大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)體系建設(shè)與實施

鄭志強

【摘要】在社會發(fā)展與進步的過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的重要性不言而喻，必須在傳統(tǒng)檔案管理模式上進行創(chuàng)新，讓檔案管理工作變得更加簡單、快捷和高效，也為今后檔案的利用奠定良好基礎(chǔ)，確保將檔案的作用最大限度發(fā)揮出來。本文簡述大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)體系建設(shè)與實施的意義，并提出具體的策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案利用服務(wù)體系;建設(shè)

當(dāng)前檔案利用服務(wù)存在很多問題，主要體現(xiàn)在服務(wù)理念滯后，服務(wù)方式落后，也缺乏完善的服務(wù)平臺，不能進一步拓寬檔案服務(wù)范圍，這樣導(dǎo)致檔案服務(wù)質(zhì)量難以實現(xiàn)提升，需要盡快建立起更加完善的檔案服務(wù)體系。在大數(shù)據(jù)時代，需要檔案管理部門增強檔案意識，加快檔案資源建設(shè)，打造先進的服務(wù)平臺，并加強檔案安全工作。為了實現(xiàn)這個目標，檔案部門要將大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用發(fā)揮出來，建立完善的檔案利用服務(wù)體系。這樣才能提升檔案檢索與利用效率，將檔案對社會發(fā)展的推動作用體現(xiàn)出來。

一、檔案利用服務(wù)體系建設(shè)與實施的意義

（一）檔案管理服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。老舊的檔案管理環(huán)境下，檔案管理工作者一般把檔案管理當(dāng)作任務(wù)來應(yīng)對，缺乏正確的工作態(tài)度。大數(shù)據(jù)時代，在檔案利用服務(wù)方面有了更高的要求，檔案管理部門應(yīng)該抓住有利契機，在檔案服務(wù)思想上進行創(chuàng)新，形成先進的檔案服務(wù)管理理念，關(guān)注每個用戶的需求，結(jié)合用戶需求提供更具個性化的服務(wù)。在完善的檔案服務(wù)體系下，檔案管理服務(wù)水平才能提升，也保證檔案管理工作效率實現(xiàn)提升。

（二）豐富檔案管理內(nèi)容。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為人們的工作與生活帶來了很多便利，讓大量數(shù)據(jù)得到有效管理，也促使檔案管理內(nèi)容變得更加豐富。與此同時，檔案管理已不再是傳統(tǒng)的檔案管理，這樣有利于檔案管理工作的正常開展。當(dāng)然檔案管理也有利于共享資源，保證檔案得到高效利用，讓用戶需求得到滿足。

（三）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)模式。以往檔案管理工作環(huán)境下，檔案管理都被動進行，服務(wù)顯得非?？菰锓ξ?，通常按照用戶需要提供相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理部門要將多媒體網(wǎng)絡(luò)充分利用起來，結(jié)合用戶需求創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，拓寬服務(wù)范圍，保證檔案管理效率與質(zhì)量的提升。

二、檔案利用服務(wù)體系建設(shè)與實施的策略

（一）樹立大數(shù)據(jù)和大檔案觀念。大檔案觀念：樹立大數(shù)據(jù)就是樹立檔案數(shù)據(jù)，不斷提升檔案管理的范圍。檔案人員是檔案工作順利進行的保障，時代的進步與發(fā)展，檔案人員應(yīng)該增加檔案觀念，把檔案管理拓寬到大數(shù)據(jù)領(lǐng)域，就是大數(shù)據(jù)檔案管理。首先，應(yīng)該知道大數(shù)據(jù)時代檔案的重要性。隨著社會的進步和發(fā)展，各種檔案電子文件不斷出現(xiàn)，這樣對檔案機構(gòu)的發(fā)展很重要，檔案人員應(yīng)該知道電子文件的重要性，增加對電子文件的檔案管理工作。其次，應(yīng)該重視政府資源的利用和開發(fā)?！墩畔⒐_條例》中，政府資源的檔案范圍和相關(guān)的規(guī)章制度明確，檔案人員應(yīng)該學(xué)習(xí)相關(guān)的條例以及規(guī)章制度，增加檔案管理工作和政府資源的關(guān)聯(lián)，在保證原則的前提條件之下，增加政府資源的開發(fā)與研究。

（二）增強檔案形成與利用意識。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，辦公條件日益自動化，檔案形成者的范圍不斷增加，各種小體都是檔案形成的主體。但是，社會上群眾對檔案管理不重視，很多群眾對檔案管理不了解，相對應(yīng)的，歸檔意識不是很重視，個人信息歸檔意識缺乏。電子文件具備原件的作用，個人的日常生活離不開，但是，個人的檔案資源信息很零散，如果不及時歸檔，可能會造成不必要的麻煩。為了強化群眾的檔案形成意識：首先，檔案機構(gòu)加強宣傳，讓群眾知道檔案形成與利用意識的重要性，幫助群眾正確認識檔案管理工作。其次，群眾應(yīng)該有檔案資料形成個人資料時歸檔的意識，檔案歸檔，使個人檔案信息規(guī)范化。再次，運用大數(shù)據(jù)的存儲空間，選擇私有云存儲功能，借助云存儲具有成本較低、空間大、安全性高等功能，高效管理個人檔案資料，以此實現(xiàn)個人檔案的管理工作。群眾是檔案管理的最終受益者，群眾大多數(shù)缺乏檔案管理意識，檔案未發(fā)揮出應(yīng)有的作用，大數(shù)據(jù)時代，檔案運用多樣化，網(wǎng)絡(luò)利用逐漸增加，給群眾帶來了便捷。就群眾而言，群眾應(yīng)該知道檔案的社會價值、經(jīng)濟價值以及文化價值，需要重新對檔案進行定位。與此同時，休閑的娛樂成為群眾的主要娛樂方式，群眾加強對檔案的利用程度，感受檔案所帶來的精神上面的享受。除此之外，為了增加檔案的利用度，群眾應(yīng)該增加自身的素養(yǎng)，隨時關(guān)注自身的信息檢索功能，從大量的檔案信息中快速找到所需要的信息資料，滿足自己的需求，適應(yīng)新的檢索方式，熟悉檢索的相關(guān)軟件，進行實際操作，提高自己的能力水平。

（三）注重信息分析處理。檔案利用服務(wù)體系建設(shè)當(dāng)中，平臺可以利用一些最常見的相關(guān)軟件，不斷加強檢索功能，對大數(shù)據(jù)的收集、處理、解析以及運用等相關(guān)環(huán)節(jié)進行嚴格管理，從而提升檔案管理的效果。與此同時，還能提升檔案信息服務(wù)的安全、可靠性，讓每個用戶需求得到滿足。對檔案信息大數(shù)據(jù)服務(wù)體系來說，其內(nèi)容涵蓋了下面幾點：一是檔案收集。通常來說，檔案資源分為內(nèi)部資源、外部資源、多媒體網(wǎng)絡(luò)資源等。在檔案數(shù)據(jù)收集過程中，要利用大數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)對檔案資料的采集工作，接下來對內(nèi)部、外部資源開展相關(guān)的整理工作以及存儲，提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性。二是檔案數(shù)據(jù)的加工。在檔案資料收集完成后，要對各種數(shù)據(jù)作出相關(guān)的整理工作，把整理之后的檔案數(shù)據(jù)錄入到大數(shù)據(jù)檢索平臺中。三是檔案信息的運用服務(wù)。提供檔案信息服務(wù)的過程中，要在檔案數(shù)據(jù)上深入分析，利用平臺檢索、不同分類、用戶查詢等為用戶提供更加便捷與優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并結(jié)合用戶實際需求，讓他們享受到各種鏈接網(wǎng)址。

（四）創(chuàng)新技術(shù)，完善檢索工具。就當(dāng)前的情況而言，檔案檢索工具存在檢索資源缺乏，檢索的范圍不廣闊等缺陷，對高質(zhì)量、多功能的檢索工具極為需要。首先，應(yīng)該創(chuàng)建檔案信息庫，快速上傳檔案信息，解決檢索資源缺少的問題。其次，提供多種檢索平臺，提供不同于目錄檢索的功能，滿足用戶多樣化的需要。目前，檢索很多局限于目錄檢索功能，全文檢索沒有利用起來，需要對全文檢索進行開發(fā)與完善。最后，需要提高用戶的查詢結(jié)果處理方式。用戶的需求不同，檢索習(xí)慣和方式也不一樣，對檢索出來的結(jié)果選擇也是不同的，應(yīng)該把用戶的需求和查詢的習(xí)慣考慮進去，方便滿足不同用戶的不同需求。

三、結(jié)語

總之，當(dāng)代社會信息化的快速發(fā)展，多數(shù)競爭轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源和大數(shù)據(jù)之間的競爭。掌握了先進的信息資源，才能進行大數(shù)據(jù)的開發(fā)與研究，才能實現(xiàn)其價值。大數(shù)據(jù)的運用給檔案管理工作提供新的動力，推進檔案利用服務(wù)的進步，以此實現(xiàn)檔案利用服務(wù)快速發(fā)展與進步。

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