試論事業(yè)單位電子檔案管理

賈洪慧

【摘要】事業(yè)單位的檔案管理是重要且復(fù)雜的工作，對單位發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。隨著時代的進步，檔案管理制度出現(xiàn)一些問題，比如沒有完全實現(xiàn)信息化以及管理依舊存在著一定的不足，為了完善事業(yè)單位電子檔案管理的不足，本文分析現(xiàn)階段事業(yè)電子檔案管理工作中存在的問題和原因，并就目前我國事業(yè)單位電子檔案管理存在的不足給出對應(yīng)的建議，希望可以借此完善我國事業(yè)單位電子檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;電子檔案管理;問題;對策

事業(yè)單位的檔案作為選拔人才的重要依據(jù)，在事業(yè)單位的日常管理中發(fā)揮著極為重要的作用，鑒于檔案的保密性以及重要性，導(dǎo)致檔案的整體管理相對復(fù)雜，因此需要對不同的數(shù)據(jù)進行有效的管理和分類，才能夠讓檔案數(shù)據(jù)的價值最大化。隨著信息時代的發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案管理迎來了新的挑戰(zhàn)，雖然電子化的便捷和快速確實給人事檔案管理帶來了一定的紅利，但在新時代面前，我國人事檔案管理開始暴露出諸多問題，為了改善這一狀況，需要對我國人事電子檔案管理進一步分析及研究，借此來規(guī)避科技進步帶來的風(fēng)險與挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位電子檔案管理工作的含義

事業(yè)單位通常是國家設(shè)立的從事教育、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動的社會文化組織，但不屬于國家機關(guān)。事業(yè)單位由國家行政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，所需經(jīng)費由財政承擔(dān)。從廣義上講，檔案是社會精神文明的基本內(nèi)容，是社會文化的重要組成部分，不僅包括人事檔案，還包括其他社會事件的記錄。

事業(yè)單位電子檔案的內(nèi)容主要是對人事資料的總結(jié)，主要包括出生時間、工作時間、入黨時間、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)驗等基本信息。所以電子檔案管理就是對檔案進行全面的整理、分類、保管、使用。從過程上講，是電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。目前，在云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)和理念的幫助下，我國事業(yè)單位電子檔案管理的效率有望進一步提高。

二、事業(yè)單位電子檔案管理工作中的問題

（一）管理制度存在漏洞。目前，因為事業(yè)單位的工作著重于社會功能，對電子檔案管理系統(tǒng)不是很重視，所以很多事業(yè)單位沒有建立電子檔案管理制度或電子檔案管理系統(tǒng)。由于缺乏系統(tǒng)管理，在電子檔案管理的初期容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集不完整、管理制度不完善、信息記錄不完整等問題。這些漏洞影響了電子檔案管理的有效性，使電子檔案管理過程中的管理效率和利用效率低下。在缺乏明確的制度保障環(huán)境下，電子檔案管理容易出現(xiàn)職責(zé)分配不清、工作方向不明確等問題。

（二）技術(shù)水平普遍較低。在以往信息技術(shù)環(huán)境水平較低的情況下，事業(yè)單位的檔案管理主要以紙質(zhì)材料為主。紙質(zhì)檔案的特點是易保存、不易查找、易出現(xiàn)破損、蟲蛀等現(xiàn)象，占用了大量的空間。在信息化不斷發(fā)展的今天，管理技術(shù)也需要同步，向信息化、數(shù)字化發(fā)展。近年來，大多數(shù)機構(gòu)檔案管理部門將計算機作為業(yè)務(wù)處理必要的硬件，大大提高了電子檔案管理工作效率，但相對于當(dāng)前社會整體信息技術(shù)應(yīng)用情況，許多機構(gòu)電子檔案管理應(yīng)用程度不夠，信息共享、大數(shù)據(jù)挖掘分析較少，需要進一步提高技術(shù)水平，為單位提供更有效的信息管理。

（三）人員工作能力偏弱。傳統(tǒng)意義上的事業(yè)單位電子檔案管理主要包括收集、整理、記錄、保管等工作內(nèi)容。工作方法相對簡單，檔案管理人員的技術(shù)水平相對較低。因此，事業(yè)單位電子檔案管理人員往往相對年長。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，電子檔案的管理方式和技術(shù)有了很大的變化，如果檔案管理人員不專業(yè)或不及時跟進研究，將無法跟進電子檔案管理的改革過程，因此必須加快對電子檔案管理開發(fā)的過程。另外，如果事業(yè)單位電子檔案管理人員缺乏必要的計算機技能和電子檔案管理知識，在整理、審查和查找信息時會大大降低工作效率，增加時間和人力成本，不利于單位的發(fā)展。而且那些能力不足的電子檔案管理人員容易導(dǎo)致丟失檔案，因為工作能力水平?jīng)Q定了理解檔案的程度，如果理解錯了或分類不準確，分析不到位，往往會導(dǎo)致檔案混亂。

（四）檔案信息安全性不高。事業(yè)單位電子檔案管理最重要的內(nèi)容是檔案信息。首先，事業(yè)單位電子檔案管理的職責(zé)之一是保證檔案信息的安全，即檔案信息的安全。具體來說，電子信息資源的安全性分為兩個方面：一是檔案信息的保持性，即檔案信息不會丟失。二是檔案信息的保密性，即檔案信息不外泄或被盜。保持性和保密性是檔案信息安全性的特征，這也對信息條件下的檔案管理提出了更高的要求。其次，當(dāng)使用網(wǎng)絡(luò)收集、獲取和保存信息時，重要電子檔案需要保密，罪犯往往通過網(wǎng)絡(luò)連接的方式獲得檔案，對于單位，很難找到罪犯，因為很難留下痕跡。紙質(zhì)版本檔案信息的特點和安全性與電子版本不同。紙質(zhì)版本檔案信息往往會隨著時間發(fā)生物理變化，容易受到潮濕、干燥等環(huán)境條件的影響，安全性相對較低。

三、事業(yè)單位電子檔案管理工作的對策

（一）加強電子檔案管理制度建設(shè)。制度建設(shè)是一項工作的根本保證，是一項工作的行為準則和標(biāo)準要求。一般來說，事業(yè)單位電子檔案管理制度應(yīng)按照職責(zé)不相容、授權(quán)審批不相容的原則，規(guī)范各類檔案管理秩序，填補檔案管理的漏洞，適應(yīng)事業(yè)單位的其他管理制度。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一個長期、持續(xù)的工作，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)通常采用雙軌管理，即在歸檔檔案傳輸?shù)倪^程中，電子檔案和紙質(zhì)檔案共存，優(yōu)勢是能夠結(jié)合自身優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案和電子檔案彌補彼此的不足，達到良好的管理效果。但在某種程度上，這個系統(tǒng)造成了人力和資源的浪費，隨著技術(shù)的進步，檔案管理系統(tǒng)可以向單軌系統(tǒng)管理方向發(fā)展，通過電子檔案收集信息的方法，不再使用紙質(zhì)文檔。

（二）提高檔案管理技術(shù)水平。大數(shù)據(jù)技術(shù)指的是復(fù)雜和龐大的數(shù)據(jù)集中進行處理技術(shù)，利用現(xiàn)有的軟件和數(shù)據(jù)收集很難做一次性程序計算結(jié)果，大數(shù)據(jù)技術(shù)提出了這些數(shù)據(jù)，主要內(nèi)容包括云計算和分布式檔案系統(tǒng)、分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，特點是大，處理速度快，物種多樣性，云計算技術(shù)是數(shù)據(jù)處理過程中的關(guān)鍵技術(shù)，是由多個終端服務(wù)器組成的大規(guī)模分布式系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)可以實現(xiàn)事業(yè)單位電子檔案管理數(shù)據(jù)的智能化管理，提高工作效率。同時，可以對數(shù)據(jù)進行分析，提供更有價值的信息。

（三）提升電子檔案管理人員素質(zhì)。在當(dāng)前的社會環(huán)境和科學(xué)技術(shù)水平背景下，電子檔案管理工作提出了更高的能力要求，管理人員不僅要嚴格遵守檔案管理的規(guī)章制度，還要具備一定的管理知識、計算機知識和信息分析能力。提高電子檔案管理人員素質(zhì)有兩種途徑：一是從學(xué)歷教育的角度為檔案管理專業(yè)的學(xué)生設(shè)置合理的課程和培養(yǎng)計劃，確保電子檔案管理后備人才能夠勝任這項工作。二是從職業(yè)教育入手，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，從而全面提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。

（四）增強電子檔案信息安全防范能力。近年來，電子信息安全越來越受到人們的關(guān)注。檔案信息安全是檔案管理的重要組成部分。提高檔案信息安全的方法有兩種：第一，為防止疏忽性信息泄露，要加強檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，嚴格遵守管理制度和保密要求，以專業(yè)的方式和方法處理問題。二是加強紙質(zhì)檔案的安全性和資源，嚴格落實檔案的安全基本需求，如安裝監(jiān)控攝像頭，定期檢查電子文檔，加強網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和風(fēng)險控制，提高檔案信息安全的能力。

四、結(jié)語

電子檔案管理是一項重要的內(nèi)容，雖然面臨著各種問題，但各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況調(diào)整檔案管理系統(tǒng)，針對存在的問題，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，借鑒國內(nèi)外先進的管理系統(tǒng)，提出合理的解決方案，改善優(yōu)化單位的電子檔案建設(shè)。

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