新昌：“檔立方”創(chuàng)新工作理念 “三維度”推動(dòng)事業(yè)發(fā)展

新昌縣檔案館

近年來，新昌縣檔案館以習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作“三個(gè)走向”的重要論述為根本遵循，不斷深化“五檔共建”，創(chuàng)新推出“檔立方”長(zhǎng)寬高檔案工作理念，通過延伸檔案生命“長(zhǎng)度”，拓展檔案服務(wù)“寬度”，提升檔案事業(yè)“高度”，推動(dòng)檔案館業(yè)務(wù)工作高質(zhì)量發(fā)展。其經(jīng)驗(yàn)做法被《中國檔案報(bào)》頭版頭條報(bào)道。2018年全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作暨數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、2019年7月全省檔案館業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)在新昌召開。近期，省委常委、秘書長(zhǎng)陳金彪對(duì)縣檔案館相關(guān)做法予以批示肯定，指出縣檔案館從“三個(gè)維度”推動(dòng)檔案工作全面服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，經(jīng)驗(yàn)值得各地學(xué)習(xí)借鑒。省委副秘書長(zhǎng)、省檔案局局長(zhǎng)劉蕓對(duì)縣檔案館推出“檔立方”工作新模式進(jìn)行批示，認(rèn)為此舉為全省縣（市、區(qū)）檔案工作創(chuàng)新發(fā)展提供了樣板。日前，新昌縣檔案館被評(píng)為全國檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體。

一、立體化記事，延伸檔案生命“長(zhǎng)度”

一是加強(qiáng)主動(dòng)建檔。檔案機(jī)構(gòu)改革后，縣檔案館成立資源建設(shè)科，專門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案資源接收、口述資料采集、音像拍攝制作等工作。組建“天姥印跡”攝制組，面向社會(huì)招募攝影攝像志愿者，利用無人機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)記錄全縣重大變遷、重大活動(dòng)、重大改革等，形成影像資料并接收進(jìn)館。重點(diǎn)拍攝尉健行故居、徐誦民故居等重要文物，舊城改造中即將消失的街景，以及新昌茶文化節(jié)、天姥山唐詩文化節(jié)等重要節(jié)慶活動(dòng)，目前已形成照片1000余張、視頻1300余分鐘。建成全省首家縣級(jí)多功能口述檔案演播室，集中了音像檔案采集、制作、處理、閱覽等功能，定期邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?、歷史見證人以口述形式分享檔案故事，如邀請(qǐng)調(diào)腔傳承人錄制了《述說新昌——大音遺韻“新昌調(diào)腔”》訪談節(jié)目，豐富了館藏調(diào)腔檔案資源。

二是健全檔案征集網(wǎng)絡(luò)。創(chuàng)新縣檔案學(xué)會(huì)組織架構(gòu)，組建檔案文獻(xiàn)編纂、檔案征集、聲像檔案等8個(gè)專委會(huì)，吸納北京、上海、杭州、寧波等9個(gè)地方的新昌商會(huì)秘書長(zhǎng)加入進(jìn)來，延伸檔案征集工作觸角。在當(dāng)前新冠肺炎疫情防控的緊要關(guān)頭，新昌商會(huì)總會(huì)起草了《關(guān)于各異地商會(huì)做好抗疫防控中捐款捐物收集歸檔工作》，號(hào)召各異地商會(huì)響應(yīng)縣檔案館征集新冠肺炎疫情防控檔案的倡議，做好相關(guān)資料的收集整理工作。開展全縣重大活動(dòng)檔案、名人檔案、家譜宗譜、特色收藏等定向征集，目前已征集到反映新昌所獲省部級(jí)以上榮譽(yù)的檔案資料60余份，新昌名人珍貴檔案100余件，新昌上市公司音像檔案5600余份。

三是注重?cái)?shù)字資源質(zhì)量。2017年開始，通過多種途徑開展檔案數(shù)字化質(zhì)量提升工作，包括在查檔窗口進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)姓名未著錄完整等問題及時(shí)改正；在寒暑假期間，招募大學(xué)生檢查條目和掃描件的質(zhì)量，通過兩者比對(duì)，發(fā)現(xiàn)目錄不完整、掃描件不完整等問題并及時(shí)改正；組織專人檢查修改之后的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

二、便民化服務(wù)，拓寬檔案服務(wù)“寬度”

第一，設(shè)立多個(gè)查檔區(qū)域。建立集現(xiàn)場(chǎng)查檔、遠(yuǎn)程查檔、惠民政策查閱等功能于一體的查閱大廳，設(shè)立開放檔案資料查閱區(qū)、未開放檔案閱覽室和現(xiàn)場(chǎng)查檔辦事窗口3個(gè)辦事區(qū)域，進(jìn)一步提升公共查閱區(qū)塊管理水平。其中，開放檔案資料查閱區(qū)提供惠民政策查閱、政府公開信息查閱和開放檔案目錄查閱；現(xiàn)場(chǎng)查檔辦事窗口設(shè)有館藏檔案?jìng)€(gè)人查閱窗口、館藏檔案單位查閱窗口、遠(yuǎn)程查檔服務(wù)窗口、綜合業(yè)務(wù)服務(wù)窗口、檔案服務(wù)綠色通道5個(gè)窗口。完善便民服務(wù)設(shè)施，設(shè)置自助存包柜、便民服務(wù)臺(tái)、咨詢臺(tái)、老孕殘病軍優(yōu)化通道等，并配備雨傘、水杯、紙巾、創(chuàng)可貼等便民物品。

第二，多領(lǐng)域做好檔案服務(wù)。建成全省首家惠民政策查閱點(diǎn)，每月定時(shí)收集全縣各單位最新公布的民生類政策等涉民信息，將其分為農(nóng)村發(fā)展、社會(huì)保障、企業(yè)發(fā)展等20大類97小類，提供現(xiàn)場(chǎng)查閱服務(wù)和手機(jī)查閱服務(wù)。重點(diǎn)推行“遠(yuǎn)程查檔、近端出證”服務(wù)，積極探索“一站受理、全程幫辦”檔案查閱全域服務(wù)，讓全縣居民在家門口就可以查到浙江省、紹興市縣及長(zhǎng)三角區(qū)域其他地區(qū)國家綜合檔案館保存的民生類檔案，無需來回奔波，目前線上檔案查閱量已達(dá)檔案查閱總量的25%；樹立以人民為中心的理念，在檔案服務(wù)中只要是涉及檔案的事兒，不管檔案在哪里，都會(huì)給群眾一個(gè)準(zhǔn)確的答復(fù)。

《述說新昌》訪談節(jié)目錄制現(xiàn)場(chǎng)

縣檔案館館長(zhǎng)呂永偉（左三）在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)與其他地區(qū)先進(jìn)代表交流工作經(jīng)驗(yàn)

三、精細(xì)化管理，提升檔案事業(yè)“高度”

首先是強(qiáng)化數(shù)字平臺(tái)建設(shè)。實(shí)施數(shù)字檔案館（室）建設(shè)項(xiàng)目，全面建立館藏各類檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫，照片、錄音、錄像等特種載體檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，建成省內(nèi)一流的數(shù)據(jù)中心，預(yù)留20個(gè)機(jī)柜的擴(kuò)展空間，滿足未來幾十年的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)需求。在全省率先提出“接收、管理、保存、共享、移交、監(jiān)測(cè)”六大系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，建成電子文件管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件全流程在線歸檔移交。根據(jù)大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，在館藏系統(tǒng)內(nèi)建立虛擬智能庫房，確保數(shù)字信息與庫房實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，大大提升了檔案管理智能化水平。升級(jí)“新昌檔案”微信公眾號(hào)，建成集惠民政策在線查閱、政策法規(guī)在線咨詢、開放檔案在線檢索、檔案展覽在線瀏覽等多功能于一體的公共查檔服務(wù)平臺(tái)。2017年，成功創(chuàng)建“國家級(jí)數(shù)字檔案館”。

其次是細(xì)化實(shí)體檔案管理。全面摸清館藏“家底”，組織人員集中對(duì)館藏檔案、資料進(jìn)行全面清點(diǎn)盤庫，逐卷逐件核對(duì)檔案數(shù)量，詳細(xì)記錄檔案的質(zhì)量、存放位置、安全狀況、數(shù)字化情況等，形成具體的檔案數(shù)量清冊(cè)、檔案存放位置記錄等，做到賬實(shí)相符；并針對(duì)盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如擺放位置錯(cuò)誤、檔號(hào)重復(fù)或漏編、裝訂不當(dāng)?shù)冗M(jìn)行整改。精準(zhǔn)定位檔案實(shí)體位置，建立館藏全宗索引、密集架號(hào)、層標(biāo)，并對(duì)每一全宗、每一目錄起始位置都做了標(biāo)注。實(shí)現(xiàn)特檔特藏、精準(zhǔn)管理，專門為書畫、印章、照片等特種檔案定制了特藏庫柜和檔案裝具，安裝了樟木板。

最后是深化檔案安全管理。其一，升級(jí)安全管理硬件設(shè)施。建成“四位一體”指揮中心，實(shí)現(xiàn)無死角監(jiān)控、分節(jié)點(diǎn)電子文件歸檔監(jiān)測(cè)、全天候檔案庫室動(dòng)態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)、全覆蓋消防聯(lián)動(dòng)控制，特別是與消防大隊(duì)建立了消防報(bào)警遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)，若檔案館發(fā)生火災(zāi)，消防大隊(duì)將在第一時(shí)間獲知消息并采取行動(dòng)。其二，注重安全管理制度建設(shè)。構(gòu)建安全督查機(jī)制，制訂《新昌縣檔案館安全工作管理制度》，實(shí)行“日檢查、周督查、月考核”，將檔案安全檢查結(jié)果與月度績(jī)效考核掛鉤，實(shí)行倒扣分制。根據(jù)要求，每科室設(shè)置安全工作督查員專門負(fù)責(zé)安全管理督查工作，每周五下午、節(jié)假日放假前一天對(duì)責(zé)任區(qū)域進(jìn)行安全檢查。建立安保人員考核辦法，規(guī)定安保人員若年度違反制度5次以上，將通知安保服務(wù)公司予以勸退。明確高配電工、消控人員等特殊崗位人員，對(duì)本職責(zé)范圍內(nèi)的安全負(fù)責(zé)。要求指揮中心、保安室實(shí)行24小時(shí)值班制，白天都各有1人值守，晚上安排專人負(fù)責(zé)夜間巡邏，確保館庫“零事故”。