關(guān)于辦公室公文管理和保密問題的研究

張洋

摘 要：現(xiàn)如今不管是企業(yè)，機關(guān)還是學校辦公室，公文管理與保密工作都是十分重要的一項任務(wù)，尤其是在這個信息高速運轉(zhuǎn)的時代，公文管理與保密工作就顯得尤為重要，是提高工作效率，確保公文有效運轉(zhuǎn)的重要保障，企業(yè)或者單位如遇重大事件的時，都會通過公文來傳遞，轉(zhuǎn)達指示。因此，公文的管理、保密以及監(jiān)督利用就會直接決定企業(yè)及單位的信息傳遞和運轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：公文管理;概述;問題

一、辦公室文檔管理工作中存在的問題

（一）公文管理制度不健全。公文管理工作是一項具有系統(tǒng)性與整體性的工作，公文的接收、登記、保存、調(diào)取與審閱等全部環(huán)節(jié)，都是相互關(guān)聯(lián)的，因此公文管理需要通過有效的規(guī)章制度來起到規(guī)范與指導(dǎo)的作用，確保公文管理工作的規(guī)范性與標準性，并起到一定的約束效果，確保公文管理與使用過程中嚴格按照制度進行，保證公文的安全與完整?，F(xiàn)代化的公文管理工作，在很大程度上依賴管理與保密制度的完善，但許多辦公室都存在制度缺位的問題，公文管理與保密制度存在缺陷，或者制度未能得以貫徹與落實。許多辦公室的文檔管理人員自身不能按照相關(guān)制度執(zhí)行，公文保存與管理的規(guī)章制度并沒能起到有效的指導(dǎo)作用。另外，許多辦公室的公文管理與保密工作依舊沿用陳舊而刻板的傳統(tǒng)制度，按照老辦法進行的公文管理，無法與時代接軌，也無法滿足辦公自動化建設(shè)的需要。除了制度陳舊之外，許多文檔管理人員未掌握先進的電子文檔管理技術(shù)，缺少足夠的信息技術(shù)，公文管理與保存的有效性難以提高，辦公效率低下，存在公文安全風險隱患。

（二）缺少公文保密意識。公文管理的保密問題，許多情況下都是由于文檔管理人員與辦公室其他工作人員缺少文檔保密意識而導(dǎo)致的。在保密意識缺失的情況下，辦公室對于文檔的管理、登記與保密重要性缺少正確的認知，未將文檔保密工作與辦公室利益及自身利益有效結(jié)合起來，認識不到文檔的丟失與泄密會給單位帶來巨大損失，這就限制了公文保密工作開展的有效性。另外，許多單位都存在人情問題，將能否順利查閱公文與信任、人情、關(guān)系、工作甚至事業(yè)相互掛鉤，認為文檔管理人員拒絕自己不正當?shù)墓牟殚喕驗g覽要求，就是“不給面子”，就是“信不過自己”，就容易引起爭端。同時，在人情的影響下，文檔管理人員常常會在上級領(lǐng)導(dǎo)的要求下向領(lǐng)導(dǎo)提供公文信息，并且不予登記，這就進一步增加了公文的安全性威脅。

二、對辦公室公文管理與保密工作的幾點建議

（一）加強文檔管理與保密工作人才隊伍的建設(shè)

擁有一支高素質(zhì)、高效率的文檔管理隊伍，是做好文件管理工作的必備條件。要建設(shè)這樣一支隊伍，需要從人才引進與培養(yǎng)、提高管理人員素質(zhì)、強化管理人員責任等各個方面入手。直接引進接受過文檔管理方面的專業(yè)教育或者是在文檔管理方面有豐富的實際操作經(jīng)驗的高素質(zhì)的專業(yè)人才，可以直接借用他們在學習和工作當中積累的經(jīng)驗，可以快速的使公文管理與保密工作高效進行。此外，加強原有文檔管理人員的培養(yǎng)，是對更多單位來說更切實可行的一個辦法。比如組織學習新的文檔管理規(guī)定、條例，新的文檔管理理念和方法;對文檔管理工作中的難點重點進行討論研究，結(jié)合實際工作特點找出解決的辦法，總之提高我們的文檔管理者的工作能力與責任感，才能使自己的管理工作有條不紊，快速準確。

（二）規(guī)范文檔管理與保密制度

文檔的管理與保密，是有規(guī)律可循的，我們在平時的工作中，忽視淡化了規(guī)章制度對文檔管理工作的重要性，導(dǎo)致工作不暢。所以，規(guī)范文檔管理與保密制度，顯得尤為重要。有了制度，執(zhí)行就有法可依，各個環(huán)節(jié)步驟的管理才能環(huán)環(huán)相扣，共同的做好工作。建立文檔管理與保密制度，需從以下幾個方面入手：

1.及時準確的文件登記制度

文件登記在文件的管理中是基礎(chǔ)性的環(huán)節(jié)，管理人員需要把收集來的文檔公文等資料及時的登記在冊。辦公室的辦公資料很多，能夠在需要的時候及時準確的找到需要的資料，是高效辦公的必備條件。在實際工作中，我們看到很多人把資料文檔到處亂放，需要時東找西找，浪費時間，耽誤辦公。因此，文檔管理首先需要建立文檔的登記制度，把不同的文件，按照名稱、時間、類別、輕重緩急等類別進行標注和分類，登記在冊。需要的時候就可以根據(jù)記錄查看，準確快速的找到需要的文件。

2.文件歸檔保存的制度建設(shè)

辦公室的許多公文都需要保存供日后使用，每天收到很多的文檔，就需要管理者在登記、傳閱后進行保存，保存制度就是用來指導(dǎo)保存工作的方法和依據(jù)。首先要利用起傳統(tǒng)的保存制度，如按照文件的部門、時間、重要等級、編號等進行分類，再按照單位，季度時間等要素進行公文的保存。我們常見的公文柜就是傳統(tǒng)的保存辦法。在傳統(tǒng)的文檔保存中，需要注意幾點：①同一類別的、有關(guān)聯(lián)的文件，要保存在一起，如請示與批復(fù)這樣關(guān)聯(lián)的文件，有明顯的內(nèi)容聯(lián)系性，管理者需要把他們放在一起。②公文保存的擺放，要按照時間順序進行劃分，什么時間的文件放在什么地方，文檔管理者需要在心里非常的明白。③特別標注的、重要的文件要進行獨立保存。

3.文檔查閱的規(guī)章制度

在工作中，需要不時的查閱文檔，所以就需要建立完善的文檔查閱制度，約束人們的行為。例如：建立文件查閱登記跟蹤制度，需要查閱文件的，要首先進行登記，借閱文件、借閱時間、借閱人，歸還日期等都要登記清楚，這樣可以明確文件特別是重要文件的管理責任。值得注意的是，很多人在面對上級領(lǐng)導(dǎo)的查閱時就容易忽略了文件的借閱登記，這也是很多重要文件泄露甚至丟失的重要原因。所以，建立起了文檔查閱的規(guī)章制度，就要嚴格執(zhí)行，這也是文件保密的前提。

（三）建立起嚴格的文件保密制度

文件保密制度，是指辦公室人員在與具有重要信息的文件的接觸中，需要對文件的內(nèi)容進行保密或回避的規(guī)定。在工作中，會有很多緊急的，重要的文件，需要大家進行保密，這就需要嚴格執(zhí)行制度，保證文件安全。文件保密工作的開展，可從以下幾點開展：

1.強化辦公室人員的文件保密意識

文件的保密，是在文件合理的登記、傳閱、保存的基礎(chǔ)上建立的，需要大家的共同努力。加強辦公室人員的文件保密意識，是非常必要的。一是文件的管理者需要時刻緊繃保密的思想意識，做好文件登記工作，嚴格執(zhí)行文件借閱制度，妥善保管好文件確保安全，是文件保密的首要責任者。二是其他辦公室人員也要提高保密意識，在與文件的接觸中，不隨意翻看，不隨意傳播，遵守借閱制度和保密制度，保證文件在流傳環(huán)節(jié)的保密。

2.建立嚴格的文件保存、整理工作制度

重要的文件，要定期進行整理和檢查。如在每月底對保存的文件進行整理，清點、查清重要文件的去處、流向，何時歸還等信息，做好登記。對于過期的，沒有留存價值的文件，在領(lǐng)導(dǎo)確認后，可進行銷毀處理，保證信息不外泄。文件的保存要安全嚴謹，必要時可借助現(xiàn)代化的工作如密碼箱、攝像頭等進行保護，保證沒有漏洞。

結(jié)語

在辦公室中，對于公文管理與保密工作，首先應(yīng)當建立健全相關(guān)制度，從制度的層面對工作方式與管理方法加以規(guī)范與約束，繼而從思想層面提高文檔管理人員及辦公室工作人員的公文保密意識。從技術(shù)角度來說，在辦公自動化的環(huán)境下，辦公室也需要做好電子文檔的保密管理工作，提高文檔管理人員的技術(shù)應(yīng)用水平。

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