人的報道和評價材料。6.業(yè)務工作總結、年度工作考核評審表。7.職稱評審材料。8.專業(yè)技術職務資格證書、聘任書、職務任務通知。9.個人的榮譽等獎懲材料。隨著社會的不斷進步，科學迅猛發(fā)展，人個參與社會實踐活動不斷增加。業(yè)務檔案的收集內(nèi)容也隨之豐富，收集范圍越來越廣，需要檔案管理人員作出與時俱進的調(diào)整，保證業(yè)務檔案收集的及時性、真實性、完整性。

二、加強個人業(yè)務檔案建設和管理的重要性

一名合格的醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術人員不但要具有良好的思想品德，還要有豐富的醫(yī)學知識和熟練的醫(yī)療技術，這樣才能為患者提供滿意的服務。因為醫(yī)療服務不同于一般的服務行業(yè)，醫(yī)療服務人員業(yè)務技術的好壞，直接關系到為患者服務的效果，甚至生命的安然，影響到醫(yī)院的信譽和地位。因此，醫(yī)院一直以來對醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術人員的服務和業(yè)務技術有著嚴格的要求和標準。所以，加強醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術人員業(yè)務檔案建設和管理顯得特別重要，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有利于加強醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)隊伍建設。業(yè)務檔案集中反映了衛(wèi)生技術人員的學歷、職稱、成果、論文、論著、學術活動等方面的內(nèi)容，綜合體現(xiàn)了個人業(yè)務水平和工作效率。一方面承認并體現(xiàn)了他們的工作價值和成果，從而調(diào)動其工作的積極性;另一方面，醫(yī)院領導通過統(tǒng)計和分析業(yè)務檔案相關資料信息，可以正確了解和掌握全院醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術人員的學歷層次、業(yè)務工作能力、業(yè)務技術水平等。為醫(yī)院制定相關衛(wèi)生技術人員進修、培訓工作計劃、加強醫(yī)院專業(yè)隊伍建設和管理提供決策數(shù)據(jù)。

（二）有利于發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才。通過個人業(yè)務檔案產(chǎn)生的信息庫，掌握每個醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術人員的技術層次，學歷水平、履歷考評，可為早期識別人才，進一步培養(yǎng)人才提供及時、準確的信息，為醫(yī)院打造高素質(zhì)人才隊伍，優(yōu)化人才結構提供幫助。

（三）有利于職稱評聘工作。職稱評定和聘用是專業(yè)技術人員非常關心和重要的一項工作。聘任工作是否公正客觀，直接關系到專業(yè)技術人員的切身利益和工作積極性。而個人業(yè)務收集歸整的材料具有原始性、完整性、真實性的特點，不但為個人職稱評聘工作準備材料提供方便，也為職稱評聘工作的順利開展，實現(xiàn)公平、公正提供有力的支持。

三、個人業(yè)務檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式缺乏規(guī)范。個人業(yè)務檔案管理是一項長期工作，要責任到人并且各級嚴格把關、建立相應的考核管理制度。沒有制度的指引，檔案管理的規(guī)范和效率都缺乏保障。

（二）資質(zhì)材料信息未盡一致。個人業(yè)務檔案信息資料內(nèi)容繁雜，隨個人社會實踐活動增多而增加。如果沒有及時加以細致收集、核對和整理，很容易導致信息不全或者錯誤的情況。如果將較多錯誤的資料作為基礎信息，將會導致歸檔信息達不到預期效果。

（三）專兼職人員素質(zhì)水平參差有別。專兼職管理人員是檔案管理的直接操作者，個人的能力和素質(zhì)關系到檔案的質(zhì)量。雖然醫(yī)院領導和檔案室對相關的重要性和意義做了多次強調(diào)，然而由于個人自身綜合素質(zhì)和責任意識不盡相同，依然存在個別兼職人員對檔案資料的重要性認識不足的現(xiàn)象。

（四）檔案資料信息應用有待加強。檔案管理的最終目的是應用。如果只重視檔案的收集和保管，而忽視了檔案的開發(fā)利用。那么，檔案存放再整齊、美觀、有序，也無法充分體現(xiàn)出其真實的價值。

四、加強個人業(yè)務檔案管理的措施

在明確上述幾方面的基礎上，工作重點是做好業(yè)務檔案的管理和利用工作，這是體現(xiàn)和發(fā)揮業(yè)務檔案價值的關鍵所在。

（一）領導重視是醫(yī)院開展業(yè)務檔案工作的有力保證。個人業(yè)務檔案具有涉及范圍廣、人員多，收集難度大的特點。所以，必須得到領導的重視和支持。一是要成立檔案管理領導小組，由院領導親自擔任組長，負責檔案工作的領導和決策。二是要把檔案管理工作列入重要議事日程，定期和隨時聽取檔案部門的工作匯報，及時布置檔案工作任務，協(xié)調(diào)和解決在檔案管理工作中遇到的各種問題和難題。只有領導高度重視，檔案工作才能得以順利開展。

（二）規(guī)范化管理是發(fā)展業(yè)務檔案工作的基本保證。一是結合實際建立健全檔案歸檔、整理、安全保管、借閱和利用等各項規(guī)章制度，使個人業(yè)務檔案工作進入規(guī)范化、標準化、制度化軌道。二是在院內(nèi)明確專兼職人員的工作責任，嚴把質(zhì)量關，保證歸檔材料的真實性和可靠性。三是根據(jù)醫(yī)院個人業(yè)務檔案管理范圍，相應設計業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，充分利用計算機網(wǎng)絡全面管理各級技術人員的業(yè)務技術信息。

（三）強化檔案服務理念，創(chuàng)新檔案服務機制是深化業(yè)務檔案工作的體現(xiàn)。檔案縱貫千年、橫跨百業(yè)，在服務經(jīng)濟社會發(fā)展的各個方面都大有可為。只要檔案管理的理念深入人心，人們就會自覺參與和配合檔案工作。首先，要通過多層次、多途徑、多形式進行全面宣傳教育工作。重點宣傳新中國新舉措下“不忘初心 紅色傳承——檔案文獻系列”，穿插宣傳普及檔案法，宣傳本單位有關檔案管理的規(guī)定、制度。講事實，舉實例，使大家認識到歸檔的好處和義務，理解并支持檔案管理，提高歸檔自覺性和主動性。其次，檔案管理人員要增強服務意識，明白服務的重要性。緊緊圍繞服務這個不變的主題，從發(fā)展的思路，進取的意識出發(fā)，增強服務的主動性和創(chuàng)造性，努力為檔案利用者提供快捷、高效、準確、滿意的服務。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理質(zhì)量的關鍵。首先，要提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。忠于職守，熱愛本職，以良好的職業(yè)道德和高度的負責精神，管好檔案，用好檔案。其次，開展培訓提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。工作人員的素質(zhì)直接影響檔案工作的質(zhì)量。因此要不斷學習和更新業(yè)務知識，熟悉本專業(yè)的各學科理論知識并將其運用到實際中，增強業(yè)務工作能力，有助于提升檔案的執(zhí)行力和規(guī)范性。

五、小結

隨著醫(yī)療衛(wèi)生人事制度的改革，個人業(yè)務檔案在醫(yī)院檔案管理中顯得更為重要。作為檔案管理人員，必須重視個人業(yè)務檔案，建立、建設和管理好個人業(yè)務檔案，強化服務理念，創(chuàng)新服務機制，履行檔案工作職責和義務，讓業(yè)務檔案以其特有的價值為醫(yī)院的整體發(fā)展和建設服務。

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