多媒體技術(shù)在檔案建設(shè)中的應(yīng)用

孟祥蕊

【摘要】社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代的到來(lái)導(dǎo)致了各行各業(yè)的改革。相應(yīng)地，計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域也得到了擴(kuò)展。當(dāng)今的多媒體技術(shù)不僅提高了人們開(kāi)發(fā)和使用文件信息資源的能力，而且使人們的檔案信息建設(shè)變得更加容易。傳統(tǒng)檔案館也進(jìn)入了變革的歷史階段，對(duì)于中國(guó)檔案館建設(shè)的來(lái)說(shuō)是創(chuàng)新又是發(fā)展機(jī)會(huì)。

【關(guān)鍵詞】多媒體技術(shù);檔案建設(shè);應(yīng)用

信息技術(shù)的引入可以有效提高檔案建設(shè)工作的完成品質(zhì)。檔案建設(shè)是收集，分類，處理和咨詢信息的過(guò)程，檔案建設(shè)工作主要是手動(dòng)完成的，偶爾會(huì)發(fā)生文件丟失和損壞，這不利于文件管理的順利開(kāi)展。隨著多媒體技術(shù)在文件管理中的引入，解決了上述問(wèn)題，有效地提高了檔案建設(shè)的質(zhì)量。

1. 多媒體技術(shù)

多媒體和多媒體技術(shù)并不是同一種概念。多媒體載體是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)，人們每天諸如圖片，聲音或文本之類的信息通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行組合以形成一組多媒體信息。多媒體技術(shù)是一種處理這些多媒體信息的技術(shù)。多媒體技術(shù)的出現(xiàn)極大地促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于檔案建設(shè)的過(guò)程有了很大的幫助，讓檔案建設(shè)更有條理更科學(xué)。

2. 多媒體技術(shù)的表現(xiàn)

利用現(xiàn)代多媒體信息計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，除了可以組織和分析處理各種信息資料外，還可以具有數(shù)據(jù)保存，傳輸和信息共享的多種功能。檔案建設(shè)過(guò)程是人們收集、處理、分類和管理存儲(chǔ)所有不同類型信息的一個(gè)過(guò)程。多媒體技術(shù)的不斷創(chuàng)新為我國(guó)檔案系統(tǒng)建設(shè)提供了一個(gè)發(fā)展新的機(jī)會(huì)。多媒體技術(shù)的實(shí)時(shí)集成和信息多樣性已經(jīng)可以廣泛用來(lái)幫助完成各種電子檔案或者信息的實(shí)時(shí)保存。建設(shè)和管理不必再需要額外投入大量的時(shí)間勞動(dòng)力和其他物質(zhì)上的資源，使用新的多媒體技術(shù)可以隨時(shí)隨地查詢電子檔案中的信息。多媒體技術(shù)的廣泛引入不僅可以將文本圖像材料直接轉(zhuǎn)換成為電子圖像材料，同時(shí)可以執(zhí)行無(wú)時(shí)間限制的數(shù)據(jù)傳輸并將其共享為可存檔電子材料。多媒體處理技術(shù)的應(yīng)用于檔案建設(shè)的管理，其快速發(fā)展是為了使更多檔案用戶能夠體驗(yàn)到更多個(gè)性化檔案服務(wù)。

3. 多媒體技術(shù)在檔案建設(shè)的意義

3.1 推動(dòng)了檔案建設(shè)進(jìn)度

當(dāng)前在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展推動(dòng)力和科學(xué)信息技術(shù)不斷發(fā)展的巨大背景下，多媒體技術(shù)也正在不斷快速發(fā)展。借助移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸管理工具，不僅可以快速查閱存在internet上的各種網(wǎng)絡(luò)資料，使用實(shí)用的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)工具軟件來(lái)快速獲取所需的網(wǎng)絡(luò)信息以及資源。多媒體信息技術(shù)幫助創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為用戶，企業(yè)提供各種新的檔案管理服務(wù)。

3.2 多媒體技術(shù)在檔案建設(shè)中的功能

當(dāng)涉及到檔案建設(shè)時(shí)，通常會(huì)讓人認(rèn)為更改傳統(tǒng)檔案形勢(shì)并將檔案文件以數(shù)字信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上。實(shí)際上，在當(dāng)今的社會(huì)環(huán)境中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用是多種多樣的。多媒體技術(shù)下的檔案建設(shè)不僅限于數(shù)字化檔案，也不僅僅是導(dǎo)入計(jì)算機(jī)上的檔案，而是使用各種技術(shù)來(lái)全面推進(jìn)檔案建設(shè)部門(mén)中的管理問(wèn)題。通過(guò)應(yīng)用多媒體技術(shù)，檔案的數(shù)字結(jié)構(gòu)將從檔案信息資源中獲得最大價(jià)值。

當(dāng)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存時(shí)，我們必須確認(rèn)檔案建設(shè)的實(shí)際發(fā)展意義，并意識(shí)到多媒體技術(shù)下的檔案建設(shè)中存在的不足。大多數(shù)綜合檔案館，包括一些數(shù)字檔案館，主要采取建立網(wǎng)站的形式，向公眾展示專題數(shù)字檔案館和各種類型檔案館。但網(wǎng)站中所展示的內(nèi)容大多數(shù)很貧乏沒(méi)有吸引眼球的內(nèi)容，沒(méi)有重點(diǎn)，社會(huì)工作者可以咨詢的服務(wù)部門(mén)也不多。結(jié)果，人們對(duì)瀏覽數(shù)字檔案庫(kù)網(wǎng)站不感興趣，許多具有數(shù)字檔案庫(kù)的網(wǎng)站的受歡迎程度較低。在多媒體技術(shù)下的檔案建設(shè)中合理高效使用多媒體技術(shù)可以打破這種情況，并使更多的人能夠理解檔案的數(shù)字化。

3.3 社會(huì)發(fā)展的需要

檔案的建設(shè)已在生產(chǎn)和社會(huì)管理的所有領(lǐng)域得到有效應(yīng)用，而計(jì)算機(jī)化浪潮的推動(dòng)也影響了檔案建設(shè)的發(fā)展。談到檔案部門(mén)，也是因?yàn)楝F(xiàn)有的社交計(jì)算環(huán)境為多媒體技術(shù)下的檔案建設(shè)的構(gòu)建奠定了良好的基礎(chǔ)。在選擇過(guò)程中，檔案管理員需要仔細(xì)觀察和深入理解，這要求他們?cè)谑占恍┙?jīng)驗(yàn)和理解后才能利用這次機(jī)會(huì)。但是檔案管理員在檔案建設(shè)過(guò)程中面臨許多困難和問(wèn)題，這要求檔案管理員學(xué)會(huì)以科學(xué)的方式理解和管理問(wèn)題，這樣對(duì)檔案的建設(shè)工作才有實(shí)質(zhì)性的幫助。

3.4 提高了檔案建設(shè)水平

與傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)相比，應(yīng)用多媒體技術(shù)檔案建設(shè)使用計(jì)算機(jī)作為輔助手段來(lái)高效率地集成諸如文本，聲音和圖像之類的信息，并達(dá)到將大量檔案信息以數(shù)字格式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的目的。圖形，文本等形式的檔案的數(shù)字輸入和輸出方法多樣化，增強(qiáng)了檔案信息的記錄和顯示功能，并促進(jìn)了檔案信息的有效處理。

4. 多媒體技術(shù)的應(yīng)用

多媒體技術(shù)可以通過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)換原始收集檔案來(lái)加快許多類型和大量檔案的處理速度。管理一些重要且有價(jià)值的檔案也可以提高使用效率和檔案級(jí)別。多媒體技術(shù)應(yīng)用的是解決檔案的電子存儲(chǔ)的問(wèn)題。在存儲(chǔ)方面，檔案的信息數(shù)據(jù)化比傳統(tǒng)檔案具有許多優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)在空間中占用大量的位置和空間，并且對(duì)于員工來(lái)說(shuō)查找和使用起來(lái)不方便。時(shí)間越長(zhǎng)，檔案存儲(chǔ)占用的空間越大。如何解決檔案存儲(chǔ)問(wèn)題并避免占用存儲(chǔ)空間是檔案部門(mén)的主要難題。

隨著現(xiàn)代多媒體管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的管理數(shù)字化應(yīng)運(yùn)而生。人們?nèi)粘Ｊ褂玫氖侵T如電子硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器之類的新型現(xiàn)代電子存儲(chǔ)設(shè)備，在這些新型電子設(shè)備上可以存儲(chǔ)大量檔案，這不僅大大解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間不足的嚴(yán)重問(wèn)題，而且還會(huì)使人們檔案管理更加容易?？茖W(xué)信息技術(shù)的飛速發(fā)展也引發(fā)了我國(guó)多媒體技術(shù)的重大革命。當(dāng)前，多媒體音頻數(shù)據(jù)壓縮存儲(chǔ)技術(shù)不僅已經(jīng)可以用來(lái)處理任何靜態(tài)和各種動(dòng)態(tài)中的音頻數(shù)據(jù)圖像，而且用戶可以直接使用該壓縮技術(shù)用來(lái)存儲(chǔ)任何有關(guān)音頻電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的大量音頻數(shù)據(jù)分析信息。多媒體技術(shù)在改善檔案管理建設(shè)過(guò)程中的廣泛應(yīng)用，也同樣可以用于改善檔案建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和改善信息系統(tǒng)。為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和變化，檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)還必須添加這些新內(nèi)容。當(dāng)前，多媒體技術(shù)的應(yīng)用起著基礎(chǔ)性的作用。人們可以使用多媒體技術(shù)來(lái)擴(kuò)展檔案管理信息的范圍，也可以使用多媒體技術(shù)來(lái)處理這些動(dòng)態(tài)圖像，文本，音頻和視頻文件。

5. 應(yīng)用多媒體技術(shù)的主要策略

5.1 添加多媒體設(shè)備

要正確執(zhí)行檔案的建設(shè)，必須首先保證具有適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)多媒體和硬件。在當(dāng)今的檔案管理技術(shù)工作中，已經(jīng)大量引入了各種多媒體管理技術(shù)。能為檔案建設(shè)人員提供一套高質(zhì)量的檔案硬件測(cè)試設(shè)備，可以有效率地提高檔案應(yīng)用軟件程序設(shè)計(jì)的工作效率。檔案建設(shè)部門(mén)必須先行支付購(gòu)買電視硬件的全部費(fèi)用，多媒體硬件的前期投資很重要。檔案設(shè)備管理員還必須按時(shí)學(xué)習(xí)掌握各種多媒體檔案設(shè)備的日常操作管理技術(shù)。為了有效地在檔案管理設(shè)計(jì)中充分使用多媒體技術(shù)，他們必須不斷加強(qiáng)自己的研究，認(rèn)真深入研究多媒體應(yīng)用技術(shù)，并且要敢于在實(shí)際操作中充分使用大腦。盡管掌握這種多媒體技術(shù)可能需要很長(zhǎng)一段時(shí)間，有時(shí)掌握可能會(huì)非常困難。但是，投資和加強(qiáng)硬件設(shè)施管理仍然是不斷改善公共檔案設(shè)施建設(shè)的必要性和先決條件。只有這些檔案管理工作者能夠精通使用計(jì)算機(jī)檔案服務(wù)器的技術(shù)，他們這樣才能有效率地應(yīng)對(duì)各種困難情況。掌握這些多媒體硬件相關(guān)技術(shù)知識(shí)可以有效地正確解決一些技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。

5.2 建設(shè)平臺(tái)

檔案建設(shè)還需要大量的多媒體技術(shù)相關(guān)軟件，不同的設(shè)備必須創(chuàng)建不同的管理平臺(tái)，并且必須實(shí)時(shí)發(fā)送和管理多個(gè)檔案。檔案管理部門(mén)必須表現(xiàn)良好并按時(shí)運(yùn)行軟件，以確定與其自身功能一致且具有標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)的軟件平臺(tái)。還必須充分利用軟件平臺(tái)，并且必須實(shí)現(xiàn)軟件的設(shè)計(jì)。在現(xiàn)實(shí)生活中，有時(shí)無(wú)法合理地應(yīng)用軟件系統(tǒng)中的大量功能。這些是行政部門(mén)對(duì)此沒(méi)有嚴(yán)格要求的結(jié)果，這將影響檔案建設(shè)的發(fā)展進(jìn)度。

5.3 加強(qiáng)紙質(zhì)文件檔案與其他電子文件檔案的相互作用結(jié)合

在以前的管理工作中，中國(guó)的檔案管理主要使用多種紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案保存。目前，電子文件檔案還很新穎，使用這種電子檔案完全可以替代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案是不現(xiàn)實(shí)的。在當(dāng)前情況下，紙質(zhì)電子檔案仍然還有很大的社會(huì)存在性和價(jià)值，它具有真實(shí)性，完整的信息傳遞特性，數(shù)字化檔案在信息真實(shí)性這個(gè)方面還是有所欠缺。電子檔案管理建設(shè)是完全建立在中國(guó)科學(xué)技術(shù)這個(gè)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上的，它的主要功能之一是方便和快捷。它是當(dāng)前正在推廣使用的一種新型電子檔案管理技術(shù)。但是，信息安全性極為脆弱，因此，有必要特別注意這些紙質(zhì)檔案的安全保存，要注意將這些紙質(zhì)檔案和其他電子檔案相互地結(jié)合著進(jìn)行使用。

5.4 建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)

建立檔案建設(shè)管理數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，有效利用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的集成與處理，除了壓縮多媒體文件外，網(wǎng)絡(luò)中的多媒體還可以進(jìn)行信息的即時(shí)傳遞，需要信息的人員可以保存預(yù)先收集的信息。然后再次接收新信息以確保信息的完整性，這種同時(shí)處理和接收模式，在高效的多媒體技術(shù)應(yīng)用下，檔案管理的方便和快捷程度將得到質(zhì)的提升。

6. 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案建設(shè)管理中引入多媒體技術(shù)可以促進(jìn)檔案建設(shè)中信息管理的發(fā)展，并為大多數(shù)用戶提供各種服務(wù)，為用戶提供快速便捷的服務(wù)的目標(biāo)是提供高質(zhì)量的基礎(chǔ)架構(gòu)，對(duì)多媒體技術(shù)在檔案建設(shè)中的應(yīng)用給予支持。

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作者簡(jiǎn)介：孟祥蕊，河北省石家莊人，中核第四研究設(shè)計(jì)工程有限公司檔案主管，碩士研究生，職稱：館員，研究方向：檔案管理。