M院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)分析

陳瑞紅 岳婷 張靜 陳亞紅 孫朋 李德寶

摘? 要：學(xué)生檔案是一個(gè)學(xué)校機(jī)構(gòu)重要的組成部分，學(xué)生檔案所涉及到的信息數(shù)量大、數(shù)據(jù)復(fù)雜、工作量多，它對(duì)于學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)則是為了減少學(xué)校管理的工作量，提高工作效率，保障檔案的安全性。我們從M院校的實(shí)際考慮，對(duì)學(xué)生管理系統(tǒng)的研究背景、系統(tǒng)的研究意義、系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)可行性分析方面進(jìn)行考慮。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于工作效率、準(zhǔn)確度等的提升有著長期的幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案系統(tǒng)? 檔案管理? 分析

隨著經(jīng)濟(jì)水平持續(xù)發(fā)展，人們對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用變得比比皆是。任何機(jī)關(guān)單位，由于信息化的深化，他們與外界進(jìn)行信息交流愈加頻繁，因而使用信息管理系統(tǒng)的趨勢(shì)也日益增長。雖然信息管理的實(shí)踐源遠(yuǎn)流長，但是現(xiàn)在計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)廣泛應(yīng)用于學(xué)生檔案管理這一領(lǐng)域中，十分年輕充滿活力。由于人們對(duì)于信息的需求不可同日而語以及自身技術(shù)滿足繼續(xù)發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理方能得到長足的發(fā)展。

1? 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)研究背景

當(dāng)今是信息化的社會(huì)，人們逐漸向著科學(xué)技術(shù)不斷提高、計(jì)算機(jī)水平逐漸提高而追求。在這個(gè)講究效率至上的社會(huì)中，人工技術(shù)進(jìn)行文件檔案的管理弊端就顯現(xiàn)出來了，其效率和保密性始終差強(qiáng)人意，人工管理的過程中會(huì)產(chǎn)生大量冗余信息，使得信息在管理過程產(chǎn)生了諸多困難。

就M院校而言，學(xué)生檔案管理比較守舊，基于文件、表格等紙介質(zhì)的手工處理，學(xué)生信息管理部門信息處理工作量大，容易出錯(cuò);各部門的分散化管理，這種管理模式不僅使學(xué)生查找信息不方便而且使管理人員無法實(shí)現(xiàn)工作的高效率，大大降低了學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理效率。學(xué)生的信息在互聯(lián)網(wǎng)上查詢十分麻煩，更重要的是學(xué)生信息的不全面，只是一些基本的信息內(nèi)容，無法讓學(xué)校決策者、家長全方位地了解學(xué)生。

2? 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的研究意義

學(xué)生檔案是每個(gè)學(xué)生在校發(fā)展的一個(gè)呈現(xiàn)，它不僅體現(xiàn)著學(xué)生以往的收獲，也標(biāo)志著他們未來的成長。學(xué)校檔案記錄了學(xué)生在校期間德智體等諸方面的表現(xiàn)情況，保存?zhèn)洳閷W(xué)生各種文字材料的綜合，為高校招生、軍隊(duì)征兵、社會(huì)招工等提供參考依據(jù)。

學(xué)生檔案產(chǎn)生于學(xué)生成長的每一個(gè)時(shí)期，也記錄著學(xué)生在校時(shí)的每一個(gè)表現(xiàn)。作為日后衡量學(xué)生發(fā)展的重要指標(biāo)，學(xué)生檔案越來越受到人們的關(guān)注與重視，因此檔案管理也日益重要。學(xué)生的檔案信息的形成離不開作為載體的學(xué)生檔案系統(tǒng)。查看和整理學(xué)生檔案，可以深入了解學(xué)生的特點(diǎn)以及自身發(fā)展的規(guī)律。作為一級(jí)資料的學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間各種活動(dòng)而形成的，方便了解學(xué)生在校的思想、學(xué)習(xí)、健康及獎(jiǎng)懲狀況。因此，更好地利用起計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文件檔案管理，相比起人工檢索有著諸多便利之處。如檢索速度快、查詢以及管理方便、信息準(zhǔn)確性高、使用周期長、可信度高、人力和資金投入低等。使得我們?cè)谶M(jìn)行學(xué)生檔案管理時(shí)得以提高，同時(shí)也以讓各高校實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、正規(guī)化管理，真正地使檔案管理服務(wù)于我們，便利于我們。

學(xué)校系統(tǒng)軟件對(duì)學(xué)生信息管理系統(tǒng)應(yīng)該覆蓋各個(gè)所需功能，各個(gè)部門相互關(guān)聯(lián)，使各級(jí)管理人員和教職工在信息管理系統(tǒng)的幫助下進(jìn)行工作，提高管理的水平，更加便利于學(xué)生的檔案管理。運(yùn)用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，可以對(duì)該校上萬余名學(xué)生的檔案進(jìn)行有序整合與管理。可以用集中的數(shù)據(jù)庫信息把學(xué)生的一切信息有序地整合起來，讓信息管理變得方便且高效，減少學(xué)生個(gè)人信息更新及查找時(shí)的重復(fù)率，通過該管理系統(tǒng)，從而在減少工作量的基礎(chǔ)上提高檔案管理效率，還能使原來相對(duì)較難提供的一體化報(bào)告成為了以后的一個(gè)指標(biāo)。在未使用學(xué)生檔案信息系統(tǒng)之前，我們大多都是依靠人工管理信息，筆者相信，在不久以后，我們無需再大量依靠人工這種耗時(shí)長、效率低的方法。學(xué)校老師或管理人員通過權(quán)限的下放，可以進(jìn)入管理系統(tǒng)，直接查看對(duì)應(yīng)的學(xué)生個(gè)人信息。實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息一體化管理不僅僅提高工作的效率，也有利于老師、家長，包括學(xué)生自己全面地了解個(gè)人的綜合信息，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息在時(shí)間和空間的傳遞性及對(duì)使用者的共享性。

3? 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)需求分析

學(xué)生檔案信息管理是一個(gè)非常綜合性的管理系統(tǒng)，是學(xué)校必不可少的組成部分，將學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)一處理，方便學(xué)校管理者及決策者及時(shí)提供信息，幫助管理者做出決策，及查詢、了解學(xué)生的在校期間的情況，加速管理效率，避免繁瑣的過程。隨著學(xué)生數(shù)量的急劇增加，相伴而來的信息處理量的大幅增長。學(xué)生檔案信息系統(tǒng)需要承擔(dān)起它的重大責(zé)任，幫助提高信息管理的效率，實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化。

學(xué)生個(gè)人檔案信息包括：（1）新生入學(xué)登記表、考生高考檔案;（2）畢業(yè)生登記表;（3）畢業(yè)生就業(yè)通知書、學(xué)生個(gè)人報(bào)道證;（4）在校學(xué)習(xí)歷年學(xué)習(xí)成績單及個(gè)人綜測(cè)得分情況;（5）學(xué)位申請(qǐng)表;（6）畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定;（7）獎(jiǎng)學(xué)金獲獎(jiǎng)證書;（8）學(xué)生在校期間獲得國家級(jí)、省級(jí)和校級(jí)等各種獎(jiǎng)勵(lì)、表彰所形成的材料及登記表等其他可供組織參考的有保存價(jià)值的歸檔材料。這些重要的信息依據(jù)將成為日后學(xué)生走向社會(huì)時(shí)國家和用人單位對(duì)于個(gè)人了解的一個(gè)重要憑證。根據(jù)目前社會(huì)狀況可以看出，學(xué)生個(gè)人檔案管理系統(tǒng)提供案卷數(shù)和查找人次逐年來都呈上升趨勢(shì)，用途即是向社會(huì)出示個(gè)人在校信息及在校表現(xiàn)的證明。

根據(jù)1968年霍頓和馬爾香提出“信息生命周期管理”的概念，將信息管理分為信息創(chuàng)建（產(chǎn)生/發(fā)布）、采集、組織、開發(fā)、利用、清理（銷毀/回收）6個(gè)部分。根據(jù)這6個(gè)部分，將學(xué)生檔案管理系統(tǒng)分為以下4個(gè)模塊：（1）學(xué)生檔案管理模塊，包括添加、刪除、修改權(quán)限3個(gè)部分;（2）系統(tǒng)設(shè)計(jì)模塊，包括系統(tǒng)表、檔案種類表、文件種類表3個(gè)部分;（3）信息管理模塊，該模塊包括：數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)刪除、數(shù)據(jù)插入4個(gè)部分;（4）數(shù)據(jù)管理模塊，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)2個(gè)部分。

4? 學(xué)生檔案系統(tǒng)可行性分析

4.1 管理上的可行性分析

根據(jù)以往在學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的困難，學(xué)校高層決策者對(duì)新系統(tǒng)的開發(fā)持積極態(tài)度，肯定新系統(tǒng)的開發(fā)。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)給學(xué)生檔案管理帶來的改變是十分認(rèn)同的，他們大都認(rèn)為，在學(xué)生檔案管理中，能夠改善學(xué)生檔案管理機(jī)制，改善決策者的決策方式，減少管理成本，提高工作效率。

4.2 技術(shù)上的可行性

在系統(tǒng)開發(fā)過程中，可以以市場(chǎng)上常見的開發(fā)技術(shù)作為主要的開發(fā)技術(shù)選擇;在硬件技術(shù)工作上選擇利用持續(xù)增強(qiáng)的存儲(chǔ)能力和處理速度來準(zhǔn)備系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則體現(xiàn)在C/S模式中客戶和服務(wù)器之間的數(shù)據(jù)通信能力，良好的硬件配件無需高檔的設(shè)備匹配。

4.3 使用上的可行性

使用者在使用該學(xué)生檔案管理系統(tǒng)雖然具有很強(qiáng)的應(yīng)用基礎(chǔ)，但仍有大部分的使用者僅具有基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)使用操作能力，不能對(duì)復(fù)雜的管理系統(tǒng)進(jìn)行很好的開發(fā)與使用。因此考慮到大多數(shù)使用群體，操作便捷性是該軟件不可或缺的一部分，使檔案管理系統(tǒng)最大程度地便利用戶的使用體驗(yàn)，使該管理系統(tǒng)可以在Windows、Mac OS、Linux等常用操作系統(tǒng)上完美運(yùn)行使用。

5? 結(jié)語

學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)是高校發(fā)展的必要趨勢(shì)，是綜合作用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、管理技術(shù)和決策技術(shù)，與現(xiàn)代化的管理思想、方法和手段結(jié)合起來，輔助管理人員進(jìn)行管理和決策。

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