淺析企業(yè)如何進(jìn)行流程審計(jì)

師旭麗 唐定全 郭紅鋒

[摘 ? ?要] 在總結(jié)某上市公司流程審計(jì)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，詳細(xì)介紹了流程審計(jì)的理論、方法，探討企業(yè)如何開展流程審計(jì)。

[關(guān)鍵詞] 流程審計(jì);理論;方法

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 07. 017

[中圖分類號] F239 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）07- 0037- 03

1 ? ? ?流程審計(jì)理論

國際標(biāo)準(zhǔn)化組織在ISO 9001：2000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)中給出的流程定義是：“流程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動”。流程審計(jì)是基于企業(yè)組織形態(tài)，從以“職能管理”為中心向以“流程管理”為中心轉(zhuǎn)變而產(chǎn)生的一種新的審計(jì)方法，是“受托責(zé)任”理論和“流程再造”理論相互作用的產(chǎn)物。它是在充分理解業(yè)務(wù)流程的前提下，針對公司流程體系整體或局部進(jìn)行全面的、系統(tǒng)的檢查，以評估流程建設(shè)的充分性、符合性、有效性及效率性，發(fā)現(xiàn)影響企業(yè)控制管理和運(yùn)作效率的不利因素，提出改進(jìn)建議，為企業(yè)增加價(jià)值。就目前已經(jīng)查閱到的資料分析，審計(jì)理論界尚未對流程審計(jì)給予明確定義，在審計(jì)實(shí)務(wù)操作中，一般將流程審計(jì)定義為：指企業(yè)的流程審計(jì)部門或企業(yè)專門組織相關(guān)專家組成流程審計(jì)小組，對審計(jì)范圍內(nèi)具體流程的運(yùn)作現(xiàn)狀、執(zhí)行情況、流程缺陷、客戶滿意度、流程存在的問題等各方面進(jìn)行稽查和評估，督促流程得到真正落實(shí)和執(zhí)行，幫助流程不斷優(yōu)化和改進(jìn)，形成又快又好又省的流程，并通過執(zhí)行合規(guī)高效的流程促進(jìn)企業(yè)績效實(shí)現(xiàn)。流程審計(jì)與流程日常管理相輔相成，互相補(bǔ)充。目前，流程審計(jì)主要廣泛運(yùn)用于國外大型企業(yè)，特別是制造業(yè)和金融服務(wù)業(yè)中。

A上市公司對豐富審計(jì)模式進(jìn)行了有意義的探索，在保持常規(guī)性審計(jì)項(xiàng)目的同時(shí)，如保證定期的經(jīng)濟(jì)責(zé)任、財(cái)務(wù)審計(jì)、專項(xiàng)管理審計(jì)的前提下，還不斷地拓展審計(jì)范圍、改變審計(jì)方法，增加了流程審計(jì)，這對內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督模式的優(yōu)化具有較好的參考價(jià)值。

2 ? ? ?流程審計(jì)方法

流程審計(jì)主要是從流程建設(shè)環(huán)境、流程系統(tǒng)性和完整性、流程設(shè)計(jì)質(zhì)量、流程執(zhí)行力四個(gè)方面針對流程整體架構(gòu)或某一流程模塊進(jìn)行審計(jì)。

2.1 ? 流程建設(shè)環(huán)境審計(jì)

流程建設(shè)環(huán)境審計(jì)是從定性、宏觀方面圍繞企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者的意識、機(jī)制進(jìn)行判斷流程建設(shè)環(huán)境，主要從領(lǐng)導(dǎo)的作用、管理人員績效導(dǎo)向、宣傳和培訓(xùn)、流程意識、變革意識五個(gè)維度評價(jià)，通常是以調(diào)查問卷的方式開展，設(shè)置很不符合（0～2分）、一般符合（4～7分）、非常符合（8～10分）三個(gè)檔，流程建設(shè)環(huán)境審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)如下。

2.1.1 ? 領(lǐng)導(dǎo)的作用

領(lǐng)導(dǎo)重視流程管理工作并親自參與到流程建設(shè)中來，領(lǐng)導(dǎo)也嚴(yán)格按照流程辦事，沒有人超越流程。公司每年設(shè)定了流程建設(shè)的目標(biāo)和階段計(jì)劃，并給予必要的資源支持，流程被視為企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作和管理控制的主要手段。

2.1.2 ? 管理人員績效導(dǎo)向

流程建立和優(yōu)化納入了管理層工作職責(zé)并以相應(yīng)的績效指標(biāo)予以考核，并作為管理人員晉升的考量內(nèi)容之一。

2.1.3 ? 宣傳與培訓(xùn)

公司每年都有流程意識、設(shè)計(jì)和優(yōu)化方法方面的培訓(xùn)計(jì)劃并組織實(shí)施;業(yè)務(wù)和管理中的典型問題能總結(jié)成“關(guān)鍵事件”的案例形式廣泛傳播，教育全體員工，員工能清晰說出該事件的流程問題和影響。

2.1.4 ? 流程意識

公司從高層到基層員工都理解流程的重要性，流程建設(shè)成為解決管理和業(yè)務(wù)問題的重要手段，從高層到基層員工愿意按照流程來執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)流程不合理的地方，愿意主動優(yōu)化流程。

2.1.5 ? 變革意識

公司的管理者意識到企業(yè)變革的意義，具有變革的緊迫感;管理者愿意在完成已有日常工作外，投入足夠的時(shí)間參與流程變革;管理者理解變革的難度和風(fēng)險(xiǎn)，為流程變革設(shè)定了階段性的、較為理性的目標(biāo);對于變革過程中遇到的阻力和困難，管理者愿意資源支持，能夠及時(shí)決策確定變革方向。

2.2 ? 流程系統(tǒng)性和完整性審計(jì)

流程系統(tǒng)性和完整性審計(jì)主要是評價(jià)流程體系是否很好承接企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，是否與組織、商業(yè)模式等相互匹配，是否在市場和客戶導(dǎo)向下有機(jī)協(xié)同，奠定了競爭力建立的規(guī)劃基礎(chǔ)。流程系統(tǒng)性和完整性審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)如下。

2.2.1 ? 流程和戰(zhàn)略、商業(yè)模式的匹配

流程體系的規(guī)劃以戰(zhàn)略為出發(fā)點(diǎn)，圍繞客戶及商業(yè)運(yùn)營模式進(jìn)行流程框架定義;支持戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵成功因素被清晰地定義;與核心價(jià)值元素相匹配的關(guān)鍵流程能力被清晰定義;成熟業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略性成長型業(yè)務(wù)分別采用了不同的流程策略。

2.2.2 ? 流程和組織的匹配

流程體系的規(guī)劃不會太理想化，導(dǎo)致目前的組織資源無法支持;流程體系的規(guī)劃考慮了企業(yè)的規(guī)模和發(fā)展階段特征，組織資源投入的成本會成為一個(gè)必要的約束條件;組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置有利于流程的整體效率的提升，不會因?yàn)槁毮芑姆稚?dǎo)致責(zé)任不清晰，溝通效率低下。高階流程都會有一個(gè)主導(dǎo)的責(zé)任人對全流程負(fù)責(zé)，并被賦予整合資源的權(quán)限。

2.2.3 ? 流程以市場和客戶為中心

有正式的流程收集市場和客戶需求信息，并傳遞給內(nèi)部的接口流程，以更好地滿足客戶的需求和期望;市場需求驅(qū)動新產(chǎn)品開發(fā)，研發(fā)人員關(guān)注客戶需求不是基于個(gè)人技術(shù)偏好;流程的運(yùn)作不是以職能為中心，流程中的每個(gè)角色都能將下游環(huán)節(jié)視為客戶;有正式的流程收集客戶對公司的產(chǎn)品和服務(wù)問題的反饋信息，并能在流程中加以改進(jìn)。

2.2.4 ? 流程和制度的匹配

管理制度作為流程構(gòu)建的輸入，而不是代替流程;制度不會影響流程運(yùn)作的效率，而是更好地促進(jìn)流程的有效運(yùn)行，流程優(yōu)化的同時(shí)，也會對不適用的制度進(jìn)行修正。

2.2.5 ? 流程和信息化建設(shè)的匹配

信息系統(tǒng)的實(shí)施是以提升流程效率為目的應(yīng)用實(shí)施，會對流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，不會將效率低下的流程加以固化;各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息系統(tǒng)會有比較好的集成性，信息孤島的現(xiàn)象比較少。

2.2.6 ? 流程缺失的程度

流程體系的規(guī)劃涵蓋了市場、銷售、產(chǎn)品研發(fā)、供應(yīng)鏈、售后服務(wù)、管理支持的整個(gè)經(jīng)營過程;常規(guī)的業(yè)務(wù)和管理活動都能在流程中加以定義;除了主流程外，子流程及配套的支持流程以及底層的操作模板比較完備;流程的例行化程度至少達(dá)到90%以上。

2.2.7 ? 流程體系的集成化程度

流程體系進(jìn)行了分層分級定義，并形成了企業(yè)級的流程目錄，而不是分散和片段式;流程體系與ISO 9000等各類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了融合;流程與流程之間的邏輯關(guān)系是清晰的，沒有出現(xiàn)中斷和重疊;流程體系向客戶端延伸，強(qiáng)化和客戶內(nèi)部流程之間的集成性，取得市場優(yōu)勢;流程體系向供應(yīng)商和外包商延伸，強(qiáng)化整體價(jià)值鏈的集成性，提升流程的整體運(yùn)營效率。

2.3 ? 流程設(shè)計(jì)質(zhì)量審計(jì)

流程設(shè)計(jì)質(zhì)量審計(jì)主要是評價(jià)流程設(shè)計(jì)過程是否在科學(xué)機(jī)制的指導(dǎo)下開展，形成了統(tǒng)一規(guī)范，成功經(jīng)驗(yàn)被有效固化，具有良好的指導(dǎo)性。流程設(shè)計(jì)質(zhì)量審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)如下。

2.3.1 ? 客戶價(jià)值導(dǎo)向

流程清晰展現(xiàn)了所服務(wù)的對象、闡述了要實(shí)現(xiàn)的價(jià)值目的、對客戶的需求進(jìn)行了規(guī)范化描述。

2.3.2 ? 流程適用范圍

流程明確了在什么情況下或什么范圍內(nèi)應(yīng)用本流程（如客戶、產(chǎn)品、區(qū)域、領(lǐng)域、階段、人員、設(shè)備等范圍控制）。

2.3.3 ? 流程觸發(fā)條件

流程明確定義了驅(qū)動規(guī)則（時(shí)間或事件），對于觸發(fā)條件為事件觸發(fā)時(shí)，明確了事件的類型和內(nèi)容;對于時(shí)間觸發(fā)方式時(shí)，明確了啟動時(shí)間的要求及時(shí)間頻率，明確定義了由誰來啟動流程。

2.3.4 ? 流程的輸入與輸出

對流程的所有輸入、輸出進(jìn)行了名稱定義，明確了流程的輸入信息來源及流程的輸出對象，及誰對流程的輸入信息負(fù)責(zé)。

2.3.5 ? 流程的邊界

流程沒有按職能進(jìn)行片段化設(shè)計(jì)，流程的起始活動明確、結(jié)束標(biāo)志清晰，流程基于價(jià)值導(dǎo)向形成了端到端閉環(huán)。

2.3.6 ? 流程的接口與協(xié)同

流程中的關(guān)鍵活動得到了充分呈現(xiàn)，流程活動間的接口沒有出現(xiàn)斷點(diǎn)、多頭接口或重復(fù)中轉(zhuǎn)，流程活動間的輸入輸出是清晰的，流程明確活動間的協(xié)同是否采用了并行化的方式。

2.3.7 ? 流程的責(zé)任匹配

流程所有活動責(zé)任分解到崗位，流程主導(dǎo)角色明確，流程支持和協(xié)作角色明確且沒有重疊或遺漏，流程決策者明確且沒有重復(fù)設(shè)置，流程角色設(shè)置合理，沒有明顯的角色錯位。

2.3.8 ? 流程關(guān)鍵活動的業(yè)務(wù)規(guī)則

業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)在模板（包括各類操作指引，操作標(biāo)準(zhǔn)、檢查表等）中得以固化;活動的操作說明符合5W2H的標(biāo)準(zhǔn)要求;活動的輸入和輸出有正式的文檔（包括表單、計(jì)劃書、報(bào)告等）進(jìn)行規(guī)范。

2.3.9 ? 流程文件的規(guī)范性和統(tǒng)一性

流程文件（含流程圖）按照統(tǒng)一的規(guī)范格式進(jìn)行編寫，流程文件描述的要素完整，流程文件是唯一的，沒有重疊。

2.4 ? 流程執(zhí)行力審計(jì)

流程執(zhí)行力審計(jì)主要是評價(jià)流程是否被有效宣貫執(zhí)行，流程執(zhí)行符合性審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)如下。

2.4.1 ? 流程文控管理

流程是由業(yè)務(wù)強(qiáng)的相關(guān)人員共同制訂出來的，流程經(jīng)過正式的途徑審批后發(fā)布，流程的更新有版本化管理，沒有出現(xiàn)版本混亂現(xiàn)象，員工可以方便地查閱與其相關(guān)聯(lián)的流程。

2.4.2 ? 推行實(shí)施

新流程會進(jìn)行試運(yùn)行，針對試運(yùn)行的發(fā)現(xiàn)問題會進(jìn)行記錄和修正，有專門的培訓(xùn)資料或教材，新員工上崗前會進(jìn)行相關(guān)流程的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，員工對流程不明確的地方可以有途徑進(jìn)行詢問。

2.4.3 ? 流程執(zhí)行的符合性

流程在運(yùn)行中根據(jù)文檔要求形成相關(guān)記錄;流程的運(yùn)行記錄顯示與流程文件要求是一致的;員工能清晰地說出自己在流程中的角色職責(zé);流程執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)有不完善的地方，執(zhí)行者會主動反饋;針對出現(xiàn)的局部運(yùn)行不匹配問題，執(zhí)行者的態(tài)度是提出修正建議而不是抱怨;針對現(xiàn)有流程沒有涉及到的例外情況，業(yè)務(wù)主管會親自解決問題，并促進(jìn)例外事件轉(zhuǎn)入例行管理。

完成以上審計(jì)后，應(yīng)該撰寫流程審計(jì)報(bào)告。流程審計(jì)報(bào)告要以正面發(fā)現(xiàn)和負(fù)面發(fā)現(xiàn)相結(jié)合的方式進(jìn)行報(bào)告;將審計(jì)中所發(fā)現(xiàn)問題盡可能分類總結(jié)，報(bào)告重點(diǎn)問題、系統(tǒng)問題，問題點(diǎn)不宜過多，相同類型的問題作為一個(gè)問題點(diǎn)總結(jié)，每個(gè)問題點(diǎn)都能舉出具體事例。審計(jì)報(bào)告的語氣委婉，既能表明發(fā)現(xiàn)的問題，又能令被審計(jì)方接受。

3 ? ? ?結(jié) ? ?語

對于具有一定規(guī)模的企業(yè)，企業(yè)內(nèi)部需要開展的管理工作復(fù)雜多樣，譬如需要開展諸多體系審核，如ISO 9001質(zhì)量管理體系審核、ISO 14001環(huán)境管理體系審核、OHSAS 18001職業(yè)健康安全管理審核、兩化融合管理體系審核、風(fēng)險(xiǎn)管理體系審計(jì)，而所有體系的要求都應(yīng)該融入企業(yè)運(yùn)營流程中。所以，流程審計(jì)與各種體系審核、審計(jì)緊密相連，流程審計(jì)與流程管理工作相輔相成、互相補(bǔ)充。