院所管理制度體系研究與設(shè)計(jì)
——以江蘇省某科研院所為例

桂曉璟，魯 旭，汪曉燕，吳曉行

（江蘇省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所，江蘇南京 210042）

1 院所管理制度體系研究與設(shè)計(jì)的背景

1.1 院所制度建設(shè)是推動(dòng)科技創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在需求

面對(duì)科技創(chuàng)新發(fā)展新趨勢(shì)，世界主要國(guó)家都在尋找科技創(chuàng)新的突破口，搶占未來(lái)經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展的先機(jī)。因?yàn)榭萍紕?chuàng)新的重大突破和加快應(yīng)用極有可能重塑全球經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，使產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的賽場(chǎng)發(fā)生轉(zhuǎn)換。習(xí)近平總書(shū)記指出，科技競(jìng)爭(zhēng)就像短道速滑，我們?cè)诩铀?，人家也在加速，最后要看誰(shuí)的速度更快、誰(shuí)的速度更能持久［1］。實(shí)現(xiàn)科技創(chuàng)新速度更快、動(dòng)力更足，就要強(qiáng)化科研全過(guò)程科學(xué)管理。一個(gè)健全有效的制度體系，能更好地發(fā)揮人的最大潛能，提高創(chuàng)新效率，是科研院所科學(xué)管理、高效運(yùn)作的根本保障，也是全力提升科技創(chuàng)新能力，為國(guó)家科技發(fā)展提供強(qiáng)有力的重要支撐。

1.2 院所制度建設(shè)是高質(zhì)量完成科研項(xiàng)目、提升成果產(chǎn)出能力的必然要求

婁勤儉書(shū)記指出，把高質(zhì)量發(fā)展作為江蘇未來(lái)一個(gè)時(shí)期最鮮明的導(dǎo)向，力爭(zhēng)在高質(zhì)量發(fā)展上走在全國(guó)前列，努力為全國(guó)發(fā)展大局做出江蘇貢獻(xiàn)。高質(zhì)量發(fā)展是一場(chǎng)涉及發(fā)展方式、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、增長(zhǎng)動(dòng)力等諸多方面的系統(tǒng)性重大變革。在科技創(chuàng)新方面，江蘇要建設(shè)“具有全球影響力的科技產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新中心”和“具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的先進(jìn)制造業(yè)基地”［2］。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，需要?jiǎng)?chuàng)建高質(zhì)量發(fā)展環(huán)境，而科研管理制度的建立與實(shí)施是科研管理科學(xué)化、規(guī)范化的重要標(biāo)志。通過(guò)科研管理制度的制定、貫徹執(zhí)行、績(jī)效評(píng)估三者的互動(dòng)推進(jìn)規(guī)章制度的逐步完善，從而實(shí)施精細(xì)化管理，通過(guò)調(diào)動(dòng)執(zhí)行者的積極性持續(xù)提升科研管理執(zhí)行力，通過(guò)對(duì)執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)督保證預(yù)期目標(biāo)和計(jì)劃保質(zhì)保量地完成，如此層層推進(jìn)、螺旋式上升，確保工作任務(wù)的完成進(jìn)度和質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)管理制度、執(zhí)行力、管理績(jī)效的共同提升。

1.3 院所制度建設(shè)是A所科技創(chuàng)新服務(wù)的基本保障

一個(gè)高效的制度體系，是規(guī)范管理、高效運(yùn)作的根本保障。開(kāi)展制度化建設(shè)，建立適應(yīng)現(xiàn)代科研院所管理制度，完善“充滿活力、富有效率、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力”的運(yùn)行機(jī)制，逐步建立起符合本所公益研究和服務(wù)需要管理機(jī)制，有利于充分調(diào)動(dòng)職工積極性、發(fā)揮主觀能動(dòng)性，形成激勵(lì)創(chuàng)新的內(nèi)部環(huán)境，增強(qiáng)全所可持續(xù)發(fā)展能力，從而進(jìn)一步明確A所主導(dǎo)業(yè)務(wù)定位，開(kāi)展高水平科技發(fā)展戰(zhàn)略與政策研究、科技信息大數(shù)據(jù)集成建設(shè)、科技管理支持與科技創(chuàng)新咨詢、科技創(chuàng)新宣傳服務(wù)等重點(diǎn)業(yè)務(wù)與服務(wù)，加快建成省內(nèi)領(lǐng)先、國(guó)內(nèi)行業(yè)內(nèi)有重要影響的區(qū)域科技情報(bào)信息研究與服務(wù)中心。

2 院所管理制度體系研究與設(shè)計(jì)的意義

2.1 有利于院所可持續(xù)發(fā)展

院所實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的過(guò)程是伴隨著院所管理水平和運(yùn)營(yíng)狀況的不斷優(yōu)化、螺旋式上升的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，需要制度建設(shè)來(lái)固化院所建設(shè)過(guò)程中已有的成功經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展模式和管理方法，為院所未來(lái)發(fā)展鋪墊好上升的“軌道”，確保各項(xiàng)管理工作依據(jù)既定的“軌跡”運(yùn)行，最大限度地避免偏離目標(biāo)，避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 有利于提升科研工作效率

面對(duì)科研院所日益繁重的科研任務(wù)及逐漸復(fù)雜管理流程，所有成員共同遵守管理規(guī)則和操作規(guī)程，是院所科研工作得以高效開(kāi)展的前提。據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，常規(guī)事務(wù)往往會(huì)占到單位管理者日常處理事務(wù)量的80%以上［3］，而這些常規(guī)事務(wù)完全可以通過(guò)完善的制度加以解決，從而節(jié)省管理層的精力，讓他們將更多的時(shí)間投入到科研院所發(fā)展的宏觀問(wèn)題中去。同時(shí)，良好的制度固化為科研人員的思想意識(shí)和行為習(xí)慣，可以保障科研院所運(yùn)營(yíng)的有序化和規(guī)范化，為科研院所有序高效的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

2.3 有利于激發(fā)員工積極性

院所文化是科研院所吸引人才和凝聚人才的核心要素。院所制度建設(shè)也是提煉、固化院所文化的過(guò)程。管理制度會(huì)體現(xiàn)管理者的政策取向，通過(guò)制度的執(zhí)行和反饋，營(yíng)造出良好的企業(yè)文化氛圍，員工也會(huì)對(duì)院所文化具有更好的認(rèn)知，通過(guò)目標(biāo)激勵(lì)、環(huán)境激勵(lì)、榮譽(yù)激勵(lì)、情感激勵(lì)、物質(zhì)激勵(lì)、良性競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)和領(lǐng)導(dǎo)行為激勵(lì)等方式，激發(fā)職工的動(dòng)機(jī)與潛力，勇于任事，敢于創(chuàng)新，最大限度的實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

3 A所管理制度建設(shè)歷程與問(wèn)題

3.1 歷史進(jìn)程

A所處于不同的發(fā)展階段，所對(duì)應(yīng)的制度體系也處于不同的階段，總體上分為應(yīng)急期、規(guī)范期、固化期、文化期四個(gè)時(shí)期，不同時(shí)期的制度也有不同的階段特點(diǎn)，如圖1所示。

圖1 A所制度發(fā)展的階段歷程

第一階段：建立初期——“應(yīng)急期”。A所成立初期，這個(gè)階段主要呈現(xiàn)的管理現(xiàn)狀是出現(xiàn)什么問(wèn)題解決什么問(wèn)題，也可以稱之為經(jīng)驗(yàn)管理，即“人治”。這個(gè)階段下的單位不是完全沒(méi)有制度，但主要是靠經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣發(fā)揮著管理作用。

第二階段：成長(zhǎng)期——“規(guī)范期”。A所成立后的第一個(gè)50年，這個(gè)階段的單位在管理制度體系建設(shè)上主要是完善與管理相關(guān)的各種制度，并培訓(xùn)實(shí)施。但是這個(gè)階段員工對(duì)制度執(zhí)行的自覺(jué)性不足，管理層對(duì)制度貫徹的監(jiān)控不力，建立起來(lái)的管理制度體系還未能在單位運(yùn)營(yíng)中進(jìn)行固化。

第三階段：穩(wěn)定期——“固化期”。最近10年，這個(gè)階段的單位進(jìn)入一個(gè)發(fā)展較為平穩(wěn)的時(shí)期，單位為了將已成熟的管理制度體系在單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中進(jìn)行固化并提高管理效率，主要采用現(xiàn)代IT技術(shù)建立信息系統(tǒng)，用以解決制度執(zhí)行、貫徹中的不足，同時(shí)將單位的制度固化成員工的習(xí)慣。

第四階段：成熟期——“文化期”。A所今后20年的發(fā)展定位，這個(gè)階段隨著單位的不斷發(fā)展逐步形成了自有的單位文化并根植每位員工的心中?！拔幕凇钡膯挝唬匀淮嬖谥贫裙芾?，只是不再反復(fù)強(qiáng)調(diào)制度的強(qiáng)制作用，制度管理正逐步升華，遵守制度也成為一種基本的單位文化。

3.2 存在的問(wèn)題

3.2.1 管理制度體系不夠健全

縱觀A所目前建立管理規(guī)章制度，部分管理制度仍然不是很全面，例如在黨建管理制度方面，黨的十九大提出的“全面推進(jìn)黨的政治建設(shè)、思想建設(shè)、組織建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、紀(jì)律建設(shè)，把制度建設(shè)貫穿其中，深入推進(jìn)反腐敗斗爭(zhēng)”的黨的建設(shè)總布局，而A所的黨建制度集中在組織、作風(fēng)及紀(jì)律方面，缺乏多層次全方位的內(nèi)部黨建制度體系。在人事管理制度方面，缺乏基本的員工行為準(zhǔn)則。在財(cái)務(wù)管理方面，由于資源采購(gòu)的財(cái)政資金撥款金額較大，缺乏建立相應(yīng)的資源采購(gòu)程序規(guī)范以及資金使用管理辦法。

3.2.2 部分制度陳舊不合新形勢(shì)

為適應(yīng)不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境，制度應(yīng)根據(jù)環(huán)境的變化做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。A所部分制度擬定時(shí)間較早，歷時(shí)較久，如《黨委工作條例》《民主生活會(huì)制度》《專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任管理暫行辦法》歷時(shí)都有10年之久，存在不符合黨的十九大以來(lái)的新思想新戰(zhàn)略新要求、不符合科技改革發(fā)展形勢(shì)、也不符合實(shí)際工作的內(nèi)部管理要求的情況。

3.2.3 制度激勵(lì)性功能不明顯

管理制度主要通過(guò)目標(biāo)激勵(lì)、環(huán)境激勵(lì)、榮譽(yù)激勵(lì)、情感激勵(lì)、物質(zhì)激勵(lì)、良性競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)和領(lǐng)導(dǎo)行為激勵(lì)等方式，激發(fā)職工的動(dòng)機(jī)與潛力，勇于任事，敢于創(chuàng)新，最大限度的實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。在A所管理制度文件中，激勵(lì)性制度較少，大部分都是約束性的管理制度，一方面未能充分發(fā)揮制度管理的激勵(lì)性的作用，另一方面也缺乏負(fù)激勵(lì)措施，激勵(lì)機(jī)制不成體系，激勵(lì)效果不明顯，從而影響員工的工作熱情、積極性和創(chuàng)造性。

3.2.4 制度內(nèi)容格式不夠統(tǒng)一

一是單個(gè)制度內(nèi)部格式不統(tǒng)一，如有些制度的總則部分的標(biāo)題用大寫(xiě)數(shù)字表示，而其他部分標(biāo)題是阿拉伯?dāng)?shù)字表示。二是有些同類的制度格式不統(tǒng)一，如在財(cái)務(wù)制度部分，有些標(biāo)題是阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)的，有些標(biāo)題由大寫(xiě)數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)按條編寫(xiě)，還有些財(cái)務(wù)制度是按照章條來(lái)寫(xiě)的，總體呈現(xiàn)格式多樣化、不規(guī)整。三是表格的格式不統(tǒng)一，表頭部分有楷體、宋體，主題部分的字體有楷體、方正仿宋，有些加粗有些不加粗，格式不規(guī)整，欠統(tǒng)一。

4 基于層次法對(duì)A所管理制度體系進(jìn)行設(shè)計(jì)

層次法是將各個(gè)職能的制度匯總起來(lái)，通過(guò)縱向上分級(jí)，橫向上分類，構(gòu)成一個(gè)層級(jí)清晰、模塊完整的制度體系結(jié)構(gòu)［4］。

4.1 參考管理層級(jí)，建立縱向的制度分級(jí)

A所規(guī)模較小，原有的制度多是程序性制度，因此縱向制度分級(jí)建議包括基本制度和程序性制度兩個(gè)層級(jí)即可。具體縱向分級(jí)如表1所示。

4.2 參考核心管理職能，建立橫向的制度分類

根據(jù)A所職能梳理核心管理職能的一級(jí)分類。在一級(jí)制度模塊確定后，需要針對(duì)一級(jí)模塊的職能或者工作任務(wù)建立若干相互聯(lián)系、密切配合的、完整系統(tǒng)的制度集合，即二級(jí)分類；需要根據(jù)一級(jí)分類的職能對(duì)管理制度進(jìn)行橫向細(xì)分，將相似、相近、相關(guān)的管理活動(dòng)歸并為一類職能；將一級(jí)分類具體細(xì)化，分類層層細(xì)化，力求做到無(wú)交叉、無(wú)遺漏、無(wú)重復(fù)，使之涵蓋管理的各個(gè)方面，如圖2所示。

5 院所管理制度體系建設(shè)對(duì)策建議

5.1 聚力院所管理制度建設(shè)的高質(zhì)量，做到果斷“廢”

“廢”是指同一項(xiàng)制度已有新版本施行，舊版本要作廢，或現(xiàn)行制度實(shí)施的環(huán)境改變，舊制度已無(wú)存在必要。經(jīng)過(guò)梳理發(fā)現(xiàn)A所可以廢止的制度主要集中在三個(gè)方面：一是有明顯不符合現(xiàn)行的法律法規(guī)及文件精神的制度。二是不符合科技改革和發(fā)展的新形式要求。三是不適宜于現(xiàn)代科研院所的管理新要求。已頒布的規(guī)章制度無(wú)法繼續(xù)完整地發(fā)揮應(yīng)有的規(guī)范作用時(shí)，應(yīng)果斷廢止，否則舊制度在新情況下的不適會(huì)制約管理方式的創(chuàng)新發(fā)展。

表1 A所制度縱向分級(jí)

圖2 A所制度橫向分類

5.2 聚力院所管理制度建設(shè)的新發(fā)展，做到著力“改”

“改”是指制度整體上適用，局部需作修改。經(jīng)過(guò)梳理，A所需要重新修訂的制度主要集中在三類：一是上級(jí)指導(dǎo)文件的變化需要更新管理制度。二是部分制度制定時(shí)間較早而導(dǎo)致管理效用滯后。三是管理新形勢(shì)、新情況的出現(xiàn)使得部分管理制度與當(dāng)前的院所管理要求不一致。這些制度都需要根據(jù)出現(xiàn)新情況和新問(wèn)題即時(shí)修訂，從而更好地指導(dǎo)日常工作，使工作更加規(guī)范，更有實(shí)效。

5.3 聚力院所管理制度建設(shè)的精準(zhǔn)化，做到科學(xué)“立”

“立”是指現(xiàn)行制度整體上不適用，需重新制定，或由于出現(xiàn)了新情況、新問(wèn)題，需要填補(bǔ)制度空白?；凇爸贫葮?shù)”理論，結(jié)合所領(lǐng)導(dǎo)部署要求，依據(jù)江蘇省科技改革30條《關(guān)于深化科技體制機(jī)制改革推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展若干政策》，梳理出A所需擬定的主要制度有：第一級(jí)基本制度層面，需要制定的制度有《A所行政管理制度》《A所業(yè)務(wù)管理制度》《A所人事管理制度》《A所后勤服務(wù)管理制度》。第二級(jí)程序性制度層面，需要擬定的制度有，黨委組織制度《支部工作考核暫行辦法》、黨員聯(lián)系群眾和服務(wù)群眾制度《離退休老干部管理服務(wù)辦法》《共青團(tuán)員管理服務(wù)辦法》；業(yè)務(wù)管理制度方面，依據(jù)“科技改革30條”中明確提出改革項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算方式、擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)使用自主權(quán)等政策要求，A所需要新制定的項(xiàng)目管理制度《縱向科研項(xiàng)目課題經(jīng)費(fèi)管理辦法》《橫向委托項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法》；人事管理制度方面，要制定《員工手冊(cè)管理制度》，可根據(jù)實(shí)際工作需要制定《高層次人才引進(jìn)管理辦法》；后勤服務(wù)管理制度方面，根據(jù)具體的管理內(nèi)容和工作需要制定《會(huì)議室使用制度》《環(huán)境衛(wèi)生管理服務(wù)制度》《設(shè)施、設(shè)備維修維護(hù)管理辦法》《職工食堂管理辦法》等制度。