淺談現(xiàn)代化檔案管理中檔案基礎(chǔ)管理工作重要性

江瑩瑩

【摘? 要】通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，研究并探尋檔案基礎(chǔ)管理工作現(xiàn)代化的重要意義，進(jìn)而探究檔案管理工作現(xiàn)代化的具體策略，不僅有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量，而且對(duì)于相關(guān)企業(yè)工作效率的提高大有裨益。基于此，筆者在本文中首先研究了檔案管理中檔案基礎(chǔ)管理工作現(xiàn)代化的重要意義，接著又對(duì)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行了觀察和分析，最后，為了進(jìn)一步探究檔案管理中檔案基礎(chǔ)管理工作現(xiàn)代化的具體策略，筆者積極出謀劃策，以期能夠在相關(guān)研究中發(fā)揮拋磚引玉的作用，切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化;檔案管理;基礎(chǔ)管理工作;重要性

引言：

檔案基礎(chǔ)管理工作對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量和效率發(fā)揮著決定性的作用，能夠從一定程度上反映檔案管理的水平，檔案管理工作又將對(duì)企事業(yè)單位的工作效率產(chǎn)生直接的影響。因此，若能積極促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化改革，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用來(lái)提高檔案基礎(chǔ)管理工作的效率，必將有效促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。為此，積極分析檔案管理工作的現(xiàn)狀是非常有必要的。就當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的強(qiáng)化已經(jīng)成為了迫在眉睫的任務(wù)。

一、檔案管理中檔案基礎(chǔ)管理工作現(xiàn)代化的重要意義

首先，在現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，檔案的內(nèi)容日益豐富，數(shù)量日益龐大，檔案工作也越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)管理工作已經(jīng)很難滿足時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需求了。現(xiàn)代化檔案管理模式的推行將會(huì)有效提升檔案管理和分類的質(zhì)量，并能有效縮減管理員的工作時(shí)間。與此同時(shí)，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用和推廣，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效處理，并保證相關(guān)信息的準(zhǔn)確利用。此外，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，將管理員從單一而繁重的工作中解放出來(lái)了，不僅有助于提高他們對(duì)于檔案管理工作的整體認(rèn)知，而且為他們提供了更多學(xué)習(xí)和自我提升的時(shí)間。

其次，檔案基礎(chǔ)管理工作的現(xiàn)代化是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，這也是信息化時(shí)代以及現(xiàn)代化社會(huì)提出的要求。檔案管理工作的現(xiàn)代化說(shuō)到底其實(shí)就是信息化，而信息化的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效開(kāi)發(fā)和利用，在降低管理成本的基礎(chǔ)上還能促進(jìn)管理工作的高效運(yùn)行，這就大大提升了企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。更重要的是，檔案管理工作的現(xiàn)代化對(duì)于企業(yè)本身的改革和發(fā)展有很大的幫助，甚至可以說(shuō)，檔案管理工作的現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化改革和發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的一環(huán)。

最后，檔案基礎(chǔ)管理工作的現(xiàn)代化有利于保障公眾知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。雖然最初的檔案管理信息化是為了方便管理者的工作，但隨著檔案管理信息化的逐步完善，公眾也越來(lái)越重視自己的知情權(quán)，而檔案管理工作的信息化為信息的公開(kāi)創(chuàng)造了便利的條件，公眾的知情權(quán)由此得到了保障。

二、檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)的現(xiàn)代化進(jìn)程越來(lái)越深入，檔案管理工作的現(xiàn)代化也已經(jīng)引起了廣泛的重視，但就現(xiàn)階段的檔案管理工作來(lái)看，仍然存在很多問(wèn)題，現(xiàn)狀亟需得到改善。第一，當(dāng)前的檔案管理工作者及整個(gè)社會(huì)對(duì)于檔案管理工作的現(xiàn)代化都缺乏正確的認(rèn)知。主要表現(xiàn)為，檔案管理工作千篇一律，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，檔案管理工作者普遍將檔案管理視為信息的記錄和總結(jié)，并沒(méi)有充分發(fā)揮檔案信息的作用，他們對(duì)于檔案管理工作的意義和價(jià)值缺乏深入的挖掘和思考。因而領(lǐng)導(dǎo)者不能從根本上重視起來(lái)檔案管理工作，相應(yīng)的資金投入也就十分有限，對(duì)于檔案管理工作的現(xiàn)代化形成了阻礙。第二，企業(yè)在檔案管理工作中投入的人力和物力都十分有限，這當(dāng)然與領(lǐng)導(dǎo)層的不重視有關(guān)，但也反映了檔案管理工作在企業(yè)中的作用和價(jià)值不夠突出的現(xiàn)狀，管理工作者不能從根本上重視起來(lái)，以至于它的作用和價(jià)值得不到凸顯，進(jìn)而愈發(fā)得不到重視，由此形成了一個(gè)惡性循環(huán)的過(guò)程。第三，雖然檔案管理工作的現(xiàn)代化也已經(jīng)有了一定的發(fā)展，但發(fā)展的速度相對(duì)較慢，這同檔案管理工作信息化始終缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有關(guān)。就檔案管理的現(xiàn)代化而言，制定明確的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范非常重要。在這個(gè)問(wèn)題上，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)部門的要求和重視沒(méi)有落實(shí)到實(shí)踐行動(dòng)中。在實(shí)際的檔案管理工作中，不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的現(xiàn)象層出不窮，而且檔案管理人員存在明顯的分工不合理的現(xiàn)象，以至于信息的存儲(chǔ)也出現(xiàn)了偏差。此外，企業(yè)并不重視檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們固守傳統(tǒng)的理念和方法，長(zhǎng)期得不到改善。

三、檔案管理中檔案基礎(chǔ)管理工作現(xiàn)代化的具體策略

第一，企業(yè)應(yīng)該積極改變傳統(tǒng)理念，并對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作形成正確的認(rèn)知，意識(shí)到時(shí)代和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的改革和發(fā)展提出了新的要求，進(jìn)而明確檔案管理工作現(xiàn)代化的重要意義。在實(shí)際工作中加大檔案管理工作的資金和人力投入，為檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展鋪路。與此同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，并通過(guò)適時(shí)的思想政治教育來(lái)促進(jìn)檔案管理工作者思想理念的改革和發(fā)展也很重要。在對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展培訓(xùn)的過(guò)程中，提高他們對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用能力固然重要，但更重要的是，檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和信息安全意識(shí)需要得到有效增強(qiáng)。此外，企業(yè)通過(guò)制定相關(guān)的制度來(lái)規(guī)范檔案現(xiàn)代化工作流程也很必要。

第二，檔案管理工作者應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。這就要求檔案管理者對(duì)于信息技術(shù)及“互聯(lián)網(wǎng)+”理念有非常深入的理解和感悟，進(jìn)而在工作中將信息技術(shù)的基本理念同檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，將信息化的特點(diǎn)和內(nèi)容體現(xiàn)到檔案管理工作中去。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)的檔案管理工作人員有必要在原有工作正常開(kāi)展的前提下，將檔案信息逐步錄入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)而形成與實(shí)體檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案，便于信息的查找和整理。這也就構(gòu)成了檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。此外，由于相關(guān)企業(yè)的確感受不到檔案管理的突出作用，自身也沒(méi)有足夠的實(shí)力投入大量資金來(lái)完成檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。這種情況下，完全可以將相關(guān)工作交由專業(yè)的第三方機(jī)構(gòu)來(lái)完成。

第三，積極構(gòu)建合理有序的檔案管理系統(tǒng)，加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。合理有序的檔案管理系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要前提，能夠保證檔案管理信息化的正常運(yùn)行。為此，相關(guān)企業(yè)在推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化之前，有必要制定明確而規(guī)范的檔案管理機(jī)制，為整個(gè)檔案管理工作提供一套可供參考的標(biāo)準(zhǔn)。這就要求企業(yè)在信息化基本理念的指導(dǎo)下來(lái)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制，并在此基礎(chǔ)上充分利用便捷的互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)。還需要企業(yè)積極引進(jìn)完善的信息化設(shè)備，進(jìn)而完成高效的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)非常重要且必要，為了有效解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該積極改變傳統(tǒng)理念，并對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。還應(yīng)該積極構(gòu)建合理有序的檔案管理系統(tǒng)，加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理工作者應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。通過(guò)積極的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)來(lái)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，在提高自己信息化技術(shù)使用能力的同時(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和信息安全意識(shí)。

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（作者單位：湖北省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司）