VUCA時代下的項目管理

摘 要：現(xiàn)代社會逐漸呈現(xiàn)易變、不確定、復(fù)雜、含混等特征，近些年來在金融、工程、醫(yī)藥、信息等多個領(lǐng)域這些特征都極受關(guān)注。傳統(tǒng)項目管理理論與方法在解決上述特征時受限，暴露出很多問題，因此培養(yǎng)VUCA（Volatility，Uncertainty，Complexity，Ambiguity）時代下新的項目思維理論極為重要。本文VUCA時代下項目管理方法進行了深入研究，并給出相應(yīng)建議。

1 引言

隨著中國經(jīng)濟的穩(wěn)步推進，在“一帶一路”政策的帶動作用下，我國在全世界范圍內(nèi)主導(dǎo)和參與的項目數(shù)量愈來愈多。2017年中國海外工程項目達380項之多，覆蓋了建筑（橋梁、碼頭、公路、鐵路、市政）、能源、通信等多個領(lǐng)域。然而，外界環(huán)境變化越來越快，并且難以預(yù)測和掌控，、獲得正確并且較為完整的項目信息的難度極大。此外，大型跨國項目、項目群、項目組合等任務(wù)數(shù)量龐大、涉及組織眾多、內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜多變的項目形式大量涌現(xiàn)，這對項目管理提出了更高的要求。為了適應(yīng)新時代的特征，項目管理理論與方法也應(yīng)該與時俱進[1]。本文從VUCA四個方面對新時代項目管理面臨的挑戰(zhàn)進行了簡述，并基于文獻大致給出項目管理研究的發(fā)展方向。

2 VUCA給項目管理帶來的挑戰(zhàn)

2.1易變性（Volatility）

事物都是不斷變化的。項目在實施過程中難免會遇到人員、設(shè)計、市場情況、項目范圍等的變更。項目變更的直接目的是為了適應(yīng)項目和環(huán)境變化?，F(xiàn)代社會外界環(huán)境與項目內(nèi)部結(jié)構(gòu)等的變化頻率越來越快，而且?guī)淼男?yīng)可以是消極或者積極的。當變化帶來的效應(yīng)是積極的，比如項目組合中某一早期項目的產(chǎn)品市場反應(yīng)的受歡迎程度超出預(yù)期，管理者可以將其他相關(guān)項目的安排與進度提前，通過市場熱度增加后面相關(guān)項目的收益。項目中某一活動的提前完成，也可以加快其他后續(xù)活動的開工時間以縮短工期。變化帶來的積極效應(yīng)雖然可以帶來附加效應(yīng)，但是不影響項目目標的達成，因此本文聚焦于變化帶來的消極效應(yīng)給項目帶來的變更和給管理帶來的挑戰(zhàn)。

變更可以分為主動變更和被動變更，被動變更是項目的目標或者外界環(huán)境發(fā)生變化之后帶來的直接影響，或者是項目管理者對變化的應(yīng)對和修正。它的主要特點是變更發(fā)生在變化之后。被動變更的目標是盡量使用最少的資源，做出最少的改變與調(diào)整，使得項目進程回到正確的軌道，保證項目朝著項目目標的方向發(fā)展，并且滿足里程碑和最終完成的進度要求。但是，被動變更往往與項目基準計劃和項目管理者的意愿相悖，并且給項目的實施增加額外的成本與負擔。項目管理者可以發(fā)揮自己的主觀能動性，對未來項目和環(huán)境可能發(fā)生的變化進行預(yù)判，采取相應(yīng)的措施，以變制變，主動求變。主動變更是為了適應(yīng)未來的變化，但同樣也具有較高的風險。倘若項目與環(huán)境的變化正中管理者的預(yù)計，主動變更會發(fā)揮極大的作用，給項目帶來直接或者間接的利益（直接利益可以包括項目收益、成功率、產(chǎn)品市場占有率、魯棒性等績效的增加，間接利益可以是減少變更帶來的損失，無形資產(chǎn)比如信譽的提升等）。然而，一旦項目與環(huán)境的變化與管理者的預(yù)估背道而馳，主動變更則是多余甚至有害的。它不僅會浪費資源，嚴重的還會影響項目的成功。因此，主動求變雖然可以體現(xiàn)管理者的職能，但也對管理者的判斷能力、反應(yīng)快慢和采取措施的時間點提出了極高的要求。

變更無論是主動與被動，都會影響項目的基準計劃，改變項目或者任務(wù)的范圍和目標，增加項目管理的工作量。因此，管理者應(yīng)該重視并采取措施控制、預(yù)防和應(yīng)對變更。

2.2不確定性（Uncertainty）

與易變性不同，不確定性指的是不能對項目或者外界環(huán)境乃至變化進行完整而又正確地描述。易變性強調(diào)了動態(tài)的概念，而不確定性強調(diào)了對某一狀態(tài)或者狀態(tài)的變化規(guī)律不能給出完整或者正確的估計和測量。變化性考驗的是管理者的動態(tài)調(diào)整能力，而不確定性除了要求調(diào)整能力之外，還有收集信息和預(yù)測能力。項目面臨的不確定性主要來自于內(nèi)生、外生兩個方面。內(nèi)生不確定性指的是項目內(nèi)部產(chǎn)生的不確定性，比如對項目任務(wù)的理解程度、項目人員知識、背景限制等造成的對高難度技術(shù)的操作流暢度。外生不確定性主要來自于外界環(huán)境，比如金融危機造成的資金風險，惡劣天氣帶來的進度延期、市場不景氣帶來的收益下行等，都是外生不確定性的表現(xiàn)。

項目不確定性已經(jīng)逐漸被許多學(xué)者和組織所關(guān)注[2]。比如項目信息（收益、成本、或者風險特征等）因為外界環(huán)境難以預(yù)測，并且項目管理者的信息不足、知識有限等原因，不能給出準確的預(yù)測，只能給出一個范圍。未來風險或者不確定情景的發(fā)生與否也不能準確判定，因此只能根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和專家判斷對發(fā)生概率進行推測。但是，在現(xiàn)代越來越明顯的不確定特征使得預(yù)計項目信息的范圍與事件發(fā)生概率的難度逐漸增加。一些重大事件（地震、洪水等自然災(zāi)害、恐怖襲擊等）發(fā)生的頻率也呈上升趨勢。這些重大事件可能會對該地區(qū)正在實施的項目，特別是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目帶來極大的危害。不可否認的是，不確定性也會給項目管理帶來機會，然而能不能利用好項目機會也是不確定性帶給管理者的挑戰(zhàn)。因此，對不確定性的了解把控是項目管理領(lǐng)域一個不可忽視的難題。

2.3 復(fù)雜性（Complexity）

史蒂芬霍金曾斷言道：“21世紀是復(fù)雜性的世紀”。項目復(fù)雜性也被PMI認為是現(xiàn)代項目管理的主要領(lǐng)域。然而，有關(guān)項目復(fù)雜性的研究還處于較淺的階段。學(xué)術(shù)界尚未對項目復(fù)雜性的概念形成統(tǒng)一的說法和定義。學(xué)者們認為組成成分（項目、子項目、活動、任務(wù)等）之間的關(guān)聯(lián)性是引起項目復(fù)雜性的重要因素[3]。項目、子項目、任務(wù)之間存在的人員、技術(shù)、設(shè)備、知識、信息的共享和轉(zhuǎn)移，市場上的協(xié)同收益和競爭損失，執(zhí)行先后順序等都是關(guān)聯(lián)性的表現(xiàn)形式。關(guān)聯(lián)性交互作用可以放大項目的目標或者范圍的變更，傳播風險，也可以中和項目變化的影響。

這里我們對complex（復(fù)雜）項目和complicated項目進行區(qū)分。complicated項目雖然擁有較多的組成元素，但是組織較為有序，進程偏線性（即1+1=2，比如擁有十個項目的項目組合的總收益就是十個項目收益的總和），而之所以說一個項目是complex的，是因為交互的要素會產(chǎn)生非線性和不可預(yù)測的結(jié)果。整個項目的復(fù)雜性不能被看作是這些要素的簡單總和。因此，管理者必須對復(fù)雜性管理十分重視。

2.4含混性（Ambiguity）

“一千個人眼中有一千個哈姆雷特”。對于同一個項目或者任務(wù)，不同知識背景、教育程度、性格和國籍的人有不同的理解與實施方法。含混性就是對這一現(xiàn)象的科學(xué)描述。信息在表述與傳遞的過程中，由于不同人員或者組織的加工，會在過程中產(chǎn)生被誤讀或者減少信息量。比如業(yè)主向設(shè)計單位所提出的要求闡述不清，或者設(shè)計單位的理解有偏差，可能會導(dǎo)致設(shè)計出來的最終產(chǎn)品不滿足業(yè)主的構(gòu)想。項目合同雙方也會因溝通不當，對于同一合同項產(chǎn)生不同的見解。因為項目主體是人或者由人構(gòu)成的組織，所以項目中必定存在著含混性。處理含混性與處理不確定性的共同點是，二者對于信息的完整性和可獲得性都有著較高的要求。含混性重點突出信息的描述與表達，在擁有足夠信息量的同時還要保證信息的解釋與傳遞能夠不失真。

含混性的存在會導(dǎo)致項目目標定義的模糊與偏離、信息溝通的不流暢、項目范圍的變化，返工頻繁，甚至是項目沖突。項目內(nèi)部間可能會發(fā)生不同組織、不同目標的沖突，項目與環(huán)境之間、項目經(jīng)理與承包商、供貨商以及其他利益相關(guān)方之間也存在著沖突。解決項目沖突，協(xié)調(diào)各方利益恰恰是項目管理者的一個重要角色。所以，含混性可能會給項目管理者帶來麻煩。如何在項目管理中避免含混性帶來的困難，合理地解決項目沖突，是項目管理者需要思考的重要課題。

3 方法與對策

通過上述描述，VUCA給新時代項目管理帶來了極大的挑戰(zhàn)。本文針對管理項目中的VUCA的方法與對策提出了一些建議，如下所示：

（1）易變性

對于易變性，項目管理者只能防患于未然，提前預(yù)測項目和外界環(huán)境可能發(fā)生的變化。比如收集歷史數(shù)據(jù)，采用統(tǒng)計方法分析變化趨勢，總結(jié)變化規(guī)律。數(shù)據(jù)充足時，也可以運用人工作智能等方法訓(xùn)練出所需要的變化信息。項目管理者可提前形成多套變化應(yīng)對預(yù)案或者直接成立應(yīng)對變化的組織。主動變更的采取也應(yīng)經(jīng)過深思熟慮，提前判斷好主動變更會帶來的影響，并且針對實際變化與主動變更相悖的情況進行預(yù)案。

對于已經(jīng)發(fā)生的變化，要及時評估變化對項目所產(chǎn)生影響，根據(jù)影響大小決定是否采取相應(yīng)措施，計算好采取措施的時間點。項目管理者也可以根據(jù)變化即使調(diào)整人員安排，調(diào)度資源計劃，成立臨時應(yīng)對組織等等。因為易變性強調(diào)的是事物的不斷變化，因此，項目的組織結(jié)構(gòu)、任務(wù)排期與人員委派要靈活，能夠適應(yīng)多變的環(huán)境。

（2）不確定性

根據(jù)第二節(jié)的表述，應(yīng)對項目不確定性對項目的信息完整性與正確性要求較高。對此，項目管理者可以在項目開始實施之前，對不確定的項目信息進行大致評估。對于主觀上由于知識不足的難以判斷的項目信息，可以運用模糊的思想，給出大致的模糊集合。而可以從客觀評價的項目信息，可以根據(jù)歷史經(jīng)驗，大致描繪出不確定事件和項目信息的隨機概率分布。當信息不足以給出模糊隸屬分布和隨機概率分布時，可以采取區(qū)間數(shù)，將信息表示成一個區(qū)間。根據(jù)不確定規(guī)劃的運籌優(yōu)化方法，權(quán)衡不同的項目目標，幫助項目選擇、項目調(diào)度等決策。

當對不確定性進行量化時，項目管理者的偏好也納入其中。現(xiàn)代自然災(zāi)害等重大事件頻發(fā)，對于較為保守的項目管理者來說，優(yōu)化最壞情況下的項目決策是非常有必要的。保證重大事件發(fā)生時，項目盡量不中斷，或者減少項目或者任務(wù)中斷給項目組合或者整個項目帶來的沖擊，是現(xiàn)代項目管理重要的課題。得益于魯棒優(yōu)化的發(fā)展，提升項目或者項目組合及其進度資源規(guī)劃的魯棒性，提高對于進度或者資源中斷的抵抗性和恢復(fù)能力。

（3）復(fù)雜性

要想管理項目復(fù)雜性，首先要對項目復(fù)雜性的概念進行明確和了解。管理者只有能夠識別出哪一個項目、子項目或者任務(wù)是復(fù)雜的，才能對癥下藥，提前分配更多的資源給復(fù)雜的項目，采取工作結(jié)構(gòu)分解（WBS）等方法，將復(fù)雜的項目或者子項目進行再分解，并且安排好實施進度，將任務(wù)具體分配到人，闡明任務(wù)的范圍與目標。

針對項目或者任務(wù)的關(guān)聯(lián)性，管理者應(yīng)該利用好關(guān)聯(lián)性能夠帶來的積極效應(yīng)，比如將能夠產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)、資源共享的項目同時實施，另外，競爭損失、風險會相互傳播的項目分開實施。某些項目的交付物依賴于其他項目的交付物或者技術(shù)，因此對于其他被依賴的項目應(yīng)著重保證其順利實施，否則依賴項目的成功率也會受到影響。

（4）含混性

項目管理者應(yīng)高度重視并妥善處理項目中的含混性及其影響，并使用科學(xué)的理論和系統(tǒng)的方法來進行管理。形成一個科學(xué)而又標準的信息處理合成傳遞方式，采取較為先進的信息處理技術(shù)與系統(tǒng)，可以減少項目中的含混性帶來的麻煩。

4結(jié)論

本文對VUCA時代項目管理會迎接的挑戰(zhàn)和面臨的困難進行了闡述，并且提出了相應(yīng)的方法與對策。結(jié)果證明，明確、了解、量化VUCA時代中項目的特征，并及時采取措施應(yīng)對問題，還要提前制定風險預(yù)防戰(zhàn)略，對解決VUCA時代給項目管理帶來的困難具有幫助。

參考文獻：

[1]程鐵信， 霍吉棟， 劉源張. 項目管理發(fā)展評述[J]. 管理評論， 2004（2）：59-62.

[2]杜亞靈， 尹貽林， 白利紅. 項目的不確定性管理研究[J]. 科技管理研究， 2008， 000（006）：510-512.

[3].金海燕 and 王崢， 項目復(fù)雜性的內(nèi)涵、評測及管理研究綜述. 工程管理學(xué)報， 2015. 29（6）： p. 97-101.

作者簡介：

王明策（1995）、男、漢族、山東省淄博市、碩士在讀、武漢大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院碩士、管理科學(xué)與工程。