踐行“三書制度” 實現(xiàn)“三個到位”
——磐安縣加強重點項目檔案業(yè)務指導

潘傅耘/磐安縣檔案局

陳 敏/磐安縣檔案館

重點項目檔案是重點項目的真實記錄。近年來，隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，磐安縣重點項目越來越多，各部門對重點項目檔案的重視程度也越來越高，但在實際工作過程中還是不同程度地存在檔案意識薄弱，資料遺失、缺失現(xiàn)象突出；歸檔文件不規(guī)范；檔案部門主動服務不到位等問題。為了把重點項目檔案工作與服務大局、服務群眾有機結(jié)合起來，真正使重點項目檔案工作找準定位、使重點項目檔案發(fā)揮作用，縣檔案局、檔案館在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，抓住檔案機構(gòu)改革契機，探索建立了以“三書制度”為核心的重點項目檔案業(yè)務指導機制，確保業(yè)務指導到位、檔案收集整理到位和安全管理到位。

“三書”即《重大項目（活動）檔案工作提醒書》《重大項目（活動）檔案規(guī)范整理意見書》《重大項目（活動）檔案工作問題反饋書》?？h檔案局、檔案館在項目不同時間節(jié)點下發(fā)相應的“書”，及時跟進開展業(yè)務指導。建立“三書制度”是縣檔案局、檔案館貫徹“完善基層檔案管理制度，強化檔案服務功能”的要求，深化法治檔案建設(shè)的重要舉措。

一、多部門聯(lián)合指導，確保業(yè)務指導到位

縣檔案局、檔案館主動聯(lián)系城建、水務、交通等行業(yè)主管部門，共同組成聯(lián)合業(yè)務指導組。其中，縣檔案局負責指導檔案規(guī)范化管理，縣檔案館負責明確檔案整理、接收的標準，相關(guān)行業(yè)主管部門負責對口指導城建、交通、水利工程等專業(yè)項目檔案的規(guī)范管理。各部門既分工負責又統(tǒng)一協(xié)作，真正形成部門聯(lián)動、齊抓共管的工作格局。目前，指導組先后對磐安縣全域土地綜合整治、流岸水庫、抽水蓄能電站等多個重點項目進行了聯(lián)合業(yè)務指導。上圖反映的就是縣檔案局工作人員現(xiàn)場指導S323省道項目建設(shè)單位做好檔案整理工作。

二、提前介入指導，確保檔案收集整理到位

堅持“關(guān)口前移、提前介入、全程跟蹤”的原則，指導組在各重大項目立項之初就主動介入，向各項目單位發(fā)放《重大項目（活動）檔案工作提醒書》，強調(diào)做好重大項目檔案工作的重要性，督促各項目單位履行好重大項目檔案管理職責，建立健全重大項目檔案管理機制，規(guī)范項目檔案管理。在項目建設(shè)過程中，指導組定期走訪項目現(xiàn)場，并及時向各項目單位發(fā)放《重大項目（活動）檔案規(guī)范整理意見書》，明確項目檔案整理標準，要求進行規(guī)范整理。2019年，指導組多次到縣全域土地綜合整治項目指揮部實地走訪，了解項目進展情況，要求做好項目檔案收集整理工作，業(yè)務指導工作受到指揮部的熱烈歡迎。在磐安抽水蓄能電站項目通過立項后，指導組第一時間深入項目現(xiàn)場開展重點項目檔案業(yè)務指導，向項目主要領(lǐng)導和檔案員強調(diào)了做好項目文件收集歸檔與檔案整理的重要性，并發(fā)放《提醒書》《意見書》，要求重視項目檔案工作并做好收集整理工作。

三、及時跟蹤反饋，確保檔案安全保管

縣檔案局、檔案館在定期實地了解項目進展和項目檔案管理情況的基礎(chǔ)上，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，進行梳理并發(fā)放《重大項目（活動）檔案工作問題反饋書》，對項目檔案的收集歸檔等日常管理中存在的問題，以及檔案庫房設(shè)置、設(shè)備配備中存在的問題提出整改意見，要求確保檔案絕對安全。2019年11月，指導組在走訪縣全域土地綜合整治項目時，發(fā)現(xiàn)項目指揮部的檔案裝具使用不規(guī)范且裝具數(shù)量不足，檔案資料存在較大安全隱患。指導組立即向業(yè)主單位發(fā)放《問題反饋書》，要求落實整改，縣檔案館還幫助提供了部分鐵皮檔案柜，確保項目檔案安全保管。

2020 年是“十三五”規(guī)劃的收官之年，縣檔案局、檔案館將繼續(xù)以“服務大局、服務社會、服務發(fā)展、服務民生”為宗旨，進一步完善重點項目檔案業(yè)務指導工作機制，進一步提高業(yè)務指導的能力和水平，努力推動全縣重點項目檔案工作再上新臺階。