淺談醫(yī)療保險檔案管理問題及解決措施

王毅

【摘要】隨著醫(yī)療保險的種類越來越多、覆蓋面越來越大，醫(yī)療保險檔案管理的難度也不斷增大，檔案管理部門必須引起足夠的重視，及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)療保險檔案管理存在的問題，并探索有力的解決措施，大幅度提高檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)于社會醫(yī)療保險事業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療保險;醫(yī)療保險檔案;檔案管理

最近幾年，全國各地的醫(yī)療保險管理服務(wù)機構(gòu)紛紛結(jié)合地方特色開展檔案管理工作，在醫(yī)療保險檔案的規(guī)范化與科學(xué)化管理方面取得一定成績，并得到社會的肯定。但是隨著醫(yī)療保險檔案管理工作的持續(xù)深入，一些問題逐漸暴露出來，嚴(yán)重影響工作效果，急需解決。

一、醫(yī)療保險檔案管理的主要問題

（一）檔案管理制度不完善。在醫(yī)療保險檔案管理中，有的檔案管理部門并未建立完善的規(guī)章制度，或者建立了制度卻沒有很好地執(zhí)行，導(dǎo)致檔案人員職責(zé)不明，檔案的保存與借閱等手續(xù)不完備，經(jīng)常發(fā)生檔案文件材料被損壞或丟失的現(xiàn)象。與此同時，檔案管理部門對醫(yī)療保險檔案管理工作的內(nèi)容劃分不明、標(biāo)準(zhǔn)和范圍不統(tǒng)一，很多時候依賴檔案人員的理解與經(jīng)驗實施分類管理，使得一些本該納入管理范疇的醫(yī)療保險檔案沒能被及時接收、歸檔，造成巨大損失。

（二）檔案管理信息化滯后。醫(yī)療保險檔案的傳統(tǒng)管理方式以手工為主，有賴于檔案人員手動采集、整理、匯編、使用，逐步完成管理環(huán)節(jié)的各項工作。但是人的時間和精力是有限的，醫(yī)療保險檔案管理工作量大、內(nèi)容繁雜，導(dǎo)致其效率低下，人為整理在很多時候還會出現(xiàn)難以避免的錯誤，不利于后期檔案資源的開發(fā)與使用。值得慶幸的是，很多醫(yī)療保險檔案管理部門緊跟網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展步伐，在檔案管理工作中使用信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)管理方式，只是國內(nèi)的信息化建設(shè)起步較晚，醫(yī)療保險檔案管理信息化建設(shè)力度還不夠大，表現(xiàn)出滯后性，加上檔案信息的透明化、科學(xué)化水平較低，容易出現(xiàn)篡改數(shù)據(jù)、違規(guī)操作等問題，降低醫(yī)療保險檔案管理質(zhì)量。

（三）檔案資源利用率較低。在現(xiàn)階段，醫(yī)療保險檔案管理部門針對機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)決策的制定并未提供可靠的依據(jù)，只是單一為參保者提供一些查閱、復(fù)印等服務(wù)，沒能真正整合醫(yī)療保險檔案資源，更沒能建立行之有效的檔案資料開發(fā)利用辦法。尤其是沒有挖掘醫(yī)療保險檔案信息的潛在價值，導(dǎo)致檔案的文獻庫效應(yīng)發(fā)揮不到位，檔案變成館藏資源，缺少綜合性與時效性等特點，最終導(dǎo)致檔案利用率偏低。

二、醫(yī)療保險檔案管理問題的解決措施

（一）完善制度，做好檔案接收歸檔工作。為做好檔案工作，醫(yī)療保險檔案管理部門首先要做的就是完善檔案管理制度，進一步規(guī)范工作程序，讓工作目標(biāo)與工作內(nèi)容更清晰。具體而言，檔案管理部門應(yīng)按照本地醫(yī)療保障局有關(guān)推進社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的文件和社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定的要求，明確本機構(gòu)醫(yī)療保險檔案的分類管理方案以及歸檔范圍、保管期限，收集整理檔案的辦法及規(guī)則全部以上級要求為準(zhǔn)，對于醫(yī)療保險檔案管理的各個流程制定完善的保管制度、統(tǒng)計制度、移交制度等，將其公示出來，確保醫(yī)療保險檔案管理有章可循且有據(jù)可查。特別是針對醫(yī)療保險檔案做好接收及歸檔工作，這是控制檔案管理質(zhì)量、提高檔案管理實效的重要手段。第一，檔案管理部門要爭取機構(gòu)負責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)對本部門工作的高度重視，明確檔案接收工作要求，并得到必要的指導(dǎo)，制定檔案接收管理及辦事流程，在收集檔案、整理檔案、歸納分類管理和編號入庫等環(huán)節(jié)嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。第二，在收集醫(yī)療保險檔案的過程中必須做到統(tǒng)一和集中，根據(jù)規(guī)章制度嚴(yán)格進行編號、排列、分類，分別保管類別不同、年代不同、屬性不同的醫(yī)療保險檔案，并做好記錄，以便在需要利用時及時調(diào)整。第三，編寫高質(zhì)量的醫(yī)療保險檔案目錄，完善目錄索引體系，在其中錄入檔案資料的基本信息，方便借閱、使用。第四，對于現(xiàn)有的紙質(zhì)醫(yī)療保險檔案應(yīng)做到裝訂整齊、不壓字、不漏頁、牢固，保管環(huán)節(jié)也應(yīng)防火防潮、防蟲防蛀、適時通風(fēng)，避免損壞檔案。

（二）加大力度，推進檔案管理的信息化。除了做好基本的檔案管理工作，加大醫(yī)療保險檔案管理信息化建設(shè)力度是檔案管理部門全面提升工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在，應(yīng)從多方面改進，推進檔案管理事業(yè)的信息化發(fā)展。一方面，建立醫(yī)療保險檔案數(shù)據(jù)庫，從檔案數(shù)據(jù)信息的采集、錄入和存儲等方面狠下功夫，持續(xù)優(yōu)化醫(yī)療保險檔案數(shù)據(jù)庫中的信息，從而發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的重要平臺作用，為相關(guān)部門及人員查詢檔案數(shù)據(jù)、處理檔案數(shù)據(jù)等提供便利。這就需要醫(yī)療保險管理服務(wù)機構(gòu)的各個職能部門在歸檔保管檔案時應(yīng)確保工作質(zhì)量，詳細記錄醫(yī)療保險檔案存檔的類型、時間、簡介等，同時確保照片和影音等檔案有詳細的記錄與存檔。在存檔環(huán)節(jié)還要使用正確的方式歸類，處理好單項資料，保證全面錄入并保存參保者的數(shù)據(jù)信息;另一方面，加大醫(yī)療保險檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度，為穩(wěn)定高效地傳輸檔案數(shù)據(jù)信息提供便利。并且機構(gòu)應(yīng)增加對網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)的投入，支持檔案管理部門引進新設(shè)備、新軟件、新技術(shù)，更好地輔助其開展醫(yī)療保險檔案信息化管理工作。在該過程中要強化安全建設(shè)，大力保護電子文件;落實網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，針對網(wǎng)絡(luò)進行定期維護和殺毒處理;做好醫(yī)療保險電子文檔的安全保密工作，根據(jù)國家規(guī)定規(guī)范操作，有效保障檔案信息的安全性。

（三）開發(fā)資源，提高檔案信息的利用效率。醫(yī)療保險檔案管理重在收集和整理、貴在開發(fā)和利用，醫(yī)療保險管理服務(wù)機構(gòu)應(yīng)以民生需求為中心加強對檔案資源的整合、開發(fā)，方便高效利用檔案信息。檔案管理部門要編制檔案信息的電子化檢索工具的索引，包括案卷目錄和卷內(nèi)目錄等;發(fā)揮信息技術(shù)的作用，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)便捷檢索檔案信息，提高檔案資源利用率;針對各類醫(yī)療保險檔案建立統(tǒng)計臺賬，包括借閱登記簿、移交登記簿、庫房檢查記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計臺賬等等，確保臺賬規(guī)范、清晰，發(fā)揮檔案信息的最大價值。當(dāng)然，醫(yī)療保險事業(yè)是社會福利事業(yè)，生成的檔案信息是政府部門的寶貴資產(chǎn)，不但和政府工作業(yè)績掛鉤，更記載著社會發(fā)展進程和民眾享受的社會福利待遇，對醫(yī)療保險檔案的潛在價值加以開發(fā)、利用既有助于為政府?dāng)U大醫(yī)療保險政策及方案的實施提供強有力的數(shù)據(jù)支持、參考依據(jù)，又能為負責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供理論支持。并且醫(yī)療保險檔案管理信息化建設(shè)進程在不斷加快，越來越多的人能夠在綜合網(wǎng)絡(luò)平臺上瀏覽最新醫(yī)療保險政策，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定公開檔案信息，并利用平臺的對話服務(wù)功能及時向政府反饋信息，借此匯總、整理民眾的心聲，再將其反饋給醫(yī)療保險管理服務(wù)機構(gòu)的負責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)，便于他們結(jié)合民眾需求適當(dāng)調(diào)整工作，更好地發(fā)揮醫(yī)療保險檔案的價值，優(yōu)化醫(yī)療保險服務(wù)。

三、結(jié)束語

醫(yī)療保險檔案管理是支持社會醫(yī)療保險制度有序運行的重要基礎(chǔ)性工作之一，檔案管理部門只有做到醫(yī)療保險檔案管理制度完善和落實、信息化建設(shè)力度越來越大、檔案信息資源開發(fā)利用率越來越高，才能進一步提升檔案管理的專業(yè)化與科學(xué)化水平，從而持續(xù)提升醫(yī)療保險管理服務(wù)機構(gòu)的管理質(zhì)量，在保障人民權(quán)益、維系社會穩(wěn)定方面發(fā)揮更大的價值，促進醫(yī)療保險事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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