新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及解決方法分析

摘 要：基于我國醫(yī)療水平的不斷提升促使醫(yī)療制度改革事業(yè)如火如荼的開展，作為醫(yī)院管理中的重要組成，醫(yī)院檔案管理工作所起到的作用愈發(fā)明顯，有效服務(wù)于醫(yī)院其醫(yī)療、科研、教育工作的開展。而在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)過程中，某些因素的存在致使醫(yī)院檔案管理尚存些許問題，需通施行針對性解決措施來轉(zhuǎn)變當前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，大幅度提升檔案現(xiàn)代化管理水平?；诖?，文章針對新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及其解決方法進行分析研究。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;醫(yī)院;現(xiàn)代化問題;解決方法

新形勢背景下，新醫(yī)改的落實與踐行受到各個醫(yī)院的高度重視，也正因新醫(yī)改的提出，醫(yī)院其管理工作的開展面臨著更高的標準和要求。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的核心內(nèi)容，不僅可以為醫(yī)院相關(guān)發(fā)展決策的制定提供依據(jù)，更是醫(yī)院相關(guān)活動開展的記錄和資料存儲。而通過對醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化改進，轉(zhuǎn)變以往檔案管理傳統(tǒng)模式，可以實醫(yī)院檔案管理最大化作用與價值的體現(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案管理存在現(xiàn)代化問題分析

（一）現(xiàn)代化管理水平低

縱觀現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理工作開展，存在管理結(jié)構(gòu)混亂設(shè)置的現(xiàn)象，再加上醫(yī)院對檔案管理的不重視，導(dǎo)致現(xiàn)階段部分醫(yī)院管理水平較為滯后。在個別醫(yī)院管理工作中，仍側(cè)重對傳統(tǒng)手工數(shù)據(jù)提取方式的應(yīng)用，這就導(dǎo)致其數(shù)據(jù)提取的準確性較差，導(dǎo)致醫(yī)院其檔案管理工作開展無法適應(yīng)新形勢的轉(zhuǎn)變。再加上部分醫(yī)院現(xiàn)代化管理中只側(cè)重對醫(yī)療設(shè)備的引進、安裝和調(diào)試，但是對其檔案管理工作則體現(xiàn)出漠不關(guān)心，導(dǎo)致在實際檔案管理中其專業(yè)化檔案管理人員匱乏，使得檔案管理工作開展不到位，極易出現(xiàn)檔案資料收集不全面、檔案資料丟失以及檔案資料利用率不高等問題，進而制約現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案管理體制未完善

當前醫(yī)院檔案管理工作開展的主要影響因素包括檔案管理體制的不健全，嚴重影響到現(xiàn)代化檔案管理水平的提升。針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作開展，主要工作涉及到檔案室、職能科室與使用科室，但是在實際管理過程中，存在檔案室、職能科室以及使用科室分工不明確、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，導(dǎo)致其科室職能無法得到有效體現(xiàn)。再加上檔案管理部門的設(shè)置較為混亂，各個部門檔案資料管理均由本科室進行負責，這就導(dǎo)致其檔案資料的連續(xù)性、完整性以及整體性無法得到保證。在實際管理中極易出現(xiàn)檔案資料重復(fù)的現(xiàn)象，不僅影響到檔案管理工作的效率性，對檔案資料查找工作的開展產(chǎn)生一定影響。

（三）檔案資料的重管輕用

縱觀現(xiàn)階段檔案管理工作開展，其檔案重管輕用現(xiàn)象較為常見，大部分醫(yī)院側(cè)重對相關(guān)檔案資料的收集和存儲。但是在后續(xù)檔案管理中無法體現(xiàn)對檔案資料的有效利用，這就導(dǎo)致檔案資料的作用和價值無法被充分發(fā)掘，其中部分對醫(yī)療、教育、科研工作開展具有重要價值作用的檔案資料無法被充分利用，使得醫(yī)院檔案管理工作自身具備的作用和意義無法得到體現(xiàn)。也正因此，使得醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理工作開展受到較大的限制和影響。

二、檔案管理現(xiàn)代化問題解決方法闡述

（一）進行現(xiàn)代化管理技術(shù)的引用

在醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理過程中，進行現(xiàn)代化管理技術(shù)的引進，可以實現(xiàn)檔案管理效果的大幅度提升。在實際檔案管理中，其醫(yī)院檔案可以利用計算機技術(shù)進行收集存儲，在提升檔案管理便捷性的同時，利用計算機來減少其檔案資料的存儲空間，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理人力、物力、財力的有效節(jié)約，促使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、自動化、智能化的方向不但發(fā)展。也正因此，計算機檔案管理也是當前醫(yī)院進行現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的主要方向和趨勢。通過對醫(yī)院檔案資料進行電子文件形式存儲，實現(xiàn)對存儲時間的有效延長，并且在存儲范圍和內(nèi)容方面得到有效擴大。當然，需要注意，電子存儲形式雖然為現(xiàn)代化檔案管理的主要形式，但是無法進行紙質(zhì)檔案存儲的完全取代，因為部分醫(yī)院高價值檔案資料無法受到多種因素影響而無法進行電子格式轉(zhuǎn)化，并這部分資料紙質(zhì)存儲比電子存儲學(xué)的價值與意義更高。所以，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實際情況進行紙質(zhì)與電子存儲形式相互結(jié)合。當然，仍需重視對醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，側(cè)重對文書、人事、病理檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，進而在提升檔案資料利用率的同時，實現(xiàn)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。

（二）進行檔案管理制度體制的完善

要想進一步解決現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理中存在的問題，需側(cè)重對檔案管理制度體制的完善構(gòu)建，在實際檔案管理中，進行檔案保管及其利用制度的完善和明確，規(guī)范檔案保管期限，結(jié)合醫(yī)院實際情況進行考核、獎勵制度的制定，以此實現(xiàn)對人員職責的明確，并有效調(diào)動檔案管理人員的積極性和工作熱情。與此同時，針對檔案管理制度的構(gòu)建，必須符合醫(yī)院實際發(fā)展需求，基于對醫(yī)院具體情況的明確來構(gòu)建合理檔案管理制度。與此同時，醫(yī)院需側(cè)重對檔案管理小組的構(gòu)建，通過人員選撥來選出具備高素質(zhì)、多經(jīng)驗的管理人才來組成檔案管理小組。需要注意，檔案管理小組需具備相關(guān)技術(shù)人員，進而在管理工作開展過程中為小組其他管理人員提供技術(shù)指導(dǎo)。另外，檔案管理小組需在檔案管理過程中進行各個科室反饋意見的收集，通過對其意見進行分析總結(jié)，以此為依據(jù)進行相關(guān)管理制度的完善，以此來規(guī)范、約束檔案管理工作開展，實現(xiàn)其管理工作開展有法可依、有章可循，避免對檔案管理的連續(xù)性和完整性產(chǎn)生影響。

（三）進行管理水平的強化

除管理制度、管理技術(shù)會直接影響到醫(yī)院檔案管理之外，其管理人員素質(zhì)能力、業(yè)務(wù)水平也會直接影響到醫(yī)院檔案管理工作的開展。針對現(xiàn)階段檔案管理工作的開展，并非是要求管理人員簡單的進行檔案資料的收集、整理和保管，而是需要通過科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、制度化的開展檔案管理工作。也正因此，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有著較高的要求。但是縱觀現(xiàn)階段大部分醫(yī)院，其檔案管理人員的管理能力、管理意識較為匱乏，這就導(dǎo)致其檔案管理工作受到限制。基于此，醫(yī)院需側(cè)重對檔案管理人員管理的強化，通過繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)的方式進行復(fù)合型人才的培養(yǎng)，以期管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平可以得到大幅度提升。另外，醫(yī)院應(yīng)要求檔案管理人員參與到考核中，通過績效考核、獎懲制度實施來調(diào)動人員及進行，使其全身心投身于檔案管理中。此外，結(jié)合對檔案管理人員對檔案管理工作認知度的提升，促使檔案管理人員端正自身工作態(tài)度，進而為檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供人才支撐。

（四）進行檔案開發(fā)利用的加大

檔案人員在實際檔案資源管理過程中，應(yīng)進行服務(wù)意識的樹立，側(cè)重對檔案信息資源進行多途徑、多渠道的開發(fā)，進而促使檔案資源可以更好的服務(wù)于醫(yī)院其科學(xué)、醫(yī)療等工作的開展。基于此，在具體檔案管理過程中，管理人員需結(jié)合實際情況進行檔案資源的深層次加工和開發(fā)，通過對相應(yīng)檔案專題的匯編，為醫(yī)院進行高價值、多方面、真實的檔案信息資源提供。另外，各級醫(yī)院應(yīng)保持良好的溝通和聯(lián)系，通過對檔案資源共享、分享以及提供，進而實現(xiàn)為我國醫(yī)療科研、教育等工作的開展提供信息支撐，大幅度提升檔案資料利用率，最大化體現(xiàn)出現(xiàn)代化檔案管理的作用與意義。

此外，進行檔案資源的保護同樣至關(guān)重要，在現(xiàn)階段檔案管理工作開展過程中，進行檔案資源保護對保障檔案信息價值，提高檔案信息利用率有著至關(guān)重要的作用。因此，醫(yī)院需側(cè)重對高技術(shù)水平防護系統(tǒng)的應(yīng)用，通過對醫(yī)院檔案防火墻技術(shù)的不斷深入開發(fā)，保障其醫(yī)院檔案管理工作可以在安全環(huán)境下運行，以此為現(xiàn)代化檔案管理工作開展提供保障。

三、結(jié)語

綜上所述，在新醫(yī)改背景下醫(yī)院要想實現(xiàn)自身檔案管理水平的提升，需側(cè)重對現(xiàn)階段檔案管理工作開展中存在問題進行深入分析研究，并以此為基礎(chǔ)提出針對性解決方法，結(jié)合對當前醫(yī)院發(fā)展實際情況的掌握，進一步實現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和完善，在提高檔案管理工作水平的同時，充分發(fā)揮出檔案管理工作的作用與價值。

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作者簡介：孫欣，女，本科，臨沂市中醫(yī)醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理。