精簡優(yōu)化業(yè)務(wù)表單降低企業(yè)填報工作量

尹星鈞

摘 要：表單是共享與企業(yè)之間數(shù)據(jù)交互的紐帶，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)維護(hù)類型，企業(yè)需要選擇對應(yīng)的表單，為降低企業(yè)選擇填報表單的難度，人力資源共享利用Python編寫“服務(wù)表單選擇助手”小程序，選擇服務(wù)目錄后自動帶出具體表單;同時，與企業(yè)溝通確定企業(yè)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)手冊內(nèi)容，刪減表單填報信息項，甚至取消部分表單，實現(xiàn)用企業(yè)現(xiàn)有的文件、數(shù)據(jù)庫、花名冊等材料代替填寫表單。

關(guān)鍵詞：表單;業(yè)務(wù)流程;服務(wù)表單選擇助手;維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)手冊

1 選題背景

人力資源共享上線以來，表單成為共享與企業(yè)之間數(shù)據(jù)交互的紐帶。表單分為廣義和狹義兩種。廣義的表單指企業(yè)所提供的所有電子資料，狹義的表單指企業(yè)填報共享制作的專項信息表，本次立項所指的表單為狹義表單。

共享中心根據(jù)絕大多數(shù)企業(yè)的需求，將業(yè)務(wù)分為35個服務(wù)項目，其中的24個項目企業(yè)需要提供表單的，11個項目企業(yè)僅需要提供文件、數(shù)據(jù)庫、花名冊等電子文檔。24個表單又分為12項人員基本信息維護(hù)、11項認(rèn)識時間信息維護(hù)、1項機(jī)構(gòu)信息維護(hù)。

表單填報的質(zhì)量直接影響數(shù)據(jù)維護(hù)的準(zhǔn)確率和及時率。但在實際工作中，由于企業(yè)業(yè)務(wù)人員更換頻繁、表單填寫復(fù)雜等原因，表單填寫質(zhì)量并不樂觀，而服務(wù)表單填報繁瑣、項點多一直也是企業(yè)反映最多的問題。

2 存在的主要問題和對HR系統(tǒng)應(yīng)用的不利因素

2.1 表單填寫不規(guī)范

一是表單的必填項漏填。表單中已將必填項進(jìn)行標(biāo)注，但企業(yè)依然經(jīng)常漏項。有時是因為工作疏忽，如起薪時間忘記填寫，但有時是企業(yè)業(yè)務(wù)人員不愿填寫，比如僅填寫姓名而不愿意核查人員編號。二是表單填寫前后矛盾。比如人員組為M的系統(tǒng)外人員，填寫的工資核算范圍與正式職工相同;經(jīng)營管理人員崗位變動后人員子組為“12中層領(lǐng)導(dǎo)人員”，而職位層級序列填寫為“20基層單位正職”。

2.2 企業(yè)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

同一直屬企業(yè)相同的信息項，有不同的維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，在崗位配置和崗位目錄對應(yīng)等方面尤其突出。一是HR系統(tǒng)中各企業(yè)“職務(wù)崗位名稱”不規(guī)范，不利于崗位標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置。由于HR系統(tǒng)對崗位創(chuàng)建沒有限制，各單位按照自己的理解隨意設(shè)置崗位名稱，如同是二級單位綜治管理崗，崗位名稱有科員、主辦、干事、綜合治理等。二是集團(tuán)公司（職務(wù)）崗位目錄沒有對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，不利于統(tǒng)一對應(yīng)關(guān)系。因為沒有明確的維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，且HR系統(tǒng)也未配置校驗規(guī)則，各企業(yè)按照自己的維護(hù)習(xí)慣對應(yīng)，不同的人對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)不一樣，相同的崗位對應(yīng)編碼也會千差萬別。三是與崗位相關(guān)的其他信息項維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。同一單位的同一個崗位，可能有多個崗位名稱、專業(yè)類別名稱、工種類別名稱、崗位工時制，薪酬標(biāo)桿、自定義分類等，企業(yè)業(yè)務(wù)人員不明確維護(hù)規(guī)則和各個信息項之間的對應(yīng)關(guān)系。

2.3 企業(yè)端提交的業(yè)務(wù)流程與服務(wù)表單不一致

實際操作中，企業(yè)經(jīng)常將離崗錯選成離職服務(wù)目錄，待退休人員按照退休的服務(wù)目錄進(jìn)行選擇。共享中心所有業(yè)務(wù)操作均根據(jù)企業(yè)提交的業(yè)務(wù)流程穿入到HR系統(tǒng)，企業(yè)一旦提交業(yè)務(wù)流程錯誤，共享中心無法在HR系統(tǒng)中選中正確的操作流程，從而無法在HR系統(tǒng)中完成事件的操作。

共享工作人員為了準(zhǔn)確了解企業(yè)維護(hù)要求，會花費額外時間用于指導(dǎo)企業(yè)如何選擇、填寫服務(wù)表單，多次溝通、確認(rèn)導(dǎo)信息維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，致維護(hù)效率較低。同時，個性化數(shù)據(jù)較多，影響了HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)的規(guī)范性，也不利于共享公司對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化批量處理。

3 解決方法

3.1選擇服務(wù)目錄，導(dǎo)出業(yè)務(wù)表單

利用Python編寫“服務(wù)表單選擇助手”小程序，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行表單選擇。

該程序分為信息維護(hù)和員工關(guān)系兩個下拉菜單，為了提高企業(yè)業(yè)務(wù)人員表單選擇效率，下拉菜單中的信息項按照2018年全年各類服務(wù)表單出現(xiàn)頻次進(jìn)行排序，提報頻次越高的表單，項目排序越靠上。

業(yè)務(wù)人員選擇所需表單類型，點擊執(zhí)行后所下載的附件按接單日期和表單類型分別存放，如2019年11月1日選擇崗位變動的表單，執(zhí)行后生成“2019.11.01-員工崗位變動”文件夾，表單自動保存至該文件夾中，便于企業(yè)填寫完成后進(jìn)行提報。

為了降低服務(wù)目錄選擇錯誤的概率，該程序下拉菜單的信息項，盡量保持與企業(yè)運(yùn)營平臺的服務(wù)目錄名稱一致，對企業(yè)業(yè)務(wù)人員起到提示作用，從而提高數(shù)據(jù)維護(hù)效率。

3.2梳理維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)手冊，精簡業(yè)務(wù)表單

針對企業(yè)提出的提報表單數(shù)量多、填寫量大的問題，人事信息業(yè)務(wù)部高度重視，從企業(yè)希望簡化業(yè)務(wù)表單填寫信息的迫切需求的現(xiàn)狀出發(fā)，組織業(yè)務(wù)骨干，梳理企業(yè)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)手冊，優(yōu)化精簡業(yè)務(wù)表單，減少企業(yè)選擇表單的難度，同時降低企業(yè)填寫表單的數(shù)量及表單內(nèi)的信息項，從而降低企業(yè)溝通及運(yùn)營成本。

共享業(yè)務(wù)人員通過學(xué)習(xí)企業(yè)有關(guān)政策，熟悉企業(yè)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，梳理企業(yè)崗位目錄，逐項分析表單信息項點，制定企業(yè)信息維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)手冊。該手冊由組織機(jī)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)崗位目錄、人員信息和特殊信息項四張表單構(gòu)成，與企業(yè)共同制定各部分業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并在企業(yè)分步推廣實施。實施以前，企業(yè)向共享提報的服務(wù)申請有35項，其中23項需要填寫相關(guān)表單，實施以后，所有的服務(wù)申請企業(yè)均可以將現(xiàn)有的文件、數(shù)據(jù)庫、花名冊等材料提交給共享中心，共享中心就能夠完成相關(guān)的業(yè)務(wù)操作。

4 效果及價值

企業(yè)信息維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)手冊已在天然氣分公司、石油勘探研究院機(jī)關(guān)試運(yùn)行，企業(yè)工作人員表示該手冊的實施，大大減少了表單填報的工作量，對共享能夠及時有效的解決問題給予了很大的肯定。

該項工作會繼續(xù)逐步推廣，由過去共享要求企業(yè)確立維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，到企業(yè)主動要求制定維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，減少共享服務(wù)推廣過程中的阻力，提高企業(yè)對共享服務(wù)在企業(yè)減負(fù)方面的認(rèn)可度。但中石化系統(tǒng)企業(yè)多，業(yè)務(wù)鏈長，分為煉化、銷售、工程等多個板塊，企業(yè)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)手冊梳理工作量大、程序復(fù)雜，按照“先試點運(yùn)行，再逐步推進(jìn)”的原則，逐步完成表單精簡工作。

在追求信息維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化的同時，還積極加強(qiáng)與企業(yè)的溝通交流，實行專人聯(lián)系制度和定期聯(lián)系制度，有針對性的開展服務(wù)優(yōu)化、流程簡化等工作，滿足企業(yè)更多個性化需求，提升服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] （美）埃里克·馬瑟斯著.python編程從入門到實踐.袁國忠譯. 人民郵電出版社.2016.07.

[2] 董燁.中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)用戶手冊勞動組織及日常人事管理分冊.中國石化出版社.