信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

張苗

【摘要】企業(yè)檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)歷程中的重要資源，對(duì)企業(yè)管理和發(fā)展起著重要作用，在信息化技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)代背景下，企業(yè)檔案信息的重要性也日益凸現(xiàn)。為了能夠有效提高檔案信息的利用率，為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供有力支持，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)加強(qiáng)重視，通過(guò)先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案現(xiàn)代化管理水平得到全面提升。本文就目前企業(yè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】信息數(shù)字化;企業(yè)檔案管理;應(yīng)用

企業(yè)信息檔案作為重要的戰(zhàn)略資源，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展中起著重要作用，為企業(yè)戰(zhàn)略決策的制定提供有力支持。企業(yè)檔案管理隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理手段已無(wú)法適應(yīng)信息化發(fā)展的需求。因此需要企業(yè)管理層加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重視，為了更好地適應(yīng)檔案管理事業(yè)和企業(yè)發(fā)展的需要，檔案管理應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，提高所有員工對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案數(shù)字化建設(shè)工作得以順利開(kāi)展，使檔案信息的數(shù)字化管理水平得到提高。

一、企業(yè)檔案管理中信息化建設(shè)概述

（一）信息化建設(shè)的內(nèi)容。企業(yè)檔案信息化管理是通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)外部各類信息進(jìn)行收集、整理、加工以及利用，通過(guò)相應(yīng)的管理方法和技術(shù)手段將較為復(fù)雜和分散的信息資源進(jìn)行整合，從而構(gòu)建成有序的檔案信息系統(tǒng)，企業(yè)相關(guān)人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息化檔案加以利用，使便捷、高效的檔案利用得以實(shí)現(xiàn)，從而使企業(yè)管理效率有效提高，在企業(yè)效益提升中起到促進(jìn)作用。

（二）信息化建設(shè)的意義。作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力與檔案管理信息化程度密切相關(guān)，通過(guò)高效的信息資源管理，為企業(yè)重要決策的制定提供有效指導(dǎo)依據(jù)，企業(yè)信息資源依托于有效的檔案管理，與數(shù)字化時(shí)代發(fā)展需求相結(jié)合，通過(guò)信息數(shù)字化建設(shè)，更好地適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后。目前在企業(yè)檔案管理中，因傳統(tǒng)的思維模式和觀念，還普遍存在檔案管理信息化建設(shè)重視度不足的情況。不少企業(yè)仍將檔案管理視作普通資料的保管工作，缺乏企業(yè)戰(zhàn)略高度的認(rèn)識(shí);一些企業(yè)管理者對(duì)于信息化檔案管理系統(tǒng)還停留在檔案信息化建設(shè)階段，對(duì)于檔案信息化管理缺乏整體管理意識(shí)，因此企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)需要對(duì)傳統(tǒng)落后的檔案管理方法和理念予以摒棄，對(duì)信息數(shù)字化檔案管理制度體系進(jìn)行建立和完善。

（二）保密性技術(shù)應(yīng)用薄弱。作為企業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息資源，企業(yè)檔案涵蓋了大量企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及員工個(gè)人信息，隨著網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放程度的不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)也帶來(lái)了嚴(yán)重的安全威脅。目前對(duì)企業(yè)檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業(yè)相關(guān)檔案管理人員安全保密意識(shí)缺乏，在操作過(guò)程中未嚴(yán)格按照相關(guān)保密制度或管理制度進(jìn)行，不當(dāng)操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來(lái)自外部環(huán)境，如：黑客、病毒入侵等，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成嚴(yán)重影響，導(dǎo)致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、篡改等，使企業(yè)蒙受不可估量的損失。

（三）檔案管理人員水平不足。隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子信息數(shù)字化檔案發(fā)展，這對(duì)以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等的應(yīng)用有所了解和掌握，確保信息數(shù)字化檔案的安全性、有效性、及時(shí)性和完整性，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，使檔案管理水平有效提高。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）企業(yè)檔案管理制度落實(shí)。在企業(yè)管理中，檔案管理具有復(fù)雜性高、操作瑣碎的特點(diǎn)，作為企業(yè)決策科學(xué)性的重要保障手段，檔案管理的質(zhì)量與水平也越來(lái)越受到重視。因此為了更好地發(fā)揮檔案管理的作用，需要對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)以及相關(guān)管理制度予以健全和完善。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，對(duì)檔案管理部門的管理制度予以建立，使檔案管理的穩(wěn)定性得以保障。在檔案信息數(shù)字化管理過(guò)程中，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)用，加大先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)的投入力度，使檔案數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)和支持得到有效保障。另外加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和協(xié)調(diào)力度，通過(guò)企業(yè)管理層的高度重視，使企業(yè)整體員工提高對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，并在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，提高各部門之間的協(xié)調(diào)配合力度，使企業(yè)的檔案管理水平得到全面提升。

（二）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)。在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，還需要對(duì)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享予以實(shí)現(xiàn)。通過(guò)不斷的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源利用率的有效提高。因此檔案管理需要充分利用各種信息軟件和技術(shù)，對(duì)檔案管理的立卷、歸檔等工作予以有效保證的同時(shí)，對(duì)檔案資料相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)予以構(gòu)建，檔案資源的實(shí)時(shí)查詢得以實(shí)現(xiàn)，使檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)管理層以及員工提供更好的服務(wù);通過(guò)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行制度的構(gòu)建，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中提供檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢利用服務(wù);同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)中，與其他企業(yè)和用戶之間形成有效信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的資源合理共享得以實(shí)現(xiàn)。

（三）安全高效防護(hù)體系構(gòu)建。企業(yè)信息化檔案管理的安全性保障需要從兩方面著手：一方面，通過(guò)防護(hù)技術(shù)水平的提高，使檔案信息的安全性、完整性得到有效保障;另一方面，對(duì)檔案信息安全管理制度予以建立，從而有效避免企業(yè)檔案信息的泄露，減少安全風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)造成的不利影響。另外需要對(duì)機(jī)密信息保密制度予以完善，通過(guò)加密權(quán)限的設(shè)置、員工查閱權(quán)限的設(shè)置、信息資源共享權(quán)限的設(shè)置等，對(duì)共享范圍予以明確;并對(duì)信息審計(jì)機(jī)制、數(shù)據(jù)的使用和傳播機(jī)制等進(jìn)行完善，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用加強(qiáng)監(jiān)控力度，對(duì)信息泄露所帶來(lái)的損失盡可能地減少。

（四）檔案管理人員素質(zhì)提高。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)以及檔案管理需要依賴一支檔案管理專業(yè)技能過(guò)硬、綜合素質(zhì)較強(qiáng)的管理隊(duì)伍完成和實(shí)施。因此企業(yè)需要定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德教育等。檔案管理人員的管理能力和水平的提高，使企業(yè)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和水平得到有效提升;另外企業(yè)也應(yīng)不斷引入綜合型管理人才，對(duì)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，使管理隊(duì)伍實(shí)力不斷提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用。產(chǎn)業(yè)信息化發(fā)展也極大地促進(jìn)了企業(yè)全面的信息化建設(shè)，檔案資料作為企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)全面反映，為企業(yè)的決策制定提供了有力支持。針對(duì)檔案管理的安全性、有效性、完整性和準(zhǔn)確性，制定出相應(yīng)的數(shù)字化管理制度和運(yùn)行機(jī)制，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，充分滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理建設(shè)的需求，并充分利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)予以實(shí)現(xiàn)，使檔案資源的利用率有效提高，企業(yè)效益得以增加，對(duì)企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展起到推動(dòng)作用。

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