裝飾施工企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的研究

徐小如

摘 要：對于施工企業(yè)而言，對于采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是否有效，會直接影響到項目的成本及呈現(xiàn)出的施工品質(zhì)。筆者所在的公司為一家博物館裝飾施工企業(yè)，其采購的特點是除常規(guī)裝飾施工企業(yè)對人機料的采購?fù)?，還有金額巨大的非標(biāo)藝術(shù)品的采購。本文針對企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題，從制定采購內(nèi)控應(yīng)遵循的大原則層面起步，再逐步細(xì)化到各個明細(xì)的關(guān)鍵控制點，詳細(xì)分析了完善采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 采購環(huán)節(jié) 內(nèi)部控制

一、背景介紹

筆者所在的公司為一家博物館裝飾施工企業(yè)，采購工作是施工項目的開始和基礎(chǔ)，在博物館裝飾工程中，項目成本分為兩塊：基礎(chǔ)裝飾成本（占30%）和非標(biāo)藝術(shù)品采購成本（70%），基礎(chǔ)裝飾成本由人機料等幾項組成?？梢詮闹锌闯?，采購的主材和非標(biāo)藝術(shù)品是施工項目成本的重要來源。采購工作控制的優(yōu)劣，對企業(yè)的利潤影響較大。同時，采購物品品質(zhì)的高低也會影響到施工項目最終的呈現(xiàn)效果。其次，采購工作固有的特性會使得舞弊現(xiàn)象極易發(fā)生，舞弊現(xiàn)象一方面會提高企業(yè)的成本，一方面也會影響企業(yè)風(fēng)氣，造成企業(yè)形象受損。

具體到我公司，采購工作的不足之處表現(xiàn)為：①采購流程有缺失、采購崗位一人兼多崗。②供應(yīng)商的管理不嚴(yán)，長期供應(yīng)商的價格偏高。③驗收和審核不嚴(yán)，驗收環(huán)節(jié)忽視或過于簡化。④簽訂合同環(huán)節(jié)合同格式五花八門，審核耗時耗力。⑤財務(wù)部門與供應(yīng)商無對賬，信息全部通過采購部門聯(lián)系。⑥采購監(jiān)管工作不到位。對于采購工作中暴露出的不足之處，公司在董事會帶頭下成立了專項小組建立采購內(nèi)控制度，經(jīng)過一段時間的實施，取得了一定的實效。現(xiàn)將其過程簡述以供同行討論。

二、采購內(nèi)部控制建設(shè)的基本原則

1.重要性原則

哪些屬于公司的重要監(jiān)控類采購項目呢？首先是金額重大，如占項目金額比重5%以上的單類;其次是對項目最終效果影響巨大的采購：如展廳里的重點展項的采購，重點藝術(shù)品和重點多媒體設(shè)備;第三是預(yù)算外的采購。對于這三類采購項目必須執(zhí)行嚴(yán)格的采購流程，采購方式也以公司招標(biāo)為主，某些特殊的種類采用單一來源采購，對于預(yù)算外的采購還必須補報預(yù)算補充甲方簽證方能執(zhí)行。對金額較小的零星采購如工地上的輔材和小金額的臨時采購則執(zhí)行較靈活的采購程序、采購方式 。

2.適應(yīng)性原則

參照企業(yè)的實際情況（企業(yè)管理基礎(chǔ)的強弱、人員素質(zhì)的高低、企業(yè)文化等）不盲目求全，但又保證了一定的前瞻性，以“跳一跳，能夠到”作為目標(biāo)。我公司的情況是人員以設(shè)計人員為主，文化素質(zhì)較高但性情隨意對規(guī)則的意識不強，企業(yè)文化方面成本意識不強但把項目做到極致、客戶質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不是項目完成的唯一標(biāo)準(zhǔn)，還必須通過公司制定的藝術(shù)效果標(biāo)準(zhǔn)盲目借用成功經(jīng)驗。因此在制定制度時我們再三強調(diào)的就是流程不可少和工作留痕。

3.成本與效益原則

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制每一步驟都盡量細(xì)化，每一崗位執(zhí)行者間都能形成制衡、每一環(huán)節(jié)都有紙質(zhì)或電子憑證留存，相對來說內(nèi)部控制效果也越好。但同時每一步驟、崗位、環(huán)節(jié)的設(shè)置都是伴隨著相應(yīng)的企業(yè)成本的，控制活動造成的成本要與企業(yè)的直接采購成本結(jié)合起來思考，權(quán)衡實施控制的成本與預(yù)期效益間的關(guān)系。

三、采購內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點及控制措施

1.采購流程和采購崗位環(huán)節(jié)

采購流程中通常的必備環(huán)節(jié)有自采購申請開始，首先經(jīng)采購決策、選擇采購方式，然后進入實施采購階段，簽訂采購合同、執(zhí)行采購，最后是貨物驗收、貨物入庫、付款、財務(wù)對賬。與這套流程相關(guān)聯(lián)的是公司內(nèi)的相應(yīng)決策和執(zhí)行崗位，在規(guī)模大的公司里，這些職能和崗位會分設(shè)在不同的部門，但在人員少的中小型公司，為節(jié)省人力，設(shè)立崗位過程中容易把一些不相容的崗位并由一人執(zhí)行。比如：采購需求與采購決策崗位合二為一、采購決策崗位與采購實施崗位合為一人、采購實施崗位與實物驗收崗位由一人執(zhí)行等，盲目地簡化合并崗位，一個崗位控制采購業(yè)務(wù)多個環(huán)節(jié)的一崗多職會削弱原本在采購流程設(shè)置中各崗位需求、決策、實施、執(zhí)行、驗收、保管）相互監(jiān)督、相互制約、相互協(xié)調(diào)的初衷，容易導(dǎo)致貪污、腐化等弊病的產(chǎn)生，或者是眼見采購業(yè)務(wù)中的舞弊行為卻無法找到合理證據(jù)以制止其發(fā)生。

2.供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)

（1）供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入。供應(yīng)商的選擇要建立評估準(zhǔn)入制度，對于評估合格的供應(yīng)商建立《合格材料供應(yīng)商名單》。在評估時，第一步可通過業(yè)內(nèi)調(diào)查、同行推薦等方式初選出所需采購物料的供應(yīng)商名單;第二步針對初選名單發(fā)出邀約，請受邀約方按我司的要求格式與內(nèi)容提供紙質(zhì)材料，紙質(zhì)材料要包括企業(yè)的資產(chǎn)、信譽、運轉(zhuǎn)情況、成功案例等。在初審中顯示信譽良好、企業(yè)運轉(zhuǎn)正常的供應(yīng)商獲準(zhǔn)進入第三步實地考察。在實地調(diào)查中，我司由各部門組成聯(lián)合的考察組針對紙質(zhì)資料內(nèi)容逐項進行現(xiàn)場核實。在實地調(diào)查中會暴露出很多問題，如：注冊資本很大的小作坊;采購員自己成立公司與公司做交易、披著生產(chǎn)商皮的中間商、專門為企業(yè)成立的供應(yīng)商等。

（2）供應(yīng)商年度報價。供應(yīng)商進入《合格材料供應(yīng)商名單》后并不是永久的，而是要有一定的監(jiān)督機制，對名單進行定期的復(fù)查以及更新，這樣才能保障供應(yīng)商供給的物資價格、質(zhì)量都達(dá)到最優(yōu)。.建立定期單價詢問制度，是維持供應(yīng)商品質(zhì)的一種針對性措施。對長期合作的供應(yīng)商企業(yè)在一年之內(nèi)至少應(yīng)進行一次詢價對比，并將所有的詢問信息記錄下來并作為結(jié)算的依據(jù)。

（3）供應(yīng)商后期名單維護。對于企業(yè)合作的供應(yīng)商，每年要保持一定比率的更新率。與企業(yè)長期合作的供應(yīng)商優(yōu)點在于配合度比較好，基于長期合作所建立的信任，對貨款的催收不像新供應(yīng)商那么急切。但要考慮各家企業(yè)發(fā)展的不同步，對于長期無進步的供應(yīng)商或方向轉(zhuǎn)換不再適合于企業(yè)的要及時從供應(yīng)商名單中剔除;對于戰(zhàn)略和長期的供應(yīng)商，可以采用價值鏈管理方式，將成本管理的觸角延伸到上游采購，也有利于與供應(yīng)商間合作、雙贏。對于公司新的業(yè)務(wù)發(fā)展方向，要及時在新的領(lǐng)域中補充合格供應(yīng)商。

3.驗收入庫環(huán)節(jié)

因為驗收環(huán)節(jié)處于整個采購工作的末尾階段，所以，盡管驗收是保障采購物資質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但是很多企業(yè)往往重視程度不足。改進驗收入庫環(huán)節(jié)可以預(yù)防不合格的材料混入倉庫、進而預(yù)防因為材料不合格而導(dǎo)致的產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。對于基礎(chǔ)材料，驗收入庫時，首先要按合同標(biāo)準(zhǔn)對材料進行檢驗;清單數(shù)量、型號，核對質(zhì)量。由倉庫保管員制作《材料入庫單》，按月制作《材料月報表》。項目部在領(lǐng)用材料時，需要填寫《材料領(lǐng)用清單》，并按程度審批，方能領(lǐng)取材料。月末，材料會計和保管員按月對倉庫內(nèi)材料進行對賬和盤點，以防出現(xiàn)賬實不符的情況。對于定制類的雕塑等藝術(shù)品，在正式驗收前的制作過程要加設(shè)兩道驗收關(guān)卡：小稿、泥稿小樣。對于打印圖版、噴繪等需安裝的展品，需要分兩步驗收：安裝前預(yù)驗收文字內(nèi)容是否正確;安裝后清點數(shù)量、規(guī)格，與原制作清單核對。

4.合同訂立及變更環(huán)節(jié)

與供應(yīng)商就某一采購事項最終簽訂書面合同也是采購內(nèi)控的一個重點環(huán)節(jié)。采購合同是防止供應(yīng)商機會主義的有效約束機制，對于常用的采購類別，可以制定適用于本企業(yè)的范本，合同的范本經(jīng)公司法律事務(wù)部或法律顧問審核過，除品名、交貨時間等填空項外，其他內(nèi)容不允許做原則性的改動。制訂標(biāo)準(zhǔn)合同，可以減少企業(yè)在簽署合同方面的風(fēng)險。

在簽訂合同時，簽約人的權(quán)限也非常重要，企業(yè)要規(guī)定出明確的各種合同類別、金額上限與相應(yīng)的簽約人對照表。

對于在執(zhí)行過程中出現(xiàn)采購量增加或減少及中止執(zhí)行合同情況的，采購量增加時應(yīng)另簽合同，有減少的要簽署補充協(xié)議明確雙方權(quán)利義務(wù)的減少，中止執(zhí)行的應(yīng)簽訂中止協(xié)議。

5.付款環(huán)節(jié)

付款環(huán)節(jié)是每個企業(yè)一般都會比較嚴(yán)把控的一個環(huán)節(jié)，之前的控制流程是否有效，在付款環(huán)節(jié)能有直接的體現(xiàn)。付款環(huán)節(jié)的審核責(zé)任會較多地落在財務(wù)部門，財務(wù)部門要嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、審批程序等是否符合規(guī)范，審核驗收證明、入庫憑證、以往款項支付記錄等是否一致。在平時，財務(wù)部就必須與供應(yīng)商進行定期的往來賬目對賬工作，以確保尾款支付無誤。

6.會計系統(tǒng)與監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)

（1）加強對采購活動的會計系統(tǒng)控制。會計作為一個信息系統(tǒng)，在一個完整的采購過程中收集了采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付、對賬結(jié)果等諸多信息，為之后的經(jīng)營管理提供數(shù)據(jù)支撐，扮演好關(guān)鍵的助手和參謀角色。

（2）監(jiān)督檢查制度。一個完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)離不開持續(xù)的監(jiān)督，監(jiān)督不僅包括內(nèi)部監(jiān)督，還包括外部監(jiān)督。在采購流程中，第一步的監(jiān)督來自于流程中互相牽制的各不相容崗位;第二步的監(jiān)督來自于項目完成后的單個項目內(nèi)部審計;第三步來自于每年度的外部審計。各項監(jiān)督措施相結(jié)合以便及時找出企業(yè)內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)與不足之處。以外，還有一些針對性的措施，如：對采購部門的人員執(zhí)行強制性的崗位定期輪換;企業(yè)監(jiān)督部門按考核標(biāo)準(zhǔn)定期或者不定期對采購情況進行檢查;通過監(jiān)督可以對缺陷進行不斷的修正，使得企業(yè)內(nèi)控朝著有效的方向發(fā)展。

四、結(jié)語

內(nèi)部控制制度設(shè)計是個不斷調(diào)整與改進的過程。通過對采購管理內(nèi)部控制體制的專項管理，我司的采購工作有較大改進。這與公司決策層的高度重視是密不可分的，有了高層的重視關(guān)注，各層級人員才能緊密結(jié)合群策群力。在接下來。我們打算把相應(yīng)的制度、流程和表格融合到質(zhì)量管理體系中，讓其持續(xù)發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

1.蔡金妹.論建筑施工企業(yè)采購內(nèi)部控制的科學(xué)規(guī)范策略.財會學(xué)習(xí)，2017（14）.

2.馬超.企業(yè)采購和付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制淺析.會計師，2018（13）.

（責(zé)任編輯：王文龍）