關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用與保密探析

摘 要：房地產(chǎn)市場(chǎng)由于人們物質(zhì)生活水平的提高與城市化進(jìn)程的進(jìn)一步發(fā)展而獲得迅猛發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)檔案是房屋建設(shè)當(dāng)中至關(guān)重要的部分，是城市拆遷規(guī)劃、房屋交易及產(chǎn)權(quán)權(quán)屬登記等工作的重要基礎(chǔ)。不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢(xún)是人們辦理不動(dòng)產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)與繼承等關(guān)鍵基礎(chǔ)性支撐，也是不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的重點(diǎn)服務(wù)事項(xiàng)。不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用與保密涉及面廣，責(zé)任極大。在當(dāng)前社會(huì)形式下，如何提高不動(dòng)產(chǎn)檔案保密責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)牢固保密防線(xiàn)是當(dāng)今檔案管理工作的重要課題。鑒于此，本文對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用與保密進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)檔案;利用;保密

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展中起到了不容忽視的作用，隨著不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的進(jìn)一步發(fā)展，人們?cè)桨l(fā)關(guān)注不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作。因國(guó)內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展較晚，尚存在不重視不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用與保密管理工作的現(xiàn)象，還沒(méi)有形成相對(duì)完善的利用保密管理體系。雖然《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》與《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》都強(qiáng)調(diào)了必須重視不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的安全管理工作，然而在實(shí)際工作中，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的檔案保密效果并不理想，所以需重視不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用與保密意識(shí)，有待進(jìn)一步增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)檔案利用與保密管理水平。

一、加強(qiáng)相關(guān)律法學(xué)習(xí)，提高利用服務(wù)能力

我國(guó)1956年頒發(fā)了《中華人民共和國(guó)檔案法》，后陸續(xù)頒發(fā)了《中華人民共和國(guó)保密法》、《中華人民共和國(guó)城市房地產(chǎn)管理法》、《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》等相關(guān)法律法規(guī)，檔案工作者需要在日常工作中認(rèn)真學(xué)習(xí)并切實(shí)貫徹國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，以法律為基礎(chǔ)，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案的實(shí)際情況，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與利用制度進(jìn)行完善，掌握利用者的真實(shí)意圖，不僅做好檔案的利用工作，還要避免檔案的失密與泄密，從而維護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益不被侵犯。此外，必須嚴(yán)格規(guī)定是權(quán)利人、利害關(guān)系人以及特殊國(guó)家機(jī)關(guān)身份才可具有調(diào)取檔案的資格，私自侵犯紅線(xiàn)和違法違規(guī)，都將造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，工作者必須深化法制教育，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案利用服務(wù)能力。

二、提高工作人員素質(zhì)，強(qiáng)調(diào)履職盡責(zé)

不動(dòng)產(chǎn)檔案是一種特殊檔案，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性與知識(shí)性，要求檔案工作者不斷提高分析甄別能力。檔案查詢(xún)工作涉及了審批流程全過(guò)程中的邏輯判斷、庫(kù)房管理分區(qū)、產(chǎn)權(quán)、測(cè)繪、法律及規(guī)劃等方面，做好不動(dòng)產(chǎn)檔案工作必須具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，清楚黨和政府對(duì)不動(dòng)產(chǎn)管理方面頒布的各種政策方針，不僅要具有良好的職業(yè)道德和全身心為人民服務(wù)的思想理念，還需要加強(qiáng)有關(guān)學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)。盡可能做到讓每位利用者最多跑一趟，這就要求不動(dòng)產(chǎn)檔案工作人員需要具備極高的專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)、良好的溝通能力及心理承受能力，來(lái)解決問(wèn)題與矛盾。對(duì)待與條件不相符的利用者，要曉之以理動(dòng)之以情，令其心悅誠(chéng)服，以維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。

三、健全保密工作制度，增強(qiáng)檔案工作規(guī)范性

我市不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)于2016年從國(guó)土、林業(yè)、房產(chǎn)交易等單位抽調(diào)30名干部、職工組成，負(fù)責(zé)全市五城區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)工作。成立伊始，檔案管理只有1名在編干部，加上2～3名社會(huì)騁用人員。因此在不動(dòng)產(chǎn)檔案利用與保密工作中，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)并沒(méi)有完全根據(jù)相關(guān)法律制定有關(guān)的利用與保密制度，只是將檔案簡(jiǎn)單整理加以保存。為提高不動(dòng)產(chǎn)檔案利用與保密工作水平，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)切實(shí)貫徹《中華人民共和國(guó)保密法》，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)具體發(fā)展情況，制定與機(jī)構(gòu)發(fā)展相符的檔案保密制度，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱、利用及保密等方面，設(shè)定相配套的保密機(jī)制，有效提高不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的保密工作效率。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)還需要重視不動(dòng)產(chǎn)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格依照相關(guān)制度做好不動(dòng)產(chǎn)檔案的調(diào)閱及銷(xiāo)毀工作。在進(jìn)行查檔、調(diào)閱、利用、保密及銷(xiāo)毀等工作時(shí)，都必須由指定領(lǐng)導(dǎo)人簽字審核，從而防止在這些操作過(guò)程中出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息泄密的問(wèn)題。在實(shí)際工作中，一旦發(fā)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息存在泄密問(wèn)題，就需要即刻調(diào)查泄密原因，并采用對(duì)應(yīng)的措施加以補(bǔ)救。開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案保密工作必須堅(jiān)持有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究原則，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作向規(guī)范化發(fā)展。

四、正確處理不動(dòng)產(chǎn)檔案對(duì)外利用與保密關(guān)系

不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源利用有效體現(xiàn)了發(fā)揮物權(quán)公示作用，更是做好不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的核心目標(biāo)。隨著國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)市場(chǎng)加速發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢(xún)需求與查詢(xún)量逐漸增多，并且查詢(xún)結(jié)果具有極高價(jià)值，使得人們?cè)桨l(fā)倡導(dǎo)不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢(xún)開(kāi)放化。然而由于不動(dòng)產(chǎn)檔案信息中含有較多個(gè)人隱私與商業(yè)機(jī)密，所以如何正確處理不動(dòng)產(chǎn)檔案對(duì)外利用與保密工作是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)此，有必要在嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)保密法規(guī)基礎(chǔ)上，有序開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案利用與保密工作。重點(diǎn)從以下幾方面出發(fā)：首先強(qiáng)化制度建設(shè)，查詢(xún)規(guī)范化。利用制度確定不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查詢(xún)方式和住房信息查詢(xún)操作規(guī)范。針對(duì)新添加的查詢(xún)需求，秉承嚴(yán)謹(jǐn)而開(kāi)放的態(tài)度，需要利用好不動(dòng)產(chǎn)登記信息資源的同時(shí)與維護(hù)好權(quán)利人相關(guān)的合法權(quán)益。二是理順管理，建立細(xì)致分工的查詢(xún)服務(wù)體系。在市政務(wù)中心、不動(dòng)產(chǎn)登記中心和檔案館設(shè)置兩級(jí)查詢(xún)窗口，市政務(wù)、登記中心窗口接待全市個(gè)人不動(dòng)產(chǎn)信息查詢(xún)，檔案館窗口主要便于政府、司法等特殊查詢(xún)。其三合理分配受理與查詢(xún)權(quán)限，健全查詢(xún)系統(tǒng)的權(quán)限管理。最后是防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)查詢(xún)?nèi)藛T加強(qiáng)監(jiān)督，防止出現(xiàn)超范圍、超權(quán)限的查詢(xún)，防范因不熟悉工作程序或出于人情、私心、泄露他人資料檔案秘密，真正實(shí)現(xiàn)所有查詢(xún)業(yè)務(wù)都有跡可尋。

結(jié)束語(yǔ)

綜上，從單純的房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案管理與國(guó)有土地登記管理，再到已覆蓋的土地不動(dòng)產(chǎn)登記管理，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)重大改革。而對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案所具有的完整性、安全性及高效利用的要求，將隨其管理事業(yè)的發(fā)展而長(zhǎng)遠(yuǎn)存在。這需要不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作人員提高自身職業(yè)素養(yǎng)，提高法律意識(shí)，認(rèn)真履行職責(zé)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在需要服務(wù)社會(huì)的同時(shí)保障權(quán)利人的合法利益。當(dāng)然，還應(yīng)該積極利用高科技來(lái)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，為新時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)檔案利用與保密工作賦予生命力，為今后不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作提供新思路。

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作者簡(jiǎn)介：

周長(zhǎng)清（1962.11）男，廣西桂林人，大專(zhuān)，研究方向：不動(dòng)產(chǎn)檔案管理