信息化時代醫(yī)院會計檔案管理發(fā)展探究

宋松 韓維媛

摘 要：本文以提升醫(yī)院會計檔案管理的科學(xué)性為主要內(nèi)容進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下醫(yī)院會計檔案存在的問題、會計檔案管理的不同階段、提升醫(yī)院會計檔案科學(xué)管理方案為主要依據(jù)，首先分析了存在的問題，從構(gòu)建會計檔案管理機(jī)制等幾方面進(jìn)行深入探討和分析，其目的在于提升醫(yī)院會計檔案管理科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院會計檔案;檔案銷毀;案卷質(zhì)量;管理機(jī)制

一、醫(yī)院會計檔案存在的問題

1.管理機(jī)制不夠健全

會計檔案相關(guān)管理機(jī)制需要結(jié)合實際情況進(jìn)行完善，做好資金管理工作，進(jìn)而可以保證醫(yī)院健康發(fā)展，從實際情況上分析，醫(yī)院很多檔案填寫和保存工作機(jī)制不夠完善和具體，以上問題對于醫(yī)院工作決策造成了影響。

2.案卷質(zhì)量不佳

為確保會計檔案管理質(zhì)量，一定要針對專業(yè)管理知識具體分析，會計人員要做好記錄和分析工作?，F(xiàn)在很多醫(yī)院對檔案管理工作重視不高，會計人員缺少專業(yè)檔案管理能力，不能深度掌握會計檔案管理機(jī)制，從而導(dǎo)致會計檔案管理進(jìn)程受到嚴(yán)重影響。并且，很多醫(yī)院缺少專業(yè)化監(jiān)督人員，使得會計人員工作期間出現(xiàn)各種問題，很多醫(yī)院設(shè)置了相關(guān)審查小組，但工作流于表面形式，使得監(jiān)督以及審查工作并未充分發(fā)揮出自身價值。加上現(xiàn)在會計工作人員缺少工作積極性，監(jiān)督力度不足，最終使得案卷質(zhì)量不佳。

3.并未充分利用檔案

會計檔案存在非常強(qiáng)烈的專業(yè)性，很多醫(yī)院中會計人員并未深度掌握檔案管理工作技能，不能很好地對會計檔案總結(jié)、整理和保存工作進(jìn)行分析和總結(jié)，從而造成醫(yī)院會計檔案無法合理利用，開發(fā)力度不足，會計檔案不能充分發(fā)揮出自身價值。醫(yī)院中其他人員在使用會計檔案期間，無法獲得真正幫助。

4.會計檔案管理電算化不足

基于當(dāng)前情況分析，醫(yī)院中會計檔案依舊將紙質(zhì)保存形式作為主要形式，使得電子信息無法體現(xiàn)真正價值。當(dāng)前，電子化檔案處于起步時期，醫(yī)院中會計檔案并未積極使用計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)，阻礙了醫(yī)院會計檔案電算化進(jìn)程。

二、會計檔案管理不同階段

1.會計檔案的形成以及保存

在會計檔案管理工作中，最主要內(nèi)容就是對會計檔案資料的合理保存，醫(yī)院會計檔案收集和整理工作結(jié)束后，需要對檔案進(jìn)行立卷處理，依據(jù)醫(yī)院會計實際需求將其裝訂成冊，做好會計檔案資料憑證和報表工作，暫時將其保存在醫(yī)院財務(wù)科中。此種形式便于對醫(yī)院會計檔案的查詢，跨年會計資料可以移交到檔案科由專業(yè)人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)和保管，檔案保存地區(qū)一定報防水防潮，最好是通風(fēng)干燥地區(qū)，衛(wèi)生一定要好，因為醫(yī)院會計檔案保存時間非常長，所以需要高度重視會計原始資料的保存。

2.會計檔案的借閱

醫(yī)院會計檔案記載醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資料，所以一定要加大管理力度，防止檔案管理出現(xiàn)丟失以及破壞現(xiàn)象，財務(wù)科需要結(jié)合實際情況制定嚴(yán)格檔案借閱機(jī)制，設(shè)立專門人員對檔案借閱工作負(fù)責(zé)，對于檔案借閱做好登記管理工作。一旦醫(yī)院其他科室對檔案資源進(jìn)行借閱，那么就要有財務(wù)科長對借閱理由進(jìn)行審查，批準(zhǔn)后結(jié)合管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，對借閱檔案進(jìn)行登記，書寫借閱人名字以及借閱事由，然后對借閱內(nèi)容進(jìn)行記錄，通過負(fù)責(zé)人以及管理人簽字拿走檔案資源。一旦外部企業(yè)需要對醫(yī)院會計資料進(jìn)行借閱，不但要嚴(yán)格遵循內(nèi)部借閱規(guī)定，還要書寫借閱介紹信，并加蓋單位公章，負(fù)責(zé)人審閱批準(zhǔn)后經(jīng)方可借閱。在會計檔案歸還期間，一定要對會計檔案的完整程度進(jìn)行檢查，防止借閱期間會計檔案資料出現(xiàn)毀損和丟失現(xiàn)象。

3.會計檔案的銷毀

醫(yī)院會計檔案在檔案室保存一定年限后，就要結(jié)合會計檔案的銷毀規(guī)定對其進(jìn)行銷毀處理，在銷毀期間需要對會計檔案進(jìn)行價值估算工作，一旦檔案到達(dá)保存年限失去原本保存價值就要將對其進(jìn)行銷毀處理。醫(yī)院會計部門在銷毀這批會計檔案內(nèi)容時，需要提交銷毀申請，上級管理人員對需要銷毀的會計資料進(jìn)行鑒定和審查，相關(guān)人員做好分析工作，對將銷毀文件進(jìn)行整理和銷毀記錄。

三、提升醫(yī)院會計檔案科學(xué)管理方案

1.構(gòu)建會計檔案管理機(jī)制

醫(yī)院財務(wù)部門需要結(jié)合業(yè)務(wù)構(gòu)建完善會計檔案管理機(jī)制，保證會計工作可以按照一定流程順利進(jìn)行下去，保證工作流程的嚴(yán)格性和規(guī)范性，會計工作的包含領(lǐng)域比較廣，醫(yī)院中所有經(jīng)濟(jì)活動以及經(jīng)濟(jì)工作內(nèi)容都要納入核算工作中，結(jié)合會計工作機(jī)制實際需求做好精細(xì)化管理。保證會計檔案工作資源的真實性和完整性，醫(yī)院還要做好內(nèi)部人員培訓(xùn)工作，結(jié)合實際情況成立培訓(xùn)小組，針對性培訓(xùn)，使得人們具備一定檔案管理能力，提升內(nèi)部工作人員整體素質(zhì)和能力，提升會計檔案資源真實性和準(zhǔn)確性。醫(yī)院除了每個月的會計憑證和會計賬簿打印出來合理保存工作之外，還要對各種電子數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行及時保存，有條件的醫(yī)院還需要專門購置財務(wù)會計服務(wù)器，對每個月的電子賬務(wù)進(jìn)行定期保存，便于人們實時查詢，使醫(yī)院會計系統(tǒng)工作可以有效滿足人們對于各種信息的需求，保證電子信息數(shù)據(jù)被安全保存起來，使用時可以靈活調(diào)動，做好媒介保證工作，從而使得數(shù)據(jù)被安全保管。

2.優(yōu)化會計檔案管理人員配置

醫(yī)院會計檔案管理人員需要具備專業(yè)知識和基本技能，并且需要懂得財務(wù)工作的人員，唯有這樣才能夠保證會計檔案質(zhì)量得以提升，還可以有效提升會計檔案工作能力。檔案管理人員需要具備一定的工作經(jīng)驗和常識，從而可以準(zhǔn)確掌握醫(yī)院會計檔案工作內(nèi)容和進(jìn)度，并且醫(yī)院需要結(jié)合實際情況定期做好輪換崗位工作，做好排班工作，防止會計檔案管理工作中出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象，保證會計檔案管理工作可以順利進(jìn)行下去， 做好檔案銜接工作，提升檔案工作流暢性。還要提升檔案管理人員培訓(xùn)工作，結(jié)合實際情況做好安排工作，提升會計檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，所有工作都能夠按照要求進(jìn)行，從而可以確保會計檔案管理工作可以順利進(jìn)行下去。

3.提高重視程度

在新時期需要高度重視醫(yī)院會計檔案管理工作，對管理工作機(jī)制進(jìn)行完善，醫(yī)院會計檔案管理工作主要特征就是對原始性資料內(nèi)容進(jìn)行記錄和保管，提升工作人員對于會計檔案管理的重視程度，唯有這樣才能夠保證管理及時不斷完善。在實際工作期間，需要對會計檔案進(jìn)行合理收集，然后結(jié)合實際情況做好分類和整合工作，鑒別管理機(jī)制和管理機(jī)制，做好硬件配置工作，按照《檔案法》相關(guān)依據(jù)進(jìn)行管理和工作，為醫(yī)院會計檔案管理工作提供充足保證和依據(jù)。

4.保證案卷質(zhì)量

為更好地提升醫(yī)院會計檔案案卷質(zhì)量，最主要的工作就是從根源上提升人們工作技能和專業(yè)知識，使得人們具備行業(yè)技能知識，會計人員可以結(jié)合實際情況設(shè)立相關(guān)技能證書，制定規(guī)范化管理培訓(xùn)，對人員進(jìn)行考核，做好考查工作。只有確保人們具備專業(yè)技術(shù)技能，才能夠確保后續(xù)管理工作順利進(jìn)行。在工作期間可以有效降低工作誤區(qū)，保證醫(yī)院可以有效發(fā)展。還要結(jié)合實際情況成立審查小組，融入醫(yī)院組織內(nèi)部，充分發(fā)揮自身監(jiān)督和審查工作價值，使得會計人員工作質(zhì)量得以提升，最終使得案卷質(zhì)量得以提升，從而保證醫(yī)院具備良好經(jīng)濟(jì)效益。

5.會計檔案的充分利用

會計檔案自身存在非常強(qiáng)的專業(yè)性，因此對會計工作人員也提出了非常高的技術(shù)要求，會計人員在檔案管理期間，需要對日常情況以及運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行有效記錄。并且還要充分借助檔案完善工作內(nèi)容，合理利用檔案，做好檔案歸納和整理工作，做好檔案分析以及處理工作，在一段時間內(nèi)對工作形式進(jìn)行總結(jié)，對整個醫(yī)院未來發(fā)展提出具體要求。并且，醫(yī)院還要善于結(jié)合會計檔案工作需求，依據(jù)醫(yī)院具體設(shè)置的規(guī)章制度，從而使得會計檔案利用率得以提升，推動醫(yī)院朝著積極健康方向發(fā)展。

6.在管理期間使用現(xiàn)代化手段

對于醫(yī)院會計檔案管理工作要善于使用現(xiàn)代化管理手段，對于醫(yī)院會計檔案管理工作來說，以往紙質(zhì)管理形式已經(jīng)無法滿足時代需要，所以需要對檔案進(jìn)行電子管理。電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)便于保存和修改，所以，要善于借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成審批和保存工作，電子化數(shù)據(jù)可以瞬間完成查閱和修改工作，同時要做好安全保密工作，借助軟件實現(xiàn)對用戶的管理，及時對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和保管。為保證醫(yī)院會計檔案的完整性，可以對各種電子數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行備份和保存，防止惡意修改和病毒侵害情況出現(xiàn)。結(jié)合電算化形式對會計資料進(jìn)行處理，做好分類和歸檔工作，對質(zhì)量好的磁盤和光盤進(jìn)行充分利用，做好會計賬簿保存和利用工作，對其進(jìn)行編號。按照時間順序?qū)?nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，對醫(yī)院會計的檔案進(jìn)行分類管理，使得醫(yī)院檔案信息具備信息化功能，從而可以推動整個醫(yī)院快速發(fā)展。做好會計檔案電算化管理工作，確保會計檔案電算化管理和運(yùn)行工作，可以確保醫(yī)院會計檔案管理工作可以順利進(jìn)行下去，防止醫(yī)院會計檔案工作出現(xiàn)漏洞和問題。

四、結(jié)語

總而言之，會計檔案管理工作是醫(yī)院財務(wù)管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，不斷提升會計檔案管理的科學(xué)性，可以確保醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為合理發(fā)展，保證醫(yī)院會計管理工作的安全性和穩(wěn)定性，做好醫(yī)院會計檔案保存工作，也有助于規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為，推動醫(yī)院健康發(fā)展。新時期更需要對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理，確保醫(yī)院會計檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

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