數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

白云麗

摘?要：新時期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)不是什么新鮮事，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的工作效率，有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合和處理，可以為篩選和提取信息資料提供科學(xué)的保障，因此，在檔案管理中建立數(shù)字化系統(tǒng)和平臺是十分必要的，也是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑之一。本文就是從實(shí)際出發(fā)，以基層檔案管理工作為研究對象，分析了數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)，指出了數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的意義，分析了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，并針對問題提出了科學(xué)的改進(jìn)建議和措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理;應(yīng)用對策

現(xiàn)在我國十分重視檔案管理工作，從各企業(yè)到事業(yè)單位等等，檔案管理工作作為基礎(chǔ)的管理工作之一，其作用是時分秒明顯的，可以為企事業(yè)單位的發(fā)展和決策提供足夠的資料和科學(xué)的依據(jù)。數(shù)字化技術(shù)屬于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的一種，采用數(shù)字化技術(shù)可以提高檔案管理的實(shí)效性，可以將一些有價值的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期統(tǒng)計(jì)和分析和數(shù)據(jù)，便于檔案資料的收集、查閱、提取和運(yùn)用。數(shù)字化技術(shù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，數(shù)據(jù)傳輸能力較強(qiáng)，有助于實(shí)現(xiàn)資源的共享，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是時代發(fā)展的選擇。

一、數(shù)字化技術(shù)特點(diǎn)分析

數(shù)字化技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)技術(shù)的的范疇，目前，數(shù)字化技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用較為廣泛，數(shù)字化技術(shù)具有較強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）依賴虛擬化載體

數(shù)字化技術(shù)主要利用各類信號進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數(shù)據(jù)的載體需要依賴大容量的計(jì)算機(jī)內(nèi)存，還包括一些服務(wù)器和光盤、磁盤等，數(shù)字化技術(shù)需要依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行查閱和處理，從這個角度上講，數(shù)字化技術(shù)也是一種虛擬化技術(shù)，這也是數(shù)字化技術(shù)的重要特點(diǎn)。

（二）信息處理快速

數(shù)字化技術(shù)的另一個顯著特點(diǎn)是信息處理速度，數(shù)字化技術(shù)以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢，在短時間內(nèi)，信息和數(shù)據(jù)的傳輸共享由數(shù)字化技術(shù)來完成，計(jì)算機(jī)高速處理能力十分明顯，對信息數(shù)據(jù)的處理速率決定了數(shù)字化技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

二、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的重要意義

（一）檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的結(jié)果

檔案的內(nèi)容多是一些憑據(jù)，是真實(shí)記錄企事業(yè)單位發(fā)展的資料，在人類發(fā)展過程中，檔案承載著重要的任務(wù)和使命，檔案管理的變遷是促進(jìn)檔案工作發(fā)展的動力，檔案的主要作用就是為服務(wù)提供可利用的資料。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中是十分必要的，尤其現(xiàn)在辦公室工作朝著無紙化、數(shù)字化方向發(fā)展，電子文件逐年增加，計(jì)算機(jī)逐漸普及，實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的收集、存儲和利用，提高了信息數(shù)據(jù)資源的利用率。在這樣的背景下，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是時代發(fā)展的必然結(jié)果。

（二）檔案數(shù)字化是提高檔案管理效率的有效途徑

面對新時期計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的沖擊，檔案管理工作必須要提高效率，檔案管理工作人員要明確檔案管理工作的目標(biāo)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，要學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而提高檔案管理效率，數(shù)字化技術(shù)就是其中重要的一項(xiàng)技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，要提高檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)需要依賴大量的專業(yè)技術(shù)人員，需要建立信息化檔案管理平臺，檔案資料的收集、鑒選、掃描、轉(zhuǎn)換、掛接、檢索、數(shù)據(jù)庫建立、備份等工作都要依賴數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)，這樣會顯著提高檔案管理的實(shí)際效率。

（三）檔案數(shù)字化有助于提高檔案管理的地位

檔案資料的作用主要是記錄真是的歷史資料，檔案資料的主要作用是用于服務(wù)，為各類事務(wù)的辦理提供科學(xué)的依據(jù)，為一些案件糾紛提供可靠的資料和憑證，每個國家都要重視檔案資料的掛你，發(fā)揮檔案的價值。但部分企業(yè)和事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度有待提高，部分工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要價值，加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有助于提高檔案管理的地位。檔案管理工作比較瑣碎，包括檔案資料的編目、整理和鑒定，檔案資料要做好清點(diǎn)和檢索，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用可以提高檔案管理的地位。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以使人們更加重視檔案管理工作，管理人員不僅僅要重視對檔案資料的保護(hù)和保管，還要科學(xué)的進(jìn)行管理，充分突出檔案資料的價值，要突出信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的重要作用，實(shí)現(xiàn)資源的共享，促進(jìn)部分檔案資料的公開管理，實(shí)現(xiàn)高效信息采集和處理，做好檔案編目、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檢索、篩選等工作，提高檔案管理的實(shí)效性。

三、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

目前，我國檔案管理工作已經(jīng)取得較大的進(jìn)展，但是基層檔案管理工作中還存在一些問題，需要我們給予重視和調(diào)整。

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力

基層檔案管理工作發(fā)展經(jīng)過了一段時間，目前檔案管理人員的結(jié)構(gòu)相對穩(wěn)定，但是隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員素質(zhì)和能力有待提高，部分檔案管理人員年紀(jì)較大，資歷較深，但是對于數(shù)字化和信息化技術(shù)不夠了解，對先進(jìn)技術(shù)的知識管理不到位，檔案管理效率有待提高，管理人員能力有待提高。現(xiàn)代化發(fā)展需要檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化和信息化模式，但是檔案管理人員這方面的意識有待加強(qiáng)，檔案管理工作相對繁瑣，一味依靠人為能力是不可能實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化，因此，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。

（二）數(shù)字化檔案利用率較低

現(xiàn)階段，檔案管理工作相對復(fù)雜，尤其是檔案資料的收集、整理和篩選工作較為繁瑣，管理過程中還存在一些障礙，很多檔案資料不夠齊全，缺乏完整性，檔案資料的利用率較低。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高檔案管理的效率，但是實(shí)際情況是，部分企業(yè)或事業(yè)單位檔案資料的管理中技術(shù)應(yīng)用較少，檔案資料利用率有待進(jìn)一步提高。

（三）檔案管理數(shù)字化經(jīng)費(fèi)較少

由于部分地區(qū)對于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致投入在檔案管理上的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，在其預(yù)算過程中，與其他事項(xiàng)相比，明顯檔案管理的投入較少，這影響著數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。由于缺乏經(jīng)費(fèi)投入，檔案管理人員的薪資待遇較低，這直接影響檔案管理人員的工作積極性。由于經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理工作效率短時間內(nèi)難以很快提升。

四、檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用對策

（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化技術(shù)必須要依賴先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)來應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)具有較為強(qiáng)大的功能，檔案管理單位要結(jié)合實(shí)際檔案資料的管理情況，建立數(shù)字化檔案資料管理系統(tǒng)，做好檔案資料的整合和處理，進(jìn)而保持檔案管理的高效性。檔案管理數(shù)字化建設(shè)要加大投入，購置需要的掃描機(jī)復(fù)印是被餓，做好檔案資料的檢索和編目等，突出檔案資料的價值。

（二）搭建檔案管理云計(jì)算信息處理平臺

數(shù)字化技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)有異曲同工之處，新時期，檔案管理工作要突出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用也具有可圈可點(diǎn)之處，云計(jì)算技術(shù)主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)都具有一定的網(wǎng)絡(luò)虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶。檔案管理需要建立云計(jì)算平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，建立云平臺可以及時更新信息，還可以實(shí)現(xiàn)資料的快速共享和傳播，進(jìn)而提高檔案管理的便利性。

（三）做好電子文件的收集和整理

檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數(shù)字化技術(shù)比較重點(diǎn)的就體現(xiàn)在對于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料，檔案管理部門還可以利用專業(yè)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件資料，例如利用掃描儀等掃描檔案資料。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人為管理模式，實(shí)現(xiàn)電子文件的科學(xué)歸檔和管理，節(jié)約大量的時間和精力。檔案管理部門要制定掃描機(jī)技術(shù)規(guī)范，確定掃描索引信息，對掃描過程環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，做好掃描監(jiān)督。

（四）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案檢索和查詢中

檔案管理數(shù)字化建設(shè)要突出檔案資料的價值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時，要根據(jù)固定的關(guān)鍵詞檢索檔案資料。及時確定檔案資料的位置，利用數(shù)字化技術(shù)在數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，避免檢索復(fù)雜化，提高了檢索的效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以打破時間和空間的限制，進(jìn)而提高檔案資料的管理應(yīng)用效率。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是檔案管理工作工作發(fā)展的必然趨勢和結(jié)果，在新的歷史時期，強(qiáng)化是數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的實(shí)效性。我國比較重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位皆是如此，要充分展現(xiàn)新技術(shù)的優(yōu)勢和作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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