論企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)

李春燕

摘? 要：企業(yè)檔案是對各個時期企業(yè)各項工作發(fā)展目標、戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營發(fā)展、任務完成等各項情況的綜合記錄，在企業(yè)發(fā)展歷程中起到了重要的參考作用，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。對檔案管理工作的規(guī)范化與否，直接關系到這些珍貴的檔案是否能夠繼續(xù)作用于企業(yè)經(jīng)營決策、風險防范、市場拓展、權益維護等工作。為此，無論在任何時候，我們都要注重對企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化建設，確保檔案的服務效能得以充分發(fā)揮。為此，該文以企業(yè)檔案管理工作為研究對象，以推動企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展為出發(fā)點，從檔案管理理念、檔案管理制度以及檔案管理體系3個方面，對企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)路徑做出了研究與探討。

關鍵詞：新時期? 企業(yè)檔案管理? 性質? 現(xiàn)狀? 策略

1? 革新企業(yè)檔案管理理念

在推動企業(yè)檔案管理工作得以規(guī)范化發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案管理人員需要做到理念先行，并使用正確理念指導企業(yè)檔案管理實踐。具體而言，企業(yè)檔案管理理念的革新，對企業(yè)以及企業(yè)檔案管理人員提出了以下幾點要求。

首先，企業(yè)需要引導檔案管理人員樹立正確的檔案管理觀。認識到企業(yè)檔案管理工作的價值、提升對企業(yè)檔案管理工作的重視，是推動企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要基礎，為此，企業(yè)需要引導檔案管理人員認識到檔案資源在企業(yè)生產(chǎn)、科研以及經(jīng)驗積累、憑據(jù)考察、權益保護中的作用，從而確保檔案管理人員能夠肯定檔案資料的信息價值與工具價值，并通過規(guī)范化地開展檔案管理工作，釋放自身在檔案管理崗位中的潛能、彰顯企業(yè)檔案資源所具有的價值，促使檔案資源能夠在提升企業(yè)效益等多個層面發(fā)揮出應有作用。

其次，企業(yè)需要明確檔案管理部門定位。企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)體系中重要的組成部分，而企業(yè)檔案價值的實現(xiàn)則要求企業(yè)能夠拓展并明確檔案管理部門定位。具體而言，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理部門的主要工作包括檔案的收集、分類、編目與保管，而為了能夠進一步推動檔案管理工作的規(guī)范化呈現(xiàn)、充分實現(xiàn)檔案管理資源價值，企業(yè)檔案管理部門還應當重視對檔案資源價值進行深度挖掘，并依托檔案資源為企業(yè)決策、企業(yè)管理以及企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)，從而強化檔案管理與其他其他工作之間的關聯(lián)，在拓展檔案管理部門職能的基礎上為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展奠定良好的基礎。

最后，企業(yè)需要重視構建全員參與的管理文化。雖然企業(yè)檔案管理部門與管理人員在推動企業(yè)檔案管理規(guī)范化構成中發(fā)揮著難以替代的作用，但是企業(yè)檔案管理的規(guī)范化卻不能僅僅依靠檔案管理部門與管理人員來實現(xiàn)。為此，企業(yè)需要引導全體成員提升對檔案管理工作的重視程度，在全員參與、全員努力的基礎上，為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供保障。如在檔案收集方面，企業(yè)有必要明確檔案移交形式、移交時間，要求各個部門在檔案收集過程中予以配合;在檔案利用過程中，企業(yè)則需要提升全體成員的檔案利用意識，規(guī)范檔案提取與利用流程，從而推動檔案資源利用率的提升。

2? 完善企業(yè)檔案管理制度

制度具有規(guī)范與約束行為的作用，在企業(yè)檔案管理工作中，完善的企業(yè)檔案管理制度能夠確保檔案管理人員能夠明確自身職責，在檔案管理工作中遵循必要原則與流程，并做到有所為與有所不為。具體而言，企業(yè)檔案管理制度的完善，需要從以下幾個方面入手。

首先，企業(yè)有必要圍繞檔案管理工作構建責任制度。如果僅僅重視強化檔案管理工作者的責任意識而忽略職責制度的建設，則難以確保檔案管理工作者能夠積極履行自身職責并充分發(fā)揮自身潛力。為此，企業(yè)有必要以提升檔案管理規(guī)范化水平為出發(fā)點，在明確檔案管理工作流程、工作要求的基礎上，構建部門責任制度、崗位責任制度與個人責任制度。在此基礎上，企業(yè)可以有效避免檔案管理工作者出現(xiàn)怠慢與倦怠現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)管理不規(guī)范的現(xiàn)象，也能夠明確責任人，避免產(chǎn)生權責糾紛。

其次，企業(yè)有必要完善檔案管理激勵機制。僅有責任制度、懲處機制而忽略激勵機制，則容易導致檔案管理工作者產(chǎn)生逆反心理，進而制約檔案管理規(guī)范化水平及其成效的提升，為此，激勵機制的構建對于檔案管理的規(guī)范化發(fā)展也至關重要。在此方面，企業(yè)需要針對檔案管理隊伍做好需求調查，并通過使用精神與物質融合的激勵方式來確保激勵機制充分發(fā)揮出應有作用，從而有效激發(fā)檔案管理工作者在履行自身職責、遵循相應管理流程與管理要求的積極性，進而推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

最后，企業(yè)需要推動檔案管理制度呈現(xiàn)出動態(tài)性。檔案管理制度的動態(tài)性體現(xiàn)為企業(yè)能夠根據(jù)自身發(fā)展對檔案管理制度提出的要求以及檔案管理工作環(huán)境的變化等，對檔案管理制度進行適當調整。推動檔案管理制度的動態(tài)性發(fā)展，能夠確保檔案管理制度與檔案管理工作實際情況實現(xiàn)良好對接，促使檔案管理制度得以與時俱進的發(fā)展，進而充分發(fā)揮出檔案管理工作制度在推動檔案管理規(guī)范化發(fā)展中的作用。

3? 優(yōu)化企業(yè)檔案管理體系

在企業(yè)檔案管理體系的優(yōu)化中，企業(yè)有必要完善檔案管理工作標準、借鑒檔案管理工作方法并構建科學的檔案管理工作考評辦法，從而在明確檔案管理工作要求的基礎上，為檔案管理工作要求的落實以及檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展提供良好保障。

從檔案管理工作標準的完善來看，檔案管理工作的標準化發(fā)展，是檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要表現(xiàn)，而確定檔案管理工作標準，不僅能夠為崗位職責的界定、檔案管理工作崗位責任的明確提供依據(jù)，也能夠為后續(xù)的檔案管理工作考評奠定良好的基礎。在檔案管理工作標準的制定中，企業(yè)需要避免出現(xiàn)拿來主義傾向，而應當在遵守國家標準與行業(yè)標準、參考行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的檔案管理工作標準基礎上，對自身檔案管理工作特點和需求等進行充分考慮，從而確保檔案管理工作標準具有可操作性。

從檔案管理方法的借鑒與創(chuàng)新來看，檔案管理方法與管理技術的發(fā)展，能夠為檔案管理工作的規(guī)范化提供有力支撐。為此，一方面，企業(yè)有必要對行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的檔案管理工作方法做出積極借鑒;另一方面，企業(yè)有必要將先進的檔案管理技術引入到檔案管理實踐當中。如企業(yè)需要重視依托計算機、互聯(lián)網(wǎng)等構建檔案管理平臺，提升檔案管理工作的信息化水平，促使檔案信息能夠在有效存儲和共享的基礎上展現(xiàn)出自身價值，進而在滿足企業(yè)發(fā)展需求的基礎上，促使檔案管理工作得以與時俱進的發(fā)展。

從檔案管理工作考評辦法來看，檔案管理工作標準的完善能夠為檔案管理考評工作的開展提供依據(jù)。為此，企業(yè)有必要圍繞檔案管理工作標準構建檔案管理考評指標體系，并合理確定各個指標所具有的權重。與此同時，企業(yè)需要構建評價主體多元化的評價體系，引導企業(yè)管理層、基層員工以及檔案管理部門共同參與檔案管理評價，從而全面地反映出檔案管理工作成效，進而為探索檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化路徑、規(guī)范化實現(xiàn)路徑奠定良好基礎。

4? 結語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，對于提升企業(yè)檔案管理工作成效、充分發(fā)揮出檔案管理在推動企業(yè)發(fā)展中的作用具有重要意義。為此，企業(yè)有必要引導檔案管理部門以及檔案管理工作者革新企業(yè)檔案管理理念，完善企業(yè)檔案管理制度并且對檔案管理體系進行優(yōu)化，從而為檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)提供良好保障。

參考文獻

[1] 王海藍，胡瑩瑩.關于強化企業(yè)檔案規(guī)范化管理的探討[J].辦公室業(yè)務，2019（16）：108.

[2] 劉艷芳.企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路[J].企業(yè)改革與管理，2018（22）：8，29.

[3] 胡美維.論如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用[J].辦公室業(yè)務，2018（17）：98.